信息化背景下高職院校教學(xué)秘書的工作職責(zé)與思考

陳曉照

[摘? ? ? ? ? ?要]? 教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的第一線，具有上傳下達(dá)、相互協(xié)助、服務(wù)管理、監(jiān)督的功能。與此同時(shí)，教學(xué)秘書需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)自身的政治思想學(xué)習(xí)，提高心理健康素質(zhì)，在信息化背景下更好地做好日常教學(xué)管理工作。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校教學(xué)秘書;工作職責(zé);工作成效;作用;職業(yè)素養(yǎng)

[中圖分類號(hào)]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)]? 2096-0603（2022）09-0141-03

信息化的發(fā)展給教學(xué)秘書工作帶來了很大的工作量，也使工作的難度和強(qiáng)度加大，教學(xué)秘書面臨較大的壓力和挑戰(zhàn)。同時(shí)，隨著高校教學(xué)改革的不斷深入，各大高校在教學(xué)手段上改變傳統(tǒng)的教學(xué)模式，采取各式各樣的線上教學(xué)和線下教學(xué)相結(jié)合的授課模式。線上教學(xué)模式對于所有的師生來說都是一個(gè)新鮮事物，同時(shí)也是一次信息化技術(shù)的革命。通過線上教學(xué)，師生開拓了學(xué)習(xí)途徑，轉(zhuǎn)變了教學(xué)觀念，同時(shí)提升了學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力。教學(xué)秘書在這場變革中充當(dāng)了聯(lián)絡(luò)員、協(xié)調(diào)員，發(fā)揮著積極作用。

一、高職院校信息化教學(xué)管理現(xiàn)狀

高職院校信息化教學(xué)管理隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展，是一種先進(jìn)的教學(xué)管理形式。隨著高校教學(xué)管理對信息化系統(tǒng)的逐步深入認(rèn)識(shí)，教學(xué)管理人員能夠合理地對各種資源進(jìn)行配置。在教學(xué)活動(dòng)的組織過程中，信息化系統(tǒng)可以更好地提高教學(xué)管理效率，使教學(xué)管理人員方便快速地提升教學(xué)管理，所以高校信息化的建設(shè)能夠促進(jìn)教學(xué)管理的發(fā)展，符合高校發(fā)展的要求。這就要求教學(xué)秘書要跟上時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)，充實(shí)自己。

二、當(dāng)前高職院校教學(xué)秘書的職責(zé)和工作內(nèi)容

（一）教學(xué)秘書的助手協(xié)助作用

教學(xué)秘書作為高校基層的教學(xué)管理人員，是教學(xué)科長開展教學(xué)日常管理工作的得力助手，是教務(wù)處和系部信息溝通的橋梁，在高職院校的教學(xué)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書要先對各類教學(xué)信息進(jìn)行收集和匯總，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出解決的對策，并給教學(xué)科長一定的參考意見。內(nèi)容如下：

1.根據(jù)本學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃，收集、整理線上、線下課程的教學(xué)資源，通知各科任教師及時(shí)更新課程進(jìn)度。

2.及時(shí)跟進(jìn)教師調(diào)課、補(bǔ)課，匯報(bào)教學(xué)科長、系主任、教務(wù)處，做好課程調(diào)整工作。

3.研究各種網(wǎng)上學(xué)習(xí)平臺(tái)、建課軟件及各種錄課軟件，為教師提供參考。

4.了解學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)，掌握畢業(yè)班課程的完成情況，督促畢業(yè)班學(xué)生完善教務(wù)系統(tǒng)里的學(xué)籍信息，做好畢業(yè)審核工作，為畢業(yè)工作做準(zhǔn)備。

5.及時(shí)認(rèn)真地完成教務(wù)處及系領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作任務(wù)，隨時(shí)掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做好協(xié)調(diào)和改進(jìn)工作，以確保教學(xué)任務(wù)的順利開展、進(jìn)行和完成，做好教學(xué)管理的后勤保障工作。

6.及時(shí)傳達(dá)學(xué)院的教學(xué)管理方針和政策，認(rèn)真執(zhí)行教學(xué)任務(wù)和教學(xué)計(jì)劃，如有課題申報(bào)時(shí)，要通知教師申報(bào)，同時(shí)對教師提出的意見進(jìn)行整理收集，及時(shí)反饋給各教學(xué)部門。

