信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

沈魯

在我國，事業(yè)單位有著重要的地位，與民眾的生產生活息息相關，因而各項工作的開展將牽涉較多的檔案資源。若對其進行科學管理，事業(yè)單位后續(xù)工作的進行將相對順利，決策水平也會更上一層樓[ 1 ]。目前，信息技術對檔案管理的重要性已逐漸凸顯出來，事業(yè)單位正因意識到這點，隨后便開展了相應的探索及實踐。然而在傳統(tǒng)發(fā)展管理理念的影響下，其中的問題也漸漸凸顯出來，要求事業(yè)單位在融合檔案管理及信息技術的過程中，必須加以創(chuàng)新，才能取得理想效果。

現(xiàn)代化信息技術

概述

在新時期背景下，網絡技術也迎來發(fā)展的黃金時期，我國計算機在短時間內便達到當前的技術水平，且在民眾生活中占據著重要地位，影響著人們的學習、工作及生活方式。

為提升數據的計算速度，通信技術及應用計算機科學的“綜合體”信息技術便隨之問世，同時也能起到高效處理信息的效果。據了解，微電子技術及軟件技術都屬于信息技術范疇，對生產實踐有著重大意義。在國家科學技術發(fā)展的過程中，離不開微電子技術的支持，尤其是對綜合實力的提升有著直接影響。長此以往，其集成度、性能、成本等，都將產生明顯變化，未來道路十分廣闊；相較之下，與經濟發(fā)展息息相關的便是軟件技術，甚至可視為信息技術發(fā)展的堅強后盾，后續(xù)的開發(fā)應用將決定信息技術的成敗。事業(yè)單位若想免于被社會“淘汰”的命運，就必須提高工作效率，而決定性因素便是信息技術。因此，相應的創(chuàng)新實踐必須提上日程，加之人才及充足空間、時間的輔助，事業(yè)單位將在應用信息技術階段取得新突破。

人們的生活與信息技術間往往有著密切聯(lián)系，信息技術的發(fā)展能直接縮減事業(yè)單位開展工作的時間。當前，信息化的發(fā)展速度正逐漸加快，而后會吸引更多工作單位引進現(xiàn)代化信息技術，最終為我國經濟發(fā)展奠定基礎。

優(yōu)勢

1.操作便利，易于學習

通常，若想將傳統(tǒng)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，就需借助信息技術的優(yōu)勢。在此環(huán)節(jié)，工作人員只需進行簡單學習，便可獨自操作[ 2 ]。如此一來，可利用程序設置，自動歸納、記錄電子檔案，彰顯其簡潔、便利特征，例如：自動檢索文檔、實現(xiàn)網絡共享等。而后，事業(yè)單位的辦事效率將明顯提升，在檔案管理工作中的耗時也將縮短，達到節(jié)省開支的目的。

2.調整事業(yè)單位結構

傳統(tǒng)事業(yè)單位的管理難度主要體現(xiàn)在：人員及職位數量多，這也是導致在事業(yè)單位財政支出中工作人員工資占比較大的原因。如果使用計算機替換人工，不僅能快速完成各類瑣碎工作，包括：歸納、錄入及識錯等，將工作人員解放出來，還能起到優(yōu)化單位結構的效果。經過一段時間的實踐后，事業(yè)單位的服務效率將會大大提高，也增加了群眾的滿意度。

3.提高安全性

檔案室環(huán)境是以往事業(yè)單位開展檔案管理工作的關注焦點。只有在低溫干燥狀態(tài)下，并做好防蚊舉措，才能有效避免檔案出現(xiàn)潮濕、發(fā)霉、高溫自燃及蟲蛀狀況，以此減少對檔案的危害。另外，事業(yè)單位偶爾會面臨搬遷情況，因而極容易丟失檔案，甚至泄密。針對上述現(xiàn)象，信息技術往往能展現(xiàn)獨特優(yōu)勢，例如：對檔案進行轉化，而后上傳至云端儲存、備份，且能隨時隨地自行下載，最終提升檔案的安全性。

信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的具體應用

云儲存和備份

在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息技術嶄露頭角的第一步便是通過人工錄入或掃描渠道，完成紙質文件到電子文件的轉變，而后輸入計算機系統(tǒng)進行備份和保存。在大數據時代背景下，越來越多領域開始注意到大數據技術的優(yōu)勢，并將其不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。如果將大數據與檔案管理結合起來，原本的紙質文件將變?yōu)殡娮訑底只畔ⅲ瑑Υ娴攸c則為云端，以便更好地管理檔案，更新工作人員的認知，提升檔案管理工作的整體效率，為事業(yè)單位減少不必要的麻煩。

