基于大數(shù)據(jù)視閾芻議高校檔案文化建設策略

陳丹

摘 要：高校檔案館是信息資源利用的中心，主要負責文化資源的征收、管理和利用工作，起到傳承中華傳統(tǒng)文化、記載社會變遷的積極作用。隨著信息技術(shù)的更新和升級，大數(shù)據(jù)時代的到來對高校檔案管理工作提出了更高要求，需要高校檔案館創(chuàng)新管理方式，更好地挖掘和保護文化資源。因此，本文在闡述檔案文化建設基礎概念的基礎上，指出我國高校目前在檔案管理中存在的問題，并提出優(yōu)化高校檔案文化建設的對策和方法，希望能為進一步發(fā)揮檔案館文化傳播功能提供參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案館;文化建設

檔案館是高校文化基礎設施建設的重要組成部分，具有豐富的典藏檔案資源，能夠滿足在校師生的查檔需求，具有傳承大學文化資源和文化精神的重要作用。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案信息化管理工作的內(nèi)涵和外延都得到了拓展，這不僅給檔案館的資源建設提供了發(fā)展機會，也給高校檔案館管理機制的制訂、網(wǎng)絡信息水平、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等帶來了挑戰(zhàn)。檔案館需要順應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，實現(xiàn)精細化管理，從而能夠進一步優(yōu)化檔案管理工作，實現(xiàn)文化資源有效挖掘和傳播，進一步發(fā)揮傳播大學精神文化、弘揚社會主義先進文化的功能。

一、高校檔案文化建設的基本內(nèi)涵

檔案主要是指與人類社會活動相關的各類信息的記錄，包括文字、圖像、音頻等多種表現(xiàn)形式。高校檔案館主要收藏著學校的發(fā)展和變遷歷史、行政人事變動、各類典藏的文化書籍、信息資源，是學校發(fā)展變化的重要記錄者。從宏觀角度來看文化，主要是指人們在社會實踐中形成的各類物質(zhì)財富和精神文化財富的總和。檔案和文化具有相輔相成的關系，檔案是文化的重要傳播載體，但文化并一定僅以檔案形式進行保存和傳播。檔案文化建設主要是指對不同載體、不同類別的檔案進行規(guī)范化管理和保存。高校檔案文化建設具體是對各類文化信息的征集、存儲、管理和利用，并通過文化服務滿足師生的檔案信息獲取需求。從黨的十八大以來，“文化自信”概念被提出，給高校檔案部門指明了新方向，注入了新生機。作為高校檔案文化資源展示的窗口，高校檔案館的建設理念不應是利用檔案實體提供簡單的查詢服務，而應在大數(shù)據(jù)的時代背景下，作為一個新型服務空間，借助現(xiàn)代化信息傳播手段，開發(fā)具有獨特文化特色的檔案內(nèi)容，體現(xiàn)檔案的人文關懷。

二、目前我國高校檔案館管理中的問題分析

1.檔案管理缺乏專業(yè)化流程

在傳統(tǒng)媒體時代，高校的檔案文化資源管理需要各院系進行提交和收集，然后檔案工作人員對各類信息材料進行整理和歸檔，流程較為煩瑣且缺乏明確的制度規(guī)范，各院系檔案提交人員和檔案館工作人員的工作內(nèi)容存在一定程度交叉，如若中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題便會影響最終的檔案管理效果。高校檔案的本質(zhì)是高校發(fā)展過程中的原始記錄，是原始、真實的，那么是否齊全、完整就是衡量高校檔案文化建設的重要且基礎性標準。然而，因為高校檔案部門人員變更，或不同領導對于檔案工作的理解不同等問題，在不同時期存在著檔案文化建設重點不同的情況，而檔案收集保管的意識強弱直接影響了檔案文化的連續(xù)及完整。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案館的工作內(nèi)容發(fā)生了變化，需要管理紙質(zhì)檔案和電子檔案。由于部分高校缺乏信息化建設意識，或者檔案信息化起步較晚，僅對現(xiàn)有館藏進行了數(shù)字化掃描，沒有對新產(chǎn)生的電子檔案信息的管理進行明確規(guī)定，導致專職或兼職檔案人員在進行電子檔案管理中存在工作流程不規(guī)范、不專業(yè)的情況，容易造成相關信息的遺漏和誤錄，影響后續(xù)的檔案查找和利用工作。