（二）教學(xué)秘書的溝通協(xié)調(diào)作用

溝通協(xié)調(diào)是教學(xué)秘書的一項(xiàng)重要技能，他們起著上傳下達(dá)的作用。一方面教學(xué)秘書負(fù)責(zé)將院辦、教務(wù)處、系部下達(dá)的各項(xiàng)通知傳遞給相關(guān)的教師和學(xué)生;另一方面又要當(dāng)教學(xué)科長的得力助手，輔助完成各項(xiàng)日常教學(xué)工作，包括課程安排、教學(xué)檢查、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)設(shè)計(jì)以及各項(xiàng)等級(jí)報(bào)名等煩瑣工作。由于高校教師和學(xué)生對教務(wù)管理工作不了解，平時(shí)接觸的機(jī)會(huì)比較少，這就要求教學(xué)秘書要拓寬師生之間信息交流的渠道，及時(shí)反饋問題，為教學(xué)工作的順利開展提供有效的幫助。其作用主要體現(xiàn)在：

1.與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)溝通，特別是教務(wù)處。教學(xué)秘書要及時(shí)接受院辦公室文件及教務(wù)處的相關(guān)通知，將準(zhǔn)確的信息匯報(bào)給系主任和教學(xué)科長。

2.與系領(lǐng)導(dǎo)的溝通。作為系部教務(wù)秘書，要準(zhǔn)確對自己進(jìn)行定位，積極收集、匯總系部線上建課出現(xiàn)的問題，及時(shí)向系部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.與任課教師之間的交流溝通。一方面線上教學(xué)和傳統(tǒng)的教學(xué)方式不同，很多教師不熟悉、不適應(yīng)這種新技能，一開始會(huì)比較抵觸。這就需要教學(xué)秘書多跟任課教師溝通，主動(dòng)了解學(xué)習(xí)平臺(tái)的特點(diǎn)，一旦教師碰到問題，能及時(shí)給予解答，確保線上教學(xué)工作的正常進(jìn)行。另一方面要及時(shí)了解教師在教學(xué)活動(dòng)中的狀態(tài)和對工作的態(tài)度，結(jié)合實(shí)際，提供相對人性化的服務(wù)。比如，在排課和排監(jiān)考方面，要適當(dāng)根據(jù)教師的實(shí)際情況，避開教師不方便的時(shí)間點(diǎn)，從而確保教師能夠高質(zhì)量地完成教學(xué)任務(wù)。

4.與學(xué)生的溝通交流。教學(xué)秘書應(yīng)多與學(xué)生主動(dòng)交流，掌握學(xué)生線上學(xué)習(xí)的進(jìn)度，了解學(xué)生線上學(xué)習(xí)的情況，及時(shí)進(jìn)行答疑解惑，并根據(jù)實(shí)際，及時(shí)通知學(xué)習(xí)的信息。同時(shí)要了解學(xué)生心理，對學(xué)生做好正面引導(dǎo)。

（三）教學(xué)秘書的服務(wù)管理作用

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)綜合性的服務(wù)管理工作，教學(xué)秘書是聯(lián)系高職院校各大行政部門、處室的紐帶。在高校的建設(shè)和發(fā)展中，教學(xué)秘書位于日常教學(xué)管理工作的第一線，主要以教學(xué)管理工作為主體，其具有服務(wù)教師和學(xué)生的作用。

1.對于領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)要保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)地完成，同時(shí)要做好日常教學(xué)常規(guī)。

2.要向師生傳達(dá)院辦、教務(wù)處關(guān)于教學(xué)的一系列制度及教學(xué)任務(wù)，反饋教學(xué)計(jì)劃。

3.在開學(xué)初做好補(bǔ)考、休退學(xué)等事宜;協(xié)助教務(wù)處做好轉(zhuǎn)專業(yè)工作、報(bào)考英語等級(jí)考試等工作;在期末期間安排好期末考試;同時(shí)認(rèn)真做好并及時(shí)傳達(dá)教務(wù)處的各項(xiàng)通知，給師生營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。

4.做好教學(xué)檔案、資料的歸檔工作。隨著教學(xué)管理的信息化，教學(xué)秘書通需要做好電子檔案的收集和匯總，及時(shí)將相關(guān)的教學(xué)信息進(jìn)行歸檔，以便查找資料時(shí)有章可循，有據(jù)可查。

5.為人才培養(yǎng)模式的改革提供重要的數(shù)據(jù)支撐。隨著教學(xué)管理信息化水平的不斷提高，各高校應(yīng)從自身要求出發(fā)，采用相關(guān)的教學(xué)管理系統(tǒng)，以便于教學(xué)秘書及時(shí)有效地采集、錄入和整理各類數(shù)據(jù)，為院系領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)科長、各專業(yè)帶頭人提供有效數(shù)據(jù)，保證教學(xué)各環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。

