基于知識管理的企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略研究

陳藝偉 陳增成 邱衍森

【摘? 要】我國社會經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型和升級的關(guān)鍵時期，涌現(xiàn)出各種先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，為各個領(lǐng)域和產(chǎn)業(yè)帶來了新思路和新方向，于各個企業(yè)而言也是如此?；谥R管理的企業(yè)檔案信息化發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)前的熱門議題。企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)主動參與企業(yè)檔案管理的優(yōu)化工作，旨在充分開發(fā)和利用信息化企業(yè)檔案，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。論文基于知識管理視角，簡要闡述知識管理和企業(yè)檔案的基本概念，分析知識管理對企業(yè)檔案管理的作用和當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題，最后提出具體的發(fā)展策略，旨在為企業(yè)管理層提供有效借鑒和思路。

【Abstract】China's society and economy are in a critical period of transformation and upgrading. The emergence of various advanced technologies and equipment has brought new ideas and new directions to various fields and industries， as well as to various enterprises. The informatization development of enterprise archives based on knowledge management has become a hot topic at present. Relevant personnel of the enterprise should actively participate in the optimization work of enterprise archives management， so as to fully develop and utilize informatization enterprise archives and create more economic benefits for the enterprise. Based on the perspective of knowledge management， this paper briefly expounds the basic concepts of knowledge management and enterprise archives， analyzes the role of knowledge management on enterprise archives management and the problems existing in the current enterprise archives management， and finally puts forward specific development strategies， so as to provide effective reference and ideas for enterprise management.

【關(guān)鍵詞】知識管理;企業(yè);檔案;信息化發(fā)展;策略

【Keywords】knowledge management; enterprise; archives; informatization development; strategies

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?  【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0010-03

1 引言

伴隨知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨，社會環(huán)境和政策規(guī)定不斷變化，社會發(fā)展趨勢和行業(yè)創(chuàng)新需求對企業(yè)發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，同時，也提供了新的機(jī)遇。企業(yè)為及時把握機(jī)遇、勇于克服困難，應(yīng)充分挖掘和利用搜集到的知識信息，以此來提升企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)應(yīng)細(xì)致了解“知識管理”這一概念，即獲取、處理、存儲以及創(chuàng)新知識的管理過程，旨在提升組織中知識工作者的生產(chǎn)能力，提升組織者的應(yīng)變能力，優(yōu)化企業(yè)的商業(yè)模式，增加經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前，如何在知識管理模式下依托信息技術(shù)來發(fā)展企業(yè)檔案成為亟待解決的問題之一，這就需要企業(yè)管理層積極投身其中，充分發(fā)揮檔案的效用，為企業(yè)內(nèi)部管理和產(chǎn)品生產(chǎn)服務(wù)。

2 知識管理和企業(yè)檔案的概念

2.1 知識管理的概念

知識無論是在哲學(xué)領(lǐng)域還是科學(xué)領(lǐng)域都是重要的概念之一，通常，知識是人類結(jié)合生產(chǎn)和生活中的經(jīng)驗(yàn)積累對客觀事物進(jìn)行的綜合評價，是在教育、實(shí)踐活動中得出的研究成果，同樣，也是對事實(shí)和信息進(jìn)行的總結(jié)與提煉。由此可知，知識是人類進(jìn)行主觀判斷和行為決策的重要基礎(chǔ)，其中涉及感知、推理等大量的思維活動。企業(yè)知識管理的定義可以從以下兩方面闡述：從狹義角度來講，知識管理能夠?qū)χR的搜集、儲存、創(chuàng)新以及融合帶來至關(guān)重要的影響，進(jìn)而對知識本身進(jìn)行有效管理;從廣義角度來講，知識管理包含知識資源開發(fā)和利用方面的管理工作，完善知識管理理論體系、創(chuàng)新知識管理方式，對知識開發(fā)、利用和學(xué)習(xí)的完整閉環(huán)發(fā)揮重要的作用，最終能夠建立極具自主性和先進(jìn)性的知識管理架構(gòu)。

2.2 企業(yè)檔案的概念

企業(yè)檔案屬于檔案中的一種形式，具有檔案的通性和特征，一般而言，檔案是對人類生產(chǎn)與生活中產(chǎn)生的有效信息的原始記錄，這一點(diǎn)也反映了檔案的本質(zhì)屬性。1988年正式施行的《中華人民共和國檔案法》對“檔案”進(jìn)行了明確定義，即過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案是在企業(yè)環(huán)境下對檔案的進(jìn)一步細(xì)化，即對企業(yè)管理與生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的各種信息進(jìn)行的全面記錄，具有可塑性、多樣性以及價值性等特征。檔案管理工作中應(yīng)秉承安全原則，不僅是對檔案資料的保護(hù)，避免其遭受損害，還是對檔案知識內(nèi)容的保護(hù)，從而最大限度地保留檔案的真實(shí)性和原始性信息，避免在檔案管理工作中對檔案信息進(jìn)行篡改，最終能夠充分彰顯企業(yè)檔案的價值。

