強化檔案管理意識 抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作

陳新明

時代的不斷發(fā)展，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提出了更高的要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門在日常工作中需要認(rèn)識到檔案管理對自身發(fā)展的重要性，并且認(rèn)真探討在檔案管理工作中需要注意的重點問題以及出現(xiàn)的難點問題，提出有效的應(yīng)對方案，做好檔案的歸檔以及整理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門的工作人員要深入學(xué)習(xí)和宣傳檔案法中的內(nèi)容，增強檔案管理的工作意識，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作能夠具備較強的規(guī)范性，保證后續(xù)各項工作的順利實施。

當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題

管理意識不強

為了使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理成效能夠得到全面提高，在檔案管理工作開展之前，需要相關(guān)管理人員認(rèn)真分析以往鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，解決檔案管理工作中存在的不足，從而使檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。近年來，我國無論是在經(jīng)濟上還是科技上都有不小的成就，鄉(xiāng)鎮(zhèn)在經(jīng)濟發(fā)展的過程中需要進一步完善當(dāng)前的管理模式，尤其是要加強對檔案管理工作的重視程度，為新農(nóng)村建設(shè)貢獻應(yīng)有的力量[ 1 ]。但是在當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中還存在著思想認(rèn)知上的不足，勢必會對后續(xù)的檔案管理工作造成一定的影響。在以往鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作中，由于相關(guān)人員存在著認(rèn)知不足的問題，并沒有投入過多的人力及財力以保證各項工作順利進行，因此傳統(tǒng)的檔案管理思維仍然存在，例如局限于形式化的檢查以及范疇管理，并沒有深入認(rèn)識當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的重點問題以及需要改進的地方，導(dǎo)致問題無法得以解決，對后續(xù)的管理工作也造成了很大的影響。

另外在基層檔案管理工作中，管理工作模式并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的指標(biāo)和條例來操作，還是依照以往的工作經(jīng)驗進行常規(guī)操作，這不僅導(dǎo)致整個檔案管理工作充滿盲目性，還使其中的矛盾逐漸激化，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項業(yè)務(wù)的實施都造成了一定的影響。而涉及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員，并沒有肩負(fù)起自身的工作職責(zé)以及義務(wù)，也沒有融入現(xiàn)代化的工作意識來優(yōu)化檔案管理模式，并且在管理工作中并不了解自身的工作重點，在思想認(rèn)知方面存在著理解不到位等諸多問題，這些因素均會對后續(xù)檔案管理造成一定的影響。另外各個部門在檔案管理工作中缺乏有效的資金支持，并沒有隨著時代發(fā)展加強信息化的建設(shè)，一些部門即使進行了信息化建設(shè)，但也只是簡單利用檔案來進行數(shù)據(jù)掃描，并沒有將信息化全面落實到不同的工作環(huán)節(jié)中，人工操作行為的比例仍然大范圍存在，這對檔案管理所產(chǎn)生的影響非常突出。上述一系列原因?qū)е聶n案管理工作無法在新時代獲得轉(zhuǎn)型和升級，對后續(xù)工作所造成的影響較為突出。

管理機制的不完善

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中管理機制的不完善也是在實際操作中產(chǎn)生的問題，由于相關(guān)人員存在著思想認(rèn)知不足的問題，沒有及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中所存在的問題，以及仍然延續(xù)以往的工作意識以及工作模式，使得檔案管理效率在逐漸降低。我國在新時代出臺了相關(guān)的法律法規(guī)進行檔案的管理，但由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理系統(tǒng)較為復(fù)雜，某些方面存在著嚴(yán)重空白的問題，并且在管理機制方面也存在著諸多的漏洞，導(dǎo)致檔案管理工作的效率逐漸降低。例如，在檔案管理工作中，工作人員并不是統(tǒng)一地保管和存放檔案，而是直接放在相關(guān)部門進行自行保管，長此以往就會出現(xiàn)多份檔案丟失的問題，這對后續(xù)各項業(yè)務(wù)的順利實施造成了一定的影響。檔案中所記錄的大小事件都對鄉(xiāng)鎮(zhèn)后續(xù)工作有著重要推動作用，如果在檔案保管方面不統(tǒng)一會對檔案管理的完整性造成一定的影響，也會導(dǎo)致檔案管理工作無法有序進行，使檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，也就無法突出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作本身的優(yōu)勢。

