企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理實(shí)踐探究

楊晶晶

摘要：在新形勢下，建設(shè)企業(yè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)中心勢在必行，我們通過檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸類整合與分析，可以有效保障企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全及實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用。該文論述了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理的目標(biāo)、意義、規(guī)則設(shè)置、實(shí)施以及管理模式等，以期將檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理進(jìn)一步推廣，使其成為企業(yè)中一項(xiàng)可持續(xù)、可執(zhí)行的常態(tài)化工作。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)分類 數(shù)據(jù)管理 自動(dòng)化

在數(shù)字時(shí)代背景下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)增長快、體量大。為充分發(fā)揮企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的資產(chǎn)價(jià)值，使其能夠準(zhǔn)確、清晰地反映業(yè)務(wù)經(jīng)營成果，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，企業(yè)在業(yè)務(wù)經(jīng)營管理過程中，就需要深入開展檔案數(shù)據(jù)管理，對檔案數(shù)據(jù)分類管理模式做進(jìn)一步的研究與創(chuàng)新。這里需要指出的是，本文中所提及的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類主要是借助專業(yè)系統(tǒng)對前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集歸檔到數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)組卷/件、分盒、添加管理標(biāo)識(shí)等。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理的目標(biāo)主要在于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)整編功能，按照整理規(guī)則對整編庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬組件、裝盒，生成檔案著錄項(xiàng)，自動(dòng)添加文件標(biāo)識(shí)，比如歸檔章、條形碼、頁碼等，并由管理員進(jìn)行復(fù)核審查，完成檔案的整編。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理的主要意義在于：第一，實(shí)現(xiàn)全程系統(tǒng)控制，減少了人工著錄，降低了著錄錯(cuò)誤率，提升了規(guī)范化水平；第二，極大地提高了檔案整編的工作效率，降低了人力物力成本；第三，提高了檔案整編的規(guī)范性，在整編過程中規(guī)范歸檔章、頁碼、條形碼等格式及內(nèi)容；第四，提升了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理水平，優(yōu)化了其管理、存儲(chǔ)、利用整體過程。

（一）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理目標(biāo)

1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)組卷/件，主要實(shí)現(xiàn)途徑為：數(shù)據(jù)組卷/件規(guī)則的設(shè)置、程序設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)處理。

2.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)著錄及編碼，主要實(shí)現(xiàn)途徑為：數(shù)據(jù)著錄規(guī)則設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)編碼規(guī)則設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)處理。

3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)及歸檔管理，主要實(shí)現(xiàn)途徑為：數(shù)據(jù)標(biāo)記及添加水印、數(shù)據(jù)檢查及處理、格式管理并生成歸檔文件。

4.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)模擬封裝組盒，主要實(shí)現(xiàn)途徑為：數(shù)據(jù)模擬封裝規(guī)則設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)及系統(tǒng)處理。

（二）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類規(guī)則設(shè)置

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理功能應(yīng)與統(tǒng)一管理平臺(tái)無縫對接。在改造升級(jí)時(shí)，二者可以同設(shè)計(jì)、同開發(fā)、同測試、同實(shí)施，功能建設(shè)尚未一致的應(yīng)及時(shí)通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)。

自動(dòng)格式轉(zhuǎn)換是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整編及打印的前提，并且有利于數(shù)據(jù)及電子文件的長期保存，統(tǒng)一的格式有助于模擬組件、分盒、添加頁碼標(biāo)識(shí)等；自動(dòng)整編是系統(tǒng)整體承上啟下的重要步驟，是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理、解放人力物力的關(guān)鍵，管理員的角色也由檔案整編者向?qū)彶檎咿D(zhuǎn)變；全文檢索有助于提高查詢利用效率。各個(gè)分項(xiàng)功能互相關(guān)聯(lián)，最終助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化分類管理。以下為具體系統(tǒng)規(guī)則設(shè)置要求。

1.系統(tǒng)設(shè)置組卷題名規(guī)則為“年度+部門”，數(shù)據(jù)庫待整理中的文件按照系統(tǒng)分類字段自動(dòng)加入各個(gè)當(dāng)前卷（除合同/資料類數(shù)據(jù)外）。