3 知識管理對企業(yè)檔案管理的作用

企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要構(gòu)成部分，因此，企業(yè)管理者應(yīng)把握社會發(fā)展趨勢、認(rèn)清行業(yè)局勢，強(qiáng)調(diào)知識的重要性，在檔案管理中依托知識來創(chuàng)新檔案管理機(jī)制、優(yōu)化管理成效。基于此，知識管理對企業(yè)檔案管理的重要性主要表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：

第一，知識管理能夠提升企業(yè)檔案開發(fā)深度。傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理僅僅是對重要文件的收納和儲存，多數(shù)材料在歸檔后并未進(jìn)行開發(fā)和利用，文件是否具有服務(wù)價值也并未得到準(zhǔn)確認(rèn)證。知識管理要求對儲存的檔案信息進(jìn)行分析和整合，對檔案中的重要知識進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)和利用，旨在促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。除此之外，借助知識管理機(jī)制有利于將信息轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展所需的知識，提高整體收益率。基于知識管理機(jī)制的企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅能夠創(chuàng)新檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案的有效性，還能為檔案管理工作提供新路徑，大幅度提升企業(yè)的管理效率。

第二，知識管理能夠推動檔案管理的信息化進(jìn)程。在現(xiàn)代化背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展，企業(yè)應(yīng)嘗試引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理途徑。其中，企業(yè)應(yīng)依托信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)知識數(shù)據(jù)庫，從而最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案信息的服務(wù)價值?？傮w來講，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用知識管理，既可以提升企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)，還可以創(chuàng)造額外經(jīng)濟(jì)收益，促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。

4 基于知識管理的企業(yè)檔案管理中存在的問題

4.1 管理人員的思想觀念亟待更新

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，很多管理人員深受傳統(tǒng)思維限制，沿用實(shí)體檔案保管方式，對于檔案信息的挖掘和檔案知識的利用并不關(guān)注和重視。一般而言，傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理更注重存儲和保護(hù)，重點(diǎn)在于對檔案本身的管理。長此以往，便忽視了對檔案所含信息知識的開發(fā)和利用。在知識經(jīng)濟(jì)時代，由于管理人員管理思想的落后和管理方式的單一，限制了企業(yè)檔案管理成效的提升。由于檔案管理人員并未及時轉(zhuǎn)變管理思維和方式并接納先進(jìn)管理觀念，導(dǎo)致對檔案所含知識信息的探究上投入的時間、精力較少，并未借助先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備開發(fā)益于企業(yè)發(fā)展的知識。除此之外，很多管理人員并未在工作中建立發(fā)散視野與思維，并不關(guān)注日常生產(chǎn)經(jīng)營和內(nèi)部管理中所產(chǎn)生的有效信息，從而造成企業(yè)知識資產(chǎn)的缺失。

4.2 管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

結(jié)合實(shí)踐調(diào)研可知，企業(yè)檔案部門聘請的管理人員普遍存在學(xué)歷較低、專業(yè)性不足以及專業(yè)不對口等問題?；谝陨弦蛩兀w檔案管理成效較低，與此同時，限制了檔案知識管理的持續(xù)性發(fā)展。除此之外，很多檔案管理人員并不熟悉企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)展和經(jīng)營情況，與生產(chǎn)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，若管理人員不了解企業(yè)檔案信息的需求，則很難有效開發(fā)企業(yè)檔案中所包含知識與信息。一般而言，檔案是信息的載體，知識是對原有信息的加工和利用，為此，管理人員需要具有專業(yè)知識、熟練技能以及職業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀把握企業(yè)所需信息與知識，從而在日常工作中有針對性地搜集和挖掘有效信息，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