2.檔案文化建設的信息化進程有待加快

新時代檔案文化的傳播一定程度上取決于檔案的信息化程度。在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案館的工作效率有必要進行大幅提高，以此滿足檔案信息的海量傳播，這就需要檔案館加快檔案信息基礎設施建設，構(gòu)建專門的建設平臺。從目前的實際情況來看，專業(yè)的高校數(shù)字化檔案管理軟件和平臺剛剛起步，大部分學校信息化水平和檔案館數(shù)字化水平有限，存在檔案信息系統(tǒng)和OA對接、其他二級單位的平臺對接問題。目前，高校在檔案管理軟件技術(shù)上仍然不是很成熟，存在現(xiàn)有的檔案管理軟件在功能開發(fā)上、模塊使用上和各高校現(xiàn)有情況不匹配的問題。同時，很多專職檔案管理人員的數(shù)字化意識不強，仍然采取傳統(tǒng)的檔案收集和整理方法，影響了檔案館的檔案文化建設步伐和進度?？梢?，信息化進程緩慢是影響檔案文化建設效率的最重要因素。

3.檔案文化數(shù)據(jù)挖掘有待深入

若想實現(xiàn)檔案信息的清晰完備、精準充足，需要檔案館定期進行數(shù)據(jù)整理和優(yōu)化，銷毀一些無價值的檔案資料和到期檔案，保留具有文化價值的檔案信息資源。此項工作在傳統(tǒng)管理時代，需要檔案管理人員手工進行篩選和處理，工作壓力較大、工作效率不高。在大數(shù)據(jù)時代，云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)的廣泛應用能夠幫助檔案管理人員更好地進行檔案數(shù)據(jù)挖掘，突出典藏資源的價值和時代性。但是，很少一部分高校能夠充分利用上述技術(shù)，大部分高校還是采取傳統(tǒng)人工方式對檔案信息資源進行挖掘和處理，影響了檔案館信息資料的精簡程度和時效性。

4.檔案文化建設缺乏專業(yè)人才

從高校檔案部門目前的情況來看，大部分檔案館沒有軟件開發(fā)、計算機應用、文獻編輯等專業(yè)人士，團隊缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的知識，整體學習和工作能力均有待提升。可見，高校檔案文化建設與信息建設工作缺乏專業(yè)人才。檔案部門在時代發(fā)展中不僅受制于檔案管理工作者自身的能力和水平，還受到高校管理者、檔案館領導的理念等因素影響，若要加強高校檔案人員的業(yè)務水平，除了招聘吸收專業(yè)人才以外，現(xiàn)有隊伍還需要一個科學、合理的培養(yǎng)體系，促進檔案管理人員綜合素養(yǎng)的有效提升。

三、基于大數(shù)據(jù)視閾芻議高校檔案文化建設建議

1.健全檔案信息體制機制建設，規(guī)范管理流程

首先，現(xiàn)在運行機制和管理體制仍舊比較陳舊，各二級部門的平臺管理、信息資源管理自成一體，教務、財務、人事等各系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)相互獨立，數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計報表存在交叉，然而檔案管理軟件平臺無從采集，條塊分割的模式會極大影響高校檔案管理對信息平臺的應用與選擇，存在軟件系統(tǒng)的重復開發(fā)、工作流程及內(nèi)容的重復作業(yè)，同時影響檔案管理對各類資源的高質(zhì)量、低成本整合和深度開發(fā)。其次，存在工作人員傳統(tǒng)思維習慣與大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作間的矛盾，當檔案管理人員利用傳統(tǒng)思維解決新問題時會出現(xiàn)工作效率低下的問題。為了提升管理效率及有效革新檔案管理人員的思維，制度建設是不可缺少的關鍵環(huán)節(jié)。為此，高校檔案館應更新思想觀念，破除傳統(tǒng)制度規(guī)范對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作造成的威脅，明確各管理平臺的信息交互與管理模式，明確規(guī)定電子檔案信息的收錄、整理和利用制度及流程，明確檔案管理人員在數(shù)據(jù)時代的工作內(nèi)容和形式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，為師生提供更為精準的文化資源服務。

