檔案管理在醫(yī)院管理中的作用及其策略

牛靜麗

摘 要：檔案工作是醫(yī)院工作中的一項重要內(nèi)容，直接影響醫(yī)院的未來發(fā)展。醫(yī)院檔案中最重要的一個部分就是人事檔案，不僅是人力資源管理的重要保障，同時也為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供了重要的支持。文章主要針對醫(yī)院檔案在人力資源和經(jīng)營管理中的作用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;人力資源;經(jīng)營管理

中圖分類號：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1005-6432（2022）05-0113-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.05.113

我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展壓力也隨之增加。在如此激烈的市場競爭面前，醫(yī)院必須不斷提升自身的綜合服務(wù)能力，強化自身的經(jīng)營管理，進(jìn)一步提升人力資源管理的水平，因為人才的競爭是醫(yī)院提升競爭力的關(guān)鍵因素。醫(yī)院的檔案工作與人事管理密切相關(guān)，與醫(yī)院的經(jīng)營管理也有著緊密的聯(lián)系，因此醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理工作，正確認(rèn)識醫(yī)院檔案的重要性，進(jìn)一步挖掘檔案的應(yīng)用價值，最大化地發(fā)揮檔案的作用。

1 醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中的主要作用

1.1 醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院人事管理和經(jīng)營管理活動的基礎(chǔ)和依據(jù)

人事檔案涵蓋了醫(yī)院所有人事文件，通常都是由職工所屬組織，也就是醫(yī)院在人事管理活動中逐漸形成的。檔案管理工作要求其確保檔案的可靠性，由組織的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門專門負(fù)責(zé)。檔案本身不具備經(jīng)濟(jì)效益，不能給企業(yè)或者部門帶來收益，但是其對于企業(yè)的發(fā)展尤其是醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展有著重要的作用。醫(yī)院在人事安排上有著非常強的科學(xué)性要求，因為醫(yī)院是知識密集型的單位，對醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)性要求非常高，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員必須是專業(yè)合格的，檔案能夠為醫(yī)院在人事安排上提供最全面、最直接的信息，有助于醫(yī)院人事改革的進(jìn)一步深入，檔案管理工作水平的提升，有助于人力資源管理水平的提升，從而更好地吸引人才、應(yīng)用人才。醫(yī)院在進(jìn)行人才選拔、人才配置等方面都需要借助于檔案信息的支持，這樣才能為醫(yī)院建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍、為醫(yī)院進(jìn)行人才的考察提供重要的依據(jù)。醫(yī)院的人才流動性是比較強的，為了提升醫(yī)院的綜合服務(wù)能力和醫(yī)療水平，很多醫(yī)院都很注重專家的引進(jìn)，專家在調(diào)動工作的時候，需要同時辦理調(diào)動手續(xù)，具備了完備的原始人事檔案，才能更好地了解引進(jìn)人才的詳細(xì)情況，從而使得醫(yī)院的專家人才庫信息更加的完備，為醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展提供必要的支持。

1.2 醫(yī)院檔案有助于促進(jìn)醫(yī)院各項制度改革工作

醫(yī)院檔案與醫(yī)院的制度改革密切相關(guān)，尤其是職工的工資改革，借助于醫(yī)院的檔案信息的提供，能夠促進(jìn)醫(yī)院更為科學(xué)的建立健全員工的激勵機制。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院的工資制度也有了相應(yīng)的變化。醫(yī)院在進(jìn)行工資核算的時候一方面需要借助于財務(wù)報表，財務(wù)報表為工資制度的改革與完善提供相應(yīng)的信息支持;另一方面工資制度的完善還需要結(jié)合人事檔案提供的指標(biāo)信息，主要包括職工的工齡、學(xué)歷、崗位工作評價等。醫(yī)院的檔案管理工作逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，檔案尤其是人事檔案在醫(yī)院的工資核算中已經(jīng)成為一項重要的依據(jù)，有助于工資結(jié)算更為準(zhǔn)確，真正體現(xiàn)工資結(jié)算的公平性。工資制度改革之后，醫(yī)院的工作人員在工作中能夠更加嚴(yán)格地要求自己，提升了工作的自律性，在工作中能夠更加自覺地進(jìn)行自我約束，工作的主動性提升，對醫(yī)療事業(yè)的工作熱情也相應(yīng)提升，更好地促進(jìn)醫(yī)院整體的工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院人事管理水平的提升及人力資源配置更加合理

