計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

敖向溈

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的技術(shù)基礎(chǔ)，它在信息處理、文本編輯等領(lǐng)域起著舉足輕重的作用。與此同時(shí)，各大企業(yè)在運(yùn)用電腦技術(shù)的時(shí)候，必須了解自身人員、設(shè)備配置、信息安全、數(shù)據(jù)共享等方面的缺陷，并針對(duì)企業(yè)的發(fā)展需要和發(fā)展目標(biāo)做出相應(yīng)的調(diào)整，從而使企業(yè)的辦公自動(dòng)化得到真正的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用分析

引言

辦公自動(dòng)化指的是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)代信息處理體系。在辦公自動(dòng)化的大背景下，辦公人員能夠運(yùn)用科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以達(dá)到信息的共享與交換。辦公自動(dòng)化能使文件處理、文件審批等過(guò)程變得簡(jiǎn)單，提高了信息處理的效率，節(jié)省了大量的人力物力。

1分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用問題

1.1工作人員的責(zé)任不清晰

對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在提高辦公效率上的忽視，即在辦公中使用計(jì)算機(jī)，而忽視了硬件的配置和軟件的更新，忽視了計(jì)算機(jī)軟件的使用速度和效果。

大多數(shù)的企業(yè)，都是獨(dú)立的，沒有太多的交流，也沒有太多的交流，這就導(dǎo)致了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的工作效率下降。這種做法既造成了辦公資源的浪費(fèi)，又不能充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)功能，還會(huì)給企業(yè)的長(zhǎng)期合作帶來(lái)負(fù)面的影響。

1.2缺乏信息共享

信息共享是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。目前很多中小企業(yè)都有一個(gè)共同的問題，那就是信息不對(duì)稱，有些企業(yè)內(nèi)部的溝通也很困難。但由于信息鴻溝的存在，各部門的員工都十分渴望了解其它部門的情況，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展和發(fā)展都有很大的影響。比如一家硅藻泥品牌企業(yè)，它利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公，但內(nèi)部各部門都是獨(dú)立的，而且都是由總經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)，由總經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)，而在日常工作中，也會(huì)有很多部門的合作。比如，業(yè)務(wù)部和客戶洽談業(yè)務(wù)，就會(huì)把訂單發(fā)給設(shè)計(jì)部，設(shè)計(jì)部會(huì)派設(shè)計(jì)師量尺和制圖，和各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行交流，最后把設(shè)計(jì)圖交給業(yè)務(wù)部，業(yè)務(wù)部和工程部聯(lián)系。工程部按照設(shè)計(jì)圖紙與雕塑部聯(lián)絡(luò)，由雕塑部刻出花形，工程部與材料部溝通，領(lǐng)取庫(kù)料。工程完工后，施工單位會(huì)向財(cái)務(wù)報(bào)告面積、材料、價(jià)格，由財(cái)務(wù)和運(yùn)營(yíng)部門確認(rèn)后，再進(jìn)行結(jié)算。這種方法在一個(gè)簡(jiǎn)單的工程項(xiàng)目中，可以增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，但由于缺乏共享性，使得簡(jiǎn)單的工作非常繁瑣，耗費(fèi)了很多的時(shí)間和精力。而且，這種方式很難與其他部門溝通，如果需要其他部門的合作，很難找到合適的合作伙伴，就必須要有一個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，或者是一個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，或者是一個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，在和另外一個(gè)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通。

