企業(yè)檔案管理講義的民國版

張靜婷 覃兆劌

摘 要：《工商檔案管理學(xué)》蘊含著陸時萬系統(tǒng)而豐富的檔案思想，如關(guān)于企業(yè)檔案及其管理的概念認(rèn)知、價值認(rèn)識、職能設(shè)計等方面的思想。作為時代的產(chǎn)物，《工商檔案管理學(xué)》及其檔案思想固然存在一定的局限性，但此種對工商領(lǐng)域檔案管理的探究拓寬了近代檔案管理工作與研究的范圍，且在工商檔案管理工作界定中展現(xiàn)出超前的服務(wù)意識。給予該講義必要的關(guān)注和解讀，對全面把握近代檔案思想遺產(chǎn)，深入研究企業(yè)檔案管理的歷史傳統(tǒng)，有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：陸時萬；工商檔案；企業(yè)檔案管理；檔案思想

分類號：G271

A Handout of the Republic of China Reflecting the System Cognition of Enterprise Archives Management： Lu Shiwans Industrial and Commercial Archives Management and Archival Thought

Zhang Jingting， Qin Zhaogui

（ School of History and Culture of Hubei University，Wuhan，Hubei 430062 ）

Abstract： Industrial and Commercial Archives Management contains Lu Shiwans systematic and rich archival thoughts， such as the concept cognition， value cognition， and functional design of enterprise archives and their management. As a product of the era， Industrial and Commercial Archives Management and its archival thought have certain limitations， but the research of industrial and commercial archives management has broadened the research scope of modern archives management， and has shown an advanced awareness of service in the definition of industrial and commercial archives management. As a witness to the knowledge achievements of modern enterprise archives education， it is necessary to pay attention to and research the handout and its archival thoughts， which is of great significance for comprehensively grasping the heritage of modern archival thoughts and seriously researching on the historical tradition of enterprise archives management.

Keywords： Lu Shiwan； Industrial and Commercial Archives； Enterprises Archives Management； Archival Thought

隨著我國近代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的廣泛展開，企業(yè)檔案管理的思想和實踐也相伴而生。其時除了活躍于行政界和史學(xué)界的檔案學(xué)人外，在工商界業(yè)已出現(xiàn)學(xué)者開始關(guān)注企業(yè)檔案管理，陸時萬及其《工商檔案管理學(xué)》（以下簡稱“講義”）便是其中最為系統(tǒng)也最具影響的代表。然而，在現(xiàn)有中國檔案事業(yè)史論著中，如鄒家煒《中國檔案事業(yè)簡史》、楊小紅《中國檔案史》、周雪恒《中國檔案事業(yè)史》等，對此卻鮮有提及，亦未見相關(guān)學(xué)術(shù)論文成果。據(jù)讀秀學(xué)術(shù)搜索等平臺檢索，《工商檔案管理學(xué)》講義目前主要藏于上海圖書館和安徽大學(xué)圖書館，筆者所研究的上下兩冊講義則均來自于上海圖書館，希望對企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)回顧和中國檔案事業(yè)史研究有所補益。

1 工商檔案管理學(xué)系的創(chuàng)設(shè)及講義編著

我國最早的工商檔案管理學(xué)系創(chuàng)設(shè)于1946年，是私立上海文化函授學(xué)校（也稱“上海文化函授學(xué)院”）成立時便設(shè)置的兩系之一。因為是函授教育，工商檔案管理學(xué)的學(xué)制僅為三個月，旨在通過函授教學(xué)使學(xué)員“對于工商檔案管理學(xué)之理論與實際，可得一概括而明確之認(rèn)識，作為就業(yè)之準(zhǔn)備，在業(yè)之參考”。[1]

上海文化函授學(xué)校自1946年3月起招生，對學(xué)員有部分優(yōu)惠，對各縣也有些免費名額，該院第一期“報名入學(xué)者”，就“異常踴躍”。[2]據(jù)現(xiàn)存《上海文化函授學(xué)院院訊》和《上海文化函授學(xué)校立校一年紀(jì)念專冊》刊布的每期“本院學(xué)員一覽”可知，工商檔案管理學(xué)系第一年共四期的招生人數(shù)就達(dá)二百一十五人，學(xué)員分布于全國各地。