現(xiàn)如今，醫(yī)院在人事檔案的管理方面逐漸系統(tǒng)化，檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建能夠幫助醫(yī)院更好地掌握醫(yī)院在職人員的各方面情況，檔案提供的信息是相對真實和科學(xué)的，提供的數(shù)據(jù)信息也是比較全面的，醫(yī)院可以結(jié)合發(fā)展的實際情況以及醫(yī)院發(fā)展的實際需要，根據(jù)檔案信息提供的數(shù)據(jù)合理進(jìn)行人員的調(diào)配，確保才盡其用，同時也能促進(jìn)醫(yī)院合理地組織在職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院的檔案是醫(yī)院重要的信息資源，有助于人力資源的進(jìn)一步優(yōu)化。醫(yī)院的發(fā)展離不開人才的支持和加入，充分利用醫(yī)院檔案，結(jié)合人力資源工作特性不斷調(diào)整醫(yī)院的人力資源管理工作，保證人才的價值得以最大化地發(fā)揮，促使醫(yī)院的人才質(zhì)量得以增強，醫(yī)院的人事管理水平得以提升，有助于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.4 有助于人力資源的有效開發(fā)，提升醫(yī)院經(jīng)營管理水平

醫(yī)院檔案中的人事檔案涵蓋了在職人員的全方位的信息數(shù)據(jù)，有著強大的參考價值，有助于人力資源開發(fā)的有效開展，為人力資源的開發(fā)工作提供了必要的信息指導(dǎo)。人事檔案信息不僅涵蓋了職工的基本信息，還將職工在職期間的工作情況、工作經(jīng)驗、政治表現(xiàn)以及學(xué)習(xí)晉升等眾多信息都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，醫(yī)院在人才考察方面可以充分借助檔案信息，所以醫(yī)院的人事檔案為人力資源開發(fā)提供了客觀依據(jù)。正是因為醫(yī)院的人事檔案客觀地反映了每一個在職人員的素質(zhì)能力情況，因此有任何不足之處都能真實地有所體現(xiàn)，進(jìn)而保證醫(yī)院專業(yè)培訓(xùn)的科學(xué)性和有效性，提升了醫(yī)院專業(yè)培訓(xùn)的效率。

1.5 為醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的成長提供必要的依據(jù)

醫(yī)院是知識密集型行業(yè)，入門的門檻相對較高，醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的學(xué)歷普遍比較高，醫(yī)院對每一項工作的要求也是比較高的。醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員需要在工作中不斷進(jìn)行自身醫(yī)術(shù)水平的提升，同時還需要參加相關(guān)醫(yī)學(xué)職業(yè)資格證的考試，需要具備相應(yīng)的技術(shù)職稱資質(zhì)，進(jìn)而不斷提升自身的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)能力。醫(yī)院給醫(yī)務(wù)人員提供了豐富的從業(yè)經(jīng)歷，醫(yī)務(wù)人員在工作中除了基本工作之外，也需要開展科研教學(xué)工作、進(jìn)行職稱晉升、完成職稱考評、繼續(xù)深造，同時還要參加醫(yī)院的業(yè)績考核。醫(yī)院的檔案管理工作需要對在職人員的上述材料進(jìn)行全面的收集，如果收集不到位，信息不全面或者不及時，很容易導(dǎo)致信息材料的遺失，使得很多應(yīng)該歸檔的材料沒有及時歸檔，人事檔案的完整性被破壞。醫(yī)護(hù)人員在職稱晉升的過程中需要提供個人完備的信息，正常情況下，這些信息都可以通過人事檔案進(jìn)行提供，個人檔案的信息是最為真實準(zhǔn)確的，這樣既能保證職稱晉升信息的充足，也能避免出現(xiàn)信息造假的情況，使得醫(yī)院的職稱晉升工作更加的公平、公正。

1.6 有助于醫(yī)院信息服務(wù)系統(tǒng)的建立與健全

醫(yī)院目前的經(jīng)營發(fā)展對人力資源有著較大的需求，人事檔案管理工作的要求也相應(yīng)提升，在這樣的發(fā)展背景下，醫(yī)院就需要不斷進(jìn)行檔案管理機制的完善，這就在一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。與此同時，醫(yī)院可以根據(jù)自身發(fā)展的實際需要有針對地對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，提升醫(yī)院醫(yī)療隊伍的整體素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平。在人力資源開發(fā)需要的促動下，醫(yī)院人事管理方法得以創(chuàng)新，醫(yī)院的人力資源和經(jīng)營管理信息服務(wù)系統(tǒng)得以全面的搭建，使得醫(yī)院的自身競爭力顯著提升，進(jìn)而更有效地推進(jìn)醫(yī)院向前發(fā)展。