管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

科學(xué)有序的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作離不開人員的支持，但是在當(dāng)下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，檔案管理人員由于思想認(rèn)知不足，自身綜合素質(zhì)不高，無法有效應(yīng)對新時代的檔案管理工作中的問題，對后續(xù)工作的影響較為嚴(yán)重。例如，一些部門對檔案管理工作存在著資金投入不足的問題，并且缺少高素質(zhì)的專業(yè)性人才，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至?xí)赣门R時工來進行檔案的管理，這些管理人員存在著專業(yè)素質(zhì)較低、不熟悉整個工作流程的問題，以及其對檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項發(fā)展過程中的重要性認(rèn)識不足，無法全面執(zhí)行檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，不利于檔案管理工作的長期發(fā)展，同時會導(dǎo)致整個檔案管理工作太過形式化，無法為后續(xù)工作提供多樣性的支持。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作非常嚴(yán)謹(jǐn)和煩瑣，無論是入庫還是查詢都有諸多的審批流程，如果檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，就可能導(dǎo)致檔案資料越來越多，并增加實際問題的發(fā)生概率，使得檔案管理工作無法有序進行。在這一背景下，也會出現(xiàn)檔案丟失和損壞的問題，甚至當(dāng)一些單位出現(xiàn)人員流動時，會耽誤整個工作的順利進行，從而使檔案管理效率無法得到全面提升。在這一背景下，一些部門并沒有開展科學(xué)的培訓(xùn)工作，也沒有向相關(guān)檔案管理人員講解在新時代下檔案管理工作的重點以及我國相關(guān)的規(guī)章制度，實際檔案管理工作中的矛盾仍然存在，也就無法為當(dāng)前檔案管理工作提供多樣化的支持。

增強檔案管理意識，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理效率的策略

通過宣傳加強檔案管理意識

為了使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作能夠更加有序的進行，相關(guān)部門在實際工作中需要明確檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必要性，并且在部門內(nèi)部加強檔案管理的宣傳力度，從而為后續(xù)檔案管理工作的順利實施提供重要的基礎(chǔ)。對以往鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作的不到位和思想認(rèn)識有著密切的關(guān)系，例如，相關(guān)人員沒有明確自身的工作重點以及沒有認(rèn)識到檔案管理的必要性，導(dǎo)致后續(xù)工作中的矛盾逐漸凸顯，因此在實際工作中需要增強工作人員的思想認(rèn)知，才能使檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，不斷增強檔案管理人員和上級部門對檔案管理工作的認(rèn)識，大幅度提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率，以防止在后續(xù)檔案管理工作中產(chǎn)生更多的問題。

首先，在工作中需要增強上級領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案管理意識，相關(guān)部門可以組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)檔案法中的相關(guān)內(nèi)容，將條例和實際案例進行結(jié)合，增強法律法規(guī)和規(guī)章制度的約束力，逐漸完善檔案管理工作模式。在新農(nóng)村建設(shè)背景下，檔案管理工作的優(yōu)勢非常突出，因此相關(guān)部門需要根據(jù)實際情況科學(xué)地制定有關(guān)檔案管理的相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，對個別涉及檔案管理檢查和考核的部門，需要將檔案管理納入整體的考核范圍中，逐漸提高相關(guān)部門的工作積極性，避免對后續(xù)檔案管理造成一定的影響[ 2 ]。通過長期的檢查工作，逐漸增強各個部門領(lǐng)導(dǎo)人員的思想認(rèn)知，使檔案管理規(guī)范化和常態(tài)化相互結(jié)合，從而凸顯出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作本身的優(yōu)勢。

其次，還需要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員的工作認(rèn)識，部分單位可以采取多勞多得的管理機制，讓員工在檔案管理工作中更加積極主動，形成高度的思想認(rèn)知。對工作績效較好的員工要進行獎勵，對工作效率較低和工作成果不完善的人員要提出有效的懲罰措施，也可以鼓勵這部分人員去參加各種培訓(xùn)，以提高自身的專業(yè)素質(zhì)，為檔案管理工作的順利實施提供重要的基礎(chǔ)，這在無形之中也可以形成良好的競爭意識。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館要在原有檔案管理模式基礎(chǔ)上進行不斷改革與創(chuàng)新，使整體檔案管理氛圍變得更好。我國制定的檔案法律法規(guī)中明確指出，相關(guān)部門要通過宣傳增強各個部門對檔案管理的重視程度，因此相關(guān)單位要通過網(wǎng)絡(luò)和信息化建設(shè)，不斷擴大整體宣傳范圍，使不同人員能夠明確在新時代下進行檔案管理工作的必要性，約束好自身行為，提高整體檔案管理效率。

