關(guān)于大數(shù)據(jù)環(huán)境下技術(shù)檔案電子化收集整理過程的研究

作者簡介：郭小燕，（1989-），女，漢族，河北省邯鄲市，助理管檔員，主要從事檔案管理工作。

摘要：在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案電子化已逐步成為趨勢，技術(shù)檔案作為工作人員的考核依據(jù)，規(guī)范化的管理及數(shù)字化同步變得尤為重要。本文以個人單位為例，加強(qiáng)技術(shù)檔案管理制度，引入先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)手段，針對收集并整理技術(shù)檔案過程中存在的問題，提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案;數(shù)字化;存在問題;解決方案

引言：為深入實(shí)施新時代人才強(qiáng)企戰(zhàn)略，夯實(shí)人才管理基礎(chǔ)，及時對職工進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核，充分發(fā)揮高素質(zhì)專業(yè)化人才隊(duì)伍中的重要作用，單位應(yīng)將技術(shù)檔案資料管理納入工作范疇。現(xiàn)階段，技術(shù)檔案數(shù)字化管理相對滯后[1]，存在未能及時同步將職工的工作經(jīng)歷及工作業(yè)績等問題，收集并管理好電子技術(shù)檔案成為重中之重。干部技術(shù)檔案涉及范圍大，人員多，時間久遠(yuǎn)等問題，本著對組織、歷史、職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，技術(shù)檔案數(shù)字化的工作需要領(lǐng)導(dǎo)親自安排、部署，統(tǒng)籌好技術(shù)檔案管理工作力量，單位應(yīng)組織專業(yè)的人員負(fù)責(zé)干部技術(shù)檔案收集的具體工作，同時安排專人對資料進(jìn)行整理及相關(guān)問題的匯總，針對電子技術(shù)檔案收集及整理過程中的系列問題，有計(jì)劃、有安排、分批、分類予以解決，充分保證電子技術(shù)檔案的收取及整理工作按期高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)完成。技術(shù)檔案管理人員應(yīng)緊跟時代潮流[2]，按照應(yīng)提交的相關(guān)材料及相應(yīng)政策，以此來推動電子技術(shù)檔案信息化工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 技術(shù)檔案數(shù)字化必要性

人事檔案反映干部個人政治品質(zhì)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)等情況[3]，技術(shù)檔案作為人事檔案的補(bǔ)充和豐富材料，體現(xiàn)了職工的工作成長經(jīng)歷，包括學(xué)歷變化、職稱晉升、職務(wù)任免、工作業(yè)績、工作經(jīng)歷等。近年來，大數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為信息管理的重要方式，隨著2021年《中華人民共和國檔案法》的推行[4]，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理應(yīng)用，已經(jīng)不能滿足新時代檔案管理的要求，檔案數(shù)字化管理已成為必然趨勢[5]。單位內(nèi)所有職工均需設(shè)置一份電子技術(shù)檔案，用于記錄各類人才的成長軌跡、職業(yè)生涯規(guī)劃和工作情況，便于單位對人才的實(shí)時管理、考核、激勵及懲罰，有效調(diào)動職工積極性，提高職工工作效率，加強(qiáng)單位對部門的管理及協(xié)調(diào)工作，合理制定下一步工作目標(biāo)。

技術(shù)檔案電子化實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)共享及保護(hù)作用，全面地降低了自然災(zāi)害、意外災(zāi)害等的威脅，穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及后臺完全可以承載技術(shù)檔案，也是對紙質(zhì)檔案的保險備份。技術(shù)檔案電子化可以方便檔案的查詢，降低紙質(zhì)檔案的使用頻率，減少紙質(zhì)材料的翻閱次數(shù)，有效避免對紙質(zhì)檔案內(nèi)原始材料進(jìn)行查閱、復(fù)印等行為，在最大程度上保護(hù)了原始資料，將紙質(zhì)檔案的損毀程度降到最低[6]。同時，技術(shù)檔案電子化降低了檔案涂改造假的可能性，與紙質(zhì)檔案相輔相成，互相印證，保障了材料的真實(shí)性。

