以精細(xì)化管理模式提升醫(yī)院檔案管理水平的思考

劉卓　肖雪嬌

摘 要：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，民眾對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療水平、服務(wù)效率提出了更高要求，醫(yī)院的管理工作迎來(lái)了嚴(yán)峻的新挑戰(zhàn)。在醫(yī)院管理中，醫(yī)院的人事檔案管理水平直接影響著醫(yī)院的運(yùn)行效率，將精細(xì)化的管理模式應(yīng)用到醫(yī)院的人事檔案管理工作中，是醫(yī)院檔案管理人員要不斷探索的新模式，以提高醫(yī)院的人事檔案管理水平，推動(dòng)醫(yī)院更穩(wěn)定發(fā)展，提高運(yùn)行效率。本文對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行了探討，分析了以精細(xì)化管理模式提升醫(yī)院人事檔案管理水平的實(shí)施路徑。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化;管理模式;醫(yī)院;人事檔案;管理

醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展在醫(yī)療事業(yè)不斷創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型的背景下，迎來(lái)了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，內(nèi)部管理工作的復(fù)雜程度也有所增加，管理內(nèi)容多、難度大。根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和人事檔案管理工作目前存在的問(wèn)題，要及時(shí)改進(jìn)其中的不足，結(jié)合精細(xì)化的管理理念、管理模式，利用人事檔案的內(nèi)在價(jià)值，提高人事檔案利用率，在精細(xì)化模式和理念下維護(hù)醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，提高醫(yī)院的管理工作水平和成效。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

醫(yī)院人事檔案管理工作內(nèi)容主要是將工作人員的德能勤績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷等工作表現(xiàn)詳細(xì)記錄下來(lái)，是組織用人和了解員工的依據(jù)，人事檔案將個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷真實(shí)體現(xiàn)出來(lái)，對(duì)一個(gè)人的綜合能力水平能夠形成一定程度的了解，其中還體現(xiàn)了員工的工資狀況、獎(jiǎng)懲情況等，與組織關(guān)系和工資待遇、個(gè)人職稱(chēng)晉升之間有著密切關(guān)系。作為記錄人生軌跡的憑證，值得醫(yī)院的檔案管理人員加強(qiáng)管控力度，創(chuàng)新管理觀念，提高人事檔案管理工作的創(chuàng)造力，融入精細(xì)化管理理念，有利于推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)，提高醫(yī)院管理水平，保證人事檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，提高醫(yī)院的運(yùn)行效率。在精細(xì)化管理理念下，覆蓋到醫(yī)院管理的多個(gè)層面，制訂完善的人事檔案管理措施，將精細(xì)化的管理理念融入其中，防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)問(wèn)題，節(jié)約管理成本。從根本上來(lái)看，精細(xì)化管理模式是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)化社會(huì)分工、提高服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化水平的一種新理念。在具體的實(shí)施過(guò)程中，精細(xì)化管理模式要求醫(yī)院的人事檔案管理工作實(shí)施要落實(shí)責(zé)任制，所有工作人員都要將自身的職能履行到位，向著精益求精的方向追求更高效、細(xì)致的管理，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作中存在的職責(zé)劃分不明確等問(wèn)題要進(jìn)行改善，真正使每一名參與者都能夠擔(dān)負(fù)起一定的管理職責(zé)，提高整個(gè)人事檔案管理工作的水平與效率。精細(xì)化管理模式下，醫(yī)院人事檔案管理工作的嚴(yán)密性更高、精細(xì)化水平有所提升，采取科學(xué)管理方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并在不斷創(chuàng)新和協(xié)調(diào)發(fā)展中，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)程。醫(yī)院人事檔案管理工作在信息化管理模式的應(yīng)用中，要強(qiáng)調(diào)較強(qiáng)的執(zhí)行力，逐步完善管理體系，每個(gè)精細(xì)化人事檔案管理工作崗位上的人員，都需要結(jié)合自身的工作職責(zé)、范圍、內(nèi)容，明確工作使命，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，分配工作任務(wù)，真正在各個(gè)環(huán)節(jié)貫穿和落實(shí)人事檔案管理目標(biāo)，形成更加科學(xué)、系統(tǒng)的人事檔案管理體系，提高人事檔案管理工作效率，強(qiáng)化人事檔案的價(jià)值。由此可見(jiàn)，將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中有著積極作用，提高了人事檔案使用效率，合理分配資源，有利于促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

