新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究

馮以珊

(泉州市科技咨詢服務(wù)中心，福建 泉州 362000)

1 概述

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)取得巨大飛越，在發(fā)展過(guò)程中也積累了越來(lái)越多的檔案，這對(duì)檔案管理部門的工作提出了更高的要求?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》指出：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)?！盵1]本文圍繞檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵、現(xiàn)狀和具體做法進(jìn)行研究，以期為檔案管理部門加強(qiáng)信息化建設(shè)工作提供一些參考。

2 檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案管理的信息化是檔案現(xiàn)代化管理的平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的日常管理信息化，可控制性增加，更高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

從經(jīng)濟(jì)上分析，檔案信息化管理使得檔案工作真正做到科學(xué)、合理規(guī)劃，系統(tǒng)、高效實(shí)施，可以提高工作效率，從而提高了管理水平和影響力，并帶來(lái)了更多的資源以及經(jīng)濟(jì)利益。

從管理上分析，檔案信息化管理是為在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，促進(jìn)最佳共同效益，在科學(xué)研究與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的基礎(chǔ)上，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。

從技術(shù)上分析，檔案信息化管理系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔友好，易于學(xué)習(xí)和操作，開(kāi)發(fā)完成后只需對(duì)系統(tǒng)管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，系統(tǒng)的易維護(hù)、易擴(kuò)充和易修改等特性使其能夠滿足和適應(yīng)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展變化的需要。

此外,還能從以下方面加以分析。①準(zhǔn)確性，檔案數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確、真實(shí)反映實(shí)際檔案，符合檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求；②完整性，服務(wù)操作所需要的檔案數(shù)據(jù)完備，關(guān)鍵屬性沒(méi)有缺失；③時(shí)效性，檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)被獲取，能夠反映當(dāng)前服務(wù)情況；④一致性，反映同一服務(wù)實(shí)體的檔案數(shù)據(jù)及其屬性具有一致的定義和含義；⑤可靠性，檔案數(shù)據(jù)在可控、安全的范圍內(nèi)發(fā)布和使用。

通過(guò)以上各方面的研究與分析，可以確定檔案管理信息化是可行的。

3 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

雖然檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)新時(shí)代變化的迫切需要，也得到一定程度的發(fā)展，但是在發(fā)展過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，如重視程度不足、專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)、管理體系不健全等，這些因素制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.1 檔案信息化管理意識(shí)薄弱

檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)普遍存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的現(xiàn)象，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)單位發(fā)展的重要性，甚至片面地認(rèn)為檔案管理工作都是檔案人員的事，與其他人員無(wú)關(guān)，因此一般沒(méi)有安排專人從事檔案管理工作，而是由其他業(yè)務(wù)人員兼任。兼任人員對(duì)檔案工作缺乏專業(yè)管理知識(shí)，在實(shí)際工作中對(duì)收集到的檔案存在遺漏、丟失、存檔不及時(shí)等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙單位檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)。

3.2 檔案信息化管理體系不夠健全

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理模式逐漸由傳統(tǒng)實(shí)物保管向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面轉(zhuǎn)變，這對(duì)檔案管理部門提出了更高的要求[2]。雖然單位的電子檔案能夠做到有效保存，但是由于不同檔案的數(shù)據(jù)格式、兼容性、運(yùn)行環(huán)境等方面存在差異，這無(wú)形中增加了檔案分類和整理工作的難度，也影響了電子檔案的使用效率。此外，對(duì)一些規(guī)模較大的單位來(lái)說(shuō)，檔案保管過(guò)于分散，不同部門間存在重復(fù)保管的情況，這對(duì)單位資源也造成浪費(fèi)。在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，缺少良好的檔案管理制度，沒(méi)有樹立“前端控制”和“全程管理”的思想，降低了檔案管理效率。在這種情況下，單位的檔案信息化管理亟需健全管理體系，加強(qiáng)管理規(guī)范，明確管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 檔案信息化管理專業(yè)人員嚴(yán)重匱乏