陸時萬為工商檔案管理學(xué)系的系主任，在此之前，他已在上海各大報刊上發(fā)表《工商界之檔案管理》《檔案管理與工作效率》《檔案管理與行政效率》等文章，闡釋他對工商檔案和工商檔案與管理效率的理解和它們之間關(guān)系的認(rèn)識。講義融匯了他的上述文章的觀點和在工商組織及其他公共團(tuán)體演講的內(nèi)容，能夠充分反映他對工商檔案管理“研究之心得與多年實踐之經(jīng)驗”，[3]滲透了他關(guān)于企業(yè)檔案的獨特認(rèn)知和理性思考，是我國近代極為少見的關(guān)于企業(yè)檔案研究的系統(tǒng)化成果。

講義共十二章，內(nèi)容涉及工商檔案相關(guān)概念、檔案整理各環(huán)節(jié)以及檔案部門組織等，具體包括“檔案管理之演進(jìn)，定義，及重要性，文件從收發(fā)到歸檔，工商檔案之種類，索引，分類，資料檔案，備忘檔案，庋藏，調(diào)閱和出借，轉(zhuǎn)置和銷毀，設(shè)備用品和用具，及檔案室之工作組織和管理，另附參考資料多種”，[4]如《××公司檔案管理規(guī)則》，可為工商企業(yè)制定檔案管理規(guī)則提供參考。

講義印成時，徐國懋先生特別題寫了書名。徐氏系美國政治學(xué)博士，歸國后曾任政治學(xué)和國際關(guān)系學(xué)教授、全國經(jīng)濟(jì)委員會秘書和專員室主任，抗戰(zhàn)前后還在重慶、漢口、上海職掌金城銀行并擔(dān)任了交通、鋼鐵、藥品生產(chǎn)等多家企業(yè)董事，是金融界、工商界著名人士。講義能得到徐氏的認(rèn)可，一定意義上說明了企業(yè)檔案管理話題對實業(yè)管理的意義，同時也意味著這本講義內(nèi)容的前沿性。遺憾的是，遍查相關(guān)文獻(xiàn)，卻再也找不到陸時萬的更多信息，但他的企業(yè)檔案理論探索與企業(yè)檔案實踐，著實值得寫進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展歷史。

2 講義的檔案思想

2.1 概念認(rèn)知：著眼于“他日參考”的特定業(yè)務(wù)與“獨立專門之學(xué)問”

陸時萬敏銳地觀察到檔案及其管理的運用范圍已經(jīng)從官方政治領(lǐng)域擴展到了工商領(lǐng)域。通過對工商組織的檔案及其管理研究，他提出了“工商檔案”的概念。此概念最早見諸報端是1943年6月，他在《新聞報》上發(fā)文《工商界之檔案管理》。講義中的概念則與此基本相同，即“凡一個組織內(nèi)，有關(guān)該組織的文件，經(jīng)過特定部份或特定個人一定方法的處理，而便于他日參考或應(yīng)用的，稱為檔案”。[5]陸時萬認(rèn)為參考應(yīng)用是檔案的重要價值，提供檔案的參考應(yīng)用則是檔案管理的“最大目的”。他將判斷文件是否有參考或應(yīng)用價值作為文件向檔案轉(zhuǎn)換的重要篩選依據(jù)，并指出為了充分發(fā)揮檔案的價值，必須對“檔案”加以“管理”，“檔案管理的目的是正確迅速的供給參考或應(yīng)用的資料”。[6]

在各大工商企業(yè)推行科學(xué)管理之時，陸時萬汲取了科學(xué)管理思想，指出檔案管理也是科學(xué)管理之一種，甚至已成為一門“獨立專門之學(xué)問”。他認(rèn)為檔案管理“是理論與應(yīng)用總和的一種專門科學(xué)”，[7]應(yīng)采取專門化和科學(xué)化的管理方法。這首先需要專業(yè)人才，要求工商企業(yè)既要盡量聘請專家主管檔案工作，“專家的待遇須好，地位須高”，[8]又要訓(xùn)練和培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，畢竟“方法程序之采取，器具設(shè)備之運用，皆非專門人才而不可”。[9]其次，工商企業(yè)需采用科學(xué)的整理方法，“處理一切文件，依據(jù)性質(zhì)，作有規(guī)則有秩序的排列和保存，轉(zhuǎn)置和銷毀”，[10]還需購置完備的標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備用品，以促進(jìn)“現(xiàn)代檔案管理臻于至善之境”。另外，各企業(yè)因性質(zhì)、規(guī)模等不同，檔案的種類、數(shù)量各異，在制定檔案管理方法時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)狀況、業(yè)務(wù)性質(zhì)和組織工作需要，使其管理方法合乎企業(yè)特點，切忌“削足適履”。因此，企業(yè)切不能因規(guī)模小、經(jīng)濟(jì)實力薄弱而放棄采取科學(xué)化的檔案管理，“方法”和“人”才是檔案管理成功的重要因素。