1.提高了人事檔案使用效率

人事檔案使用率在精細(xì)化管理模式的融入中有所提高，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化模式創(chuàng)新和理念創(chuàng)新，要求檔案管理人員在檔案的使用中要采取專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)形式，不再受到紙質(zhì)檔案查找等功能的局限，而是要用更加創(chuàng)新有效的人事檔案管理方式，在人事檔案管理工作的觀念、具體實(shí)踐方法等各個(gè)方面進(jìn)行革新，促進(jìn)人事檔案管理工作水平的提高。在信息化時(shí)代，緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，融入精細(xì)化管理模式，完善人事檔案管理工作體系，增強(qiáng)人事檔案使用效率。將信息技術(shù)、電子技術(shù)引進(jìn)其中形成電子文件，提高了人事檔案資源的使用效率，節(jié)約了大量人力資源投入，不需要付出過(guò)多的時(shí)間成本、人力成本，就可以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率，人事檔案資源的使用率大大提高，有效避免了人事檔案資源使用過(guò)程中不必要的失誤風(fēng)險(xiǎn)。

2.優(yōu)化了資源分配

醫(yī)院人事檔案管理在精細(xì)化管理模式的融合中，對(duì)資源進(jìn)行了有效分配和合理應(yīng)用。過(guò)去的一段時(shí)間，人事檔案管理的傳統(tǒng)模式限制了人事檔案管理工作的實(shí)施，圍繞著歷史資料的記錄為主要工作內(nèi)容，對(duì)于工作人員的表現(xiàn)和最新資料難以反映出來(lái)，更新資料速度慢，對(duì)工作人員近期情況掌握不足，現(xiàn)實(shí)性缺失。精細(xì)化管理理念下的醫(yī)院人事檔案管理工作則推翻了這一模式，目標(biāo)性更強(qiáng)，能夠有效地分配資源，合理利用資源，準(zhǔn)確及時(shí)更新人事檔案資料，強(qiáng)調(diào)其全面性和及時(shí)性，適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需求。特別是部分醫(yī)院存在嚴(yán)重的人才流失情況，醫(yī)院之間的交流愈發(fā)頻繁，人事管理的方式要積極適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，做好保密工作，提高人事檔案的使用率，同時(shí)保證人事檔案資料的安全性。我國(guó)醫(yī)療體系愈發(fā)完善，醫(yī)院對(duì)人事檔案資料的合理利用，能夠逐步提高醫(yī)院的管理水平、服務(wù)效率，更進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)，提高整體的醫(yī)院管理水平、管理效果，促進(jìn)醫(yī)院之間的溝通交流，擴(kuò)大人事檔案的使用范圍，完善醫(yī)療體系功能，為醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、以精細(xì)化管理模式提升醫(yī)院人事檔案管理水平的實(shí)施路徑

1.完善制度體系

人事檔案管理工作的實(shí)施在精細(xì)化管理模式的融入下，有必要在制度體系的建設(shè)方面更進(jìn)一步完善，在人事檔案管理工作的制度上進(jìn)行完善，填充制度內(nèi)容，立足于工作實(shí)際，發(fā)揮出制度的支持作用，提高工作水平，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行情況、發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向，建立健全人事檔案管理制度。首先，要確定人事檔案工作范圍。通常情況下，人事檔案管理工作要結(jié)合醫(yī)院工作者的信息、勞動(dòng)合同等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行有針對(duì)性的管理，并且在人事檔案的歸檔中，將紙質(zhì)化檔案和電子文檔均作為人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，保證電子文件的正規(guī)性、合理性，針對(duì)人事檔案的實(shí)際情況，要做好檔案的維護(hù)、保管，提高歸檔處理水平，以公開(kāi)形式進(jìn)行檔案的管理工作，保證人事檔案能夠得到有效利用，提高人事檔案的利用率，強(qiáng)化人事檔案管理工作的有效性，提高人事檔案管理工作的精細(xì)化水平。人事檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的有效維護(hù)，逐步完善安全管理制度的條款和內(nèi)容，相關(guān)人員要對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行管理，避免無(wú)關(guān)人員隨意使用人事檔案的系統(tǒng)設(shè)備，做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案被竊取的問(wèn)題，加強(qiáng)防火措施的全面覆蓋，為紙質(zhì)檔案的安全性提供保障。建立健全檔案銷(xiāo)毀制度，完善檔案銷(xiāo)毀安全措施，對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案要通過(guò)先報(bào)告上級(jí)，得到上級(jí)準(zhǔn)許后，才能進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。完善制度內(nèi)容，將人事檔案的管理制度職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，保證人事檔案資源信息的安全性，提高利用率，為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行和高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供切實(shí)的保障和依據(jù)，強(qiáng)化醫(yī)院的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力。

