機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究

王艷

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和人們認(rèn)識(shí)水平的提高，我國事業(yè)單位檔案管理工作在信息化方面已經(jīng)取得了一定的成就，檔案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是隨著社會(huì)發(fā)展對檔案管理工作要求的不斷提高，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)當(dāng)繼續(xù)發(fā)展提高，以滿足人們的使用需求。因此，文章對提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策進(jìn)行分析研究。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在之前進(jìn)行檔案管理時(shí)主要是通過人工進(jìn)行紙質(zhì)版檔案的管理，這樣不僅工作量大，而且在查找檔案時(shí)比較麻煩，耗費(fèi)的時(shí)間比較長。隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)將管理方法進(jìn)行了改變，轉(zhuǎn)變成了電子檔案管理。

與之前的管理方法相比，這不僅降低了工作人員的工作量，也使檔案在查找時(shí)更加方便。但是，現(xiàn)在的電子檔案管理還存在一些問題，對管理效果有很大的影響，如管理制度不完善、工作人員的操作不夠規(guī)范、電子檔案的安全性不夠高等，現(xiàn)在就需要針對這些問題進(jìn)行管理方法上的改進(jìn)。

電子檔案管理

優(yōu)勢

1.減少了成本的消耗

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對于紙張的消耗是巨大的，而且還需要一些基本的材料以及相應(yīng)設(shè)備，這是一筆巨大的支出。除此之外，對這些紙質(zhì)檔案的保存也需要占用很大的空間。而現(xiàn)在電子檔案管理將這些資料整合到了電腦上，將原先的紙質(zhì)檔案通過圖片的方式進(jìn)行保存，減少了空間的浪費(fèi)。而且在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，只需要通過搜索就可以找到，降低了人員的消耗。

2.增強(qiáng)了檔案的安全性

原先的紙質(zhì)檔案中，紙張很容易受到外界的影響，如天氣降溫導(dǎo)致檔案的存放空間變得潮濕，也使得紙張受到損壞，從而造成檔案信息的丟失。而且紙質(zhì)版的檔案信息缺乏一定的保護(hù)機(jī)制，這使檔案的安全性受到一定影響?，F(xiàn)在進(jìn)行了電子檔案管理，就不用擔(dān)心檔案因?yàn)榄h(huán)境變化而出現(xiàn)損壞，而且互聯(lián)網(wǎng)可以將檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，如設(shè)置一些管理權(quán)限，這樣在一定程度上保障了檔案信息的安全性。

管理特點(diǎn)

1.提高對信息的處理效率

電子檔案可以自動(dòng)進(jìn)行文字、圖片的識(shí)別，將這些信息導(dǎo)入到電腦中，就能將信息進(jìn)行高效率處理，減少了人工整理出現(xiàn)問題的情況，使檔案管理的工作效率得到了提高。

2.方便查閱

相較于紙質(zhì)檔案的查找來講，電子檔案在輸入電腦的同時(shí)就生成了自己的搜索功能，在人們需要進(jìn)行檔案的查閱時(shí)，只需要在電腦上進(jìn)行搜索就可以找到，加快了人們查閱檔案的速度。

3.更好地保存檔案信息

電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)，只需要將輸入好的信息進(jìn)行保存就可以了，對于保存環(huán)境沒有太多的要求，而且在電腦上進(jìn)行保存，可以建立副本進(jìn)行二次保存，解決了檔案丟失的問題。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題

制度不完善

對于現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的電子檔案管理來講，在工作的過程中缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致在工作的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種問題。首先是單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員對于電子檔案管理不夠重視，在建立管理制度時(shí)不夠上心，導(dǎo)致建立出的制度在運(yùn)用時(shí)不夠全面，如對一些工作人員的職責(zé)沒有進(jìn)行明確規(guī)定，導(dǎo)致工作人員在工作時(shí)并不清楚自己的工作內(nèi)容，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)嚴(yán)重降低了工作的效率。而且這些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，沒有進(jìn)行合理分類，只是籠統(tǒng)地將所有人員的檔案在電腦上進(jìn)行了錄入，加大了工作人員的任務(wù)量，如果電腦的配置不夠好，甚至還會(huì)出現(xiàn)人員檔案混亂的現(xiàn)象，這對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是極為不利的。針對這種現(xiàn)象，就要及時(shí)對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善，促進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