2.行政發(fā)文、行政收文、行政合同類數(shù)據(jù)組件規(guī)則為：同一部門及保管期限一文一件，按照文件形成時(shí)間排序，同時(shí)設(shè)置部門順序。

3.生產(chǎn)合同類文件組件規(guī)則為：同一部門一文一件組件，按照文件編號(hào)排序。

4.檔案數(shù)據(jù)模擬裝盒規(guī)則為：同一部門同一保管期限內(nèi)，根據(jù)文件頁面數(shù)量判定盒號(hào)，盒號(hào)編制：01、02、03、04……NN。

5.檔案編號(hào)規(guī)則為：全宗號(hào)+年度+保管期限+件號(hào)。

6.將整編庫中每條數(shù)據(jù)對應(yīng)的全部電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換及文檔合并，將電子文件按照批辦單—正文—附件的順序合并為一個(gè)PDF版式文檔。

7.合并文檔命名規(guī)則為：檔案編號(hào)+文件編號(hào)+題名。

8.將合并后的PDF版式文檔添加歸檔章、條形碼、頁碼水印。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)及電子文件歸檔依據(jù)企業(yè)文件材料歸檔范圍和數(shù)據(jù)保管期限表執(zhí)行，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與電子文件內(nèi)容信息保管期限一致。電子文件及數(shù)據(jù)收集歸檔時(shí)間按照各類規(guī)定執(zhí)行。

（三）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理的實(shí)施

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理的組織及實(shí)施過程如下所述。

1.系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理前首先需要進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，“數(shù)據(jù)檢查”功能將針對打印任務(wù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行文件下載、文件格式轉(zhuǎn)換（將非PDF格式文件轉(zhuǎn)換為PDF格式文件），在檢查過程分別對正常的、異常的數(shù)據(jù)予以標(biāo)記。

數(shù)據(jù)檢查完成之后，系統(tǒng)就可以進(jìn)行生成歸檔文件的操作。生成歸檔文件功能，可實(shí)現(xiàn)將數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)后按照文件順序合并生成一個(gè)版式文檔，這樣既便于數(shù)據(jù)應(yīng)用，同時(shí)又便于數(shù)據(jù)的長期保存。

2.檔案自動(dòng)組卷功能需將組卷規(guī)則設(shè)置到程序設(shè)計(jì)中，啟動(dòng)程序后，該功能項(xiàng)將待組卷數(shù)據(jù)分類別歸入不同數(shù)據(jù)卷內(nèi)。

3.生成數(shù)據(jù)編碼功能將會(huì)按照規(guī)則生成件號(hào)和檔案編號(hào)。其中，件號(hào)的生成規(guī)則為：同一部門同一保管期限內(nèi)按照文件形成時(shí)間升序排列，順序生成三位編號(hào)（位數(shù)不夠的，在數(shù)字前用“0”補(bǔ)位）；檔案編號(hào)的生成規(guī)則為：全宗號(hào)+年度+保管期限+件號(hào)。生成檔案編號(hào)之前，系統(tǒng)會(huì)對必需的字段進(jìn)行檢查，當(dāng)存在必需的字為空的情況時(shí)，不能進(jìn)行檔案編號(hào)生成，必需的元數(shù)據(jù)項(xiàng)為：部門、年度、保管期限。

4.自動(dòng)模擬組盒功能按照部門、保管期限、頁數(shù)的制定規(guī)則生成盒號(hào)，系統(tǒng)默認(rèn)每盒頁數(shù)不超過300頁，不同部門、不同保管期限的數(shù)據(jù)不在同一盒中進(jìn)行混裝，裝盒時(shí)按照“檔案編號(hào)”字段升序順序進(jìn)行。在開始進(jìn)行自動(dòng)組盒之前，系統(tǒng)將對必需字段進(jìn)行空值驗(yàn)證，驗(yàn)證的字段為：部門、保管期限、頁數(shù)。

5.系統(tǒng)設(shè)置生成審批單功能，針對檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)目錄生成PDF格式審批單文件，并且自動(dòng)在生成的審批單文件中添加對應(yīng)的條形碼及歸檔章標(biāo)識(shí)。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理系統(tǒng)的功能屬性如下所述。

