如何提高虛擬團(tuán)隊(duì)的工作效率

高屹

新冠肺炎疫情環(huán)境下，團(tuán)隊(duì)如何更好地開展工作、盡量減少聚集？是否可以采用“虛擬”的手段完成工作呢？其實(shí)，對(duì)于“虛擬”這個(gè)詞我們并不陌生，有很多項(xiàng)目是通過虛擬團(tuán)隊(duì)完成的。虛擬團(tuán)隊(duì)的成員分散在各處，平時(shí)很少或從不見面，大家使用網(wǎng)絡(luò)、電話、郵件、可視會(huì)議等通信工具，通過彼此間的配合、支持，完成工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。虛擬團(tuán)隊(duì)的好處很多，例如，可以大幅降低差旅費(fèi)、辦公場(chǎng)地費(fèi)，可以讓不方便出差的人、地理位置分散的人參與項(xiàng)目，有利于資源的優(yōu)化配置，讓團(tuán)隊(duì)成員的工作增加靈活性。

虛擬團(tuán)隊(duì)固然有這些好處，但也確實(shí)存在難以避免的“硬傷”。最突出的問題是容易因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員的歸屬感降低，進(jìn)而讓個(gè)人落入“孤島”狀態(tài)：孤軍奮戰(zhàn)、孤立無援，淡化責(zé)任感和對(duì)其他團(tuán)隊(duì)成員的依賴感，工作變得消極、被動(dòng)，造成項(xiàng)目脫節(jié)、效率降低。所以，要想提高虛擬團(tuán)隊(duì)的工作效率，需要做好以下幾個(gè)方面。

用好團(tuán)隊(duì)溝通工具

組織虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議

因?yàn)榉酪叩男枰?，團(tuán)隊(duì)成員之間近距離接觸的機(jī)會(huì)減少了，這給順暢的溝通造成了一定的障礙。以往最直接的團(tuán)隊(duì)溝通方式——面對(duì)面會(huì)議溝通，也被迫轉(zhuǎn)移到了線上。無論是微信群，還是各種遠(yuǎn)程辦公軟件，都承擔(dān)起了召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議的重?fù)?dān)。雖然有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作支撐，加上各種人性化的功能服務(wù)，但是很多人還是對(duì)這種線上會(huì)議方式頗有微詞：占用大量時(shí)間、效率低下、容易走神。那么，能不能通過其他方式，來提高遠(yuǎn)程會(huì)議的效率，以達(dá)到提升工作績效的目的呢？答案是肯定的。

首先，一定要控制好這種虛擬會(huì)議的頻率和時(shí)間。不論是線上還是線下，會(huì)議都是一種嚴(yán)肅的、正式的溝通手段，它要求參加者必須在一定時(shí)間內(nèi)放下其他一切工作，全神貫注地投入會(huì)議。參會(huì)者不但要認(rèn)真聆聽別人的發(fā)言，還要積極發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見，通過適當(dāng)?shù)幕?dòng)，來澄清模糊的信息，實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)的統(tǒng)一，找到問題的解決方案并與其他人達(dá)成一致。這樣做確實(shí)需要消耗時(shí)間、占用精力，所以除非必要，不應(yīng)該隨意使用會(huì)議的方式來完成信息的傳遞。

另外，虛擬會(huì)議因?yàn)楸舜瞬灰娒?，需要全程盯著屏幕，容易讓人疲勞，所以一定要?yán)格控制好時(shí)間。這個(gè)問題我們可以借鑒敏捷管理中“站會(huì)”的經(jīng)驗(yàn)。所謂“站會(huì)”就是站著開會(huì)，雖然每天都要開、每位團(tuán)隊(duì)成員都要發(fā)言，但每次都要嚴(yán)格控制在15分鐘以內(nèi)。站會(huì)的內(nèi)容很簡單，只說三件事：昨天做了什么，今天計(jì)劃做什么，有什么需要解決的問題。值得注意的是，為了確保會(huì)議不超時(shí)，站會(huì)過程中不做任何討論，需要處理的具體問題待會(huì)后再以點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通方式予以解決。虛擬會(huì)議也應(yīng)該盡量縮短持續(xù)的時(shí)間，非共性問題盡量不占用公用會(huì)議時(shí)間討論，確實(shí)需要討論的，應(yīng)事前告知參會(huì)者，要求提前認(rèn)真思考，避免臨時(shí)拍腦袋，以提高會(huì)議的效率。