4.3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)滯后

伴隨社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營逐漸趨向于信息化和智能化發(fā)展。基于此，企業(yè)的項(xiàng)目開發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)辦公等方面都發(fā)生了質(zhì)的改變，結(jié)合實(shí)踐調(diào)研可知，部分企業(yè)的檔案部門仍沿用滯后的管理技術(shù)，從而很難滿足社會發(fā)展和企業(yè)創(chuàng)新的需求。對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行深入剖析可知，這種管理方式多是對紙質(zhì)檔案的手工管理，并未對檔案內(nèi)包含的信息資源進(jìn)行信息化開發(fā)和利用，此外，對檔案內(nèi)容的挖掘不夠深入、對知識管理的要求不夠明確。現(xiàn)代化企業(yè)通常實(shí)行計(jì)算機(jī)辦公機(jī)制，部分企業(yè)已經(jīng)開啟了智能化辦公模式，即便如此，很多企業(yè)對檔案管理方面仍不夠重視，特別是檔案管理部門未全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，無法實(shí)現(xiàn)知識共享。

4.4 企業(yè)檔案部門的服務(wù)能力薄弱

企業(yè)檔案部門的服務(wù)能力薄弱是由各種因素導(dǎo)致的，第一，傳統(tǒng)企業(yè)組織架構(gòu)層次較多，信息傳遞效率較低且容易失真，從而使得檔案服務(wù)質(zhì)量無法得到有效保障;第二，檔案管理部門人員與其他部門人員的溝通交流不夠及時和全面，從而無法切實(shí)提升檔案部門的服務(wù)效率;第三，公司對檔案部門人員的架構(gòu)設(shè)計(jì)和工作規(guī)劃不夠重視，缺乏知識管理人員，使得檔案知識服務(wù)水平受到限制。

4.5 企業(yè)檔案的知識開發(fā)不夠深入

企業(yè)檔案部門中保存了企業(yè)創(chuàng)業(yè)以來的各種資料，包含企業(yè)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的文檔資料。當(dāng)前，部分企業(yè)實(shí)現(xiàn)了館藏資源的數(shù)字化，也有效地解決了檔案文件的保存問題、借閱檔案資料的安全問題，但是目前并未對原有資料、電子檔案以及數(shù)字化存儲信息進(jìn)行深入挖掘。此外，知識內(nèi)容一般有顯性與隱性之分，其中顯性知識指的是視覺所見且可以用語言表達(dá)的信息，而隱性知識指的是需要實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識來獲取的信息，無法通過語言進(jìn)行傳遞。但是很多管理人員僅僅是對檔案本身的管理，并不注重檔案知識的管理，也并未側(cè)重于挖掘檔案中的隱性知識。

5 基于知識管理的企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略

5.1 優(yōu)化管理方式

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的落實(shí)，需要檔案人員及時更新自身的思維觀念、積累管理經(jīng)驗(yàn)、提升先進(jìn)管理技術(shù)水平，將檔案信息化工作視為檔案部門工作的重點(diǎn)。基于知識管理背景，檔案信息化管理內(nèi)容包括負(fù)責(zé)搜集、歸納以及整理企業(yè)運(yùn)營、管理過程中產(chǎn)生的各類信息資料，其全員性、全過程的特點(diǎn)尤為突出，能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、不同來源、不同形式的各類文獻(xiàn)資料進(jìn)行有效歸納和整合，并對搜集的信息進(jìn)行有效篩選，對有價值的知識進(jìn)行組織、存儲以及處理，旨在滿足企業(yè)運(yùn)行、管理工作所需，從而構(gòu)建相對完善的企業(yè)檔案內(nèi)容管理平臺，旨在共享和創(chuàng)新企業(yè)檔案知識，提高企業(yè)核心競爭力。

5.2 完善檔案分類管理機(jī)制

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，需要對檔案進(jìn)行科學(xué)且合理的分類與管理，不僅要依據(jù)國家政策和行業(yè)規(guī)定來根據(jù)檔案來源進(jìn)行分類，還要樹立整體化和科學(xué)化意識來對企業(yè)檔案進(jìn)行整體管理，依據(jù)一定的邏輯規(guī)律構(gòu)建系統(tǒng)且全面的資源體系，避免不必要的重疊和交叉。例如，企業(yè)在進(jìn)行檔案分類整理時需要依據(jù)文書檔案按件裝訂，為后續(xù)檢索提供便利。與此同時，在設(shè)置檔號時應(yīng)在保留原始功能的同時，直接體現(xiàn)文件的來源特征和管理特點(diǎn)。

