網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化探究

【摘要】? ? 事業(yè)單位作為國(guó)家設(shè)立的公益性質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在實(shí)際的工作管理中涉及到大量的文書(shū)檔案信息，而做好這些文書(shū)檔案信息的管理并非易事?；跈n案管理的數(shù)字化變革，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變到信息化檔案管理。文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，而在信息化建設(shè)中也存在一些問(wèn)題，對(duì)于檔案管理人員也是不小的考驗(yàn)。本文主要就事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行探討，在明確檔案管理信息化重要性的基礎(chǔ)上，探討當(dāng)前文書(shū)檔案管理信息化當(dāng)中存在的不足，并針對(duì)不足提出改正舉措，以帶來(lái)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化的理想成果。

【關(guān)鍵詞】? ? 事業(yè)單位? ? 文書(shū)檔案? ? 信息化管理? ? 問(wèn)題? ? 策略

引言：

當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用更趨廣泛，而其也體現(xiàn)在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推行事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理變革，帶來(lái)檔案管理的智能化、信息化、自動(dòng)化，不僅提高檔案管理效率，也提高檔案管理質(zhì)量。而事業(yè)單位文書(shū)檔案作為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展中各方面信息的反饋，種類較多，涉及指示、決定、命令的報(bào)告等系列材料，在信息化管理中存在一些問(wèn)題。因此，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的探討具有積極意義。

一、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化的意義

文書(shū)檔案對(duì)應(yīng)的是事業(yè)檔案，日常工作中通過(guò)文書(shū)轉(zhuǎn)化成的檔案資料。就事業(yè)單位文書(shū)檔案內(nèi)容來(lái)看，既有命令、指示、決定、通知等材料信息，也有布告、告示、請(qǐng)示、批復(fù)、簡(jiǎn)報(bào)、信函、會(huì)議記錄、工作總結(jié)等材料信息。對(duì)于事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)管理來(lái)說(shuō)，意義重大，不僅能追根溯源查閱過(guò)去的資料，且能尋求發(fā)展改進(jìn)的建議，積累經(jīng)驗(yàn)，是事業(yè)單位寶貴的文獻(xiàn)資源。

基于檔案的信息化變革，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中也應(yīng)發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行管理的信息化嘗試，以信息化管理代替原來(lái)的手工文書(shū)檔案管理模式，減少人力資源的消耗，提升工作效率，帶來(lái)文書(shū)檔案管理的深化改革，并實(shí)現(xiàn)檔案信息材料的高效高質(zhì)提取與利用。提升文書(shū)檔案管理效能和利用價(jià)值是必然趨勢(shì)。當(dāng)前，信息化建設(shè)建成普遍加快，事業(yè)單位文書(shū)檔案的收集與查找也更為高效便捷。在備份與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)等手段的支持下，檔案信息安全也更有保障，鑒于事業(yè)單位信息化建設(shè)的必然性，加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化變革的分析與探討具有現(xiàn)實(shí)必要性和積極意義。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化既存問(wèn)題

（一）缺乏應(yīng)有的信息化管理重視度

事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理價(jià)值還沒(méi)有完全凸顯，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)知，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理較為混亂，該歸檔的沒(méi)歸檔，當(dāng)需要查找的文檔資料不全，文檔文書(shū)檔案利用價(jià)值較低，利用率較低，雖然投入了大量的人力物力，但整體管理實(shí)效不高，長(zhǎng)此以往，檔案人員表現(xiàn)出工作的疲軟性，缺乏應(yīng)有的工作熱情。目前事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理中還存在較大的安全隱患，盲目追求文書(shū)檔案管理的信息化變革，卻忽視了檔案的安全建設(shè)問(wèn)題，一些個(gè)人私密關(guān)鍵信息被泄露。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用也迫使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理模式由傳統(tǒng)的人工管理模式到信息化管理模式轉(zhuǎn)變，其對(duì)于文書(shū)檔案管理工作人員是不小的挑戰(zhàn)。如果延續(xù)以往落后的工作理念和方式，其在信息化管理中就會(huì)心有余而力不足。工作人員知識(shí)更新慢[1]，檔案管理特別是信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)信息化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用不靈活，導(dǎo)致檔案管理實(shí)效大打折扣。這也一度導(dǎo)致文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的受阻。