2 收取技術(shù)檔案材料的要求及分類

2.1 收取技術(shù)檔案材料的要求

為保證材料真實(shí)有效，各單位負(fù)責(zé)人需將掃描材料與紙質(zhì)材料進(jìn)行核對。所有技術(shù)檔案需提交材料均須用電腦掃描或掃描全能王等掃描軟件進(jìn)行掃描，不可手機(jī)拍照。經(jīng)過檔案管理人員的會議討論決定選用jpg格式進(jìn)行提交，根據(jù)系統(tǒng)提交要求單個圖片≤1M。從圖片的成像效果及保存方面考慮，pdf格式及jpg格式均能滿足技術(shù)檔案電子化的要求[7]，達(dá)到清晰無損保存的目的，雖然pdf格式相對jpg格式而言更加穩(wěn)定，但考慮后期涉及借閱及下載的問題，單位選擇以jpg格式進(jìn)行提交，便于單頁材料下載，防止檔案內(nèi)材料泄露。

2.2 收取技術(shù)檔案材料的分類

2.2.1 資質(zhì)類材料

資質(zhì)類材料包括學(xué)歷及學(xué)位證書、職稱及職業(yè)資格證明材料、從業(yè)資格證書、政治面貌證明材料、社會兼職證明材料、黨代表證等材料的掃描件。

2.2.2 榮譽(yù)及處分類材料

一般包括公司級及公司級以上單位榮譽(yù)證書掃描件及處分通知掃描件或原件電子版，包括勞模、標(biāo)兵、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、三八紅旗手、技術(shù)能手、先進(jìn)個人、競賽優(yōu)秀選手等。

2.2.3 成果類材料

成果類材料掃描件，包括科技進(jìn)步獎、企業(yè)現(xiàn)代化管理創(chuàng)新成果、質(zhì)量技術(shù)獎、專利、軟件著作權(quán)（應(yīng)包含公司知識產(chǎn)權(quán)科出具的證明材料）、“五小”成果、講比項(xiàng)目獎、技術(shù)改進(jìn)和合理化建議獎、職工先進(jìn)操作法、職工創(chuàng)新成果等證書掃描件以及與項(xiàng)目配套的效益證明材料掃描件。

2.2.4 論文著作類材料

著作類材料：應(yīng)包括作為主編、副主編參與撰寫的各類國內(nèi)正規(guī)出版的書籍;個人或與他人合譯的譯作、譯本。

論文：包括在正規(guī)期刊刊發(fā)的論文和在會議中交流的論文，會議論文可包括論文集或會議獲獎證書。

2.2.5 職務(wù)任免類材料

職務(wù)任免材料掃描件，包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、技術(shù)職務(wù)聘任變動表、技術(shù)職務(wù)聘任紅頭文件、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表等相關(guān)聘任材料、干部任免材料等，能充分體現(xiàn)職工職稱變動及人事任免情況。

2.2.6 總結(jié)類材料

總結(jié)類材料掃描件，應(yīng)包括年度績效考核表、年度工作總結(jié)及其他總結(jié)類材料，主要用于考核職工年度或任職期間的工作表現(xiàn)。

3 材料收集及整理過程中存在的問題

3.1 材料保密性問題

由于技術(shù)檔案需提交材料涉及人事檔案內(nèi)的部分材料，可能存在掃描過程中檔案內(nèi)文件內(nèi)容泄露及掃面完成后電子稿儲存和遺失的問題。

3.2 材料收集問題

材料收集一般會出現(xiàn)在兩個方面問題：

3.2.1 分管負(fù)責(zé)人收集技術(shù)檔案材料不及時，或者收集的材料不規(guī)范。

3.2.2 部分部門分管負(fù)責(zé)人未能及時進(jìn)行材料掃描并下放材料整理通知，導(dǎo)致材料收集困難，進(jìn)度緩慢，且出現(xiàn)部門內(nèi)材料整理混亂不符合要求的現(xiàn)象。gzslib202204022237

3.3 材料完整性問題

所移交的材料必須完整，不能出現(xiàn)缺頭少尾的現(xiàn)象，并按照技術(shù)檔案材料移交流程進(jìn)行材料的移交工作，根據(jù)技術(shù)檔案材料的收集和管理情況，建立收集制度，并對材料的收集進(jìn)行嚴(yán)格的要求，材料完整性問題主要有以下兩方面內(nèi)容。

