公立醫(yī)院會計檔案電子化管理探討

張少萍 崔慧婷 李風(fēng)芹 王永照 王靖旭

摘 要：隨著信息化的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理模式也隨之改變，進入了信息化建設(shè)中。而作為醫(yī)院檔案的重要組成部分——會計檔案，實現(xiàn)電子化管理，卻步伐滯緩。文章從會計檔案現(xiàn)狀、會計檔案電子化管理問題和策略等方面，分析探討公立醫(yī)院如何安全、有效地借助信息化平臺實現(xiàn)會計檔案電子化管理。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 會計檔案 電子化

中圖分類號：F062.5G271

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）02-235-02

現(xiàn)代社會是一個信息化飛速發(fā)展的時代，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康、智慧醫(yī)療”的健康推進，公立醫(yī)院加快了全面信息化建設(shè)的步伐，在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了信息化管理。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，實現(xiàn)信息化管理是順勢而為，而會計檔案作為醫(yī)院檔案的重要部分，在大數(shù)據(jù)的信息化時代，實現(xiàn)電子化管理也是必然要求，為醫(yī)院早日實現(xiàn)全面信息化管理添磚加瓦。2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局頒布《會計檔案管理辦法》，規(guī)定了會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，確定了電子會計檔案在法律上、實踐中的合法身份。

一、公立醫(yī)院會計檔案實現(xiàn)電子化的必要性

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料。作為公立醫(yī)院的會計檔案，具有區(qū)別于其他單位的特殊性。

首先，公立醫(yī)院具有集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體，多功能特征。產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動多，反映經(jīng)濟活動的會計資料同步增多。這些會計資料不僅僅體現(xiàn)在醫(yī)院職工參加學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)、進修等的差旅費、科研、教學(xué)活動產(chǎn)生的合規(guī)費用，醫(yī)院日常應(yīng)付、應(yīng)收賬款、衛(wèi)生耗材、固定資產(chǎn)入庫、工程建設(shè)、會計報表、財務(wù)分析、銀行對賬等需裝訂成冊的紙質(zhì)憑證，還體現(xiàn)在門急診、住院和醫(yī)保大病的各個患者的就診信息和資金收付明細的保存。比如目前門診收費采取預(yù)交金模式，數(shù)額巨大，存檔的門診收入日報表是從HIS系統(tǒng)導(dǎo)出的匯總報表，而預(yù)交金余額明細以電子化形式存儲在醫(yī)院HIS系統(tǒng)，信息工程師和門診收費相關(guān)負責(zé)人一定要做好系統(tǒng)維護、備份，防止數(shù)據(jù)丟失，造成不必要的醫(yī)患糾紛。

其次，紙質(zhì)載體保存的醫(yī)院會計檔案具有真實性、穩(wěn)定性和不可修改性的優(yōu)點，但隨著會計資料的越來越多，保管期限的延長，其中憑證類檔案保管期限由15年延長到30年，紙質(zhì)會計檔案的弊端凸顯。醫(yī)院會計檔案需要占用很大的空間去存放，而以醫(yī)療為主的公立醫(yī)院，寸土寸金，空間不足是存儲的大問題，而且會計檔案對存儲環(huán)境要求高，需要防潮、防蟲、通風(fēng)，房屋還需質(zhì)檢通過的承重能力，加上領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案重視度不夠等等局限條件，勢必引導(dǎo)紙質(zhì)會計檔案向電子會計檔案推進。

第三，醫(yī)院紙質(zhì)會計檔案從原始憑證的收集、整理，制單、支付，填制記賬憑證，審核，會計憑證裝訂，整個會計核算流程需要耗費大量的紙張、耗材和人力，這也與國家提倡的綠色、環(huán)保、健康、節(jié)約資源理念相悖。公立醫(yī)院每月產(chǎn)生的會計憑證很多，平均每月約2000多張憑證，會計檔案存放時間的延長，對會計檔案質(zhì)量和會計檔案裝訂質(zhì)量有更高的要求，增加了財務(wù)人員工作量。但財務(wù)人員并不是專業(yè)的裝訂人員，憑證裝訂質(zhì)量不佳，外觀不嚴謹問題仍存在。

