新檔案法背景下高職院校檔案信息化建設路徑分析

鄒詩華

檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行數(shù)字化處理，以實現(xiàn)對檔案資源的共享、交換和檢索，從而提高檔案的使用價值。隨著社會的發(fā)展與進步，高職院校的檔案工作也在不斷改革與創(chuàng)新。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料存在著很多的弊端，因此需要對當前的檔案信息化現(xiàn)狀做出分析，并提出有效的方案來解決這些弊端，促進檔案信息化建設的進一步完善。

相關(guān)概念與理論基礎(chǔ)

信息化是指以信息網(wǎng)絡技術(shù)為基礎(chǔ)，信息技術(shù)為手段，將人類社會帶入一個嶄新的時代——數(shù)字化、信息化時代。在這個過程中，人與物的關(guān)系更為緊密，人與物的聯(lián)系更加密切，而物的屬性則是人的本性和心理需求。在檔案信息化發(fā)展過程中，檔案信息化是一種全新的管理模式，其主要特點就是將計算機技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行有效融合與利用，通過對電子文件的收集、整理、存儲等工作，實現(xiàn)信息的共享和交換，為用戶提供更加便利的服務；同時，也可以促進相關(guān)的工作人員能夠更好地完成自己的職責任務，提高自身的專業(yè)水平，從而推動整個檔案的信息化建設。

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，以及人們對物質(zhì)生活要求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案管理需求，需要對檔案的收集、整理和保管等方面進行創(chuàng)新，從而實現(xiàn)檔案資源共享。在新時期，我國各級政府、企事業(yè)單位及高校都高度重視并積極開展“互聯(lián)網(wǎng)+”的實踐活動，并取得了一定的成效，但由于受經(jīng)濟條件的制約，也出現(xiàn)了一些問題，比如：利用率低，效率低，缺乏科學的規(guī)劃；缺少專業(yè)人才，無法適應現(xiàn)代化的檔案管理工作等。這些問題也嚴重阻礙著高職院校的信息化建設。

高職院校檔案信息化建設的必要性

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在人們的生活中扮演著越來越重要的角色，檔案工作的內(nèi)容和形式都發(fā)生了巨大變化，檔案信息的采集、存儲和利用等都需要借助計算機來實現(xiàn)，因此，對檔案信息化的建設提出了更高的要求。由于現(xiàn)代化的檔案管理模式已經(jīng)形成，所以對傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文件進行整理、分類和保存是必不可少的步驟，這就使得高職院校的檔案管理工作變得更為復雜，同時也給檔案信息化建設帶來新的挑戰(zhàn)。目前上課方式發(fā)生改變，部分課程采用線上教學，迫切要求高職院校加快檔案信息化建設。

總而言之，高職院校檔案信息化建設在當前具有非常廣闊的發(fā)展前景，但是目前的情況卻不容樂觀。在實際的操作過程中，存在許多問題與不足，比如：缺乏專業(yè)的技術(shù)人員以及管理人員，這些因素都會影響高職院校檔案信息化建設的水平，從而導致其無法適應現(xiàn)代的數(shù)字化環(huán)境。

高職院校檔案信息化建設現(xiàn)狀及存在的問題分析

我國高職院校檔案信息化建設的基本狀況

目前，我國高職院校檔案信息化建設的發(fā)展還處于初級階段，檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，檔案的收集整理主要依靠人工方式進行，數(shù)字化水平滯后，檔案信息資源的開發(fā)利用較低，在很大程度上影響了高職院校的檔案管理工作。隨著社會的不斷進步，高職院校的檔案工作也要與時俱進，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的需求，需按照新檔案法的要求，依托信息化的時代背景，對檔案管理工作進行革新，以適應現(xiàn)代化的要求和趨勢。

由于計算機技術(shù)的普及和應用，信息技術(shù)存儲的電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，不僅能夠避免檔案被損壞腐蝕，而且能夠豐富存儲形式，增大存儲量，提高檔案的安全性。目前，很多高職院校將重點放在了教育教學及科研工作上，缺乏對檔案管理信息化建設的重視，在檔案信息化建設的過程中投入資金較少，檔案管理人員的信息化專業(yè)知識及技術(shù)水平有限，不能熟練運用數(shù)字化設備進行檔案管理，在實際的操作過程中存在著很多的問題與漏洞，導致檔案管理信息化建設進程緩慢。