（四）教學(xué)秘書的督導(dǎo)作用

教學(xué)秘書要協(xié)助系主任、教學(xué)科長做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，在教務(wù)處和系領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下對教師的線上教學(xué)進(jìn)行監(jiān)督，查看教學(xué)進(jìn)度。督促教師提升線上教學(xué)的水平和能力，運(yùn)用信息化教學(xué)不斷提高自身的專業(yè)能力，保證教學(xué)任務(wù)的有序開展。對于教師的建課情況，應(yīng)不定時(shí)進(jìn)入學(xué)習(xí)平臺(tái)的后臺(tái)，查看教師是否按照教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行線上授課。根據(jù)掌握的情況，及時(shí)反饋信息，對線上建課中存在的問題提出自己的意見和建議，確保線上建課順利完成，保證教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施，提高教學(xué)質(zhì)量。

三、教學(xué)秘書的工作狀況和存在的問題

隨著教學(xué)管理的不斷改革，高職院校經(jīng)過不斷地調(diào)整和完善，教學(xué)秘書的工作也朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。但是在實(shí)際工作過程中，仍存在一些不容忽視的問題，影響著教學(xué)秘書工作的整體效率。

（一）忽略教學(xué)秘書工作的重要性

培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)技能型人才是高職院校的重要職責(zé)，所以高職院校在開展教育教學(xué)工作的過程中，會(huì)出現(xiàn)重視教學(xué)工作而忽略內(nèi)部管理工作的狀況?；诖耍呗氃盒：苋菀缀鲆暯虒W(xué)秘書工作的重要性，不能正確、理性地看待教學(xué)秘書工作，把它看作是后勤工作，僅僅具有輔助教學(xué)工作開展的作用，這不利于教學(xué)秘書工作的有效運(yùn)行。高職院校領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對教學(xué)秘書工作的了解，這不利于教學(xué)秘書工作和其他部門工作間的協(xié)調(diào)，會(huì)加大教學(xué)秘書的工作難度，降低教學(xué)秘書的工作效率。

（二）教學(xué)秘書工作內(nèi)容復(fù)雜

在社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，專業(yè)技術(shù)型人才的需求量逐年提升，這就使高職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)越來越多。就高職院校的學(xué)生來看，學(xué)習(xí)成績普遍較差，或存在學(xué)習(xí)積極性較差的問題，這在一定程度上加大了教學(xué)管理的難度，教學(xué)秘書在開展教育教學(xué)工作的過程中，需要考慮各方面因素，所以工作內(nèi)容相對比較復(fù)雜。教學(xué)秘書工作任務(wù)繁重，工作者承擔(dān)著較大的壓力，再加上教學(xué)秘書還需要同其他教師協(xié)商各類事宜，落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)工作，在繁重的工作任務(wù)下，如果稍有疏忽，就會(huì)影響高職院校的發(fā)展和教師的教學(xué)工作。

四、如何更好地做好教學(xué)秘書管理工作，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)

（一）思想上，要有堅(jiān)定的政治方向

作為高職院校的教學(xué)秘書，要自覺加強(qiáng)思想鍛煉。堅(jiān)持用“三個(gè)代表”重要思想指導(dǎo)工作，不忘初心，牢記使命，堅(jiān)定政治立場，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，堅(jiān)定共產(chǎn)主義信念。在平時(shí)的教學(xué)管理工作中，要無時(shí)無刻用黨員的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求、約束自己的言行，不斷提高黨性覺悟，增強(qiáng)黨性修養(yǎng)，按照黨章的規(guī)定履行黨員義務(wù)，嚴(yán)格遵守黨的紀(jì)律，執(zhí)行黨的決定，以新時(shí)代共產(chǎn)黨員先進(jìn)性的具體要求鞭策自己，不斷提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，努力開拓進(jìn)取，努力做好本職工作，一心一意為全體師生服務(wù)。

（二）在工作上，要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力及服務(wù)意識(shí)

眾所周知，教學(xué)秘書的任務(wù)零碎繁雜、內(nèi)容多、任務(wù)重。這就要求教學(xué)秘書虛心聽取教師、學(xué)生的意見和建議。要用積極的態(tài)度去面對工作中遇到的問題，熱情地為教師和學(xué)生服務(wù)。教學(xué)秘書想把工作高效率地完成，就要求在日常教學(xué)管理工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，把握規(guī)律，耐心、細(xì)致地完成每項(xiàng)任務(wù)，遇到突發(fā)事件不慌張，處理問題要沉著冷靜。

