論施工企業(yè)項目部會計憑證的管理

梁峰 劉婷婷 劉明明

摘 要：施工企業(yè)項目部會計憑證是工程項目對企業(yè)展示管理水平的窗口，也是財務管理的基礎，會計憑證管理水平的高低，直接體現(xiàn)了財務人員的基礎業(yè)務水平。關于施工項目會計憑證的裝訂，很少有單位發(fā)布相關憑證裝訂規(guī)范，包括一些高等院校。如何利用好施工項目部現(xiàn)有資源做好會計憑證管理工作，統(tǒng)一規(guī)范會計憑證管理工作，需要會計人員去思索和創(chuàng)新。

關鍵詞：施工企業(yè);會計憑證;管理

中圖分類號：F235.3;F406.7 文獻標識碼：A 文章編號：1005-6432（2022）05-0142-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.05.142

1 引言

施工企業(yè)項目部的會計業(yè)務頻繁，票據(jù)種類繁多。在發(fā)票的收集方面，項目部接觸發(fā)票的人員眾多，而且業(yè)務水平參差不齊，不利于對憑證的規(guī)范化管理。施工企業(yè)對工程項目財務人員一般情況下只配備2～3人，發(fā)票的粘貼工作繁重，不可能完全由財務人員來完成，尤其是在運用信息化的財務共享系統(tǒng)的情況下，更多的項目均是由業(yè)務經(jīng)辦人員粘貼。財務人員在對票據(jù)業(yè)務，尤其是費用報銷業(yè)務做認真的講解和宣傳的同時，還應當利用好項目資源，做好憑證裝訂等管理工作。本文以某工程局MT項目為例，介紹施工企業(yè)項目部如何利用自有資源，對會計憑證裝訂工作進行創(chuàng)新。

2 會計憑證原始票據(jù)的收集和整理

2.1 施工項目原始會計憑證的種類

其一，外部原始憑證。外部原始憑證主要是本項目取得的外部單位開具的各種發(fā)票、收據(jù)、憑據(jù)等有效憑證。如餐飲發(fā)票、購貨發(fā)票、收款收據(jù)、火車票、乘坐飛機行程單、銀行回單等;其二，內(nèi)部自制原始憑證。內(nèi)部自制原始憑證主要是由本項目自己制定的各種表格類憑證，比如職工工資發(fā)放表、出差審批表、驗工計價單、材料（收發(fā)）調撥單、轉賬通知書等。

2.2 票據(jù)的收集整理

票據(jù)的收集主要是指業(yè)務人員取得合規(guī)的票據(jù)后，移交到財務部門的過程。取得外部單位開具的有關憑據(jù)時，業(yè)務人員要認真地審核票據(jù)的重要信息是否齊全、正確。票據(jù)的收集和整理不僅靠財務人員來完成，而是涉及了每個業(yè)務經(jīng)辦人。票據(jù)必須保持干凈整潔，沒有折損，這不僅是做好票據(jù)管理的原則，也是財務人員票據(jù)審核的基本規(guī)范。

第一，發(fā)票的審核。業(yè)務人員在取得相關發(fā)票時，首先要檢查的是發(fā)票抬頭是否填寫正確。其次是發(fā)票的業(yè)務內(nèi)容、金額、開具時間是否合規(guī)。發(fā)票抬頭即付款方也就是受票方的單位名稱、稅號等信息。

第二，發(fā)票的移交。業(yè)務人員根據(jù)實際工作需要，將取得的發(fā)票在規(guī)定的時間內(nèi)移交財務部審核并報銷。

2.3 原始憑證的粘貼

第一，原始憑證的粘貼方法。施工單位項目部都有自己的憑證粘貼方法，但是很少有相關管理辦法?；旧隙际强陬^或者簡單文字性的要求，票據(jù)粘貼的好壞全憑財務人員或業(yè)務人員的責任心。一些單位以A4紙為粘貼單，沒有任何的粘貼規(guī)范，尤其是在信息化共享時代，通過掃描影像的形式上傳系統(tǒng)，只要求單據(jù)間不覆蓋，至于單據(jù)之間如何布局粘貼未做嚴格要求。