2.2 價值認(rèn)識：“神經(jīng)中樞似的檔案管理”

陸時萬十分強調(diào)檔案管理在企業(yè)中的價值。他認(rèn)為檔案是企業(yè)一切工作的依據(jù)，檔案管理是企業(yè)各類管理中“最重要的”“最基礎(chǔ)的”，“是和人事，會計，事務(wù)等部份，同樣的不可缺少”。[11]他多次在講義中將檔案管理比作“神經(jīng)中樞”，指出檔案管理“在工商組織中宛似神經(jīng)中樞，藉其力量以達(dá)控制，連系和推進(jìn)工作的實效”，[12]發(fā)揮著“使各部份的活動相互配合，相輔相成，結(jié)為統(tǒng)一的能力”。[13]

之所以如此重視企業(yè)檔案，是因為陸時萬發(fā)現(xiàn)歐美經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家企業(yè)組織健全且運行高效，其中重要原因之一便是采用了科學(xué)化的檔案管理，同時，也正是歐美各國對企業(yè)檔案科學(xué)管理的提倡與專業(yè)研究，促進(jìn)了其工商業(yè)的發(fā)展。[14]在國內(nèi)，伴隨工商業(yè)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日益擴大，分工愈加細(xì)化，檔案管理的重要性開始得到企業(yè)管理者的重視。一位有經(jīng)驗的企業(yè)管理者就曾表示：“焚毀良好的生財及機械，猶可賴金錢力量予以重建，但寶貴記錄的檔案如果不幸而毀壞或散失，就不是任何代價可以換得來的?！盵15]陸時萬評論這是“至理名言”。另外，陸時萬還梳理和列舉了當(dāng)時國家許多有關(guān)企業(yè)檔案及其管理的法令，如“同法（指公司法）第六十八條：‘公司之賬簿及關(guān)于營業(yè)與清算事務(wù)之文件，應(yīng)自清算完結(jié)時起，保存十年?！?；“商人通例第二十八條：‘凡商人之商業(yè)賬簿及與營業(yè)有關(guān)系之書信，應(yīng)留存十年。前項之期間，自商業(yè)賬簿終結(jié)之日起算?！?；“商業(yè)登記法第十六業(yè)：‘商業(yè)應(yīng)備日記賬，分類賬，損益計算書，財產(chǎn)目錄，及資產(chǎn)負(fù)債表，……自賬簿封存之日起，保存期間為十年，其關(guān)于商業(yè)上各種書信，應(yīng)連綴成冊，自停止連綴之日起，保存期間亦同?！盵16]等。

在介紹企業(yè)檔案管理的具體作用時，陸時萬將企業(yè)檔案管理的作用歸結(jié)為：“調(diào)整組織”“訓(xùn)練人才”“增進(jìn)考核”“便利統(tǒng)計”“保存要件”“加速翻檢”“輔助記憶”“匯集情報”。[17]他認(rèn)為檔案管理工作不能局限于對檔案的保存，還應(yīng)主動地搜集資料，挖掘信息，為組織提供利用。他堅信，若能充分發(fā)揮其作用，企業(yè)檔案管理既能“增加工作效率，促進(jìn)正常發(fā)展”，又從而能夠起到“安定社會經(jīng)濟(jì)”的功能。[18]

2.3 職能設(shè)計：提出“理想的檔案管理部份”模式

鑒于企業(yè)檔案管理作用日益凸顯，陸時萬提出了一個“理想的檔案管理部份”模式。他認(rèn)為，理想的檔案部門兼具多部門性質(zhì)，除了發(fā)揮基礎(chǔ)的“文件保管部”的作用外，還應(yīng)含“工作考核部”和“人員訓(xùn)練所”，為企業(yè)的工作考核、人員訓(xùn)練提供依據(jù)；同時也是“統(tǒng)計室”，對所保管的檔案開展統(tǒng)計工作，為組織提供參考；并還具有“圖書館”和“服務(wù)部”的功能，為各部門及工作人員提供“問詢”“聯(lián)絡(luò)”“備忘”和“資料供應(yīng)”服務(wù)。這一模式設(shè)計，對檔案部門突破傳統(tǒng)的被動的收管用職能，更加積極主動地收集檔案資料和開發(fā)檔案資源，以及確保一定的履職能力提出了更高要求。

