企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探

董娟

摘 要：隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境越來越復(fù)雜，企業(yè)要想在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)中占有一席之地，除了要提高經(jīng)濟(jì)效益，還要做好項(xiàng)目與文書檔案管理工作，利用專業(yè)素質(zhì)較高的人才增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，然而，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)在檔案管理過程中，無法提高社會(huì)化管理效率，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些社會(huì)化檔案管理問題，難以提高企業(yè)的項(xiàng)目與文書檔案管理質(zhì)量。基于此，本文針對(duì)企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的分析，提出幾點(diǎn)解決問題的有效措施，以供企業(yè)檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；社會(huì)化問題；解決對(duì)策

中圖分類號(hào)： G255 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2017）02-49-2

0 引言

在企業(yè)檔案社會(huì)化管理過程中，企業(yè)要想更好的增強(qiáng)管理效果，提高工作人員專業(yè)技能的掌握效率，就要利用完善的社會(huì)化管理制度優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，逐漸提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題

當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)企業(yè)在檔案管理過程中，還存在較多問題，無法提高企業(yè)的檔案管理效率，難以發(fā)揮企業(yè)項(xiàng)目與文書管理優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中面臨較多難以解決的問題。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

首先，缺乏足夠的重視。隨著企業(yè)工作人員的增加，部分企業(yè)已經(jīng)將人事檔案信息交由專門的管理組織，并且可以對(duì)其進(jìn)行電子檔案管理。但是，多數(shù)企業(yè)都沒有將電子檔案全部交由社會(huì)外包組織管理，而是留在企業(yè)內(nèi)部處理，如果企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員缺乏電子操作技能，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案在實(shí)際管理期間出現(xiàn)一系列問題，難以達(dá)到良好的管理效果，這些問題的出現(xiàn)，主要因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)檔案社會(huì)化管理不夠重視，不能發(fā)揮社會(huì)管理組織的優(yōu)勢(shì)，難以提高企業(yè)檔案管理水平[1]。

其次，檔案社會(huì)化監(jiān)管力度不足。企業(yè)中的檔案管理工作不同于其他生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門，無法為企業(yè)創(chuàng)造出有價(jià)值的產(chǎn)品，不能直接提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，這就導(dǎo)致很多企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中，認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作無關(guān)緊要，不重視檔案管理工作，并且將檔案管理工作交由下級(jí)部門，不能加大對(duì)檔案社會(huì)化監(jiān)督力度。這就導(dǎo)致在檔案社會(huì)化管理期間，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些影響企業(yè)項(xiàng)目與文書管理的問題，并且缺乏良好的束縛性，使企業(yè)檔案管理社會(huì)化效率降低，為企業(yè)帶來較多損失[2]。

最后，企業(yè)檔案社會(huì)化管理安全性較差。當(dāng)前，部分企業(yè)在檔案社會(huì)管理過程中，沒有要求社會(huì)中的電子檔案管理人員建立企業(yè)專有的電子檔案庫，導(dǎo)致社會(huì)電子檔案管理機(jī)構(gòu)在執(zhí)行工作的時(shí)候，不能針對(duì)企業(yè)電子檔案進(jìn)行單獨(dú)、集中的管理，一旦企業(yè)中電子檔案格式不同或是包含不同軟件的時(shí)候，就會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。同時(shí)，社會(huì)電子檔案管理機(jī)構(gòu)在多個(gè)企業(yè)檔案統(tǒng)一管理期間，無法針對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全性等問題制定完善的保護(hù)制度，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)被篡改的問題，對(duì)企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失[3]。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案社會(huì)化管理重要性

在企業(yè)發(fā)展過程中，社會(huì)化管理起著關(guān)鍵性的作用。主要因?yàn)槠髽I(yè)在檔案管理社會(huì)化之后，可以提高檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理效果。首先，企業(yè)在加強(qiáng)檔案管理社會(huì)化進(jìn)程之后，可以為項(xiàng)目與文書管理人員樹立正確的管理觀念，在優(yōu)化管理體系的基礎(chǔ)上，提高項(xiàng)目與文書管理質(zhì)量，達(dá)到良好的管理效果[4]。其次，企業(yè)在加強(qiáng)檔案社會(huì)化管理力度之后，可以精細(xì)化的對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，為項(xiàng)目與文書管理人員提供良好的管理依據(jù)，這也是企業(yè)培養(yǎng)現(xiàn)代化優(yōu)秀人才的有力依據(jù)。再次，企業(yè)在重點(diǎn)關(guān)注檔案管理社會(huì)化之后，可以提高企業(yè)檔案信息的利用效率，增強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目與文書管理效果，優(yōu)化企業(yè)的人才培養(yǎng)機(jī)制，使其向著更好的方向發(fā)展[5]。

3 企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題解決對(duì)策

企業(yè)要想更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理，就要加快社會(huì)化進(jìn)程，逐漸提高企業(yè)檔案社會(huì)化管理效率與科學(xué)性，在嚴(yán)格控制企業(yè)檔案管理成本的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)的人才管理質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。具體措施包括以下幾點(diǎn)：