實踐表明，原始單據(jù)按照由小到大、自下而上、從右到左的方法全頁面均勻粘貼，做到票據(jù)間距整齊，不覆蓋、不壓字、不串頁、不倒置，單據(jù)邊緣要與粘貼單邊緣對齊。需要指明的是，“全頁面均勻粘貼”的含義是，憑證粘貼單整頁平鋪粘貼。原始單據(jù)是可以粘貼在裝訂線左邊的，這樣做不但可以使整本憑證看上去均勻平整，更是保護了原始憑證不易丟失。由于裝訂的幅度不大，因此把原始單據(jù)粘貼過裝訂線是不會影響查看單據(jù)的重要信息。

第二，特殊原始憑證的粘貼方法。有些原始憑證是帶有復寫功能的，比如車輛購置稅發(fā)票、單位外購的自用原材料點驗單、發(fā)料單等。這類票據(jù)在粘貼時，即使不壓字也最好不要重疊。一旦重疊粘貼，在壓力或者傳遞翻閱的過程中就會導致下面的票據(jù)模糊不清。一般情況下，工程項目較小，業(yè)務量不是很大的單位，建議由財務人員負責粘貼原始單據(jù)，尤其是發(fā)票的粘貼。合同金額大、業(yè)務量大的項目建議由業(yè)務經(jīng)辦人員粘貼發(fā)票等單據(jù)，必要的時候由財務人員負責對每一位職工培訓憑證的粘貼方法。

3 會計憑證的裝訂

3.1 會計憑證裝訂前的梳理

會計憑證在裝訂前，應逐一進行梳理，通過梳理查漏補缺。檢查是否有漏簽字的憑證，是否出現(xiàn)金額填寫錯誤的憑證;檢查出納簽字、復核人簽字及會計主管簽字是否齊全;檢查是否所有記賬憑證都加蓋了財務專用章;檢查憑證號是否連續(xù)，是否有缺失的憑證;檢查憑證附件是否齊全。這樣做是保證財務人員在裝訂憑證前財務的資料是齊全的，會計憑證所反映的信息是可靠的。

3.2 會計憑證的壓制

項目部財務人員為了使裝訂出來的會計憑證美觀，一般會選擇將會計憑證在重物之下壓制一段時間。使用較大壓力來壓制會計憑證、裝訂之后的美觀性等問題亟需解決。

3.2.1 項目部財務人員的一般做法

大多數(shù)項目部財務人員都是選擇拿塊鋼板，或者其他比較有重量的東西將憑證按壓平整。壓憑證的重量也就20～30斤，最重也不超過50kg。憑證在重物下長時間按壓，裝訂出來的效果也不是很明顯。在憑證裝訂完之后經(jīng)不住反復翻看，反復翻看后又會變得蓬松，之前壓憑證做出的努力浪費了一大半。

3.2.2 某工程局MT項目財務人員的做法

由于項目部財務長期駐扎工地，且項目部配備有試驗室，因此MT項目財務人員借助試驗設備完成憑證的壓制。MT項目壓制憑證采用的是試驗室用的液壓數(shù)顯萬能試驗機，該設備既可以拉伸鋼筋，測試其強度;同時也可以用來壓混凝土塊，測試混凝土的硬度。正是運用了該試驗設備測試混凝土硬度的這一功能，來完成對會計憑證的壓制。