3.3.1 材料缺失問題

⑴學(xué)歷學(xué)位材料的缺失

學(xué)歷材料不完整，例如：缺少某階段的學(xué)歷、學(xué)位證書掃描件，缺少某階段畢業(yè)生登記表、缺少某院校學(xué)位授予材料。

⑵入黨材料的缺失

入黨材料的不完整，例如：缺少入黨志愿書、入黨申請書、入黨轉(zhuǎn)正申請書、入黨志愿書、入黨政審材料或缺少加入其他黨派的相關(guān)證明材料。

⑶總結(jié)材料的缺失

總結(jié)材料不齊全，例如：缺少某一年度績效考核表;缺少部分年度總結(jié)材料。

⑷職稱材料的缺失

職稱材料不齊全，例如：已獲得高級職稱的職工，缺少初級、中級的職稱材料。

⑸干部任職變動材料的缺失

干部任職變動材料不齊全，例如：缺少干部任免審批表、單位呈報審批表。

3.3.2 材料內(nèi)容缺失問題

材料提交頁面缺失問題：主要涉及資格證書編號頁的缺失，軟件著作權(quán)證明材料的缺失，論文內(nèi)版權(quán)頁及目錄內(nèi)容的缺失;材料頁面內(nèi)容完整性問題：原材料缺少簽字或蓋章，導(dǎo)致材料無效。

3.4 提交材料不合格問題

3.4.1 材料掃描頁面存在的問題

⑴出現(xiàn)漏掃描、多掃描與重復(fù)掃描問題

所有圖片應(yīng)清晰平整，現(xiàn)階段收取材料的過程中發(fā)現(xiàn)文件頁面存在大面積空白及陰影、頁面扭曲、掃描字跡模糊;部分技術(shù)檔案出現(xiàn)頁面折頁后字跡遮擋，頁面信息不完整的現(xiàn)象;技術(shù)檔案收集時不規(guī)范重復(fù)掃描后，導(dǎo)致重復(fù)提交;在掃描時，掃描人員為了追求掃描速度，容易多掃描或者少掃描;證書類等材料邊框缺失及其他類材料文字缺失等問題。

⑵出現(xiàn)掃描后的成像問題

掃描文件過大，超過系統(tǒng)提交最高范圍;采用圖片處理軟件導(dǎo)致圖片失真，圖像模糊等。

3.4.2 材料分類及命名問題

提交的材料未按要求分類或部分材料未能掌握具體類別，導(dǎo)致材料分類錯誤，出現(xiàn)材料放錯位置或重復(fù)性提交的問題。且文件未按要求進(jìn)行命名，出現(xiàn)名稱過長或數(shù)字等無法準(zhǔn)確體現(xiàn)文件內(nèi)容的命名方式。

4 材料收集及整理過程解決辦法

4.1 材料保密性問題解決辦法

單位及各部門應(yīng)成立技術(shù)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主管領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并配備專門負(fù)責(zé)人員，檔案管理部門需對單位及部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，詳細(xì)收集講解技術(shù)檔案的要求和具體步驟，通過培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理相關(guān)人員對檔案重要性的認(rèn)識，重點(diǎn)培養(yǎng)其嚴(yán)謹(jǐn)性、責(zé)任心，堅(jiān)決做到對檔案內(nèi)容不外泄、不討論、不更改。各部門負(fù)責(zé)人需對部門內(nèi)人員的人事檔案內(nèi)材料統(tǒng)一進(jìn)行掃描，并將材料統(tǒng)一匯總整理，保證匯總過程中不經(jīng)他人接觸。材料整理提交后，部門負(fù)責(zé)人需將所有掃描材料永久性刪除，切斷一切掃描材料可能泄露的途徑。

4.2 材料收集問題解決辦法

從收集材料的源頭開始，規(guī)定材料的提交范圍和內(nèi)容，及時下達(dá)材料整理通知，并規(guī)定材料提交時間，嚴(yán)格督促部門分管負(fù)責(zé)人按時按序進(jìn)行材料掃描。對材料收集整理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行收集，及時討論并給出相關(guān)處理方案。

