新形勢下電子人事檔案在人力資源管理中的作用

王杏如

在人力資源管理工作中，人事檔案管理是重要的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理模式中，人事檔案的形成多采用手寫記錄方式，以紙質(zhì)檔案為主，這種類型的檔案具有一定的管理難度，主要體現(xiàn)在檔案的保存方面。在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的過程中，除了保存以外，還需要對其采取一定的保護(hù)措施，如防蟲、防火和防潮等。在此期間稍有不慎，就會導(dǎo)致人事檔案丟失或損壞，一旦發(fā)生檔案丟失的情況，就會進(jìn)一步增加人力資源管理的難度，導(dǎo)致其工作效率的下降，從而給企業(yè)或單位造成較大的損失。由此可見，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在管理性能方面的不足，在現(xiàn)代人力資源管理工作中已無法滿足其要求和發(fā)展的需求。因此，在新形勢的人力資源管理工作中，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)下發(fā)展的需求，亟待優(yōu)化。

目前，我國無論是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，還是科技水平，均處于世界領(lǐng)先地位，推動了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，其應(yīng)用基本普及。自此之后人力資源管理中對于電子人事檔案的應(yīng)用愈加廣泛，其優(yōu)勢和發(fā)揮的作用被廣泛認(rèn)可，而備受青睞。在實際應(yīng)用中相關(guān)信息的記錄主要采用電子版形式，具有一定的便利性。不僅促進(jìn)了檔案管理工作的穩(wěn)定性，還提高了其安全性，對人力資源管理工作效率的提高有著重要作用，而且電子檔案的應(yīng)用還可以作為人才優(yōu)選的主要依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

新形勢下人力資源管理中電子人事檔案的重要作用

有利于促進(jìn)人力資源管理效率，并降低工作難度

人力資源管理工作的主要內(nèi)容是圍繞著人進(jìn)行相關(guān)工作的開展，所以在人事檔案管理中應(yīng)堅持“以人為本”的原則，新形勢下電子人事檔案的應(yīng)用也不例外。對該項工作加強(qiáng)管理，有利于優(yōu)化人才選擇工作，從而為企業(yè)收獲更多的復(fù)合型人才，有利于建立更加專業(yè)且素質(zhì)超高的人才隊伍，同時對工作人員的潛能的激發(fā)具有一定的作用，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高有良好的促進(jìn)作用，企業(yè)的事業(yè)也會得到快速發(fā)展。

以往所使用的傳統(tǒng)人事檔案管理工作，主要以紙質(zhì)檔案為主，由于其保存難度較高，所以日常工作中檔案的調(diào)取和收發(fā)需要十分謹(jǐn)慎，當(dāng)人事檔案調(diào)取后采用快遞的方法完成傳遞，一旦丟失就會對人力資源管理帶來較大的影響，直接降低人力資源管理工作質(zhì)量。而電子人事檔案管理的應(yīng)用，有效規(guī)避了這一現(xiàn)象的發(fā)生，其數(shù)據(jù)保存方法主要采取信息化模式，相關(guān)資料的傳輸可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，同時檔案內(nèi)容可進(jìn)行完整備份，以避免檔案丟失的情況發(fā)生，管理效率也得到大大提升。

另外，電子人事檔案的管理，可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行，降低了管理方面的難度。這種人事檔案管理的方法，提高了檔案管理的整體質(zhì)量，無論是相關(guān)資料的記錄方式，還是保存方法均得到了較大的改善。此外，傳統(tǒng)人事檔案的管理模式中，紙質(zhì)檔案的保存需要較大的空間，檔案保存室空間有限，當(dāng)其空間無法滿足人事檔案保存時，往往會放置在其他地方加以保管，久而久之難免會忘記，導(dǎo)致資料丟失。還有些工作人員進(jìn)行檔案保存時，由于空間不足而放棄保存，這些均會增加人事檔案丟失的風(fēng)險。

電子人事檔案的應(yīng)用，可將相關(guān)資料及信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化保存，并通過電子形式進(jìn)行查閱，促進(jìn)了人力資源信息管理的全面性，這有利于提高員工的整體待遇，并完善企業(yè)的體系，對企業(yè)的發(fā)展有著積極作用。電子人事檔案的保存主要依靠計算機(jī)技術(shù)完成，隨著該技術(shù)的發(fā)展，其內(nèi)存逐漸擴(kuò)大，能夠保存的數(shù)據(jù)越來越多，也有利于提高電子人事檔案管理的精細(xì)化，為人力資源工作質(zhì)量的提高奠定了良好的基礎(chǔ)。