（三）在心理上，要具備積極健康的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書任務(wù)繁重，長期處于教學(xué)管理的第一線，肩上背負(fù)著重要的責(zé)任。面對如此大的壓力，教學(xué)秘書要勤勤懇懇，踏踏實(shí)實(shí)，認(rèn)真細(xì)致地完成，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不忘初心，踏實(shí)進(jìn)取，認(rèn)真謹(jǐn)慎，忠于職守，盡職盡責(zé)，按時(shí)準(zhǔn)確地完成本職工作，不斷提升本崗位所需的理論和工作水平。這就要求教學(xué)秘書做到：（1）強(qiáng)化自身的角色意識(shí)。通過不斷強(qiáng)化自身角色意識(shí)，來提高自己的業(yè)務(wù)水平和能力，盡量滿足教師和學(xué)生的需求，完成本職工作。（2）控制好個(gè)人情緒。積極情緒有利于較強(qiáng)的心理素質(zhì)的培養(yǎng)，消極情緒則會(huì)影響良好心理素質(zhì)的形成，會(huì)導(dǎo)致心理亞健康，甚至出現(xiàn)抑郁癥。作為教學(xué)秘書，經(jīng)常要和不同性格、人格和能力的教師、學(xué)生交流、溝通，因此，教學(xué)秘書首先要正確認(rèn)識(shí)消極情緒，其次要學(xué)會(huì)控制消極情緒，當(dāng)負(fù)面情緒過高時(shí)要通過積極的心理暗示來調(diào)節(jié)自己的心理活動(dòng)，從而緩解心理壓力。（3）構(gòu)建和諧的人際關(guān)系。教學(xué)秘書是溝通上級(jí)與下級(jí)的紐帶，積極、健康的人際關(guān)系，有利于教學(xué)秘書獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同、同事的理解、學(xué)生的尊重。因此，教學(xué)秘書首先要豐富自己品性、學(xué)識(shí)、修養(yǎng)和能力。其次要胸懷開闊，與教師、學(xué)生成為真正意義上的朋友。只有先把自己的心胸打開，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的交流溝通，才會(huì)有彼此的信任。最后要站在他人的角度思考問題，學(xué)會(huì)換位思考。比如對教師提出的調(diào)課要求，應(yīng)先詢問事由，不能一句話搪塞過去，如“這是規(guī)定，不能換或已經(jīng)沒有空點(diǎn)可以調(diào)整了”。要能與教師心平氣和地溝通，找到解決問題的平衡點(diǎn)，盡力多理解、多交流、多傾聽他人的意見和想法，這樣才能形成有效的心理素質(zhì)，從而在工作上達(dá)到事半功倍的效果，使自己以良好、積極的心態(tài)投入工作中。

（四）不斷提高創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)，將信息化技術(shù)運(yùn)用于日常教學(xué)管理中

為了不斷深化教學(xué)改革，提高教學(xué)管理水平，教學(xué)秘書除了要做好本職工作外，還應(yīng)積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不斷學(xué)習(xí)新的管理方法，依托信息技術(shù)提高工作效率，提高信息的準(zhǔn)確性。

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)秘書除了運(yùn)用傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式，向廣大師生提供便利的服務(wù)外，還可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，運(yùn)用智能化辦公軟件和系統(tǒng)，方便師生自主進(jìn)入系統(tǒng)提供和完善材料，將紙質(zhì)材料最大限度地轉(zhuǎn)換為電子材料，方便師生查閱信息和數(shù)據(jù);利用微信、QQ等聊天軟件，及時(shí)向師生傳達(dá)相關(guān)的教務(wù)信息。

教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的主體，可以通過教學(xué)管理平臺(tái)對教師的教學(xué)、科研活動(dòng)進(jìn)行管理。在信息化時(shí)代，教學(xué)秘書通過教務(wù)管理系統(tǒng)下達(dá)教學(xué)任務(wù)，安排課表和實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn);學(xué)生通過教務(wù)管理系統(tǒng)地進(jìn)行選課、評教等。通過信息化管理，教師和學(xué)生能夠及時(shí)獲得需要的信息，促進(jìn)人才的培養(yǎng);通過信息化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，確保日常管理工作的進(jìn)行。在日常的管理工作中，教學(xué)秘書利用信息化技術(shù)輔助教務(wù)工作，可以提高教學(xué)管理水平。

高職院校主要培養(yǎng)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的專業(yè)技術(shù)人才，而教學(xué)管理工作在高校管理工作中起主導(dǎo)作用。教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理信息化背景下有著舉足輕重的作用。這就要求教學(xué)秘書要認(rèn)識(shí)自己的工作職能，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平，以積極、飽滿的熱情投入管理工作中，這樣才能在激烈的競爭中占有一席之地。

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