高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度建設(shè)

劉燕

摘? 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快速發(fā)展，依托高校組建的國(guó)家級(jí)知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心面向高校和社會(huì)提供知識(shí)產(chǎn)權(quán)的信息服務(wù)。然而，伴隨知識(shí)產(chǎn)權(quán)而產(chǎn)生的檔案尚缺乏有效的管理制度。本文在梳理目前知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理方面存在的問(wèn)題基礎(chǔ)上，提出建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案管理人員培訓(xùn)制度和管理監(jiān)督制度等建議，為高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心進(jìn)一步規(guī)范和制定知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理相關(guān)制度提供參考。

關(guān)鍵詞：知識(shí)產(chǎn)權(quán);制度建設(shè);檔案管理制度

Abstract： With the rapid development of knowledge economy， the national intellectual property information service centers are established in universities and provide intellectual property information services to the universities and society. However， the effective management system for Archives administration associated with intellectual property is still absent. Based on the current situation of intellectual property Archives administration， this paper puts forward some suggestions on the establishment of intellectual property archiving system， Archives storage system， Archives borrowing system， Archives manager training system and management supervision system， so as to provide reference for the national intellectual property information service centers in universities to further standardize and formulate the relevant systems of intellectual property Archives administration.

Keywords： Intellectual property; System construction; Archives management system

1 引言

知識(shí)產(chǎn)權(quán)，也稱知識(shí)所屬權(quán)，指權(quán)利人對(duì)其智力勞動(dòng)所創(chuàng)作的成果和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的標(biāo)記、信譽(yù)所依法享有的專有權(quán)利，一般只在有限時(shí)間內(nèi)有效。[1]當(dāng)前，我國(guó)正在從知識(shí)產(chǎn)權(quán)引進(jìn)大國(guó)向知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造大國(guó)轉(zhuǎn)變，習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào)全面加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，激發(fā)創(chuàng)新活力推動(dòng)構(gòu)建新發(fā)展格局。[2]

高校作為國(guó)家實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的主陣地之一，在人才培養(yǎng)、科研實(shí)力等方面擁有優(yōu)勢(shì)。由此，國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局、教育部遴選和認(rèn)定了國(guó)家級(jí)知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心試點(diǎn)示范高校110所，有利于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)。[3]在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)數(shù)量申請(qǐng)量和獲批量均較為巨大，但是目前存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理不規(guī)范、制度欠缺等不足，導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)的原始材料缺失、利用率較低等問(wèn)題。[4]依托國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)服務(wù)中心，建立合理、完善的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，并由專門(mén)人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行有效管理，可以在最大程度上保證高?？蒲许?xiàng)目相關(guān)材料的嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性，為知識(shí)產(chǎn)權(quán)高效利用帶來(lái)諸多便利，同時(shí)能更好地服務(wù)高校教師和學(xué)生。

2 知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的特點(diǎn)與現(xiàn)狀

高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心是國(guó)家依托高校設(shè)立的知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)工作機(jī)構(gòu)。它可為高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理提供服務(wù)，有利于高校協(xié)同創(chuàng)新和優(yōu)勢(shì)學(xué)科建設(shè)，有利于高?？萍汲晒D(zhuǎn)化。其職能是為高校師生和社會(huì)公眾提供知識(shí)產(chǎn)權(quán)文獻(xiàn)支持、知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息咨詢、知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育等服務(wù)。

高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心產(chǎn)權(quán)檔案包括申報(bào)資料、上級(jí)下發(fā)的各種文件，知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心制定的各種有關(guān)規(guī)章制度，知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心的年檢材料和知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心工作總結(jié)，項(xiàng)目登記簿，科研管理部門(mén)和用戶對(duì)工作的反饋意見(jiàn)，人員培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)證書(shū)復(fù)本，知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)合同書(shū)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)分析報(bào)告等。為確保檔案的完整，防止業(yè)務(wù)資料的遺失和泄密，使報(bào)告的電子版可按照要求定期聯(lián)網(wǎng)并庫(kù)，部門(mén)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案保管。合同書(shū)、來(lái)訪登記與項(xiàng)目分析安排記錄均需按期整理并裝訂成冊(cè)。