5.3 提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

基于知識管理視角，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水準(zhǔn)以及技術(shù)水平都與檔案信息化建設(shè)成效有著直接或間接的關(guān)系，因此，管理人員有必要在工作中強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，提升檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性。通過提升檔案記錄的規(guī)范性，切實(shí)提升信息錄入的準(zhǔn)確性;通過提高檔案分類的統(tǒng)一性，切實(shí)提升題目檢索的準(zhǔn)確性。除此之外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，使得檔案管理趨于智能化和信息化，并且將規(guī)范的檔案工作準(zhǔn)則、完善的檔案工作流程納入檔案管理體系。管理人員應(yīng)高效解決信息管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的對接問題和管控矛盾，從而切實(shí)提升檔案資源建設(shè)的有效性。

5.4 提高檔案知識服務(wù)水平

企業(yè)檔案內(nèi)容包含整個企業(yè)的創(chuàng)業(yè)史、發(fā)展史以及創(chuàng)新史，應(yīng)得到企業(yè)管理層的重視與關(guān)注?；诖耍瑸閷?shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，管理人員需篩選檔案中有效的知識，提升檔案知識服務(wù)水準(zhǔn)，這樣不僅能夠發(fā)揮該部門的服務(wù)功能，還能夠推動企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。第一，檔案部門人員應(yīng)充分意識到提升檔案知識服務(wù)水準(zhǔn)的重要性，并將這一理念融入日常工作。同時，檔案管理部門人員應(yīng)與其他部門人員及時進(jìn)行溝通與交流，進(jìn)而在分享、交流中提升檔案部門的服務(wù)質(zhì)量。第二，應(yīng)設(shè)計(jì)完善的部門工作流程，從而結(jié)合企業(yè)需求、依托信息技術(shù)為用戶提供自主查詢、自由借閱的服務(wù)，從而大幅度提升檔案知識服務(wù)水準(zhǔn)。

5.5 深度挖掘利用檔案知識

在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)應(yīng)充分意識到為適應(yīng)社會發(fā)展趨勢和滿足行業(yè)創(chuàng)新需求，需注重實(shí)施知識管理，而企業(yè)檔案管理部門也應(yīng)承擔(dān)起自身的管理重任。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，對檔案知識進(jìn)行深入挖掘和利用，積極扮演檔案知識管理開發(fā)者、監(jiān)督者以及服務(wù)者的角色。為充分挖掘檔案包含的知識，提升知識管理效能，應(yīng)做到以下三點(diǎn)：一是企業(yè)應(yīng)制定統(tǒng)一的知識共享準(zhǔn)則，從而在保障個人利益不受損的基礎(chǔ)上進(jìn)行知識共享，鼓勵企業(yè)員工積極參與知識共享;二是管理層應(yīng)充分意識到信息技術(shù)對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要作用，檔案管理部門亦是如此，通過引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)與高端設(shè)備來提升檔案知識的利用率;三是隱性知識具有顯著的特殊性、獨(dú)特性，屬于企業(yè)知識資產(chǎn)，為此，檔案管理部門應(yīng)派遣經(jīng)驗(yàn)豐富且技術(shù)達(dá)標(biāo)的管理人員參與隱性知識開發(fā)工作。

5.6 營造知識共享文化氛圍

檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到檔案資源信息化建設(shè)不僅要體現(xiàn)在對工作中顯性知識的搜集，還應(yīng)對員工的工作經(jīng)驗(yàn)、靈感感悟等隱性知識進(jìn)行整理與歸納。為確保隱性知識順利轉(zhuǎn)化為顯性知識，不僅要加大隱性知識檔案的宣傳力度，還應(yīng)制定有效的激勵政策來鼓勵員工將自身的隱性知識通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和評價活動進(jìn)行顯性表現(xiàn)。其中，應(yīng)借助檔案信息化管理設(shè)備與系統(tǒng)對隱性知識進(jìn)行歸納、存儲和創(chuàng)新，以供企業(yè)其他員工借鑒和參考，提升檔案知識的共享性，提升員工的參與度，最終營造知識共享的文化氛圍，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

6 結(jié)語

總而言之，為適應(yīng)社會發(fā)展趨勢和滿足行業(yè)創(chuàng)新要求，企業(yè)應(yīng)基于知識管理背景，探尋依托信息技術(shù)推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的有效措施，其中，可以通過管理人員優(yōu)化管理方式、完善檔案分類管理機(jī)制、提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)、提升檔案知識服務(wù)水平、深度挖掘利用檔案知識、營造知識共享文化氛圍來滿足知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展所需，通過加大檔案信息知識的挖掘、利用力度，為企業(yè)的內(nèi)部管理和產(chǎn)品生產(chǎn)提供參考依據(jù)，最終有效推動知識管理模式的建設(shè)進(jìn)程，完善企業(yè)檔案的信息化管理模式，提升企業(yè)的核心競爭力。

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