高校實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的建設(shè)與開(kāi)放共享

孫毅超， 肖 帥， 吳 浩

（大連理工大學(xué)海岸和近海工程國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，遼寧大連 116024）

0 引 言

實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備是高校進(jìn)行創(chuàng)新型人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)等各項(xiàng)工作的必備物質(zhì)條件和基礎(chǔ)設(shè)施支撐，同時(shí)也是衡量一所高校綜合實(shí)力的重要指標(biāo)［1-3］。近年來(lái)，隨著“新工科”與“雙一流”大學(xué)建設(shè)的推進(jìn)，在中央各部委和地方政府的大力支持下，高校實(shí)驗(yàn)室所購(gòu)置的儀器設(shè)備無(wú)論在數(shù)量上，還是價(jià)值上都呈現(xiàn)井噴式增長(zhǎng)［4-5］。如何科學(xué)、系統(tǒng)地對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行整合管理與開(kāi)放共享，提高實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備，尤其是高端精密大型儀器設(shè)備的利用率，使其最大限度地發(fā)揮利用價(jià)值，成為亟待解決的問(wèn)題［6-7］。

1 高校實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

我校是教育部直屬全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)，也是國(guó)家“211工程”和“985工程”重點(diǎn)建設(shè)高校，并于2017年入選國(guó)家首批“雙一流”建設(shè)高校。學(xué)校建設(shè)有3個(gè)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、6個(gè)教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室和31個(gè)遼寧省重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室。隨著近幾年儀器設(shè)備的持續(xù)更新與購(gòu)置，40萬(wàn)元以上大型儀器設(shè)備的數(shù)量大幅增長(zhǎng)，導(dǎo)致學(xué)校實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備管理中存在的問(wèn)題日益凸顯。

1.1 信息化管理程度低

傳統(tǒng)的儀器設(shè)備管理通常采用人工表格登記的方式，由實(shí)驗(yàn)室專管人員將借用的相關(guān)信息記錄入冊(cè)。預(yù)約手續(xù)繁瑣，且往往會(huì)產(chǎn)生大量紙質(zhì)數(shù)據(jù)，不便于儀器設(shè)備的快速查詢與追蹤，導(dǎo)致管理效率低下。自2016年起，部分實(shí)驗(yàn)室開(kāi)始自主建設(shè)信息化的網(wǎng)上儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，但由于缺少專門的維護(hù)機(jī)構(gòu)和正規(guī)的管理辦法，網(wǎng)站大多功能單一，利用率不高。

1.2 開(kāi)放共享水平低、機(jī)制不健全

實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備通常以實(shí)驗(yàn)室或?qū)W院為單位進(jìn)行保管，早期由于開(kāi)放共享的觀念尚未深入人心，設(shè)備負(fù)責(zé)人往往希望優(yōu)先保證實(shí)驗(yàn)室或課題組內(nèi)部人員使用。而不完善的管理辦法和不健全的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)一步降低了負(fù)責(zé)人的共享意愿，導(dǎo)致儀器設(shè)備的部門化、課題組化甚至個(gè)人化，繼而引發(fā)了諸多問(wèn)題［8-10］。

1.3 儀器設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置和資源浪費(fèi)

中央財(cái)政、地方財(cái)政撥放經(jīng)費(fèi)后，學(xué)校將儀器設(shè)備的采購(gòu)建設(shè)與規(guī)劃論證的自主權(quán)分別落實(shí)到各實(shí)驗(yàn)室。由于學(xué)校對(duì)于儀器設(shè)備開(kāi)放共享的管理機(jī)制尚未健全，客觀上導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室之間的信息閉塞，由于科研人員礙于情況不明和繁瑣的租借流程，向其他實(shí)驗(yàn)室租借儀器設(shè)備望而卻步，因而造成了部分通用儀器設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置，同時(shí)也導(dǎo)致大型儀器設(shè)備的利用率不高，產(chǎn)生高額的維護(hù)費(fèi)用，造成資源的極大浪費(fèi)［11］。

2 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)

為解決實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備管理中存在的一系列問(wèn)題，構(gòu)建信息化的管理體系，校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處基于B/S模式（Browser/Server、瀏覽器/服務(wù)器模式）建設(shè)如圖1所示的大型儀器設(shè)備共享管理系統(tǒng)。B/S模式可通過(guò)Web瀏覽器直接實(shí)現(xiàn)用戶工作界面，無(wú)需下載安裝客戶端，節(jié)約用戶使用成本，安全性高；且系統(tǒng)擴(kuò)展升級(jí)便捷，工作量低，僅需在服務(wù)器端進(jìn)行更新維護(hù)，所有客戶端即可立即獲取最新數(shù)據(jù)及功能［12-13］。