操作不規(guī)范

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，在對檔案管理方法變動(dòng)時(shí)，負(fù)責(zé)檔案管理的人員并沒有發(fā)生變動(dòng)，使的這些管理人員直接從原先的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子檔案管理[ 1 ]。對于這些管理人員來講，他們本身對于這種變動(dòng)后的管理方法的接受程度就不高，而且進(jìn)行檔案管理的人員基本上年齡都偏大，在學(xué)習(xí)新方法時(shí)比較困難，他們對于電子設(shè)備并沒有太高的敏感度，在進(jìn)行操作時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。首先，這些管理人員在進(jìn)行電子檔案管理的學(xué)習(xí)時(shí)，本身就對這些電子設(shè)備存在排斥心理，而且他們的記憶力也有所下降，在進(jìn)行學(xué)習(xí)時(shí)經(jīng)常會(huì)發(fā)生剛學(xué)會(huì)新的知識(shí)就會(huì)把之前學(xué)過的知識(shí)忘記的現(xiàn)象；在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于他們在進(jìn)行學(xué)習(xí)時(shí)記憶不全面，在進(jìn)行實(shí)踐使用時(shí)就更容易出現(xiàn)問題，比如在進(jìn)行信息錄入時(shí)，好不容易錄入了大部分人員信息，但是在關(guān)閉電腦時(shí)忘記保存，導(dǎo)致自己的所有努力都白費(fèi)。

安全性不夠

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員來講，保證人員檔案安全是一件至關(guān)重要的事情，一旦他們的檔案安全性出現(xiàn)了問題，就會(huì)導(dǎo)致這些工作人員的檔案被泄露出去，造成嚴(yán)重的后果，甚至?xí)业陌l(fā)展造成一定的影響。現(xiàn)在社會(huì)上的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度過快，一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高超的黑客也緊跟著出現(xiàn)，同樣，這些黑客的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在跟著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展，嚴(yán)重影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理的安全性。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，很多操作都是需要在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下進(jìn)行的，而在這個(gè)過程中就很容易受到外來人員的入侵，導(dǎo)致相關(guān)人員的信息被竊取，進(jìn)而使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的信息被泄露。對于電子檔案管理的安全性問題，需要及時(shí)解決，嚴(yán)重的話甚至?xí)绊懙絿业姆€(wěn)定發(fā)展。

人員素質(zhì)弱

在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，管理人員的自身素質(zhì)也影響著電子檔案管理的質(zhì)量。如果管理人員在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，缺乏相應(yīng)的素質(zhì)，或者是管理人員的素質(zhì)較低時(shí)，都會(huì)降低電子檔案管理的質(zhì)量，減弱管理人員的工作效率。而且根據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)在我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的工作人員的自身素質(zhì)基本上都處于一種亟待提高的狀態(tài)[ 2 ]。除了這些管理人員的自身素質(zhì)外，他們的管理能力也是一大重點(diǎn)。有些工作人員在電子檔案管理工作中遇到一些較為困難的操作時(shí)縱然想要將工作做好，但是卻不具備做好這件工作的能力，導(dǎo)致這些人在工作時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種操作失誤的現(xiàn)象，使電子檔案管理的工作效率直線降低。甚至有的工作人員自身的工作意識(shí)原本就不強(qiáng)烈，在進(jìn)行工作時(shí)存在一種“得過且過”的心態(tài)，在工作時(shí)不夠上心，導(dǎo)致工作出現(xiàn)問題。

提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理的方法

完善管理制度

想要提升電子檔案管理的方法，首先需要將電子檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善。在完善制度時(shí)，要與單位的實(shí)際發(fā)展情況充分結(jié)合，保證制定出的制度是切實(shí)可行的，可以讓工作人員進(jìn)行充分落實(shí)的。然后在制定管理制度的內(nèi)容時(shí)，需要明確管理人員的工作內(nèi)容，將管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行清晰地展現(xiàn)，促使管理人員在工作時(shí)知道自己的任務(wù)是什么，保證電子檔案管理工作的順利進(jìn)行以及提高管理工作完成的效率[ 3 ]。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位也可以針對電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，明確檔案管理工作的每一道流程，并且明確每一道工序的要求，讓管理人員在工作時(shí)可以有參考的依據(jù)，保證電子檔案管理具有一定的規(guī)范化與制度化。除了這些管理方法上的制度外，也要對管理人員進(jìn)行一些約束，建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，負(fù)責(zé)監(jiān)督管理人員的工作，制約管理人員的權(quán)力，這在一定程度上保障了電子檔案的準(zhǔn)確性，也能提高管理人員的工作效率。通過完善管理制度，可以將電子檔案管理的工作變得更加程序化，促進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

加強(qiáng)安全管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案的安全性一直是備受關(guān)注的話題，想要將電子檔案的安全性能進(jìn)行提升，首先要將相應(yīng)的管理制度進(jìn)行完善，從根本上保證電子檔案的準(zhǔn)確性，除過這個(gè)方法之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要加大對電子檔案安全性的重視力度[ 4 ]。