4.3 材料完整性問題的解決辦法

4.3.1 材料缺失問題的解決辦法

干部聘任材料出現(xiàn)缺失的情況，可查調(diào)人事系統(tǒng)進(jìn)查詢作證，并通過查閱人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充。

學(xué)歷學(xué)位方面，需根據(jù)個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷提供中專、大專、本科或研究生（包括碩士研究生及博士研究生）畢業(yè)證書和學(xué)位證書，如若學(xué)歷學(xué)位材料缺失，可查詢?nèi)耸聶n案內(nèi)畢業(yè)生登記表及學(xué)位授予相關(guān)材料進(jìn)行佐證。如未查詢到，可到學(xué)校檔案館復(fù)印相應(yīng)的材料加蓋學(xué)校的公章，經(jīng)辦人簽字，且根據(jù)需要提供學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報告。

入黨材料以入黨志愿書或加入其他黨派登記表為主，缺失入黨志愿書的需按照黨委組織要求補(bǔ)填入黨志愿書或依據(jù)實(shí)際情況本單位黨委填寫情況說明放入檔案。

4.3.2 材料內(nèi)容缺失問題的解決辦法

資格證書編號頁的缺失，需重新提交資格證書掃描件;軟件著作權(quán)證明材料的缺失，需結(jié)合軟件著作權(quán)證書到公司開具包含姓名及軟件著作權(quán)項(xiàng)目名稱等信息的有效證明材料和經(jīng)濟(jì)效益證明;論文內(nèi)版權(quán)頁及目錄內(nèi)容的缺失，應(yīng)重新提交補(bǔ)充，或提供知網(wǎng)、維普、萬方等三大網(wǎng)站的檢索頁。對于會議論文等無版權(quán)頁或目錄的文章無需提交相關(guān)材料，但在提交過程中要進(jìn)行材料說明;針對缺少簽字或蓋章的材料，可以根據(jù)人事系統(tǒng)記載或檔案核實(shí)，根據(jù)情況進(jìn)行補(bǔ)簽或出具證明。相關(guān)補(bǔ)充材料或證明，需第一時間進(jìn)行歸檔，同時進(jìn)行掃描上傳。

4.4 提交材料不合格問題解決辦法

4.4.1 材料掃描頁面存在的問題

⑴文件掃描過程中的問題

文件掃描過程中容易出現(xiàn)文件漏掃、多掃、重掃的現(xiàn)象，其主要原因包括以下兩方面：一是技術(shù)檔案整理工作不規(guī)范;二是掃描過程中掃描人員人為失誤。因此，必須在掃描之前做好技術(shù)檔案整理工作，檔案負(fù)責(zé)人員要檢查技術(shù)檔案完整性并簽字確認(rèn);掃描過程中，掃描人員要認(rèn)真細(xì)致，從主觀上徹底消除掃描中因失誤而造成的漏掃、多掃和重掃的問題。

⑵掃描后文件成像的問題

所有文件均需提交原件掃描件，截取過程中保證材料頁面字?jǐn)?shù)完整及清晰度，如出現(xiàn)圖片失真及頁面不完整等情況均需重新掃描提交。針對原件模糊或破損的文件，可以通過數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)手段進(jìn)行處理，盡可能達(dá)到清晰完整的目的。

4.4.2 材料分類及命名問題

掃描提交過程中會出現(xiàn)文件分類錯誤，命名不清晰的情況。針對相關(guān)情況，單位負(fù)責(zé)人需建立文件模板，對所需材料進(jìn)行嚴(yán)格分類并命名，命名應(yīng)清晰體現(xiàn)對應(yīng)文件的時間、內(nèi)容等信息。所有文件應(yīng)遵守分類+時間原則，按照同一模板進(jìn)行命名，且同類別文件嚴(yán)格遵守時間順序排列，以方便材料信息的檢索及查詢，提高材料的利用率[8]，充分實(shí)現(xiàn)電子技術(shù)檔案的價值。gzslib202204022237