3.1 加強(qiáng)宣傳力度

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化過程中，必須要加大對(duì)管理工作的宣傳，保證可以增強(qiáng)人事檔案管理工作人員的配合意識(shí)。此時(shí)，企業(yè)可以針對(duì)檔案管理人員工作現(xiàn)狀考慮，制定完善的宣傳制度，并且根據(jù)具體事件實(shí)施宣傳工作，在企業(yè)所有成員了解檔案管理工作重要性之后，積極配合檔案社會(huì)化管理工作，為其后續(xù)發(fā)展提供有力支持[6]。

3.2 集中統(tǒng)一管理

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化進(jìn)展中，必須要重點(diǎn)關(guān)注檔案集中、統(tǒng)一管理情況，保證可以提高檔案管理社會(huì)化效率。企業(yè)檔案管理社會(huì)化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，與企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式相比較，存在較多不同之處。企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作是由企業(yè)內(nèi)部相關(guān)機(jī)構(gòu)執(zhí)行，根據(jù)員工的工作級(jí)別與文化程度等對(duì)檔案進(jìn)行劃分，這種管理方式很容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，難以提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。然而，企業(yè)在將檔案管理工作交由社會(huì)管理機(jī)構(gòu)之后，可以集中統(tǒng)一的對(duì)員工進(jìn)行管理，提高了企業(yè)檔案管理質(zhì)量。這就需要企業(yè)在將檔案管理工作交由社會(huì)管理機(jī)構(gòu)處理的過程中，重點(diǎn)關(guān)注檔案集中統(tǒng)一管理情況，保證可以充分發(fā)揮社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)，在提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)企業(yè)的發(fā)展效果[7]。

3.3 制定科學(xué)的檔案社會(huì)化管理制度

企業(yè)檔案信息是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)中的重要組成部分，主要因?yàn)槠髽I(yè)檔案信息中包含企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理等工作的全部?jī)?nèi)容，同時(shí)，檔案信息中還包含著企業(yè)員工的基本資料，有利于執(zhí)行項(xiàng)目與文書管理工作。因此，企業(yè)在將檔案管理工作交由社會(huì)管理機(jī)構(gòu)處理的時(shí)候，必須要制定完善的管理制度，約束社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的行為，在提高檔案管理準(zhǔn)確性與完整性的基礎(chǔ)上，維護(hù)企業(yè)檔案的安全。在此期間，企業(yè)要全面分析社會(huì)管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理能力，并且不斷優(yōu)化檔案管理制度，根據(jù)社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理社會(huì)化工作，使其向著更好的方向發(fā)展。

3.4 杜絕自帶檔案現(xiàn)象

企業(yè)在實(shí)際發(fā)展期間，對(duì)人事檔案不夠重視，在錄用工作人員之后，員工的檔案還保存在自己手中，企業(yè)不能對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案流失或是棄檔現(xiàn)象，難以提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。使得企業(yè)在工作人員職位遷升或是辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的時(shí)候，沒有一定的檔案作為依據(jù)。這就需要企業(yè)利用檔案社會(huì)化管理方式，規(guī)避這一問題帶來的影響，杜絕員工自帶檔案的現(xiàn)象發(fā)生，達(dá)到良好的檔案管理效果。

3.5 提高檔案資源的利用效率

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化進(jìn)程中，必須要重視檔案資源的利用情況，保證可以通過檔案外包公司提高檔案資源利用效率，達(dá)到良好的管理效果。首先，企業(yè)要增強(qiáng)中介對(duì)檔案資源的應(yīng)用效果，提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量。其次，企業(yè)可以要求外包公司利用檔案資源為市場(chǎng)提供較多的服務(wù)，在保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的情況下，大力整合項(xiàng)目與文書信息，為市場(chǎng)人才庫帶來較多有力資源。這樣，就可以有效提高檔案資源的利用效率，使其向著更好的方向發(fā)展。

4 企業(yè)檔案管理社會(huì)化發(fā)展趨勢(shì)

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化發(fā)展過程中，會(huì)有著較為良好的進(jìn)步。第一，在未來的發(fā)展中，企業(yè)會(huì)利用規(guī)范的管理制度與管理流程執(zhí)行檔案管理工作，并且提高企業(yè)檔案管理的發(fā)展效率。其次，企業(yè)在檔案管理社會(huì)化進(jìn)展中，還會(huì)利用經(jīng)濟(jì)措施等，創(chuàng)新外包形勢(shì)。最后，企業(yè)在檔案管理社會(huì)化之后，還會(huì)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)等，增強(qiáng)檔案管理工作效果，使其向著更好的方向發(fā)展。

5 結(jié)語

企業(yè)在檔案管理社會(huì)化過程中，必須要重視檔案管理工作的執(zhí)行情況，并且規(guī)范檔案管理社會(huì)化流程，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率，為企業(yè)項(xiàng)目與文書管理工作的執(zhí)行提供更多有利依據(jù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 王靜.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的解決[J].中國(guó)電子商務(wù)，2014（5）：106.

[2] 白愛云.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探[J].新西部（下旬刊），2013（3）：73.

[3] 楊艷翠.關(guān)于當(dāng)前企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的分析[J].決策與信息（中旬刊），2014（12）：75-75.

[4] 楊良.論企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題[J].卷宗，2016，6（1）：408-408.

[5] 姜晨.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探[J].大科技，2015

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[6] 楊良.論企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題[J].卷宗，2015（11）：

619.

[7] 李鳳艷.淺議企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題[J].網(wǎng)友世界·云教育，2014（20）：49-49.