2淺談辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用

2.1加強(qiáng)檔案管理

在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化時(shí)，首先要解決的問題就是如何提高辦公質(zhì)量。而要改善辦公質(zhì)量，必須從辦公需求入手，強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)是記錄、收集和統(tǒng)計(jì)文字資料的重要手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各類文檔進(jìn)行校對(duì)和審閱是必不可少的。在實(shí)際操作中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)定不同的運(yùn)算法則，能保存檔案的編輯與儲(chǔ)存狀況，方便日后的校對(duì)與檢閱。在一般的工作過(guò)程中，辦公人員在收到文檔后，首先對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行注冊(cè)，然后將文檔發(fā)送到第三方進(jìn)行存儲(chǔ)和總結(jié)。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔管理，既能充分發(fā)揮新科技工具的便捷、自動(dòng)等優(yōu)點(diǎn)，又能實(shí)現(xiàn)文件資源的實(shí)時(shí)傳送與共享，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)與審核問題，為提高檔案資源的安全、穩(wěn)定提供了有力的保證。同時(shí)，利用自動(dòng)文檔管理的功能，可以解決一些不熟悉系統(tǒng)的工作人員，把信息輸入到系統(tǒng)中，通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行操作，整合、傳輸、分享。實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)化管理，方便了檔案的管理，方便了工作人員的工作。

2.2利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息公開與共享

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于辦公自動(dòng)化，取得了很好的成效，是整個(gè)辦公流程的關(guān)鍵。為了便于內(nèi)部人員之間的溝通，一個(gè)單位或企業(yè)往往會(huì)設(shè)立專門的地方，以便進(jìn)行信息的交換與分享。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，人們可以利用電子公告、互聯(lián)網(wǎng)等方式進(jìn)行信息的公開與共享，打破了時(shí)空上的限制。另外，由于信息的傳播速度越來(lái)越快，在短期內(nèi)傳遞的信息也越來(lái)越多，使得內(nèi)部人士能夠迅速了解到所需的信息。這樣，企業(yè)就可以建立起一個(gè)平臺(tái)，讓別人了解企業(yè)，了解企業(yè)的相關(guān)文化，幫助企業(yè)樹立良好形象，利用平臺(tái)還可以有效挖掘企業(yè)的各種資源，并進(jìn)行整合與歸納，同時(shí)也保持著各個(gè)部門的共同發(fā)展，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系。企業(yè)要把信息化平臺(tái)作為發(fā)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的基礎(chǔ)，從而推動(dòng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

2.3加強(qiáng)對(duì)員工的管理

辦公自動(dòng)化工作的主要內(nèi)容就是搜集公司的資料，并配以文字、圖片等形式傳遞給有關(guān)部門、人員，并最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作。在這一背景下，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而在這一過(guò)程中，必須要有計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的協(xié)同，以保證工作的順利進(jìn)行。在日常工作中，常用的軟件有文字編輯軟件、圖形超編輯軟件、 Excel表格軟件、 Access軟件等。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)不同的部門和人員，進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練地掌握這些知識(shí)。比如，組織員工進(jìn)行技能訓(xùn)練，讓他們了解常用的辦公軟件，了解各種功能，從而更好地將辦公軟件運(yùn)用到工作中。對(duì)于定制企業(yè)的軟件，企業(yè)需要培訓(xùn)整個(gè)軟件系統(tǒng)、應(yīng)用程序，包括軟件的內(nèi)容、模塊、模塊的功能、如何在系統(tǒng)中填寫相關(guān)的數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)中，如何保存、修改、查閱。辦公自動(dòng)化，歸根結(jié)底就是員工運(yùn)用電腦技術(shù)進(jìn)行工作，因此不但要有完善的軟硬件基礎(chǔ)，更要強(qiáng)化員工的訓(xùn)練。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上述，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的辦公信息越來(lái)越多，而傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)已不能適應(yīng)企業(yè)對(duì)辦公的要求。在這樣的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用，它具備了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和文字處理能力，可以為企業(yè)的辦公帶來(lái)巨大的方便，將它用于辦公自動(dòng)化，可以簡(jiǎn)化工作流程，優(yōu)化工作程序，同時(shí)也可以改善辦公系統(tǒng)，提升員工的工作效率，促進(jìn)員工在短期內(nèi)創(chuàng)造更多的利益。

參考文獻(xiàn)：

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