先就電腦設(shè)備來講，單位要加大對于設(shè)備的保障力度，對于電腦里面的電子檔案管理系統(tǒng)，需要進(jìn)行不定期的檢查與維護(hù)，并施加一些安全措施，像防火墻；對于電腦的相關(guān)服務(wù)器來講，單位需要進(jìn)行定期的系統(tǒng)維護(hù)，檢查線路的安全性，防止因?yàn)檫@些硬件出現(xiàn)問題而使得電子檔案受到影響；對于電子檔案管理系統(tǒng)來講，單位需要設(shè)置一些管理權(quán)限，只有管理人員可以進(jìn)行檔案查詢，禁止外來用戶進(jìn)行查閱，并且要不定期地進(jìn)行檢查，查看權(quán)限是否出現(xiàn)問題；對于網(wǎng)絡(luò)來講，在上網(wǎng)時(shí)需要用指定的瀏覽器，并對這個(gè)瀏覽器進(jìn)行專業(yè)的病毒查殺，以及后臺(tái)設(shè)備的監(jiān)控。

除了對這些設(shè)備的管控之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要聘用一些專業(yè)人才，用來加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全性，并且對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不定時(shí)升級(jí)，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。通過這樣的方式使電子檔案管理的安全性得到一定的保障。

強(qiáng)化操作管理

想要保證電子檔案管理的順利進(jìn)行，對于管理人員也有一定的要求。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，最主要的就是在電腦上進(jìn)行一系列操作，在這個(gè)過程中，就需要管理人員對電腦有一定的了解[ 5 ]。

對于之前紙質(zhì)檔案管理的人員來講，他們對于這種電子化的設(shè)備沒有太多的了解，針對他們的情況，單位可以組織他們進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并進(jìn)行相應(yīng)的考核，只有考核通過的人才可以繼續(xù)進(jìn)行電子檔案管理，而考核沒有通過的人就可以將他們轉(zhuǎn)到其他的崗位上。

除了這種方法外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要對外進(jìn)行人員的擴(kuò)招，將電子檔案管理的人員進(jìn)行填充。在進(jìn)行擴(kuò)招時(shí)，需要對人員進(jìn)行全方面的考察，要考察他們是否熟悉檔案管理的一系列操作流程，在對電腦的運(yùn)用上是否足夠的熟練，檢測他們對于信息是否具有一定的敏感度，最重要的是檢查這些人員的自身素質(zhì)與道德水平是否達(dá)標(biāo)。

通過層層的篩選，可以將真正有能力的人員進(jìn)行聘用，將電子檔案管理的人員進(jìn)行擴(kuò)增，擴(kuò)大電子檔案管理的規(guī)模。通過這種專業(yè)人才的選擇，可以保證管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)的操作準(zhǔn)確性，減少了錯(cuò)誤返工現(xiàn)象的出現(xiàn)，大大提升了電子檔案管理的效率。

提高人員素質(zhì)

在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，除了要加強(qiáng)管理人員的操作能力，對于管理人員的素質(zhì)也要有一定的要求。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人員的招聘時(shí)就要先對管理人員的素質(zhì)進(jìn)行一定的考核，在保證素質(zhì)合格的前提下再進(jìn)行其他方面的考驗(yàn)；然后，在將管理人員招聘進(jìn)來后，也要對這些管理人員進(jìn)行不定期培訓(xùn)，既要培訓(xùn)他們的相關(guān)操作技能，也要將這些管理人員的素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)與提升。在日常的工作中，單位也要不定期地組織一些活動(dòng)，比如，邀請一些知名人士來開講座，讓員工參與到講座中，學(xué)習(xí)講師身上的素質(zhì)，進(jìn)而使自己的個(gè)人素養(yǎng)也得到提升。除過這些個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要注重提升員工的思想覺悟，提高工作人員的思想水平，保證他們在工作時(shí)可以堅(jiān)守一顆正能量的心[ 6 ]。通過種種方法提高管理人員的素質(zhì)，可以促使他們在進(jìn)行電子檔案管理和信息篩選時(shí)更加得心應(yīng)手，這在一定程度上也保證了機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工電子檔案的準(zhǔn)確性，降低了差錯(cuò)率，既讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理得到了一定的發(fā)展，也在一定程度上促進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步。

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用電子檔案管理，可以使檔案管理更加輕松化，在進(jìn)行檔案的查找以及修改時(shí)，更加方便快捷。雖然現(xiàn)在單位中的電子檔案管理仍舊存在一些問題，但是針對這些問題進(jìn)行一系列改進(jìn)后，如將管理制度進(jìn)行完善，將管理人員的操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)對于電子檔案的安全化管理等，可以將這些問題進(jìn)行很好地解決。對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案的管理方法的改進(jìn)，可以有效地提高檔案管理的效果，在一定程度上推動(dòng)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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