淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

邢艷焱

摘要：文章從事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀入手，論述了事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性，并針對事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理工作中存在的不足，在提高事業(yè)單位對文書檔案規(guī)范化管理的意識、創(chuàng)新文書檔案管理的模式以及完善文書檔案管理的制度等方面提出了加強事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理

1.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位要切實加強公文檔案的規(guī)范化管理，制定公文檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行公文檔案的管理。然而，目前各事業(yè)單位對檔案工作的重視程度還不高，檔案管理體系也不完善，管理方式也相對落后。

1.1缺乏對文書檔案規(guī)范管理的重視

事業(yè)單位對文件檔案的規(guī)范化管理還沒有認識到，只把檔案歸檔管理作為一項工作，而與事業(yè)單位的發(fā)展沒有必然的關(guān)系，這就造成了文書檔案的規(guī)范化管理工作的缺失，雖然實行了檔案的管理，但是在管理的過程中，只是將檔案歸檔、歸類、保存，并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，造成了文書檔案規(guī)范化管理工作中人力和物力投入的不足，不能實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和合理化，不能保證事業(yè)單位文書檔案的完整性。

1.2文書檔案管理制度不夠規(guī)范

有的事業(yè)單位已建立了文件檔案管理體系，并將其貫徹執(zhí)行，按管理體系的內(nèi)容對其進行歸類、管理。然而，現(xiàn)行的文件檔案管理體系仍不夠規(guī)范。例如：文件歸類不清楚，沒有對不同工作性質(zhì)、不同時期的文件進行單獨的管理，而把它們集中在一個地方進行管理，造成了以后的文件資料查找困難，沒有形成文書檔案的目錄，無法方便地查找。

1.3文書檔案管理模式落后

當(dāng)前，事業(yè)單位文件庫的管理方式仍處于相對落后的狀態(tài)，近年來，隨著科技的飛速發(fā)展，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。一些機構(gòu)還采用了一些過時的技術(shù)，設(shè)計了文件文件管理軟件來進行文件的管理，并且所采用的文件文件管理軟件并不符合事業(yè)單位的實際，有的機構(gòu)還采用了人工管理的方式，因此，文件檔案具有一定的封閉性，不能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的共享，而且不能夠保證文件信息的準(zhǔn)確性和保存的持續(xù)性，制約著事業(yè)單位工作的正常開展和穩(wěn)定的發(fā)展。

2.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性

文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重大的意義，它不僅能反映出事業(yè)單位的發(fā)展過程，而且能夠有效地提高其工作效率，從而推動機構(gòu)的健康發(fā)展。

2.1有助于提高事業(yè)單位的工作效率

事業(yè)單位的文件可以記錄事業(yè)單位的所有工作和活動，通過這些文件，可以知道事業(yè)單位的工作人員和工作的情況，這也為事業(yè)單位中工作人員的晉升和評優(yōu)提供有效的憑證，這樣各項工作的負責(zé)人員就會重視分配的每一項工作，并且會努力、負責(zé)的去做。

2.2有利于促進事業(yè)單位穩(wěn)定的發(fā)展

在市場經(jīng)濟體制日趨多元化、一體化的今天，事業(yè)單位的發(fā)展日益受到人們的重視。為事業(yè)單位工作項的查詢提供了一種方式，能夠按要求對檔案資料進行查詢。

3.加強事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略

要使檔案工作更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案工作的職能，必須從現(xiàn)有的工作機制、管理手段、工作流程、工作技能等方面入手，不斷完善及創(chuàng)新相關(guān)的文書檔案管理工作。

3.1提高事業(yè)單位對文書檔案規(guī)范化管理的意識

首先，要加強機關(guān)事業(yè)單位對文書檔案管理的正規(guī)化認識，使其受到事業(yè)單位工作人員的高度重視，機關(guān)事業(yè)單位可以通過多種途徑讓工作人員了解到文書檔案規(guī)范化管理對事業(yè)單位發(fā)展的影響。這樣，事業(yè)單位各部門的文件檔案管理工作得以貫徹執(zhí)行，能夠全面地記錄事業(yè)單位的發(fā)展過程，進而推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。

3.2創(chuàng)新文書檔案管理的模式

事業(yè)單位的文書檔案管理人員需要改革傳統(tǒng)的手工文件檔案管理方式，充分運用現(xiàn)代科技手段，運用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效地提高了文書檔案管理的效率，強化了事業(yè)單位文書檔案管理的建設(shè)，推進事業(yè)單位文書檔案管理工作實現(xiàn)自動化，通過文書檔案管理軟件實現(xiàn)對文書檔案的存儲，并提供歷史檔案查詢的接口，提高文書檔案信息的準(zhǔn)確性和存儲的持久性，確保文書檔案管理模式符合當(dāng)代科技的發(fā)展方向?，F(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理與現(xiàn)代管理相結(jié)合，提高檔案工作的效率、精確度，建立了一種新的管理方式。逐步實現(xiàn)了管理工作的數(shù)字化和一體化，為決策人員提供了更為科學(xué)的信息。要規(guī)范檔案管理工作中的各種管理制度，以適應(yīng)目前機構(gòu)發(fā)展的需要。采用統(tǒng)一的管理方式，將所有的工作都納入到一個統(tǒng)一的管理體系中，所有的文件都由一個部門統(tǒng)一管理，不管是存取，還是出庫，都要經(jīng)過主管部門的批準(zhǔn)，這既可以極大地提高管理的效率，又可以提高管理的質(zhì)量。

3.3完善文書檔案管理的制度

在加強事業(yè)單位檔案工作的同時，還應(yīng)進一步健全檔案管理體系，以適應(yīng)事業(yè)單位實際情況，對現(xiàn)行的檔案管理體制進行補充。同時，要不斷地提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，不斷地提高他們的管理水平，并對他們進行定期的職業(yè)技能訓(xùn)練，增強他們的保密意識，從而促進他們的檔案管理工作的規(guī)范化。

3.4以人為本，營造氛圍

在我國社會發(fā)展的今天，“以人為本”思想已經(jīng)滲透到了各個領(lǐng)域，而事業(yè)單位也應(yīng)該充分利用“以人為本”的優(yōu)良思想，加強對行政工作的重視，使其意識到在基層工作中的作用。同時，加強與行政人員的溝通，加深對行政人員的職業(yè)生涯規(guī)劃和心理情感的認識，從而使檔案工作得到各部門、更多領(lǐng)導(dǎo)的認同，在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升，還可使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。為管理者提供更多的學(xué)習(xí)機會，根據(jù)日常工作的需要，合理的分配人員，合理的分配工作，由專業(yè)的人來完成，這樣既可以加強團隊的管理，又可以極大的提高管理工作的質(zhì)量。

結(jié)束語

在事業(yè)單位工作中，文書檔案是機關(guān)工作的一個重要組成部分，可以說在機關(guān)的發(fā)展與決策中起著舉足輕重的作用。因此需要結(jié)合事業(yè)單位文書檔案工作的實際情況對其進行全面有效的規(guī)范化管理，有效的提升整個管理工作，保障事業(yè)單位的穩(wěn)定運行。

參考文獻

[1]孫笑一. 淺析事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J]. 赤子， 2017（2）：1.