人才是第一資源，高素質(zhì)的檔案管理人員是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)必不可少的組成部分。當(dāng)前，檔案管理部門普遍存在專業(yè)人才不足的問(wèn)題。檔案管理工作需要有很強(qiáng)的責(zé)任心與抗壓能力，有的檔案管理人員年齡偏大，專業(yè)素養(yǎng)不高，計(jì)算機(jī)操作不熟練，缺乏信息化管理與維護(hù)的專業(yè)知識(shí)和技能；有的檔案管理人員非專職擔(dān)任，流動(dòng)性強(qiáng)，沒(méi)有及時(shí)做好交接，造成檔案信息系統(tǒng)的錄入及維護(hù)不夠及時(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)此，急需一批熟悉檔案管理工作主要內(nèi)容又掌握信息技術(shù)的綜合性人才。

4 檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要。與此同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，涉及到技術(shù)、法律、制度、人才等方面，不可能一蹴而就，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，建議從以下幾方面入手。

4.1 高度重視檔案信息化建設(shè)的重要作用

檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作予以高度重視，將其納入單位信息化建設(shè)工作的整體規(guī)劃。與此同時(shí)，檔案管理部門也要不斷完善檔案管理制度，建立檔案工作組織體系，做到分工明確，要對(duì)工作人員完成工作的情況進(jìn)行監(jiān)督和績(jī)效考核，明確檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)支出科目，以此提升檔案管理的信息化、專業(yè)化、數(shù)字化、信息化水平。檔案管理部門還要加強(qiáng)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等法律法規(guī)為指導(dǎo)，制定數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等[3]。

4.2 提升檔案信息化管理水平

信息化檔案管理部門必須提升檔案信息化管理水平，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供幫助。目前，信息化檔案管理部門的檔案信息數(shù)量不斷增加，對(duì)各種檔案資源進(jìn)行規(guī)范整理至關(guān)重要。一是要做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，設(shè)計(jì)相關(guān)的管理制度，規(guī)范管理各種檔案；二是要完善檔案歸檔范圍、使用期限等工作細(xì)則；三是要運(yùn)用信息技術(shù)建立檔案使用審批表，借閱檔案的人員先在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行登記借閱部門、借閱檔案名稱、借閱用途等，檔案管理部門經(jīng)過(guò)審核后將檔案借給使用人，這樣可以對(duì)檔案使用進(jìn)行全過(guò)程記錄。

4.3 全面應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)

所謂檔案管理信息化建設(shè)，就是利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，用信息數(shù)據(jù)庫(kù)的方式存儲(chǔ)檔案資源的過(guò)程，以此為共享檔案資源、發(fā)揮檔案資源的作用提供條件。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及使單位積累了越來(lái)越多的檔案，因此，使用先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作顯得尤為必要。檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的目標(biāo)，通過(guò)運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，提升檔案管理的效率，要盡快開(kāi)發(fā)適合本單位實(shí)際情況的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立檔案目錄，提升檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量。與此同時(shí)，信息化檔案管理部門還要加強(qiáng)安全建設(shè)，防止單位的檔案信息出現(xiàn)泄密、丟失等問(wèn)題，要綜合使用殺毒軟件、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，所有軟件系統(tǒng)的使用都要兼顧檔案管理的要求，為檔案管理信息化建設(shè)提供保障[4]。

4.4 加強(qiáng)專業(yè)工作隊(duì)伍建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，必須打造一支精通信息技術(shù)，能夠掌握檔案管理信息化建設(shè)知識(shí)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。目前，信息化檔案管理部門的工作人員的綜合素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升，他們長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)方式來(lái)管理檔案資源，無(wú)法充分發(fā)揮檔案資源的真正價(jià)值。從目前來(lái)看，信息化檔案管理人員必須具備保守秘密、清正廉潔的政治素質(zhì)，同時(shí)具備一定的科學(xué)文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能，掌握檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)、文史知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)、社會(huì)學(xué)知識(shí)等，能夠熟練將檔案政策法規(guī)內(nèi)容應(yīng)用于實(shí)際工作中，高效完成本職工作。為了使檔案管理人員具備這一系列素質(zhì)，要對(duì)他們進(jìn)行教育培訓(xùn)，安排專業(yè)人員向檔案管理人員介紹關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)與技能，促使檔案管理人員充分意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要價(jià)值。還要對(duì)檔案管理人員接受培訓(xùn)的情況進(jìn)行嚴(yán)格考核，了解他們從培訓(xùn)中獲得的進(jìn)步，促使他們更好地完成檔案管理信息化建設(shè)工作。

在單位檔案管理系統(tǒng)中，有大量的基礎(chǔ)工作要做，我們要緊緊圍繞改革發(fā)展的大局，利用信息技術(shù)管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源存量數(shù)字化、信息標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。