為此，陸時萬將檔案管理工作具體分為十四個部分，即“收入”“登記”“分類”“索引”“庋藏”“出納”“轉(zhuǎn)置”“銷毀”“資料檔案”“備忘檔案”“核對”“統(tǒng)計”“研究”“組織”，并在講義中對其中大部分工作環(huán)節(jié)按章節(jié)進(jìn)行了較為詳細(xì)的闡釋。前八項為檔案整理業(yè)務(wù)的基本流程，但其中的“分類”工作被陸時萬視為在檔案管理中“不一定是必需的”。[19]他認(rèn)為，分類多是指“分類庋藏法”，與檔案按性質(zhì)關(guān)系排列的順序有關(guān)，檔案部門如果編制了“完美標(biāo)題索引”，檔案翻檢便利，那么就不一定要采取分類庋藏的方式，畢竟“分類是一樁繁難的事”。然而，若要采用分類的方法，則需遵循“同聚異分”的原則，訂立詳細(xì)的“分類表”。他提出了由“類”“組”“項”“目”四級構(gòu)成的分類系統(tǒng)，每一級又設(shè)定有相應(yīng)的類號、組號、項號和目號而構(gòu)成分類號。他強調(diào)“分類必須合理”，他認(rèn)為，承辦人“須有深厚學(xué)識與技術(shù)修養(yǎng)”，這樣才有助于制定出“內(nèi)容正確周到、外形簡明、和結(jié)果前后一致的分類系統(tǒng)”。[20]

“資料檔案”和“備忘檔案”是陸時萬在講義中重點提出的檔案類別，也是檔案管理的重要對象?！百Y料檔案”是指企業(yè)所需的參考資料。陸時萬采用了其狹義的概念，將資料范圍原則上限定于“組織以外的材料”。他認(rèn)為資料檔案對企業(yè)是十分關(guān)鍵的，并將資料檔案與檔案科學(xué)管理聯(lián)系在一起，指出“今日科學(xué)化的檔案管理，除收管外，又需自動的搜集，俾能盡其所負(fù)的使命，資料檔案的產(chǎn)生正為其特點之一。”[21]“備忘檔案”是指“對未來應(yīng)辦的某一事件，在某一日期到達(dá)或某一條件完成的時候，利用機械的記憶法，使檔案管理者自動加以注意，發(fā)出通知，提醒有關(guān)人員使加以注意而進(jìn)行工作的一種檔案。”[22]陸時萬解釋道，之所以提出由檔案管理者負(fù)責(zé)備忘工作，是因為陸時萬認(rèn)為檔案管理者管理整個組織內(nèi)的檔案，所以對組織內(nèi)情況十分清楚，他同時認(rèn)為，備忘工作對檔案管理也是較為有意義的，“備忘檔案的產(chǎn)生，使檔案管理者并不限于被動的‘調(diào)閱，而有自動的‘出借……同時也增加了檔案管理在工作中的效能?！盵23]“核對”是指對點收、登記、分類等檔案整理業(yè)務(wù)以及備忘、資料檔案處理工作進(jìn)行定期或隨時的、全面或局部的核對，以及時發(fā)現(xiàn)錯誤而加改正?！敖y(tǒng)計”工作是指對檔案管理自身情況的統(tǒng)計，有助于了解檔案管理現(xiàn)狀，從而利于“控制和不斷的改進(jìn)”。陸時萬列舉了五種基礎(chǔ)的統(tǒng)計報表，并繪制了參考樣表，包括歸檔日報表，出納備忘、查詢、日報表，檔案歸檔出納備忘查詢周報表，歸檔及出納統(tǒng)計圖，各類檔案歸檔與調(diào)閱分析比較圖?！把芯俊焙汀敖M織”工作亦是為求檔案管理的改善與順利進(jìn)行，具體工作如“工作標(biāo)準(zhǔn)的研究”“研究和試驗各種新的管理方法”“編訂各種規(guī)則”“工作的分配”[24]等。