完善檔案管理工作機制

為了使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作可以更加有序的進行，相關(guān)部門在實際工作中除了要增強工作人員的思想認(rèn)知之外，還需要完善當(dāng)前的規(guī)章制度，為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隸屬于國家檔案，部分也是基層檔案管理的重要載體，為了使檔案能夠具備較強的可靠性以及完整性，相關(guān)部門在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實際工作中，需要嚴(yán)格地遵循我國檔案法中的相關(guān)規(guī)定，優(yōu)化檔案管理模式，制定嚴(yán)格的管理制度保證工作的順利進行，從而凸顯出檔案管理工作本身的優(yōu)勢。在檔案管理工作中，要徹底解決人事頻繁調(diào)動和臨時工的問題，相關(guān)部門在選擇檔案管理人員時，要做到嚴(yán)格的篩選與考核，尤其是要加強對這部分人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的全面考核，使其能夠更加認(rèn)真地完成檔案管理任務(wù)，避免出現(xiàn)太過形式化的問題。在完成考核之后還需要對其進行追蹤檢查，以發(fā)現(xiàn)其在檔案管理工作中所存在的問題。此外，還要完善與之對應(yīng)的監(jiān)督機制，定期考核檔案管理的工作成果，這在無形之中也可以起到良好的約束作用，使相關(guān)管理人員可以更加認(rèn)真細(xì)致地的完成當(dāng)前的檔案管理任務(wù)，避免對后續(xù)檔案管理工作造成影響[ 3 ]。在完善檔案管理工作機制時，也要注重城鄉(xiāng)居民參保登記存檔這一工作，按照待遇發(fā)放存檔標(biāo)準(zhǔn)，將其共同錄入到信息化平臺中，完善當(dāng)前的檔案管理模式。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人才檔案管理工作中，每年都要進行統(tǒng)計歸檔，避免出現(xiàn)信息丟失的問題，相關(guān)部門也可以在內(nèi)部建立專業(yè)性的考核小組做好檔案全過程的監(jiān)督，在實際工作中堅決按照檔案管理工作流程，每一步都監(jiān)督到位。領(lǐng)導(dǎo)人員也要不定期對管理工作和成果進行抽查，對工作中產(chǎn)生的問題進行總結(jié)，提出更加科學(xué)的整改意見，從而使相關(guān)部門能夠重視單位內(nèi)部所開展的檔案管理工作，促使其朝著科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)型。

加大資源的投入力度

科學(xué)有序的檔案管理工作離不開資源的支持。在以往檔案管理工作中，由于相關(guān)管理人員思想認(rèn)知不足，并沒有為檔案管理工作提供更多豐富的資源，對檔案管理的影響較為突出，因此在工作中相關(guān)部門需要轉(zhuǎn)變以往的思想認(rèn)知，適當(dāng)?shù)卦黾釉跈n案管理工作中的資源投入力度，為后續(xù)檔案管理工作的順利實施提供重要的基礎(chǔ)。相關(guān)部門在實際工作中需要將安全性和完整性落實到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，加大人力和物力的投入力度，并配備專業(yè)的檔案管理人員指導(dǎo)基層檔案管理工作有序進行，投入充足的資金完成庫房的建設(shè)，避免檔案在儲存時出現(xiàn)丟失和損壞的問題，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的空間環(huán)境。在檔案庫房中，還要配置與之對應(yīng)的監(jiān)控技術(shù)和傳感技術(shù)，隨時監(jiān)測檔案儲存的環(huán)境，科學(xué)地設(shè)定檔案儲存環(huán)境的溫度和濕度，從而使檔案管理工作能夠更加專業(yè)化。

信息化的建設(shè)

當(dāng)前隨著我國科技水平的不斷提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作需要緊跟時代發(fā)展趨勢，加強信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作模式的成功轉(zhuǎn)型以及升級。這不僅可以降低紙質(zhì)檔案管理工作的難度，還有助于減少對人工的依賴，為后續(xù)的使用提供諸多的便捷，全面增強檔案管理工作效果。首先在實際檔案管理工作中需要整合不同信息資源，由以往的實體檔案朝著數(shù)字化檔案不斷調(diào)整，在系統(tǒng)中錄入對應(yīng)的數(shù)據(jù)，完善數(shù)據(jù)的儲存模式，從而加快信息化的建設(shè)速度。在接收檔案信息時，需要利用信息化的軟件來掃描與之對應(yīng)的數(shù)據(jù)模式，在使用時可以通過輸入關(guān)鍵詞來查找與之對應(yīng)的檔案，從而制訂整體的管理模式，節(jié)省實際的工作時間。

在檔案管理工作中，部門內(nèi)部可以建立資源共享數(shù)據(jù)庫，相關(guān)人員在需要時可在內(nèi)部申請相關(guān)指令，再經(jīng)過嚴(yán)格的審核下發(fā)相對應(yīng)的指令，從而更加快速查詢到自己想要的檔案，提高檔案服務(wù)的工作水平。在信息化建設(shè)時，需要相關(guān)管理人員總結(jié)檔案管理的類型以及信息化建設(shè)的主要方向，并且根據(jù)實際檔案管理成果，總結(jié)出各項建設(shè)制度和實際情況的結(jié)合點以及矛盾之處，以調(diào)整現(xiàn)有的工作方案，促進信息化建設(shè)水平得到全面的提升。在管理制度建設(shè)方面也可以配備與之對應(yīng)的激勵制度和責(zé)任制度，使不同的人能夠明確自身的工作職責(zé)，從而更加有條理地完成檔案管理的工作任務(wù)，并且定期總結(jié)檔案管理的問題，提出有效的整改意見，通過不斷的改進與完善，可以保證信息化制度建設(shè)的先進性。

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，相關(guān)部門需要增強自身的思想認(rèn)知，明確檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展中的重要性，并且結(jié)合檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀確定與之對應(yīng)的優(yōu)化策略，也可以借鑒其他地區(qū)檔案管理工作中的相關(guān)經(jīng)驗，再根據(jù)本地區(qū)的實際情況逐步改革當(dāng)前的檔案管理模式，以更快地完成現(xiàn)代化的檔案管理目標(biāo)。

參考文獻

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