目前，高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理方面還存在以下問(wèn)題。

2.1 知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理部門(mén)職責(zé)不明確。在科研創(chuàng)新過(guò)程中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案工作一直被認(rèn)為是邊緣性和輔助性的工作，各部門(mén)往往只重視科研項(xiàng)目的立項(xiàng)和科研成果的產(chǎn)出，而對(duì)于創(chuàng)新過(guò)程中知識(shí)產(chǎn)權(quán)的材料形成和材料歸檔等重視不足，缺乏統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致無(wú)人承擔(dān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的責(zé)任。另一方面，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主體責(zé)任不明確，而明確的主體責(zé)任是對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)有效管理的基礎(chǔ)。依托高校設(shè)立的國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心，需要明確在管理檔案過(guò)程中知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主體是高校，認(rèn)真做好收集、保護(hù)、利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的工作，履行知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的職責(zé)。

2.2 知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理不規(guī)范。一般來(lái)講，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有證據(jù)性的特點(diǎn)，從收集創(chuàng)新信息到歸檔檔案信息的檔案管理過(guò)程要保證證據(jù)的真實(shí)性和時(shí)效性，從而保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案相關(guān)文檔是真實(shí)的和完整的。然而，目前大多數(shù)高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心缺乏統(tǒng)一的規(guī)范指導(dǎo)，忽視知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料是否記錄全面，是否歸檔完整;尚未嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范文件與上級(jí)檔案部門(mén)缺乏有效溝通。此外，部分檔案管理人員的專業(yè)水平較低、檔案收集不完整、管理分散等原因，在收集、歸檔以及處理檔案信息過(guò)程中不具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案不完整且整體質(zhì)量低，對(duì)后期的檔案管理和成果利用造成較大影響。

2.3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理與監(jiān)督制度缺失。多數(shù)高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心缺乏知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度和知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案監(jiān)督的有效機(jī)制。目前，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成和歸檔的過(guò)程中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸檔材料的及時(shí)性、完整性沒(méi)有相應(yīng)的制度保障，導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料缺失，而只能依靠相關(guān)的檔案管理人員的提醒，沒(méi)有有效的管理辦法。另外，即便是知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案部門(mén)制定相關(guān)的管理制度，如果高?？蒲胁块T(mén)不能很好地支持和配合，相應(yīng)的制度也不能很好地執(zhí)行。因此，需要建設(shè)高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案統(tǒng)一管理體系，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，并制定相應(yīng)的監(jiān)督制度，對(duì)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督和約束。

3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度建設(shè)的建議

高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心的職能是為高校師生和社會(huì)公眾提供知識(shí)產(chǎn)權(quán)文獻(xiàn)支持、知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息咨詢、知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育等服務(wù)。建立健全知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理與利用具有積極意義，切實(shí)加強(qiáng)高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的規(guī)范管理和高效利用。

3.1 建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸檔制度。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的相關(guān)文檔收集和管理過(guò)程中，要根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料的形成特點(diǎn)，制定統(tǒng)一和系統(tǒng)的規(guī)范。根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的申請(qǐng)和審批通常周期較長(zhǎng)的特點(diǎn)，在制定指導(dǎo)性規(guī)范時(shí)要對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行有序動(dòng)態(tài)管理。[5]另外，根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的真實(shí)性和時(shí)效性要求，在制定指導(dǎo)性規(guī)范時(shí)要考慮檔案材料形成過(guò)程中不同載體的證據(jù)時(shí)效性和憑證作用，同時(shí)還要保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的證據(jù)完整性。