3 講義及其檔案思想的評價

首先，該講義是近代極少以“學(xué)”名之的企業(yè)檔案管理專題讀物，其系統(tǒng)性創(chuàng)建是這種自信的底氣。一方面，講義成書前，陸時萬在報刊上的發(fā)文足以顯現(xiàn)其對古今中外檔案管理的系統(tǒng)關(guān)注與研究。他熟悉“檔案”一詞之由來，與時俱進(jìn)地給出自己對“檔案”的定義及解釋；揭示歷朝沿襲至近代的檔案管理之弊端，以及現(xiàn)代檔案管理推行之阻礙，宣傳現(xiàn)代檔案管理的重要性與特色；意識到歐美國家經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)與檔案管理的先進(jìn)性之關(guān)系，呼吁國內(nèi)工商業(yè)注重檔案科學(xué)化管理；以國家法令規(guī)定和企業(yè)運行的需要，強調(diào)檔案在企業(yè)組織內(nèi)的重要作用，及檔案室的獨立性和主要任務(wù)。另一方面，講義匯集了陸時萬前期研究成果，以更加全面的內(nèi)容和系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)形成完善的體系。講義理論與實踐并重，既有工商檔案及管理的基本概念解析，又有實體整理環(huán)節(jié)和管理組織的方法介紹；文字與圖表并茂，既有對各整理方法和設(shè)備用品的詳細(xì)文字描述，又輔以自繪的圖表舉例，更顯生動明晰；全書回顧與實踐思考并重，每章文末附以數(shù)量不等的思考題，問題既涉及章節(jié)基礎(chǔ)知識，又注重實踐拓展。

其次，突破了機關(guān)文書檔案管理研究范疇，開創(chuàng)了企業(yè)檔案管理研究之先河。20世紀(jì)30年代文書檔案改革運動推動我國檔案學(xué)的形成發(fā)展，但當(dāng)時的研究多聚焦于當(dāng)時的行政界。如龍兆佛《檔案管理法》、黃彝仲《檔案管理之理論與實際》、周連寬《檔案管理法》等，皆是基于對行政機關(guān)的檔案管理之探討。該講義則對工商檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)研究，提出“工商檔案”概念，強調(diào)工商檔案的參考應(yīng)用價值，將工商檔案管理視為“獨立專門之學(xué)問”，詳細(xì)介紹工商檔案管理方法，是首部關(guān)于工商檔案管理的講義，正如陸時萬所述：“工商檔案管理在我國，向被忽視，故坊間尚無此類專書出版，本書當(dāng)為我國關(guān)于工商檔案管理研究專書之第一部?！盵25]

再者，拓展了檔案管理的工作范圍，并展現(xiàn)出超前的服務(wù)意識。傳統(tǒng)的檔案管理多限于登記、分類、編目、裝訂、排列與典藏等工作，講義除了介紹檔案整理業(yè)務(wù)之外，增加了“備忘檔案”和“資料檔案”專章，在所列舉的檔案管理工作中增加了“核對”“統(tǒng)計”和“研究”工作，組成共十四項檔案管理工作環(huán)節(jié)。陸時萬在講義中所拓展的檔案管理工作，促使檔案管理從被動的收管轉(zhuǎn)向主動的搜集和服務(wù)。他認(rèn)為“檔案管理部份所有的工作，都是服務(wù)工作”[26]，檔案部門應(yīng)“竭力服務(wù)整個的組織以謀工作效率的增進(jìn)”。[27]陸時萬對檔案部門的定位與“使命”的賦予，以及其超前的服務(wù)意識，在當(dāng)時的歷史環(huán)境下具有較強的進(jìn)步性和前瞻性。

最后，講義及其檔案思想是時代的產(chǎn)物，必然存在一定的時代局限性。第一，對檔案分類的認(rèn)識比較狹隘。僅將分類和庋藏法聯(lián)系在一起，認(rèn)為有了適當(dāng)?shù)臉?biāo)題索引，就不一定要進(jìn)行檔案分類，殊不知檔案分類是檔案管理中的核心環(huán)節(jié)，關(guān)系到檔案編目和排列，即使是編制標(biāo)題索引，亦需進(jìn)行檔案分類。第二，對檔案管理工作范圍的界定值得商榷。陸時萬提出檔案部門應(yīng)主動搜集資料和提供服務(wù)，這一“主動”的方向與現(xiàn)在的要求本質(zhì)上是一致的，但他認(rèn)為檔案部門在掌管整個組織檔案資料基礎(chǔ)上，理應(yīng)對組織內(nèi)各項情況了如指掌，因此，檔案主管人員要“能很清楚地看出整個組織內(nèi)工作分合的情況”，[28]能發(fā)現(xiàn)問題并查出原由；檔案工作人員還要能夠“在適當(dāng)時期中自動供給工作者以適當(dāng)?shù)馁Y料”，[29]并且“使工作者平日明了檔案管理部份所存及隨時增加的有關(guān)資料，以備參考與應(yīng)用”[30]等，則有明顯的理想化傾向?？傊憰r萬的講義雖有一定的不足，但對豐富近代檔案思想，促進(jìn)我國近代檔案學(xué)發(fā)展卻有較大影響，且仍值得進(jìn)一步挖掘和探討。

注釋與參考文獻(xiàn)

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