2.創(chuàng)新人事檔案管理模式

醫(yī)院的人事檔案管理工作要積極革新，向著精細(xì)化管理模式轉(zhuǎn)型，深入了解醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，摒棄傳統(tǒng)人事檔案管理模式，提高人事檔案利用率和檔案管理效率，將人事檔案管理工作的模式革新，融入創(chuàng)新的精細(xì)化管理觀念，形成完善的服務(wù)理念，提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性。人事檔案管理人員在查詢(xún)檔案信息時(shí)，要以提高工作效率為目標(biāo)，借助數(shù)字化、信息化技術(shù)，逐步構(gòu)建起更加完善、合理的人事檔案管理體系，加強(qiáng)研究人事檔案的信息來(lái)源，提高保存人事檔案信息的合理性，革新人事檔案管理模式。例如，在整理和保存紙質(zhì)檔案方面面臨著一定問(wèn)題，這給人事檔案的管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，有必要立足于醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行現(xiàn)狀，妥善規(guī)劃人事檔案管理工作，推進(jìn)人事檔案管理工作改革，引進(jìn)智能管理、自動(dòng)管理理念和設(shè)備設(shè)施，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化人員的服務(wù)意識(shí)，真正提高檔案信息的利用率，發(fā)揮出人事檔案管理的內(nèi)在價(jià)值，為醫(yī)院的發(fā)展提供參考依據(jù)。強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)化的管理模式，融入精細(xì)化的管理理念，定期對(duì)新的檔案材料內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充收集，做好檔案資料的及時(shí)歸檔工作，在精細(xì)化模式下，以動(dòng)態(tài)化管理的觀念，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況及時(shí)收集、完善檔案材料，保證人事檔案的科學(xué)性、完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并修正問(wèn)題。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案管理工作在精細(xì)化模式下，要借助先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)建精細(xì)化水平較高的信息數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，特別是國(guó)內(nèi)的醫(yī)療體系逐步完善，醫(yī)院的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，檔案的規(guī)模、數(shù)量越來(lái)越多，種類(lèi)也愈發(fā)豐富，不同的檔案需要在各個(gè)科室中分配，管理難度較大，很有可能出現(xiàn)信息孤島的問(wèn)題。結(jié)合醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀以及精細(xì)化管理模式，突破傳統(tǒng)觀念，融入精細(xì)化模式和觀念，創(chuàng)新精細(xì)化管理新模式，強(qiáng)化人事檔案工作效率，提高精細(xì)化管理水平，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，統(tǒng)一管理人事檔案信息。在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)人事檔案的級(jí)別、格式進(jìn)行區(qū)分，建立相對(duì)應(yīng)的分區(qū)，并且有針對(duì)性地按照人事檔案的不同種類(lèi)進(jìn)行合理的儲(chǔ)存和保管工作，加強(qiáng)人事檔案的安全管控，在信息數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上設(shè)立模糊搜索功能，更加便捷、方便地進(jìn)行人事檔案資料的查詢(xún)和使用，提高醫(yī)院人事檔案的應(yīng)用效率，發(fā)揮出人事檔案信息的價(jià)值，為醫(yī)院的運(yùn)行和管理活動(dòng)開(kāi)展創(chuàng)建便捷條件。