2 提升醫(yī)院檔案管理的策略

2.1 進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院的檔案管理部門要對檔案管理工作高度重視，要充分認(rèn)識到檔案的應(yīng)用價值，不斷完善檔案管理的相關(guān)制度。檔案管理工作要以醫(yī)院的整體發(fā)展為基礎(chǔ)，尤其要重視人事檔案管理，人事檔案管理要對人力資源相關(guān)信息進(jìn)行充分的開發(fā)和利用。 醫(yī)院在檔案管理工作中要注重檔案信息的共享。另外，檔案管理工作者要認(rèn)真積極，要有高度的責(zé)任心，要具備較強的服務(wù)意識，積極進(jìn)行人力資源信息的開發(fā)，改變管理模式，收集的信息要及時向相關(guān)的科室進(jìn)行傳遞，真正做到資源信息共享，將醫(yī)院檔案資源真正開發(fā)為醫(yī)院人力資源和經(jīng)營管理的推動力。

2.2 進(jìn)一步完善人力資源的規(guī)劃方案

醫(yī)院的人事檔案資源配置的一個重要要求就是合理，還要體現(xiàn)資源配置的規(guī)劃性，這樣才能更好地進(jìn)行管理，掌握發(fā)展方向。醫(yī)院的人事相關(guān)人員要不斷強化自身對人事檔案管理工作的認(rèn)知，提升重視程度，科學(xué)地進(jìn)行人力資源規(guī)劃方案的制定，并不斷完善方案。同時，還要對醫(yī)院的每個類型的人才的資料進(jìn)行全面的分析與了解，尤其要掌握醫(yī)院人才的社會經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、技術(shù)能力和潛能發(fā)揮等情況。醫(yī)院的檔案管理結(jié)構(gòu)也要不斷優(yōu)化，這樣才能更加全面地掌握醫(yī)院人力資源的整體情況。檔案管理部門要對檔案資料進(jìn)行及時的更新與完善，保證檔案資料的完整性和長效性，檔案工作是一份要求細(xì)致的工作，作為檔案管理工作人員要在工作中細(xì)心，高質(zhì)量地完成檔案的相關(guān)管理工作，這也是醫(yī)院經(jīng)營管理機制科學(xué)高效建立的前提和基礎(chǔ)。

2.3 借助現(xiàn)代信息手段，引進(jìn)信息化技術(shù)，建立現(xiàn)代化檔案信息管理模式

當(dāng)今時代是信息化的時代，計算機信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，被廣泛地應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域當(dāng)中。醫(yī)院的檔案管理工作要重視現(xiàn)代化管理，提升重視程度和認(rèn)知程度，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性和優(yōu)越性等顯著特征發(fā)揮出來，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化管理目標(biāo)。醫(yī)院在引進(jìn)信息化手段的同時，還要進(jìn)行信息管理系統(tǒng)方案的制定，確保人力資源信息能夠?qū)崟r共享。檔案管理工作中還需要進(jìn)行計算機網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)的構(gòu)建，這樣能夠保證信息的完整性和全面性。為了現(xiàn)代化檔案信息管理工作的順利開展，醫(yī)院的行政管理系統(tǒng)和人事信息系統(tǒng)要提升工作的契合度，及時溝通，通力合作，保持工作的一致性和協(xié)調(diào)性，確保檔案管理工作的有效開展。

2.4 充分發(fā)揮薪酬和人才選拔的促進(jìn)作用，樹立以人為本的檔案管理思想

檔案能夠?qū)⑷瞬诺母鞣矫媲闆r真實而又全面地體現(xiàn)出來，為醫(yī)院的人才考察提供參考的依據(jù)，也有助于醫(yī)院的專業(yè)培訓(xùn)更加科學(xué)、合理。醫(yī)院在發(fā)展的過程中要重視人才的引進(jìn)，廣納人才，健全薪酬管理制度，激發(fā)醫(yī)務(wù)工作者的工作積極性和主動性。薪酬改革的過程中，人事檔案的信息提供是非常必要的，也是非常有價值的，是醫(yī)院人力資源管理決策的重要參考依據(jù)，使檔案在人力資源和經(jīng)營管理中的價值得以有效地發(fā)揮。醫(yī)院的檔案管理要提升科學(xué)性和有效性，從實際出發(fā)，延伸人事檔案信息的來源和渠道，為醫(yī)院的未來發(fā)展和建設(shè)提供助力。

3 結(jié)語

強化醫(yī)院的檔案管理工作、充分發(fā)揮人事檔案的價值是醫(yī)院發(fā)展的必然要求，也是時代發(fā)展的重要趨勢。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作難以適應(yīng)當(dāng)下的醫(yī)院發(fā)展需要和時代背景，因此應(yīng)創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案管理成效，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提升醫(yī)院的經(jīng)營管理水平和人力資源開發(fā)水平，提升醫(yī)院的整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

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[基金項目]本文系邯鄲市2021年度哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃重點課題立項項目“基于信息化技術(shù)的公立醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理研究”（項目編號：2021140）。