圖1 大型儀器設(shè)備共享管理系統(tǒng)用戶界面

管理系統(tǒng)以校級(jí)共享平臺(tái)為依托，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處為校級(jí)管理歸口，目前開(kāi)通8個(gè)學(xué)院、3個(gè)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、5個(gè)測(cè)試中心等共16個(gè)二級(jí)單位。各單位通過(guò)專門的后臺(tái)管理賬號(hào)自行登記可共享儀器設(shè)備的相關(guān)信息，經(jīng)校級(jí)部門審核后則可向用戶開(kāi)放，截至2021年6月平臺(tái)已收錄儀器設(shè)備信息共1 210條。

2.1 管理系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì)

為保證校內(nèi)外用戶對(duì)儀器設(shè)備的正常使用，根據(jù)現(xiàn)行的大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享管理辦法，其流程如圖2所示。

圖2 管理系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì)

針對(duì)B/S系統(tǒng)架構(gòu)的事務(wù)流程，并以此為基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)功能模塊，具體步驟如下：

（1）用戶注冊(cè)。用戶在管理系統(tǒng)提交注冊(cè)信息，除個(gè)人信息外，校內(nèi)用戶提交所在課題組和負(fù)責(zé)教師信息，校外用戶提交所在高?；蚱髽I(yè)信息，并選擇在校教師作為擔(dān)保人，經(jīng)管理員審核后即可完成注冊(cè)。

（2）用戶登錄管理系統(tǒng)。根據(jù)需求在不同二級(jí)管理單位列表下選取可預(yù)約的儀器設(shè)備，填寫科研項(xiàng)目信息，包括項(xiàng)目名稱、人員、預(yù)計(jì)起止日期和擔(dān)保人信息。校外人員除直接預(yù)約使用儀器設(shè)備外，還可選擇送樣委托測(cè)試，委托相關(guān)教師或課題組進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。

（3）管理員登錄系統(tǒng)。對(duì)預(yù)約申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排申請(qǐng)人進(jìn)行安全和技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)培訓(xùn)考核結(jié)果向申請(qǐng)人發(fā)放儀器使用權(quán)限。普通權(quán)限下申請(qǐng)人可在設(shè)備管理人員工作期間使用儀器設(shè)備；在簽訂安全責(zé)任書(shū)并通過(guò)考核后，申請(qǐng)人可獲得完全權(quán)限，能在夜間、周末及節(jié)假日自主使用儀器設(shè)備。

（4）申請(qǐng)人使用。申請(qǐng)人領(lǐng)取儀器設(shè)備后按預(yù)定日期開(kāi)展實(shí)驗(yàn)，實(shí)驗(yàn)完成后在系統(tǒng)中提交設(shè)備歸還申請(qǐng)，并在設(shè)備管理員處辦理歸還登記。如有丟失則進(jìn)行丟失申報(bào)，如有損壞則進(jìn)行維修申報(bào)。

（5）驗(yàn)收入庫(kù)。設(shè)備管理員歸還審核完成后將設(shè)備入庫(kù)，并向上級(jí)管理員提交通過(guò)信息，申請(qǐng)人在系統(tǒng)中繳清費(fèi)用后，流程結(jié)束。

2.2 管理系統(tǒng)主要功能模塊

（1）系統(tǒng)管理模塊。包括用戶管理、權(quán)限管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理、用戶答疑等多種功能。可完成對(duì)用戶的注冊(cè)審核、賬戶刪除與修改、預(yù)約申請(qǐng)審核、設(shè)備權(quán)限發(fā)放、費(fèi)用收繳等工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公示各個(gè)設(shè)備處和各個(gè)實(shí)驗(yàn)室的最新通知與管理辦法，通過(guò)在線留言解答用戶疑問(wèn)。

（2）設(shè)備管理模塊。包括對(duì)儀器設(shè)備的登記入庫(kù)、領(lǐng)用和歸還管理，以及儀器設(shè)備的日常維護(hù)登記、報(bào)修登記和報(bào)廢登記。實(shí)時(shí)向管理員和用戶展示儀器設(shè)備當(dāng)前動(dòng)態(tài)，也能保證維護(hù)人員及時(shí)掌握儀器設(shè)備的運(yùn)行狀況，提高儀器設(shè)備使用壽命。