憑借計算機程序進行管理

計算機技術的優(yōu)勢已為現(xiàn)代社會廣泛關注的對象，且有關專業(yè)程序也會應用到檔案管理工作中。若將該程序繼續(xù)優(yōu)化，將能起到提高檔案信息調出速度、降低人工接觸檔案概率及避免泄露信息的作用，以此確保檔案資料的完整性、安全性。因此，工作人員必須具備高素養(yǎng)，事業(yè)單位也要重視人員培訓及設備改進，才能真正體現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

共享管理云技術

現(xiàn)階段，共享管理云技術已相對成熟、完善，加之科學技術飛速發(fā)展的影響，云端傳送的方式便突破限制，且更便于操作。在事業(yè)單位進行檔案管理的過程中，云終端的重要性不言而喻，若得到妥善應用，檔案管理工作將能實現(xiàn)內部檔案及時共享，完成管理方式的轉變?？梢?，構建起全國范圍內的檔案數據庫并非難事。在云終端的良好作用下，即便單位不同，也可實現(xiàn)信息的上傳、下載。但需注意，本地政府部門應加強信息維護工作，以免發(fā)生信息的外泄情況[ 8 ]。最終，互聯(lián)網與事業(yè)單位檔案管理工作將相輔相成，共同致力于提升我國檔案管理的整體水平。

事業(yè)單位檔案管理工作中應用信息技術存在的問題缺乏牢固的檔案管理信息化基礎

為凸顯將信息技術應用到事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢，就必須構建完善的檔案管理信息化基礎，才能實現(xiàn)最終目標。隨著信息時代來臨，落實檔案管理信息化工作已為大多數事業(yè)單位所重視，相關投入也逐漸加大。但我國信息技術起步較晚，還需不斷努力。另外，在事業(yè)單位檔案管理信息化中，監(jiān)管工作有著舉足輕重的地位，但卻未能引起各方重視，以至于相應的管理及監(jiān)督事項有待完善，信息化基礎稍顯不足。

檔案管理安全風險較高

信息技術的技術優(yōu)勢往往是事業(yè)單位檔案管理工作最為看重的，可為相關工作的開展提供便利。在信息化管理模式的影響下，信息網絡系統(tǒng)已成為進行檔案管理工作的專用渠道，一旦存在安全隱患，檔案資料便會丟失或泄露。若合理運用信息技術，將能最大程度保障信息的安全性。但是，若事業(yè)單位不具備充足的實力，將難以落實網絡安全防護工作，進而給予外界危險因素可乘之機，給事業(yè)單位造成嚴重損失。

缺乏完善的檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理工作若想在應用信息技術時不出現(xiàn)破綻，就必須建立起全面的檔案管理體系，以此保障后續(xù)事項能有序、高效進行。但大部分事業(yè)單位對此并未在意，以至于在缺失制度管束的環(huán)境中，檔案管理人員愈加肆無忌憚，最終成為不規(guī)范現(xiàn)象存在的誘因。

檔案管理理念落后

當前，在面臨檔案管理事務時，仍存在事業(yè)單位堅持以傳統(tǒng)思想觀念對待的現(xiàn)象，甚至聘用高齡者來節(jié)省用工成本。此類人員往往難以接受新鮮事物、執(zhí)著于使用紙質檔案且不重視信息技術，因而無法發(fā)揮出信息技術在檔案管理中的應用效果。隨著時間推移，人工在處理檔案管理工作期間，將可能出現(xiàn)數據錯漏及信息失真的狀況，進而給單位造成無法挽回的損失。

管理隊伍素質較低

傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，往往將側重點放在看管各類資料上，并未真正地意識到其所發(fā)揮的功效。所以，事業(yè)單位各項工作的開展也逐漸受到缺乏高素質人才、未組建起專業(yè)檔案管理隊伍的影響[ 4 ]。同時，事業(yè)單位在進行人員招聘期間，并未制定詳細的聘用標準，即使有，也未能落實，進而導致招聘的檔案管理人員之間的能力有較大差距。針對現(xiàn)有的檔案管理人才模式，事業(yè)單位的培訓制度存在明顯缺陷，因而其專業(yè)素養(yǎng)始終難以提升，對于檔案管理工作的發(fā)展有害無益。

協(xié)調信息技術應用與事業(yè)單位檔案管理工作的舉措

為降低安全風險需完善信息安全監(jiān)管系統(tǒng)

1.病毒防護

目前，我國的事業(yè)單位檔案管理信息化環(huán)節(jié)仍存在一些問題，所以在建設過程中，各單位應首先構建起完善的信息安全監(jiān)管系統(tǒng)，重點對病毒進行防護，以免受到病毒攻擊，損害檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.網絡加密