（三）文書(shū)檔案信息化管理缺乏業(yè)務(wù)支持

要想做好文書(shū)檔案的信息化管理，必須確保文書(shū)檔案信息來(lái)源廣泛，這對(duì)應(yīng)著各部門、各科室的資料提供。但實(shí)際的文書(shū)檔案信息化管理中，更多的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案材料，其在一定程度上忽視檔案管理的延續(xù)性[2]、創(chuàng)新性，檔案管理內(nèi)容長(zhǎng)期得不到更新，業(yè)務(wù)部門也缺乏向檔案管理部門提供檔案信息的積極性、自覺(jué)性，文書(shū)檔案工作人員缺乏主動(dòng)的檔案信息搜集能動(dòng)性，不注重檔案的歸檔與包村，不了解各部門、各科室都對(duì)應(yīng)哪些文書(shū)材料，在進(jìn)行檔案管理時(shí)比較盲目，導(dǎo)致文書(shū)檔案信息化管理與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)嚴(yán)重，一些優(yōu)質(zhì)的文書(shū)檔案處于流失、損壞狀態(tài)。

三、信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理的有效舉措

（一）糾正認(rèn)知偏頗，創(chuàng)新管理理念

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中應(yīng)及時(shí)糾正管理理念上的錯(cuò)誤，引導(dǎo)檔案管理人員、事業(yè)單位業(yè)務(wù)部門人員及時(shí)更新管理觀念，自覺(jué)地用現(xiàn)代化的管理意識(shí)去推動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理實(shí)踐，讓信息化管理理念真正滲透到日常的文書(shū)檔案管理中，讓文書(shū)檔案信息化管理有條不紊地進(jìn)行，使文書(shū)檔案更符合現(xiàn)代化的管理環(huán)境，得以充分利用。文書(shū)檔案管理中應(yīng)充分利用電腦信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)繁復(fù)檔案管理工作的細(xì)致分解[3]，也應(yīng)關(guān)注日常文書(shū)檔案零散信息的匯總整理，要求領(lǐng)導(dǎo)層、各業(yè)務(wù)部門人員要重視檔案的信息化管理，參與到檔案信息化管理實(shí)踐中，從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳出來(lái)，以新的信息化管理理念和模式，讓事業(yè)單位文書(shū)檔案管理形成完善的工作流程，并對(duì)應(yīng)相應(yīng)的人力資源支持，讓事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理走上正軌，盡可能地減少文書(shū)檔案中的人為操作，規(guī)避人為管理風(fēng)險(xiǎn)。要盡可能地簡(jiǎn)化文書(shū)檔案的收集、收納、保存等流程，讓事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)真正落地。

（二）打造優(yōu)質(zhì)隊(duì)伍，提升管理水平

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中對(duì)管理人員信息化技能有較高要求，必須著手提升管理團(tuán)隊(duì)的工作水平、業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，使其在檔案信息化管理中能游刃有余，切實(shí)保證檔案管理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。要組建高素質(zhì)、信息化技能突出、管理能力強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，在原有文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的基礎(chǔ)上引入優(yōu)秀的專業(yè)人才，以隊(duì)伍的納新帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)信息化管理新技術(shù)、新理念、新模式的關(guān)注與嘗試運(yùn)用[4]，也督促檔案管理隊(duì)伍人員加強(qiáng)自我能力建設(shè)，注重交流與合作，認(rèn)真做好文書(shū)檔案信息化管理的每一步工作。要加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力教育，讓管理團(tuán)隊(duì)上下一心，內(nèi)部團(tuán)結(jié)，共同為文書(shū)檔案的信息化管理做貢獻(xiàn)。

（三）完善信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息高效采集

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中必須著手建立完善的信息化管理平臺(tái)，發(fā)揮平臺(tái)的共享共建優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理信息得以匯總，讓零散的文書(shū)檔案材料整合到信息化管理平臺(tái)上，讓文書(shū)檔案加工、存儲(chǔ)、保密、查詢等一體化。完善的信息管理平臺(tái)帶來(lái)文書(shū)檔案管理能力的穩(wěn)步提升，配合合適的管理軟件，讓文書(shū)檔案管理效果工作水平更高，也能減少事業(yè)單位檔案管理部門的工作量。檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)也要跟外網(wǎng)之間建立物理的隔離層，以加強(qiáng)信息的安全防護(hù)，做到檔案關(guān)鍵信息的保護(hù)。當(dāng)前事業(yè)單位多采取防火墻認(rèn)證模式，進(jìn)行檔案的安全隔離，及時(shí)篩選過(guò)濾到無(wú)關(guān)入侵者，及時(shí)記錄下防火墻的信息內(nèi)容活動(dòng)，讓系統(tǒng)運(yùn)行更安全、更可靠，也讓事業(yè)單位文書(shū)檔案管理安全建設(shè)更有保障。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新軟硬件