（3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊?？蓪?shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)儀器設(shè)備使用狀況、庫(kù)存剩余、使用機(jī)時(shí)、當(dāng)月收益、維護(hù)損耗等數(shù)據(jù)，如圖3所示。并根據(jù)不同需要生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，用于大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享的考核與評(píng)價(jià)。

圖3 2021年6月儀器設(shè)備使用機(jī)時(shí)統(tǒng)計(jì)

3 大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享制度建設(shè)

3.1 制定系統(tǒng)的開(kāi)放共享管理辦法

為了推進(jìn)學(xué)校大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享，規(guī)范共享系統(tǒng)運(yùn)行，依照科技部、發(fā)展改革委、財(cái)務(wù)部出臺(tái)的《國(guó)家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器開(kāi)放共享管理辦法》（國(guó)科發(fā)［2017］289號(hào)），我校相繼出臺(tái)了“大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享管理辦法”“大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享系統(tǒng)管理細(xì)則”“大型儀器設(shè)備維修基金管理細(xì)則”“大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金管理細(xì)則”等規(guī)章制度。

加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，成立大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享工作小組，由學(xué)校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、資產(chǎn)管理處等相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人共同組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)開(kāi)放共享工作。實(shí)行學(xué)校、二級(jí)單位和課題組三級(jí)管理的模式，對(duì)應(yīng)用領(lǐng)域廣、面向多學(xué)科應(yīng)用且相關(guān)性較強(qiáng)的大型儀器設(shè)備，由學(xué)校進(jìn)行整合和集中規(guī)劃建設(shè)；將在某些學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)部通用性較強(qiáng)的大型儀器設(shè)備由二級(jí)單位集中管理；對(duì)專業(yè)性強(qiáng)或應(yīng)用面較窄的大型儀器設(shè)備由課題組直接管理，并按照級(jí)別、學(xué)科分類在共享系統(tǒng)中進(jìn)行信息公開(kāi)。

3.2 設(shè)立單獨(dú)的開(kāi)放共享專項(xiàng)基金

學(xué)校設(shè)立單獨(dú)的專項(xiàng)基金，用于開(kāi)展大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享工作，包括共享系統(tǒng)的功能開(kāi)發(fā)與更新、儀器設(shè)備的日常維護(hù)、開(kāi)放共享的考核激勵(lì)、設(shè)備管理人員培訓(xùn)等。同時(shí)，大型儀器設(shè)備的開(kāi)放共享實(shí)行有償服務(wù)，按照使用機(jī)時(shí)向租借人員收取費(fèi)用，并將所收取的費(fèi)用繼續(xù)投入學(xué)校的各專項(xiàng)基金。

3.3 構(gòu)建完善的考核激勵(lì)機(jī)制

為了提高各單位對(duì)開(kāi)放共享的積極性，保證開(kāi)放共享工作的順利開(kāi)展，需要建立一套客觀、科學(xué)、完整的評(píng)價(jià)體系［14-16］。我校采用如表1所示的大型儀器設(shè)備使用效益考評(píng)指標(biāo)體系，共包含6大類指標(biāo)，細(xì)化考核得分，并對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的設(shè)備負(fù)責(zé)單位進(jìn)行表彰，優(yōu)先其評(píng)優(yōu)評(píng)先、基金申請(qǐng)、資助交流學(xué)習(xí)等，并對(duì)考核結(jié)果不合格的單位進(jìn)行通報(bào)，督促其對(duì)儀器設(shè)備逐臺(tái)分析原因，提出整改措施。

表1 大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享使用效益考評(píng)指標(biāo)

4 結(jié) 語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的合理管理與利用，關(guān)系到高校人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究等各項(xiàng)工作能否順利開(kāi)展。而實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備，尤其是高端精密大型儀器設(shè)備的開(kāi)放共享，不僅符合國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展需要，也是提高儀器使用效益，避免資源浪費(fèi)的必要保障。我校建設(shè)的大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)，不僅科學(xué)合理地將原本分散管理的儀器設(shè)備集中整合，同時(shí)也藉由平臺(tái)將大型儀器設(shè)備在學(xué)科間、高校間和向社會(huì)共享，既保證了國(guó)家科研經(jīng)費(fèi)的合理利用，也展現(xiàn)了身為新時(shí)代“雙一流”高校的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。