事業(yè)單位檔案不僅數量較多，類型也千差萬別，稍有不慎便會出現(xiàn)問題，甚至可能降低整個檔案管理水平。網絡加密是信息安全監(jiān)管環(huán)節(jié)的重點所在，在應用過程中將起到保護檔案資料、數據及傳輸途徑的作用。據悉，端到端加密、節(jié)點加密等，都是網絡加密的主要方式。

3.控制上網行為

對檔案管理信息化系統(tǒng)而言，非法訪問也會對其造成嚴重影響。所以，待系統(tǒng)建設完成后，事業(yè)單位應從根源把關入網權限，嚴格規(guī)范和管理上網行為，并通過設置口令、密碼等舉措對系統(tǒng)中的重要文件和數據進行保護，以免出現(xiàn)惡意入侵現(xiàn)象。

為提升事業(yè)單位溝通的質量和效率，應及時對軟件進行更新

信息技術若想在檔案管理工作中發(fā)揮出良好效果，往往離不開相應輔助軟件的支持。所以，事業(yè)單位必須意識到這點，定期維護及更新軟件，為獲取長遠利益而專注于系統(tǒng)功能的改進事項。如此，事業(yè)單位內部網絡系統(tǒng)便可在數據服務器的郵件抄送和轉發(fā)下，儲存、管理各類檔案信息、數據，并確保其完整及準確性。例如：部分事業(yè)單位會將檔案軟件歸納到辦公軟件范疇，進而為檔案管理工作的開展提供便利，再通過維護、更新等手段，更好的完成數據檔案管理工作，且保障其有序性、規(guī)范性。另外，公文、檔案的存儲、收發(fā)等“任務”，都將在經過維護、更新的軟件的影響下，更高效地完成，最終實現(xiàn)整合檔案的目標。

建設檔案信息數據庫

建設檔案信息資源庫，是事業(yè)單位應用信息技術階段的首要任務，以此更便捷、迅速地對全部檔案資源進行集成、整合。但就我國的實際狀況來看，大部分事業(yè)單位都對此尤為重視，且數據庫及電子系統(tǒng)二者都能起到維護檔案資源完整性、共享性的作用。另外，事業(yè)單位在開展各項工作時，每個部門都能利用該優(yōu)勢，便捷、快速地獲取信息，進而統(tǒng)一步調，共同為提升事業(yè)單位工作效率而奮斗。

檔案信息數據庫所涉及的內容較多，具體包括：存檔時間、檔案類型及檔案信息規(guī)格等。為使信息更加準確、全面，就必須指派專人和管理機構負責數據庫，并對各類檔案信息及時更新。在信息技術快速發(fā)展的今天，可供選擇以建設信息數據庫的信息技術種類越來越多，事業(yè)單位應第一時間意識到此種變化，擇定先進的信息技術以保障數據庫建設的安全性和完善性，進而提升數據庫的信息水平。

組建起高素質的檔案管理隊伍

加大投資力度是保障事業(yè)單位所組建的檔案管理人才隊伍具備高素質的關鍵點，具體表現(xiàn)為：聘請的人才較為專業(yè)，不僅是在專業(yè)素養(yǎng)方面，同時也體現(xiàn)為極強的信息技術應用能力[ 6 ]。如此，信息技術才能更好地融入檔案管理工作中，并發(fā)揮實際價值，助力相關工作質量及效率的提升。另外，檔案管理人員應在事業(yè)單位提供的良好條件下，定期通過培訓提升自身能力，包括但不限于信息技術應用。一段時間后，其技能及知識儲備等，都將得到改善，在開展事業(yè)單位檔案管理工作時也能做出更大貢獻。

嚴格落實檔案管理制度

事業(yè)單位應遵照國家相關規(guī)定制定并完善檔案管理制度，利用培訓的優(yōu)勢協(xié)助工作人員樹立正確檔案管理觀念。與此同時，必須合理運用現(xiàn)代信息技術，借此規(guī)范各人員的言行舉止，使后續(xù)工作的開展具備標準化特征，進而更好地服務于民。而檔案管理工作的層次性也將逐漸凸顯出來，一旦出現(xiàn)問題便能及時覺察，促進有效解決舉措的制定。就事業(yè)單位來看，對檔案管理工作進行監(jiān)督尤為必要，甚至可建立起全面的考核制度，將人員的工作與薪資聯(lián)系在一起，方能激發(fā)其工作積極性，提升檔案管理的效率。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理是對信息進行歸納整合，因而工作量較大。為避免出現(xiàn)管理水平降低的情況，事業(yè)單位應將合理運用信息技術，并作為日常工作的重點，加快與檔案管理的融合步伐，才能免受傳統(tǒng)檔案管理模式的困擾，體現(xiàn)其信息化特征。如此，事業(yè)單位的檔案管理工作將更順利、高效地開展，意義重大。

參考文獻

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