2.檔案大資源體系建設

首先，檔案文化建設最基礎、最重要的是豐富收集內(nèi)容、擴大收集范圍，除了基礎歸檔范圍，即黨群行政類、教學類、科研類、基建類、財會類、儀器設備類、出版物類、產(chǎn)品類、聲像類、實物類等“官方”檔案的收集，具有文化傳承、教育價值的資源也可按照內(nèi)容分為校史校訓類、教授校友類、榮譽成果類、教學研究類等。通過擴大檔案的收集范圍，將相應的具有重大意義的文化資源歸類，為進一步開展檔案編研和舉辦檔案文化活動打好基礎。

其次，高校檔案館為承擔起相應的社會責任，使可展示的檔案內(nèi)容更加有趣多元，在館藏中加入個人記憶和學生社團活動等“民間”記憶，這些恰恰是能反映與學校發(fā)展息息相關的校園生活記憶。例如，浙江師范大學每年都會整理和收集有關社團活動的材料，并將其展示給師生，讓學生了解各個社團的發(fā)展情況，從而和自己的文化需求更好匹配。高校檔案館也可以收集教職工出版發(fā)表的書籍或論文，以及學生在校期間參加的各種比賽獲獎信息等個人化資料，得到當事人同意后將其復印整理作為體現(xiàn)學校發(fā)展和教育教學水平與質(zhì)量的檔案材料，增加師生的歸屬感和榮譽感，鼓勵師生開拓進取，是不可多得的文化教育資源。

除此之外，在檔案收集上還應多關注那些與師生和社會公眾文化生活密切相關的檔案信息，力圖提高社會公眾對檔案文化屬性的認同感。

3.設立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的信息資源平臺，提升大數(shù)據(jù)下檔案文化管理效率

在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應用的時代背景下，無論是從高效利用角度還是從信息安全角度出發(fā)，傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)無法滿足時代需求，高校檔案館勢必需要更新傳統(tǒng)檔案信息管理模式，建立健全統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的豐富多元，進一步擴大檔案館的文化資源典藏。首先，高校以先進的計算機設備、穩(wěn)定的存儲中心為依托，引入科學合理的檔案信息管理軟件和系統(tǒng)，同時結(jié)合檔案館自身的實際情況和學校整體網(wǎng)絡信息環(huán)境、技術(shù)水平的實際情況，選擇和應用相應的大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計算工具等。在資源的整合中，選擇適宜的數(shù)據(jù)整合云平臺，科學對檔案數(shù)據(jù)資源進行分類。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、可視化分析技術(shù)等，預判或評估各二級單位的檔案管理質(zhì)量、效果和需求，從而便于各單位統(tǒng)一化、規(guī)范化的處理檔案數(shù)據(jù)。

4.積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，增強文化數(shù)據(jù)挖掘能力

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在海量信息資源中抓取最為重要、最有價值的信息資源，高校檔案館需要充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)對典藏文化資源的抓取、整合、篩選和開發(fā)，提升檔案館文化資料朝著精品化、高質(zhì)化發(fā)展，打造屬于學校發(fā)展個性的文化品牌，使檔案文化資源更具歷史文化內(nèi)涵和可利用性。在具體工作中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對過期檔案資源的查找，有利于節(jié)省人力及時間成本，從而及時將最具文化價值的檔案信息資源進行展示。還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將相關檔案文化資源進行合并，推出專題圖書或者紀錄片供師生觀賞和傳閱，不斷擴大檔案館的社會和文化價值。其次，高校還應拓展文化檔案資源的獲取渠道，除了對紙質(zhì)資料的征集外，還需要對網(wǎng)頁、新媒體形式的文化資料進行下載和收集，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)一管理，加大“云終端”數(shù)字檔案資源捕捉和程序功能的開發(fā)。網(wǎng)頁歸檔中先要確定采集范圍，遵循檔案管理思想，斟酌判斷高校檔案價值、使命和檔案館的文化收集趣味，統(tǒng)一網(wǎng)頁采集標準。同時，利用先進的采集工具，以廣泛采集為主，選擇性采集為輔，不同網(wǎng)站設置不同的抓取頻率。最后，采用國際標準的網(wǎng)頁編目規(guī)則，將信息接入檔案系統(tǒng)管理平臺，實現(xiàn)高效、智能的網(wǎng)頁訪問利用機制。