其次，為了讓虛擬會(huì)議變得更高效，最重要的一個(gè)小技巧是讓所有參會(huì)者必須全程“露臉”。如果不打開自己的攝像頭，很可能在別人發(fā)言的時(shí)候走神，甚至做別的事情。參會(huì)人員不能全情投入，就必然會(huì)影響會(huì)議的效果。另外，召集或主持會(huì)議的角色也非常關(guān)鍵。一般情況下，項(xiàng)目經(jīng)理是會(huì)議主持人的理想人選。為了確保讓參會(huì)人員能集中精力，在主持會(huì)議的過程中，項(xiàng)目經(jīng)理必須通過不斷詢問、提出話題等主動(dòng)引導(dǎo)的手段，以盡可能照顧到所有參會(huì)人員。

最后，項(xiàng)目經(jīng)理要具備“一團(tuán)火”的精神。有一位全國著名的勞動(dòng)模范，他是北京百貨大樓的售貨員張秉貴同志。他的“一團(tuán)火”服務(wù)精神已經(jīng)成為百貨大樓的座右銘。張秉貴在接待顧客時(shí)能做到“接一問二照顧三”。所謂“接一”是指接待第一位顧客；“問二”是指同時(shí)詢問第二位顧客的要求；“照顧三”是指在接待和詢問前兩位顧客的同時(shí)，還不忘招呼第三位顧客，不讓顧客感覺自己受到了冷落。項(xiàng)目經(jīng)理在組織虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)，也應(yīng)該做到“接一問二照顧三”，可以主動(dòng)提問、點(diǎn)名，盡量讓每一位參會(huì)者都能感受到自己得到了關(guān)注，以維持他們精神的高度集中。

利用微信群溝通

有技巧地用好溝通平臺(tái)，特別是以微信群為代表的社交媒體也是一種重要的提高工作效率的手段。每個(gè)團(tuán)隊(duì)都少不了一個(gè)微信群，作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通的重要工具。為了能讓微信群更好地發(fā)揮溝通平臺(tái)的作用，就要確保這個(gè)群的“活躍度”。這里說的“活躍度”是有原則的，關(guān)于工作的事項(xiàng)，可以隨時(shí)發(fā)布，但在正常的工作時(shí)間內(nèi)，盡量不要讓這個(gè)群變成干擾源。當(dāng)然，那些特別緊急的、重要的事情，不要依賴微信群，最好用更直接的溝通手段，以免耽誤工作。非工作時(shí)段，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該有意識(shí)地將這個(gè)群作為溝通、互動(dòng)的工具，可以發(fā)一些與工作無關(guān)的休閑、娛樂內(nèi)容，不定期來一場(chǎng)“紅包雨”也是活躍群氣氛的好方法。但這種項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部使用的微信群里，最好不要有領(lǐng)導(dǎo)，以減少員工心理上的約束感和壓力感。

創(chuàng)造虛擬集中辦公環(huán)境

為了解決分散辦公的弊端，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，人為創(chuàng)造虛擬集中辦公環(huán)境。在敏捷管理中，應(yīng)用遠(yuǎn)程分散團(tuán)隊(duì)的“魚缸時(shí)間”就是一種有效的手段。在約定的工作時(shí)間內(nèi)，地理位置分散的團(tuán)隊(duì)成員通過共享攝像頭，讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都能看到自己，同時(shí)自己也能借助網(wǎng)絡(luò)攝像頭看到別人。這種“看到”并不是像集中會(huì)議那樣緊緊盯著屏幕，防止走神，而是營造了一種彼此可見的感覺。適度向別人暴露自己的“隱私”，有助于拉近彼此間心理上的距離，以減輕個(gè)人的孤獨(dú)感。能實(shí)時(shí)看到別人的工作狀態(tài)，也有助于每個(gè)人更加認(rèn)真地聚焦于自己所承擔(dān)的工作，進(jìn)而提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率。

結(jié)語

作為無法改變的環(huán)境因素，新冠肺炎疫情在一段時(shí)間內(nèi)還將繼續(xù)影響并改變我們的生活和工作。在減少接觸、拉大彼此間距離的客觀因素制約下，只要我們能合理利用各種遠(yuǎn)程工作方式，同樣能提高工作效率，將新冠肺炎疫情對(duì)工作的影響降到最低。P