高職院校檔案信息化建設存在的問題

我國檔案信息化建設起步較晚，在檔案信息化建設方面處于探索階段，在檔案信息化的應用上存在很多的不足和問題，主要表現(xiàn)在以下幾個層面：第一，檔案信息資源開發(fā)利用率低。隨著社會的發(fā)展和科技的進步以及計算機技術(shù)的不斷提升，人們對于檔案的利用已經(jīng)不再是單純地查看紙質(zhì)文件，而是通過網(wǎng)絡來實現(xiàn)對資料的查詢、檢索、管理等功能。但是缺乏對數(shù)字化資料的有效保護，導致大量的電子數(shù)據(jù)被泄露，造成了巨大的經(jīng)濟損失。第二，檔案信息的保密性差。目前大多數(shù)高職院校的檔案館都建立在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下，不能充分發(fā)揮出其應有的作用與價值，因此無法滿足現(xiàn)代社會的需求。第三，檔案信息的安全性較差。檔案信息資源的開發(fā)利用不夠完善，很多檔案資料都是在紙質(zhì)載體上進行記錄，而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的今天，無法實現(xiàn)對這些數(shù)據(jù)的有效存儲和保存，這就使許多文件的價值不能被充分發(fā)揮出來，這也是造成大量的檔案流失和浪費的重要原因。第四，檔案信息化建設的硬件設施不完善。在高職院校的檔案信息化建設中，檔案信息資源的開發(fā)與利用是一項系統(tǒng)工程，需要大量的人力、物力和財力，而目前我國的高職院校的檔案信息化設施還比較落后，無法滿足對檔案收集與管理的需求[ 2 ]。

新檔案法對高職院校檔案信息化建設的策略

加強檔案信息化建設

要想實現(xiàn)檔案信息化，就需要建立一個完善的檔案信息管理系統(tǒng)，這也是信息化時代的必然要求。因此，在進行檔案信息化建設的過程中，必須要加強對檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)與應用。可以通過以下幾方面來完成：第一，對現(xiàn)有的檔案管理軟件系統(tǒng)加以利用，并將其與其他的計算機網(wǎng)絡技術(shù)相結(jié)合，從而提高工作效率。第二，對原有的檔案資料數(shù)據(jù)庫進行改造，使之更加符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求，具有更多功能。第三，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件電子化處理方式，改為數(shù)字化的操作，這樣不僅能夠有效提升數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，還能為今后的檔案管理工作提供更多的便利。第四，對于一些重要的文書材料，也應該采用先進的手段來保存，保證其完整性，以便日后查找和使用。第五，在建設好的信息化環(huán)境下，還應注重對相關(guān)工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)以及專業(yè)的培訓，以促進整個行業(yè)整體水平的不斷進步。

構(gòu)建檔案信息化隊伍

高職院校檔案信息化建設需要大量的人才作為支撐，因此要建立一支高素質(zhì)的檔案信息化隊伍滿足檔案建設的需要，推動我國檔案信息化建設的進程。

高校應該加強對檔案管理人員的信息化建設培訓，使他們具備較高的信息化建設水平，在檔案管理工作中熟練地運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，提高自身的綜合實力。對現(xiàn)有的工作人員進行定期的考核評估，確保檔案管理人員的能力與崗位要求相匹配，并根據(jù)情況不斷地調(diào)整和完善?？梢酝ㄟ^引進一些具有信息化方面的專業(yè)人才，充實到檔案建設隊伍中，為高職院校的發(fā)展提供強有力的人力資源保障。高校應該堅持走出去的原則，向檔案信息化建設程度高的院校學習，為高職院校檔案信息化建設奠定堅實基礎(chǔ)。

加強對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升。一是加強政治能力建設，高度牢記政治站位，堅定為黨管檔的信念、為國守史的操守、為民服務的情懷，錘煉檔案人員忠誠、干凈、擔當?shù)恼纹犯?，著力提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力，樹立終身學習理念。二是具備較高的業(yè)務能力，了解國家的政策法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務的操作流程，熟悉檔案材料的分類、整理、保管等工作，并且具有較強的信息檢索和處理的能力。三是需要對相關(guān)的資料進行收集，并將這些數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之中，為日后的查詢提供便利。四是積極主動地參與到學院的各項活動中，及時了解學院發(fā)生的各項大事和活動，為收集第一手資料做準備。五是爭取領(lǐng)導重視，完善高職院校檔案管理人員培訓制度。學院領(lǐng)導應該重視對員工的培訓與教育，使他們能更好地學習到新的知識與經(jīng)驗，從而幫助其提升綜合素質(zhì)。六是可以通過建立獎勵機制，在年度考核、職稱晉升等方面給予適當政策，提高檔案管理人員的工作積極性，進而激發(fā)出其更多的潛能以及創(chuàng)新思維，推動檔案整體工作及信息化建設水平的提升。

提升檔案信息化能力

檔案信息化建設是一個非常復雜的過程，需要不斷改進，這就要求高職院校在檔案信息的收集和整理工作中，要有一定的專業(yè)性，這樣才能夠更好地促進高職院校的發(fā)展與進步。