5 技術(shù)檔案管理要求

5.1 技術(shù)檔案管理人員的要求

檔案管理部門應(yīng)對技術(shù)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，相關(guān)人員應(yīng)具有責(zé)任感、使命感及較高的檔案管理素質(zhì)，深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，且應(yīng)接受上級部門及其他檔案管理人員的監(jiān)督[9]，嚴(yán)格遵守技術(shù)檔案管理要求，管理過程中實(shí)事求是，堅(jiān)決做到不泄密、不篡改、不造假、不損毀檔案內(nèi)所有材料。技術(shù)檔案收集過程中，檔案管理人員應(yīng)對職工提交的電子材料逐一核對，保證所有材料信息完整一致、真實(shí)有效。

5.2 技術(shù)檔案管理制度的要求

技術(shù)檔案管理電子化技術(shù)相對落后，其管理制度不完善，管理過程中需明確檔案管理要求，制定具體標(biāo)準(zhǔn)。目前，國家檔案局已經(jīng)發(fā)布了電子檔案管理規(guī)范的相關(guān)材料，單位檔案管理部門可以根據(jù)相關(guān)材料，制定單位內(nèi)部檔案管理制度[10]。

由于人員變動導(dǎo)致檔案內(nèi)總結(jié)及職務(wù)任免等材料易發(fā)生變動，針對相關(guān)材料應(yīng)補(bǔ)充歸檔，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)于職工入職當(dāng)月為期建立技術(shù)檔案，并完成電子技術(shù)檔案的上傳。職工進(jìn)行單位或部門變動時，職工所在部門應(yīng)于一月內(nèi)完成技術(shù)檔案的整理和交接工作。技術(shù)檔案交接時要形成交接記錄，負(fù)責(zé)人員做好登記，做到所有材料有據(jù)可依，電子技術(shù)檔案也需及時同步更新。對于單位內(nèi)離職人員、退休人員等，部門內(nèi)應(yīng)建立人員信息臺賬，并及時對臺賬信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，更新，涉及人員技術(shù)檔案材料應(yīng)由單位統(tǒng)一保存五年后登記銷毀。

對于企業(yè)檔案管理電子系統(tǒng)來說，安全性極其重要，其使用的網(wǎng)絡(luò)不得與外網(wǎng)連接，防止技術(shù)檔案內(nèi)容外泄[11];電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密的原則，檔案查閱授權(quán)應(yīng)具有針對性，僅對檔案管理人員及上層管理人員給予查閱權(quán)限。

5.3 技術(shù)檔案權(quán)限的要求

為便于檔案管理及信息更新，單位內(nèi)各部門都應(yīng)設(shè)置專門的管理人員負(fù)責(zé)新材料的整理及上傳工作，電子技術(shù)檔案系統(tǒng)應(yīng)一對一開放權(quán)限，各部門負(fù)責(zé)人僅能擁有上傳更新本部門人員信息的權(quán)限，不得查閱其他部門人員信息，同時部門負(fù)責(zé)人不得下載系統(tǒng)內(nèi)文件;單位內(nèi)設(shè)置專業(yè)人員對接部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)所有部門人員內(nèi)容的核實(shí)及審批，若需文件下載，則需向上級管理部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請，通過規(guī)范的審批流程并登記，審批通過后，可臨時下放所需材料的下載權(quán)限，由單位負(fù)責(zé)人員統(tǒng)一下載。

6 結(jié)束語

國有企業(yè)技術(shù)檔案電子化管理的應(yīng)用，可以有效提高人才管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)選拔高新人才打下了良好的基礎(chǔ)。在完善的電子技術(shù)檔案管理制度下，技術(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及責(zé)任心至關(guān)重要，在保證相關(guān)人員的專業(yè)性同時，完善的技術(shù)檔案電子化系統(tǒng)及穩(wěn)定的后臺必不可少。

單位本著認(rèn)真、扎實(shí)、細(xì)致地開展職工技術(shù)檔案審核及數(shù)字化工作，通過文件掃描及整理提交，仔細(xì)總結(jié)技術(shù)檔案電子化過程中比較常見的問題，提出針對性強(qiáng)、切實(shí)可行的處理辦法，商定解決各類問題，有效提高了技術(shù)檔案電子化的效率，保證了檔案材料提交過程中材料的真實(shí)性及完整性。助推職工技術(shù)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化水平，切實(shí)維護(hù)職工技術(shù)檔案工作的真實(shí)性、完整性和嚴(yán)肅性，從而促使技術(shù)檔案電子化管理工作有序進(jìn)行。

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