PDCA循環(huán)法在病理資料管理中防差錯(cuò)的應(yīng)用分析

王文超，朱慧庭，王慶萍，杜 彬

PDCA循環(huán)法是一種全面質(zhì)量管理的工作程序，其思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)是將質(zhì)量管理分為四大階段，即計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、檢驗(yàn)階段、處理階段。提煉這一過程中成功的管理經(jīng)驗(yàn)，將其納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的則留待下一次循環(huán)去解決，這樣周而復(fù)始，不斷完善管理工作[1]。我科成員學(xué)習(xí)研究后引入該方法，運(yùn)用到病理科的質(zhì)量管理工作中。病理科資料數(shù)量和種類繁多，其中常規(guī)石蠟和切片資料最常見也最為重要[2-3]。資料管理工作中最基本又最容易被忽視的差錯(cuò)，就是資料信息的張冠李戴[4]。防差錯(cuò)在病理科工作中尤為重要[5]。本文旨在討論病理科不同種類資料(主要為常規(guī)標(biāo)本、常規(guī)組織蠟塊、HE切片、病理申請(qǐng)單)匹配不一致的差錯(cuò)，以及如何減少和避免的措施，現(xiàn)介紹如下。

1 材料與方法

1.1 材料收集2016年5月～2017年5月同濟(jì)大學(xué)附屬第一婦嬰保健院病理科的病理資料，其中常規(guī)病例42 173例、蠟塊116 178塊、HE切片69 707張，管理資料工作中發(fā)現(xiàn)匹配不一致的差錯(cuò)共9個(gè)(表1)。

表1 管理資料工作中信息不一致的差錯(cuò)清單

1.2 方法

1.2.1計(jì)劃階段 科內(nèi)成立PDCA小組，對(duì)上述案例進(jìn)行分析，造成差錯(cuò)的原因可能有：(1)手寫病理申請(qǐng)單字跡辨識(shí)不清；(2)登記信息手工輸入不便捷易出錯(cuò)；(3)標(biāo)本量較大；(4)標(biāo)本核對(duì)流程存在缺陷；同時(shí)分析可能造成核對(duì)差錯(cuò)的原因并總結(jié)(圖1)。以零差錯(cuò)為目標(biāo)，在標(biāo)本接收、登記錄入、取材記錄、固定脫水、包埋制片、閱片診斷、歸檔保存、會(huì)診借片環(huán)節(jié)中，通過加強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí)、更替陳舊落后設(shè)備、完善資料交接制度等環(huán)節(jié)提出可行的整改方案，于2017年6月～2018年6月實(shí)施。

圖1 病理科資料核對(duì)差錯(cuò)要因魚骨圖

1.2.2實(shí)施階段 (1)資料核對(duì)流程梳理：根據(jù)對(duì)上述差錯(cuò)的分析，逐個(gè)梳理從標(biāo)本接收到資料保存的整個(gè)工作流程，作出以下改進(jìn)方案：①與臨床及信息科協(xié)調(diào)，將傳統(tǒng)手寫申請(qǐng)單升級(jí)為電子打印申請(qǐng)單，條形碼一式兩份分別粘貼于標(biāo)本袋與申請(qǐng)單上；②取材臺(tái)上方配備顯示器與記錄電腦同步顯示取材信息；③取材醫(yī)師與記錄員需一一核對(duì)姓名、編號(hào)、標(biāo)本名；④取材結(jié)束后核對(duì)蠟塊總數(shù)無誤后，打印當(dāng)日取材記錄；⑤根據(jù)取材記錄復(fù)核蠟塊總數(shù)，組織脫水后，將取材記錄移交次日制片技術(shù)員；⑥按取材記錄清點(diǎn)總數(shù)，制片技術(shù)員逐個(gè)包埋，避免組織與包埋盒錯(cuò)位；⑦按取材記錄在玻片上標(biāo)寫病理號(hào)，切片時(shí)逐個(gè)撈片并核對(duì)；⑧制片完成后按取材記錄復(fù)核蠟塊，保證蠟塊與切片形狀一致，每例切片數(shù)目一致，蠟塊與切片標(biāo)簽號(hào)碼一致，無誤后將切片與取材記錄一并交給醫(yī)師；⑨醫(yī)師閱片時(shí)須復(fù)核申請(qǐng)單與電腦內(nèi)患者信息及送檢標(biāo)本內(nèi)容。(2)外借切片流程改善：①外借HE切片供外院病理醫(yī)師會(huì)診，改善前直接由窗口人員通知資料室調(diào)取切片外借，改善后增加了報(bào)告醫(yī)師再次閱片的步驟，然后再借出。②外借白片由外院病理科或公司行免疫組化或基因檢測(cè)，改善前窗口人員由資料室直接調(diào)取蠟塊通知技術(shù)員制片完成后借出，改善后增加了窗口人員同時(shí)通知醫(yī)師開具白片醫(yī)囑的步驟，技術(shù)員確認(rèn)并執(zhí)行醫(yī)囑同時(shí)生成對(duì)應(yīng)標(biāo)簽，完成后將蠟塊與切片交給窗口人員核對(duì)，然后再借出(圖2)。