進行檔案資料的搜集和處理時，要做到科學、合理，并且還要具備較高的技術(shù)水平，這就對檔案工作者的綜合素質(zhì)提出了更高的標準與挑戰(zhàn)。為了確保高職院校的檔案信息化建設質(zhì)量達到預期的目標，就要加強對相關(guān)技術(shù)人員以及管理人員的培訓力度，提高他們的管理能力，從而為實現(xiàn)這一目標奠定堅實基礎(chǔ)。可以通過建立健全網(wǎng)絡平臺，來提升數(shù)據(jù)的傳輸速度，進而保證檔案信息的及時性。加大高職院檔案管理信息化建設的資金投入，引進先進的軟硬件設施，適應快速發(fā)展的信息時代，提升自身的檔案信息化能力，滿足高職院校事業(yè)發(fā)展需要及現(xiàn)代化的社會需求。

完善檔案信息化體系

為了能夠更好地促進檔案信息化的建設工作，需要對檔案信息進行有效的構(gòu)建和完善，這就要求在檔案信息體系的構(gòu)建過程中，必須要充分利用先進的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)，將信息化的優(yōu)勢發(fā)揮到最大，不斷對檔案的內(nèi)容、格式等做出相應的改變和創(chuàng)新，從而使其具有一定的時代性，這樣才能保證檔案的有效性與完整性。

通過建立健全數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的共享性，并以此來提高檔案的管理效率，進而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務；還應該加強對數(shù)字化的建設力度，因為計算機的發(fā)展已經(jīng)成為當前社會的主流趨勢。因此，要想使得高職院校檔案信息化建設水平得到進一步的提升，就應當大力推動電子信息的建設進程，只有如此才能夠讓高職院校檔案的信息化建設有一個良好的開端；同時，也要注重對相關(guān)法律法規(guī)的制定與實施，確保其能夠切實落實到實際的應用當中，并保障其最終能夠順利地開展下去。

加強檔案的資源配置

加強檔案資源的配置工作，是實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)性工程，在進行檔案資源的配置時，要根據(jù)實際情況進行合理的分配與利用。

對現(xiàn)有的檔案庫房的數(shù)量以及種類等方面做出相應的調(diào)整與優(yōu)化，保證檔案庫的質(zhì)量；對已經(jīng)存在的檔案信息及時更新，以確保信息化建設能夠滿足當前的發(fā)展需求；將原有的資料和文件分類整理，提高其使用的效率和準確性。通過網(wǎng)絡技術(shù)的應用來完成資源的有效整合，從而達到提升管理水平、降低成本的目的；在收集整理檔案資料時，需要充分考慮相關(guān)的專業(yè)知識，比如說如何將紙質(zhì)的材料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)，這也是一項非常重要的內(nèi)容。還應當建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以便為后續(xù)的查詢提供便利，這樣才能更好地促進高職院校的檔案信息化建設。

加大檔案信息化宣傳

在高校檔案信息化建設中，加強檔案管理及檔案信息化宣傳，可以面向師生員工舉辦檔案知識講座、主題征文、演講比賽等，介紹檔案知識和檔案工作的價值意義，擴大檔案知名度及關(guān)注度。轉(zhuǎn)變檔案工作模式、思維理念，讓社會公眾充分認識到開展檔案工作的重要性；建立健全網(wǎng)絡平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)進行資源共享，實現(xiàn)信息快速傳遞，為廣大的高職院校提供良好的發(fā)展環(huán)境。

借助現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢來完善檔案信息化的管理體系，以達到高效的信息服務。在新的檔案法背景下，高職院校的檔案部門應該積極探索新的信息化技術(shù)，將其應用到自身的發(fā)展中來，不斷地提升自己的專業(yè)水平，從而促進高職院校整體實力的增強和進步。同時，還要加強對相關(guān)檔案工作人員的培訓，讓他們能夠運用信息化技術(shù)，把檔案知識融入學生思政課程，讓學生感受檔案文化、校史文化的魅力，從內(nèi)心深處培養(yǎng)學生愛國、愛校情懷，為學生的學習創(chuàng)造更好的條件與氛圍。

文章主要針對如何更好地將新檔案法的相關(guān)理論和實踐運用到高職院校的檔案管理中，為今后的高職院校數(shù)字化建設提供參考。通過對新時期下不斷變化的社會經(jīng)濟以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應用現(xiàn)狀進行分析，探討出目前高職院校的檔案信息系統(tǒng)的特點及功能，并結(jié)合現(xiàn)如今的信息化技術(shù)，總結(jié)出一些可行的方法和途徑，為未來的高等職業(yè)教育改革與發(fā)展做鋪墊。

參考文獻

[1]張琴.高職院校財務檔案精細化管理探索[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（34）：64-66.

[2]錢艷.校園數(shù)字化文化背景下職業(yè)院校檔案管理模式探析[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（32）：152-154.

[3]郭燕.新時期高職院校財務檔案管理信息化建設探析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2021（20）：101-102.

[4]張紅.高校檔案管理信息化建設探究[J].城建檔案，2021（01）：40-41.