4.加強(qiáng)人才建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案管理工作要配備專(zhuān)業(yè)人才，加大人才的支持和保障力度，通過(guò)完善的人才培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)出符合醫(yī)院檔案管理工作需求的專(zhuān)業(yè)型檔案管理人才，在人事檔案管理工作的實(shí)施中，結(jié)合精細(xì)化管理理念，配置專(zhuān)業(yè)型人員，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合水平。在系統(tǒng)的培訓(xùn)和再教育中，調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)和再教育實(shí)踐力度，結(jié)合業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能指導(dǎo)、行業(yè)內(nèi)的專(zhuān)家講座等，不斷提高自我。對(duì)于其他醫(yī)院的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)要進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握醫(yī)院人事檔案管理工作的先進(jìn)觀念、先進(jìn)方法，也可前往其他醫(yī)院參觀或進(jìn)修學(xué)習(xí)。對(duì)于新的法規(guī)政策要積極進(jìn)行探究，全面了解法律法規(guī)政策，合理運(yùn)用檔案管理方式，加強(qiáng)人事檔案管理工作的規(guī)范性建設(shè)。強(qiáng)化人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和人事檔案管理工作效率，定期檢查人事檔案的質(zhì)控情況，積極推進(jìn)人事檔案管理工作模式的精細(xì)化創(chuàng)新。配置專(zhuān)職的人事檔案管理人員，督促其積極參與到業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識(shí)技能的再教育活動(dòng)中，利用品管圈、PDCA法則，提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理人員要積極提升自我，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，不斷發(fā)展自我，學(xué)習(xí)先進(jìn)的軟件知識(shí)，熟練操作信息化平臺(tái)。在精細(xì)化模式下，強(qiáng)化人事檔案管理工作的綜合效率，組建起一支專(zhuān)業(yè)型的人事檔案管理隊(duì)伍。

5.細(xì)化管理流程

人事檔案管理工作作為一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，要將精細(xì)化的管理模式和管理理念融入其中，重視對(duì)細(xì)節(jié)的嚴(yán)格管控，細(xì)化人事檔案管理工作內(nèi)容。同時(shí)，劃分管理環(huán)節(jié)，針對(duì)人事檔案管理中的薄弱之處和重點(diǎn)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管控力度，提高人事檔案管理工作水平和效率。在管理流程方面要進(jìn)行細(xì)化，規(guī)范人事檔案的管理流程，保證人事檔案管理人員能夠?qū)ψ约核?fù)責(zé)的工作任務(wù)全面了解和掌握。還要監(jiān)管人事檔案管理工作，防止發(fā)生工作失誤等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，有效執(zhí)行人事檔案管理工作的相關(guān)措施，向著規(guī)范化、現(xiàn)代化方向不斷轉(zhuǎn)型，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。另外，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，細(xì)分人事檔案管理的職責(zé)范圍，提高人事檔案的管理水平，將本職工作落實(shí)的同時(shí)，還要注重對(duì)細(xì)節(jié)的管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，明確工作態(tài)度，提高人事檔案管理的工作效率。例如，有人員要使用檔案時(shí)，檔案管理人員要合理解答，幫助其搜索檔案、了解檔案的分類(lèi)方法，掌握搜索人事檔案的方式，并且要共同落實(shí)對(duì)人事檔案的維護(hù)工作。再如，使用管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)時(shí)，充分體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值，完善人事檔案內(nèi)容，將人事檔案的價(jià)值利用起來(lái)，提高醫(yī)院的管理水平、管理效率，發(fā)揮出人事檔案的積極作用，為醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展中，愈發(fā)重視對(duì)人事檔案管理工作的精細(xì)化管理創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型，展開(kāi)人事檔案管理工作時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新觀念，運(yùn)用精細(xì)化模式，強(qiáng)化檔案價(jià)值，將精細(xì)化理念融入其中，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化模式的逐步完善，將其應(yīng)用到人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率。積極革新檔案管理觀念，優(yōu)化管理方式，逐漸建立完善的人事檔案管理制度，加強(qiáng)人才建設(shè)，將檔案管理的積極作用發(fā)揮出來(lái)，為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，提高醫(yī)院的醫(yī)療水平、服務(wù)效率，滿(mǎn)足民眾的醫(yī)療需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃墨卷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新工作研究[J].醫(yī)學(xué)理論與實(shí)踐，2021

[2]李 敏，莫言娟.醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題與質(zhì)量提升策略探討[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2021

[3]馬 凱.醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].臨床醫(yī)藥實(shí)踐，2021

[4]趙洪偉.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新模式探究[J].信息記錄材料，2021

[5]施 萃.現(xiàn)代醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題及對(duì)策探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2021

[6]陳家欣.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].才智，2022

[7]王曉麗.醫(yī)療改革進(jìn)程中做好醫(yī)院檔案管理保密工作的途徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022

[8]溫曉麗.互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新[J].科技風(fēng)，2022

[9]任 星.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022

[10]李傳莉.醫(yī)院檔案管理中6S法則的運(yùn)用與提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022

[11]江 紅，涂紅莉.以知識(shí)管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022

（作者單位：山東省淄博市第一醫(yī)院）

3585500589222