5.注重專業(yè)人才培養(yǎng)，優(yōu)化信息化、文化管理團隊素質(zhì)

為了更好進行檔案文化資源建設，檔案館應注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，不斷優(yōu)化檔案管理工作人員的團隊構(gòu)成，為相關工作開展提供充足的專業(yè)人員支撐。首先，在網(wǎng)絡時代，高校檔案館信息資源建設不能單純依賴學校網(wǎng)絡信息中心的支持，管理人員的信息化水平也必須足以適應時代發(fā)展，應加大對青年專業(yè)人才的引進，特別是在計算機、信息軟件開發(fā)方面有專業(yè)優(yōu)勢的人才。其次，檔案館歸根結(jié)底是一個文化單位，需以內(nèi)涵建設為根本的發(fā)展方向，而文化建設離不開檔案信息的挖掘整合與編研，需要具有良好文字功底的專業(yè)人才。因此，檔案館應健全員工培訓制度，定期開展信息技術(shù)、檔案信息管理平臺應用技術(shù)、文化信息資源挖掘與管理等方面的講座或者培訓活動，不斷提升工作人員信息素養(yǎng)，從而更好地適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的新要求。

6.構(gòu)建檔案互聯(lián)互通，實現(xiàn)文化信息資源共建共享

高校檔案館內(nèi)的文化資料不僅包括學校發(fā)展歷史，還包括與區(qū)域文化有關的各項文化資料。每一所高校在大數(shù)據(jù)的浪潮中都不能獨善其身，需要在協(xié)同合作的基礎上才能實現(xiàn)對地區(qū)和本校文化資源的保護和傳承。為貫徹落實國家檔案局提出“實施重要檔案數(shù)據(jù)異地備份制度”的工作要求，加強檔案安全體系建設，不少高校檔案館已經(jīng)開展檔案數(shù)據(jù)異地備份工作，這項工作對保證重要檔案數(shù)據(jù)的安全和完整，防患于未然具有重要意義。自然災害與其他突發(fā)事件會嚴重威脅檔案資源的安全保管，檔案數(shù)據(jù)異地備份是有效解決這一問題的積極探索和有益實踐。除此之外，高校與高校之間可以實施檔案館聯(lián)盟舉措，借助云技術(shù)實現(xiàn)高校紙質(zhì)和電子文化資源間的互通互享，共建精神文化成果，滿足不同高校間的優(yōu)勢互補需求，健全高校檔案館文化資源類型的廣度和寬度，聚合地區(qū)高校的文化傳播能量。在高校內(nèi)部“圖檔博”三個專業(yè)部門具有相通性，應充分調(diào)動和梳理各館資源，形成資源共享的新常態(tài)，合力挖掘其中蘊含的歷史文化價值。

四、結(jié)語

高校檔案館是社會文化傳播的重要基地，其記載著各類歷史文化信息，能夠有效傳播大學精神和地域文化，并且滿足師生的不同信息查閱需求。從目前高校檔案文化建設現(xiàn)狀來看，存在檔案文化管理缺乏專業(yè)流程、信息化進程有待加快、檔案數(shù)據(jù)挖掘有待深入、缺乏專業(yè)文化管理人才的問題，阻礙了檔案館的文化資源建設功能發(fā)揮。為此，高校檔案館可以從健全檔案文化建設制度、加快信息化建設步伐、積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、注重專業(yè)人才培養(yǎng)、推進高校檔案聯(lián)盟這五個方面出發(fā)，不斷提升自身的文化建設能力。

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（作者單位：西安建筑科技大學檔案館）

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