第一，整編數(shù)據(jù)自動(dòng)組卷管理，主要包括：組卷設(shè)置，即依據(jù)數(shù)據(jù)管理及分類編碼數(shù)據(jù)設(shè)置組卷信息；數(shù)據(jù)分類程序設(shè)計(jì)，即通過程序?qū)崿F(xiàn)類別判定自動(dòng)化輔助；數(shù)據(jù)組卷結(jié)果存儲(chǔ)使用，即對數(shù)據(jù)組卷完成結(jié)果予以查驗(yàn)，查驗(yàn)無誤后，應(yīng)用組卷分類結(jié)果開展數(shù)據(jù)管理。

第二，數(shù)據(jù)編碼管理，主要包括：編碼設(shè)置，即依據(jù)數(shù)據(jù)分類規(guī)則設(shè)定數(shù)據(jù)編碼規(guī)則；關(guān)鍵字段驗(yàn)證，即對編碼規(guī)則中必要的關(guān)鍵字段實(shí)施驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后自動(dòng)編碼；數(shù)據(jù)編碼實(shí)施并存儲(chǔ)，即實(shí)施數(shù)據(jù)編碼并將數(shù)據(jù)編碼結(jié)果設(shè)定專門字段存儲(chǔ)。

第三，線下登記數(shù)據(jù)管理，主要包括：數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)，即對線下登記數(shù)據(jù)增加數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)，便于與接口處收集的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理；數(shù)據(jù)格式維護(hù)，即將格式統(tǒng)一為版式文件；審批單設(shè)置及生成，即為線下登記數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)與接口數(shù)據(jù)同類的審批單模板。

第四，數(shù)據(jù)模擬封裝及自動(dòng)組盒，主要包括：模擬封裝設(shè)置，即根據(jù)數(shù)據(jù)容量的大小判定模擬封裝設(shè)置規(guī)則；數(shù)據(jù)字段驗(yàn)證，即對開展模擬封裝的必要字段進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證無誤后開始封裝組盒；封裝盒號(hào)判定，即對封裝盒號(hào)給出系統(tǒng)判定；封裝依據(jù)設(shè)置，即根據(jù)實(shí)際情況修改封裝依據(jù)的設(shè)置；加入當(dāng)前封裝盒，即對判定無誤的數(shù)據(jù)加入系統(tǒng)給出的模擬封裝盒；重新組成封裝盒，即對判定不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)重新組成模擬封裝盒。

第五，數(shù)據(jù)處理，主要包括：數(shù)據(jù)檢查，即對待處理的數(shù)據(jù)開展檢查，對于檢查正常的，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，而對于檢查異常的，待將異常數(shù)據(jù)處理完畢后再予以檢查；生成歸檔文件，即為數(shù)據(jù)對應(yīng)的電子文件添加標(biāo)識(shí)等必要程序后生成可用于檔案數(shù)據(jù)管理的歸檔版式文件；數(shù)據(jù)導(dǎo)出，即對待處理數(shù)據(jù)按照需求格式導(dǎo)出；數(shù)據(jù)合并上傳，即數(shù)據(jù)對應(yīng)不同電子文件的合并上傳；數(shù)據(jù)格式管理，即數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF版式文件予以管理。

系統(tǒng)建設(shè)前，企業(yè)檔案管理員對于數(shù)據(jù)整編主要依靠手工操作，質(zhì)量上可控度弱，影響了數(shù)據(jù)管理工作的質(zhì)量及效率，因此亟須改進(jìn)。隨著技術(shù)的升級(jí)及高效管理的需求，企業(yè)需要在此基礎(chǔ)上提升系統(tǒng)自動(dòng)化管理水平，加強(qiáng)前端控制，提高管理的規(guī)范性及增強(qiáng)質(zhì)量管控，降低人力物力成本，實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效的目標(biāo)。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類管理模式如圖1所示。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)分類系統(tǒng)按照規(guī)則能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件自動(dòng)組件功能，統(tǒng)計(jì)電子文件頁數(shù)，模擬裝盒，生成著錄項(xiàng)及設(shè)計(jì)標(biāo)識(shí)水印，實(shí)現(xiàn)電子文件全文檢索等。這一系列操作大大提高了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理效率，節(jié)省了人力物力，進(jìn)而可以推動(dòng)企業(yè)提質(zhì)增效，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：中交第一航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司