第四，公立醫(yī)院需要迎接很多的檢查、審計、評審、考核等，如三甲評審、績效考核，每年的財務(wù)收支、財務(wù)報表審計、領(lǐng)導(dǎo)人的離任審計等等，對財務(wù)的審計是重點，通過調(diào)取會計憑證、財務(wù)會計報表、銀行存款日記賬、會計賬簿、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等資料，來發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在財務(wù)管理中的問題。頻繁的查閱、搬運，復(fù)印，耗時耗力耗資源，還容易造成會計憑證紙張破碎、缺失。

總之，公立醫(yī)院會計檔案電子化管理勢在必行。

二、公立醫(yī)院會計檔案電子化管理的主要問題

醫(yī)院電子會計檔案是指醫(yī)院在會計核算過程中，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)等電子設(shè)備接收、查閱、傳輸和存儲于磁盤、光盤等載體的，以記錄醫(yī)院經(jīng)濟活動事項的發(fā)票、文檔、表格等各種形式的會計憑證和會計檔案。電子會計檔案相對于紙質(zhì)會計檔案節(jié)約了成本，具有高效性、便捷性、實時性、共享性和保密性。公立醫(yī)院會計檔案要實現(xiàn)電子化管理，應(yīng)具備完善的環(huán)境、硬件、軟件、安全防控等的支撐，目前還面臨著許多問題。

（一）公立醫(yī)院對會計檔案電子化管理重視程度不夠

公立醫(yī)院目標(biāo)是建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，建立智慧醫(yī)院，財務(wù)管理信息化建設(shè)也是信息化時代必然趨勢，但醫(yī)院對會計檔案電子化管理沒有引起足夠的重視。公立醫(yī)院重視的是醫(yī)療、科研、教學(xué)等主營業(yè)務(wù)，關(guān)注財務(wù)指標(biāo)、資金運作、收益等，卻對承載上述業(yè)務(wù)的媒介重視不夠，忽視檔案工作，缺乏檔案意識，導(dǎo)致會計檔案信息化發(fā)展滯后，仍守舊的習(xí)慣于紙質(zhì)會計檔案，這是全面建設(shè)智慧化醫(yī)院的空白地帶。關(guān)注度不夠，醫(yī)院對會計檔案管理投入的資金和人員有限，阻礙了會計檔案實現(xiàn)電子化管理的步伐。

（二）公立醫(yī)院缺乏健全的電子會計檔案管理制度

盡管新《會計檔案管理辦法》明確了電子會計檔案合法地位，對電子會計檔案歸檔、保存、移交、銷毀等提出了要求，但目前大多數(shù)醫(yī)院并沒有提高電子檔案管理意識，對電子會計檔案沒有深刻了解和認識不足，所以針對電子會計檔案并沒有制定相關(guān)的管理制度，沒有規(guī)范的管理流程，沒有明確的電子會計檔案管理人員職責(zé)。制度是開展工作的保障，沒有制度，工作難以順利開展，公立醫(yī)院缺乏電子會計檔案管理制度，給電子會計檔案的收集、整理、利用、保存等方面帶來不利的影響，從而影響會計檔案電子化管理的實現(xiàn)。

（三）公立醫(yī)院電子會計檔案管理安全隱患多

相對于醫(yī)院紙質(zhì)會計檔案的占用空間、查閱不便、浪費紙張等弊端，電子會計檔案具有高效、節(jié)約、便捷等優(yōu)點，但同樣都存在著安全隱患。紙質(zhì)和電子會計檔案都會受到自然災(zāi)害或環(huán)境的影響，特別是電子會計檔案的存儲介質(zhì)對環(huán)境要求更高，潮濕、高溫、消磁、灰塵等都導(dǎo)致會計檔案損壞，數(shù)據(jù)受損，影響會計信息的真實可靠性。電子會計檔案是通過計算機、網(wǎng)絡(luò)、存儲器和信息系統(tǒng)來傳輸、保存和利用的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，會計信息更容易被篡改，且不留明顯痕跡，不容易被發(fā)現(xiàn)，降低檔案信息的真實性。若沒有嚴格的權(quán)限限制和高級的信息安全防護措施，電子會計檔案會遭遇人為修改、黑客攻擊、病毒侵入和機密竊取等困擾，導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞，會計信息失真、泄露，甚至系統(tǒng)癱瘓，會給醫(yī)院造成重大的損失。