圖2 A.改善前外借白片流程；B.改善后外借白片流程

1.2.3檢查階段 實(shí)施過程中采用的新措施，其效果需要查驗(yàn)，如在實(shí)施過程中遇到問題也必須時(shí)刻跟進(jìn)改善，靈活運(yùn)用。每月督促實(shí)施各項(xiàng)方案，對(duì)各環(huán)節(jié)遇到的問題和困難做好記錄。

1.2.4處理階段 根據(jù)已獲得的整改成果，將新實(shí)施的有效措施寫入崗位職責(zé)。科室成員開展新會(huì)議，討論分析后擬定新計(jì)劃，進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，保持質(zhì)量管理的持續(xù)改進(jìn)。

2 結(jié)果

2017年6月～2018年6月期間，本科室病理資料常規(guī)病例合計(jì)47 110例、常規(guī)蠟塊135 368塊、HE切片81 221張，病理科常規(guī)資料核對(duì)工作中無資料匹配不一致的差錯(cuò)出現(xiàn)，即零差錯(cuò)。

3 討論

目前病理診斷廣泛應(yīng)用于臨床，常規(guī)石蠟組織病理檢查是診斷的“金標(biāo)準(zhǔn)”[6]。病理資料的管理，其信息的準(zhǔn)確無誤，是做好病理科工作的大前提[7]。不僅要防止和避免差錯(cuò)的發(fā)生，也要增強(qiáng)糾錯(cuò)能力。利用PDCA循環(huán)法改善病理資料核對(duì)工作后，經(jīng)分析認(rèn)為避免差錯(cuò)與以下方面有關(guān)：(1)物：耗材、設(shè)備、系統(tǒng)的落后陳舊是管理的硬傷，使日常工作非常不便捷。我科升級(jí)信息系統(tǒng)后，掃碼登記病例資料，且掃碼保存后無法再次掃描，需要主任權(quán)限才可修改或刪除，使得糾錯(cuò)成本增加，登記人員必須謹(jǐn)慎操作。信息系統(tǒng)的全面升級(jí)對(duì)我科的防差糾錯(cuò)工作有里程碑式的意義。(2)法：即科室制度和操作規(guī)范，現(xiàn)有制度和規(guī)范是前人實(shí)踐總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)并堅(jiān)持遵守執(zhí)行。當(dāng)然制度和規(guī)范并非盡善盡美，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，因地制宜。在資料核對(duì)工作中，將每一環(huán)節(jié)必須核對(duì)資料的步驟明確寫入崗位職責(zé)中，要求打印取材記錄清單，在醫(yī)師與技術(shù)員交接環(huán)節(jié)相互傳遞并確認(rèn)內(nèi)容，讓核對(duì)工作有據(jù)可尋，在清單上也可對(duì)某些需要特殊處理的標(biāo)本進(jìn)行標(biāo)注，如少修、加急等。借片流程的改善，使得每次外借切片由單人確認(rèn)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗳舜_認(rèn)，醫(yī)師需要再次確認(rèn)自己發(fā)過的報(bào)告，增強(qiáng)了糾錯(cuò)功能，也降低了出現(xiàn)差錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。(3)人：人是所有工作的核心，專業(yè)技術(shù)的高低、責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)弱、工作經(jīng)驗(yàn)的多寡，使得科室內(nèi)每位成員的工作效率參差不齊。PDCA循環(huán)法能動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也可以固定成績(jī)并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)[8]。由于我科常規(guī)資料數(shù)目巨大，工作繁忙，科員分布在各個(gè)不同崗位上，平時(shí)交流較少。在引入PDCA循環(huán)法管理標(biāo)本工作后，最顯著的改變是整個(gè)科室的凝聚力得到較大提升，大家時(shí)常聚在一起，以小組的形式展開頭腦風(fēng)暴，大家積極踴躍發(fā)言，真正成為自己工作的管理者，讓集思廣益和思維發(fā)散變得前所未有的簡(jiǎn)單，帶來事半功倍的實(shí)質(zhì)性效果。

綜上，在減少病理科資料核對(duì)工作的差錯(cuò)上，PDCA循環(huán)法帶來了顯著的效果，使病理科工作有了最基本的保障，避免了不必要的醫(yī)療事故與糾紛。在利用PDCA循環(huán)法防差錯(cuò)過程中，也發(fā)現(xiàn)了許多其他問題，如切片質(zhì)量控制、檔案管理等，這些都可以作為下一次PDCA小組的課題。PDCA循環(huán)法作為一個(gè)有效的管理工具，值得推廣學(xué)習(xí)。