人力資源管理成本得到合理控制，節(jié)省人力資源

以往所使用的人力資源管理模式較為傳統(tǒng)，由于人事檔案多采用紙質(zhì)方式進(jìn)行保存，其管理的主要內(nèi)容是檔案的收集、分類及篩查等，這些工作完全依靠人工完成，想要保證工作的順利開展，對人力資源的需求較大。然而新形勢下，電子人事檔案管理的應(yīng)用逐漸廣泛，其工作的開展需要依靠計算機(jī)軟件及相關(guān)技術(shù)完成。通過信息化的處理方法對人力資源相關(guān)當(dāng)納進(jìn)行分類和處理，在檔案分類的過程中，能夠提高其準(zhǔn)確性，同時人事檔案的調(diào)取工作可采用計算機(jī)軟件進(jìn)行檢索后調(diào)取，從而優(yōu)化了管理操作的流程。通過電子人事檔案的應(yīng)用，有利于減少人力資源的投入，也可節(jié)約資源，從而大大縮減了人力資源管理工作中的成本投入，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高有著積極作用。

電子人事檔案具有全面性，有利于提高整體效益

與傳統(tǒng)人事檔案管理工作相比，電子人事檔案管理工作更具科學(xué)性，有利于促進(jìn)人力資源管理工作的順利開展。同時采用電子檔案管理方式，還能夠?qū)Ω鱾€員工的特點進(jìn)行分析，促進(jìn)了人力資源工作的全面性，可將其作為人才選拔的重要根據(jù)。

新形勢下，人力資源管理工作要求越來越高，此時使用電子人事檔案，能夠使人力資源管理工作的需求得到滿足，而且在人才需求管理方面，電子人事檔案的應(yīng)用更具合理性和科學(xué)性，使相關(guān)工作的開展更加規(guī)范。在人力資源管理工作中，工作安排的合理性和規(guī)范性是提高工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，而電子人事檔案的應(yīng)用具有促進(jìn)作用。在實際管理中，依據(jù)單位對人才的具體需求，以及單位崗位的區(qū)別，對人力資源進(jìn)行合理安排，保證各個職位安排的合理性，使員工的特長得到全面發(fā)揮，提高各個崗位的工作質(zhì)量，從而創(chuàng)造出更大的價值，促進(jìn)單位健康長效地發(fā)展。

有利于為企業(yè)相關(guān)決策提供依據(jù)

在企業(yè)中人力資源管理是不可缺少的重要管理部分，其在工作中對企業(yè)決策有一定的影響。然而在人力資源管理質(zhì)量中人力資源管理部門中的人事電子檔案與之有著密切的聯(lián)系，甚至影響管理質(zhì)量的高低，同時電子人事檔案也會直接影響到企業(yè)員工之間的關(guān)系和凝聚力。企業(yè)員工利益和企業(yè)的發(fā)展是企業(yè)決策的出發(fā)點，此時加強(qiáng)對電子人事檔案的重視，能夠深入了解員工的特點，從而在決策中起到引導(dǎo)作用。

在新形勢下人力資源管理中電子人事檔案管理的發(fā)展措施

對人力資源管理人員的素質(zhì)進(jìn)行全面提升

人力資源管理工作在社會高速發(fā)展的過程中，發(fā)生了較大的變化，想要使其符合新形勢下的要求，就必須對管理工作加以完善，尤其是相關(guān)資料的整理和歸納中要保證其完整性。同時在人事檔案管理的過程中，要做好人才信息的完善統(tǒng)計，并做好相關(guān)記錄，加以分析后為其安排合理的工作崗位。從事人力資源管理工作的相關(guān)人員是保證該項工作質(zhì)量提高的重要基礎(chǔ)，因此相關(guān)單位應(yīng)該重視人力資源人才隊伍的建設(shè)，并保證其完整性。

單位應(yīng)該定期組織人力資源管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)，在此期間重點培養(yǎng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平，使其綜合素質(zhì)得到顯著提高，從而實現(xiàn)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，保證新形勢下，電子人事檔案在人力資源管理工作中更加完善。另外，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)還要注重工作人員對電子檔案管理工作流程進(jìn)行充分的掌握，并熟練應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，從而在檔案的登記、修改以及信息傳輸中發(fā)揮作用，使該項工作的開展更加順利，提高各項操作環(huán)節(jié)的效率。

工作人員是否能夠熟練掌握計算機(jī)操作技術(shù)及安全操作規(guī)則，是保證上述工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，所以工作人員必須通過培訓(xùn)全面了解相關(guān)知識，并保證能夠在日常工作中合理應(yīng)用。從而使人力資源管理工作中電子人事檔案管理的完善性，保證其穩(wěn)定性。想要提高人力資源管理的有效性，并促進(jìn)電子檔案資料的利用率，就必須重視管理人才隊伍的建設(shè)，并采用合理的管理方法。所以，除了定期組織相關(guān)培訓(xùn)外，工作人員可自由選擇時間進(jìn)行培訓(xùn)，并自主決定培訓(xùn)的內(nèi)容，從而對管理人員工作的欠缺之處，加以補(bǔ)充和完善。