（四）公立醫(yī)院電子會計檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升

公立醫(yī)院的會計檔案管理工作往往是由醫(yī)院的財務(wù)工作人員兼任，雖熟悉財務(wù)專業(yè)知識，但會計檔案管理知識不足，特別針對會計檔案的電子化管理，更缺乏管理經(jīng)驗。而且檔案管理人員本身的檔案意識不強，對檔案的重要性認識不足，造成檔案管理的有效性缺失。醫(yī)院會計檔案電子化管理能否順利推行，需要醫(yī)院重視、扶持，加大投入，培養(yǎng)復(fù)合型電子會計檔案管理人才，不僅具備會計檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備財務(wù)和審計技能，同時具備計算機、網(wǎng)絡(luò)方面的能力，能運用現(xiàn)代先進信息化技術(shù)，熟練和規(guī)范地進行電子會計檔案管理操作。

三、公立醫(yī)院會計檔案電子化管理的主要策略

（一）提高重視程度，加大經(jīng)費投入

會計檔案是經(jīng)濟業(yè)務(wù)的載體，其重要性不言而喻。會計檔案應(yīng)與時俱進，在信息化大潮下實現(xiàn)電子化管理，這不僅僅是財務(wù)部門的事情，更應(yīng)該得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持，在政策和資金上給予檔案管理工作支持。配備建設(shè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的硬軟件設(shè)施設(shè)備，加大技術(shù)和人才方面支持;有條件的醫(yī)院可以建立環(huán)境達標(biāo)的電子會計檔案查閱室，專人管理和維護;構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系，確保電子會計檔案系統(tǒng)的安全。

（二）建立健全電子會計檔案管理制度，規(guī)范會計檔案管理流程

醫(yī)院要依據(jù)新《會計檔案管理辦法》，結(jié)合醫(yī)院實際工作，重新修訂、完善符合醫(yī)院特點的《會計檔案管理辦法》，增加關(guān)于電子會計檔案管理條列，主要針對電子會計檔案的歸檔范圍、移交、保管、存儲備份、利用、鑒定銷毀等方面的條款，進行細化完善，切實做到有規(guī)可依。完善電子會計檔案借閱、審批權(quán)限、數(shù)據(jù)維護管理流程，落實崗位責(zé)任制，規(guī)范電子會計檔案管理流程，保證電子會計檔案的真實性、完整性、規(guī)范性和安全性。

（三）建立電子會計檔案安全和風(fēng)險防控系統(tǒng)，保證會計信息安全

醫(yī)院要實現(xiàn)會計檔案電子化管理，其高效性和風(fēng)險性，便捷性和安全性是并存的。電子會計檔案系統(tǒng)容易受到病毒、黑客的攻擊，醫(yī)院應(yīng)設(shè)置防火墻、高級殺毒軟件，定期檢測，增強會計信息安全防護;嚴格會計檔案查詢權(quán)限管理，完善審簽程序，層層涉密，人員分離管理，規(guī)范操作，加強內(nèi)控，防止個人隨意篡改會計信息;加強電子會計檔案數(shù)據(jù)備份，把備份與原始檔案分開保管;加強環(huán)境保護，保證會計檔案儲存介質(zhì)不受物理環(huán)境損壞;定期對電子會計檔案軟硬件進行完善和升級，確保會計信息安全;強化安全意識，加強安全培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的安全意識和技能，保證電子會計檔案真實、可靠、完整和保密性。

（四）提升電子會計檔案管理人員綜合素養(yǎng)

醫(yī)院要推行會計檔案電子化管理，應(yīng)積極引進或培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，方能勝任電子會計檔案管理工作。醫(yī)院要組織內(nèi)部培訓(xùn)，加強會計檔案管理人員財務(wù)會計、檔案管理、信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作質(zhì)量，助力會計檔案電子化管理模式的實現(xiàn)。檔案管理人員不僅需要較高的職業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)具備優(yōu)良道德素養(yǎng)，樹立高度責(zé)任心，明確自身職責(zé)，認識到檔案管理的重要性，拒絕違法操作，確保醫(yī)院電子會計檔案安全。

四、結(jié)語

信息化時代下，會計檔案管理也應(yīng)積極創(chuàng)新，與時俱進，積極推行會計檔案電子化管理，在保證電子會計檔案信息安全的基礎(chǔ)上，提高會計檔案管理工作效率和質(zhì)量，為推動醫(yī)院高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供堅實的電子會計資源支撐。

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（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東青島 266000）

（責(zé)編：若佳）

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