3.2 建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保管制度。由于科技創(chuàng)新活動(dòng)、申請(qǐng)審批過(guò)程等周期較長(zhǎng)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成的時(shí)間跨度較大，而且知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案涉及的領(lǐng)域也具有分散性強(qiáng)的特點(diǎn)[6.7]為妥善保管知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料，要求高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心建立統(tǒng)一的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理機(jī)制，將檔案材料的產(chǎn)生部門(mén)和管理部門(mén)都納入管理機(jī)制統(tǒng)一協(xié)調(diào)有序管理。首先，作為檔案材料的產(chǎn)生部門(mén)，如科研人員所在單位等，要具體落實(shí)檔案收集保管責(zé)任;其次，檔案管理部門(mén)在專業(yè)性和保密性的前提下，依照知識(shí)產(chǎn)權(quán)的特點(diǎn)對(duì)歸檔的材料進(jìn)行有效歸類，使檔案的材料信息有據(jù)可循;最后，檔案材料的產(chǎn)生部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地與檔案管理部門(mén)協(xié)作溝通，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料真實(shí)可靠，從而提高檔案的利用率。[8]

3.3 建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案借閱制度。建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的借閱制度之前，要先制定知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案文件的保密等級(jí)、保密期限、密級(jí)調(diào)整和借閱登記標(biāo)準(zhǔn)等制度，以確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案文件在保密機(jī)制下最大限度地得到充分利用。另外，由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)涉及相關(guān)創(chuàng)新思想的歸屬權(quán)和利益關(guān)系，因此知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)保證中立的原則，有責(zé)任在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案利用過(guò)程中充分維護(hù)權(quán)益人的合法利益。此外，還應(yīng)建立相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案借閱管理規(guī)定，如使用范圍、使用方式、借閱手續(xù)、借閱時(shí)間等，還應(yīng)有嚴(yán)格的審批制度和借閱登記記錄等。[9]

3.4 建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員培訓(xùn)制度。隨著新媒體、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科技的日益發(fā)展，檔案管理在形式上和方法上都應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷改革創(chuàng)新。作為檔案管理的實(shí)際執(zhí)行者，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的檔案管理素養(yǎng)，而且還需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)新技術(shù)以適應(yīng)科技發(fā)展。因此，需要建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員不斷進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理能夠適應(yīng)新形勢(shì)下知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的要求。

3.5 建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理監(jiān)督制度。為了保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的證據(jù)真實(shí)性和完整性、保密性和高效利用，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)具有一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案監(jiān)督權(quán)力，即在對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案產(chǎn)生部門(mén)和利用部門(mén)進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，還具有有效的監(jiān)督權(quán)力，以確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案由材料形成到檔案保管再到檔案利用的整個(gè)環(huán)節(jié)高效運(yùn)行且不出差錯(cuò)。此外，還應(yīng)建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保密和追責(zé)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的規(guī)范性、完整性與安全性等方面實(shí)行量化考核。[10]

4結(jié)語(yǔ)

本文梳理了當(dāng)前知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的狀況和存在的問(wèn)題，建議高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案管理人員培訓(xùn)制度和管理監(jiān)督制度等，為建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度提供理論支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]知識(shí)產(chǎn)權(quán).https：//baike.baidu.com/item/知識(shí)產(chǎn)權(quán)/85044，2021.9.2.

[2]習(xí)近平.全面加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，激發(fā)創(chuàng)新活力推動(dòng)構(gòu)建新發(fā)展格局.http：//cpc.people.com.cn/n1/2020/1201/c64094-31951382.html，2020年12月01日.

[3]高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心.https：//baike.baidu.com/item/高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心/54851427？fr=aladdin，2021.9.2.

[4]沈晶.高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理規(guī)范研究[J].廣東開(kāi)放大學(xué)學(xué)報(bào)，2019，28（136）：89-92.

[5][6][8][9][10]滕月鵬，黃永康.淺析高職院校加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的重要性和措施[J].大眾科技，2014，16（01）：102-103+106.

[7]孫艷華，馮嘉雯.加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的制度設(shè)計(jì)[J].中國(guó)國(guó)情國(guó)力，2017，5：14-15.