為了進(jìn)一步吸納人才，可在招聘的過程中選擇復(fù)合型人才，將其安排在人力資源管理崗位，完善人力資源人才隊伍的建設(shè)。與此同時，鼓勵從事人力資源管理的工作人員互相交流，從而學(xué)會取長補(bǔ)短，使其不斷提高對自己的要求，保證符合人力資源管理崗位的要求，促進(jìn)電子人事檔案的完善性，使其電子化效果更加突出。

加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)促進(jìn)電子檔案管理體系的完善

隨著社會的快速發(fā)展，人力資源管理工作的形式也在更新。在此背景下，人力資源管理工作中電子人事檔案管理工作，需要明確工作的重心，并以此為導(dǎo)向完成相關(guān)工作，即在實際工作中，不斷對管理工作的特點進(jìn)行深入了解。例如，電子人事檔案的應(yīng)用在人事資料收集中，需要相關(guān)工作人員對單位的需求進(jìn)行充分了解，充分掌握單位對人才類型的要求和需求，并了解相關(guān)人員對工作崗位的要求。以此為基礎(chǔ)開展電子人事檔案管理工作，從而促進(jìn)工作體系的完善性，保證人力資源管理工作中，電子人事檔案的作用得到全面發(fā)揮。

在人力資源管理工作中，電子人事檔案管理質(zhì)量的高低受到多種因素的影響，其與硬件設(shè)備之間有著密切的聯(lián)系，良好的硬件設(shè)備有利于提高工作效率和管理質(zhì)量，同時還能夠在相關(guān)資料收集、檢索和存儲中保證運行的安全性和有效性，因而在實際工作中要注重硬件設(shè)備的投入。

此外，為了進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案發(fā)揮更大作用，從事人力資源管理工作的相關(guān)人員，需要充分地了解單位發(fā)展的具體要求，熟練掌握單位的管理制度及相關(guān)流程，以此為基礎(chǔ)對電子人事檔案管理體系進(jìn)行完善，并加以推廣和應(yīng)用，進(jìn)一步提高電子人事檔案的作用發(fā)揮，使其發(fā)展更加順利。

對人力資源工作模式從根本上扭轉(zhuǎn)

以往人力資源管理工作中對人事檔案的管理主要采用紙質(zhì)管理方法，對于相關(guān)資料的記錄主要以錄音、手記和照片為主，由于上述內(nèi)容具有較高的保存條件要求，而且繁瑣的資料保存或相關(guān)內(nèi)容的檢索，需要較大的人力，而且極易發(fā)生資料丟失的情況，這不利于企業(yè)的發(fā)展，甚至造成更大的影響。因此，在進(jìn)行人力資源管理的過程中，需要對管理模式進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，積極構(gòu)建電子人事檔案管理模式，并將其進(jìn)行優(yōu)化。在實際應(yīng)用中要將以往的人事檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案信息，利用計算機(jī)軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和錄入，實現(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案向電子人事檔案的全面轉(zhuǎn)型。電子人事檔案應(yīng)用的過程中，其所收錄的信息可重復(fù)利用和檢索，為了保證利用率和安全性，還需要建立相關(guān)信息共享的平臺，并加強(qiáng)管理，實現(xiàn)信息資源的合理應(yīng)用[ 1 0 ]。另外在人力資源檔案管理工作中之后經(jīng)期模式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，才能夠真正地適應(yīng)新形式的要求。在進(jìn)行保密文件和檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員錄入檔案信息后需要利用計算機(jī)進(jìn)行加密，同時對權(quán)限授權(quán)及身份信息驗證的方法加以管理，操作人員輸入權(quán)限驗證后，方可進(jìn)行電子檔案的相關(guān)操作，以此提高管理的安全性。除此之外，從事電子人事檔案管理工作的相關(guān)人員需要對其相關(guān)性能進(jìn)行充分了解，只有這樣才能夠真正提高管理的質(zhì)量，并促進(jìn)管理工作安全有效地運行。

綜上所述，在我國經(jīng)濟(jì)和科技水平高速發(fā)展的背景下，我國人力資源管理工作逐漸向信息化的方向發(fā)展，并取得了一些成就，這大大提高了我國人力資源管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的重要組成部分，尤其是人事檔案的管理更是重中之重，需要加強(qiáng)重視。依據(jù)新形勢的具體要求對人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新，積極融入電子人事檔案，依據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求及人才要求。通過電子人事檔案的檢索和分析，為企業(yè)發(fā)展選擇合適的人才，并通過各種合理方式提高電子人事檔案的作用，從而使人力資源管理工作符合新形勢的要求，為單位的發(fā)展提供堅實的保障。

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