壓制會計憑證的步驟如下：其一，選擇試驗設備，MT項目選用的是上限為1000kN的液壓萬能數(shù)顯試驗機，該試驗機的好處是可以固定某一個負荷值，持久的傳遞壓力;其二，選擇兩塊鋼板，每塊鋼板大約厚度在2.5cm，面積大約60cm2～70cm2，質量大約20kg。鋼板的大小沒有嚴格要求，只要能完整的承托A4紙即可，鋼板的厚度不能太薄，太薄了容易壓變形，起不到相應的效果;其三，選擇試驗機的測試混凝土塊強度模式，也就是選擇上有頂板，下有托板的模式，并把其中一塊選好的鋼板放置在下面的托板上，這樣做的目的是保證憑證能夠放置在相對平整的平面上;其四，備好A4（或A3）紙若干張，并把A4（或A3）紙在上述第三條中提到的第一塊鋼板的上面鋪滿，下面不用管，這樣做的目的是盡可能地保證即將加壓的會計憑證干凈整潔;其五，將梳理好的會計憑證摞在一起，每一摞大約40cm高。根據(jù)設備的上下浮動空間，確定憑證的厚度，太高會超過設備的空間上限，不方便操作;太薄就會降低設備的使用效率;其六，將一摞會計憑證放置在鋼板上，并在上面蓋上另外一塊鋼板，包有白紙的一面朝向憑證，并保持平衡;其七，將試驗機上鉗下移，直至接觸壓憑證的上面鋼板，然后打開液壓油泵，調節(jié)控油閥，均勻小速率的加壓，壓力值會在數(shù)據(jù)顯示器上顯示，直至加壓800kN～900kN時，先關閉回油伐再關閉油泵。在保持水平的情況下，紙張的承受能力是巨大的，之所以選擇不超過900kN，是為了保護設備，盡量不要達到設備的上限;其八，以上操作建議在夜間進行。一是不影響其他部門的正常試驗工作;二是不影響財務的工作時間，加壓4～5個小時即可，時間越長效果越好。由于紙張的彈力和設備的精密性，固定好壓力值后，設備并不能一直保持同一個壓力值不變。另外，隨著時間的變化而逐漸減小，也就是壓力反彈。第二天上班時打開數(shù)據(jù)顯示器，基本上保持在400kN～650kN。打開回油伐，上升上鉗，取下憑證即可。

3.3 會計憑證的膠裝

第一，憑證管裝。將壓好的憑證分成均勻的等份，MT項目會計人員首先把憑證均勻分為3公分左右，其次將每一本憑證管裝固定。在每一本憑證的上下各粘貼一張A4紙，這樣做既可以保證憑證在裝訂過程中保持干凈，又可以作為憑證的“扉頁”。在這張“扉頁”上標注憑證的號碼及冊序，使每一本待裝訂的憑證方便查看。

第二，憑證膠裝。將管裝好的憑證拿到專業(yè)的廣告圖文公司進行膠裝（一般單位沒有膠裝機器），在膠裝之前，要先對每一本憑證的側邊進行切平處理，對每本憑證的左側進行切平，切割左側是保證膠裝的平整不易脫落并且美觀，然后把憑證的封皮膠裝到每一本憑證上。膠裝完封皮后，再把憑證的上側進行切平，這樣做也是使憑證看上去更美觀。

第三，憑證歸檔。在每本憑證的封皮上蓋好相應的年份、月份、憑證號范圍、冊序后，加蓋財務專用章并裝入檔案盒。MT項目會計人員選擇的檔案盒是和每本憑證厚度相當，因此每個檔案盒只裝一本憑證，以方便查閱。

4 總結

憑證的粘貼及裝訂看似簡單，其實操作起來并不輕松。不論是大型醫(yī)院、高等院校還是施工企業(yè)項目部，從工作環(huán)境、工作性質、業(yè)務類型、會計人員等情況來分析基本上大同小異，理應形成行業(yè)內(nèi)的一套完整體系的會計憑證管理方案。憑證的管理工作比較瑣碎，需要財務人員既耐心且細心，每一本憑證都是經(jīng)歷了從零散的原始票據(jù)到“新書”的過程。因此做好會計憑證的管理工作，能夠充分展現(xiàn)每個財務人員的工作態(tài)度，同時也是財務人員做好財務管理工作的基礎。做好憑證管理工作，不用言語表達，單看憑證的裝訂效果即可證明財務人員對工作的用心程度。

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[基金項目]黑龍江省2020年大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃項目“高校線下辦公線上預約平臺的設計與開發(fā)”（項目編號：202010229014）。

[作者簡介]梁峰（1987—），男，漢族，河北景縣人，中鐵二十二局集團有限公司第二工程有限公司茅臺項目指揮部財務部部長，中級會計師，研究方向：財務管理;劉婷婷（1989—），女，漢族，黑龍江蘭西人，中鐵二十二局集團有限公司軌道工程有限公司茅臺項目指揮部物資部部員，中級經(jīng)濟師，研究方向：企業(yè)管理;通訊作者：劉明明（1988—），男，漢族，黑龍江牡丹江人，牡丹江醫(yī)學院教務處綜合科科長，助理研究員，研究方向：高等教育管理。