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中也應(yīng)著手基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化建設(shè)，確保基礎(chǔ)設(shè)施配置到位，特別是及時(shí)更新升級(jí)軟硬件設(shè)施，讓其契合信息化管理的實(shí)際。事業(yè)單位在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下引入先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備，引入計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)[5]，進(jìn)行設(shè)備系統(tǒng)的定期更新升級(jí)，使信息化管理工作有序展開(kāi)。事業(yè)單位檔案管理人員要及時(shí)了解軟硬件設(shè)備使用的標(biāo)準(zhǔn)要求，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行模塊功能的拓展，讓其涵蓋事業(yè)單位文書(shū)檔案工作的流程，從預(yù)歸檔到文件的整合、歸類、管理，到電子文號(hào)的編制、文書(shū)檔案的科學(xué)存放、案卷的鑒定銷毀、追加歸檔等都有著完善的規(guī)章制度和設(shè)備系統(tǒng)支持。事業(yè)單位應(yīng)將文書(shū)檔案作為日常工作來(lái)抓，給予其資金支持、技術(shù)支持、人員支持，讓先進(jìn)的電子設(shè)備準(zhǔn)確、完整地存儲(chǔ)并輸出文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)信息，使得文書(shū)檔案功能更強(qiáng)。要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)，讓文書(shū)檔案從收集、整理、歸檔到編目檢索一體化，真正凸顯文書(shū)檔案的利用價(jià)值。

（五）重視安全建設(shè)，做好檔案?jìng)浞?/p>

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中也應(yīng)及時(shí)做好檔案的備檔工作，加強(qiáng)檔案安全保密建設(shè)。一些文書(shū)檔案具有公開(kāi)屬性，但部分文書(shū)檔案需要保密，除了借助防火墻進(jìn)行安全保護(hù)外，也應(yīng)設(shè)置特定文書(shū)檔案的查看應(yīng)用權(quán)限，進(jìn)行生物識(shí)別后，允許相關(guān)人員查閱使用。通過(guò)對(duì)保密文件的加密處理，設(shè)定具體的加密期限、加密時(shí)間，來(lái)增強(qiáng)文書(shū)檔案信息的安全性。檔案管理人員也應(yīng)及時(shí)備份，可以將檔案信息保存到移動(dòng)硬盤、光盤等載體中，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份，既可以利用服務(wù)器存儲(chǔ)和本機(jī)備份，也可以利用實(shí)物、介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)與備份，方便文書(shū)檔案信息的提取共享與保密保護(hù)。

（六）建立共享機(jī)制，發(fā)揮主體配合優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中也存在人員緊缺的實(shí)際，檔案管理難度在增加，文書(shū)檔案數(shù)量在增加，但檔案管理人員卻沒(méi)有數(shù)量上的明顯增加。為高效地做好事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理工作，解決人員方面的供需矛盾，應(yīng)推出檔案信息共享機(jī)制，推出文書(shū)檔案資源共享服務(wù)，最大限度提高文書(shū)檔案資源利用率，發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值，讓管理工作有序推進(jìn)。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理人員要探究文書(shū)檔案管理工作與云存儲(chǔ)存技術(shù)結(jié)合，于云存儲(chǔ)終端上設(shè)置共享的文書(shū)檔案模塊，讓各部門可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的訪問(wèn)權(quán)限去借閱文書(shū)檔案，上傳文書(shū)檔案零散材料，以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理的協(xié)同作戰(zhàn)，這主要針對(duì)不涉密的檔案資源。此外，事業(yè)單位上下級(jí)部門間應(yīng)著手做好檔案信息資源的共建共享，方便傳遞各類政策與文件，縮短不必要的工作環(huán)節(jié)，帶來(lái)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理各節(jié)點(diǎn)的連接，讓文書(shū)檔案信息化管理更高質(zhì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案是重要的檔案材料，其對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)發(fā)展都有著借鑒指導(dǎo)意義。而基于檔案的數(shù)字化管理趨勢(shì)，必須著手文書(shū)檔案的信息化管理建設(shè)，創(chuàng)新管理理念，構(gòu)建完善的管理平臺(tái)，推出共享機(jī)制，多主體配合，并加強(qiáng)信息安全保護(hù)，讓事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理更富成效。

作者單位：史菲? ? 法庫(kù)縣綜合事務(wù)服務(wù)中心

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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