淺析企業(yè)物資采購審計應關注的“七個重點”

范高鴻 杭州綠盛集團有限公司

近十年來，我國經濟逐步由快速增長轉入高質量發(fā)展階段，規(guī)模以上企業(yè)為了提高管理效益和市場競爭力，對規(guī)范管理、精細化管理、風險管理的要求也越來越高，尤其是隨著企業(yè)所有權與經營權的逐步分離，企業(yè)所有者需要對經營者管理和使用企業(yè)資源的情況進行有效監(jiān)督，促使了大部分的大中型企業(yè)都設置了內部審計部門，而物資采購作為企業(yè)經營活動的起點和重要環(huán)節(jié)，就必然成為內部審計部門監(jiān)督的重點。

目前未設置內部審計部門的企業(yè)，對采購業(yè)務的監(jiān)督職責一般是由財務部門履行的，通常由財務人員檢查采購表單的完整性、采購流程的合規(guī)性、復核采購金額計算的準確性等。有的企業(yè)雖有設置內部審計部門，但受審計人員業(yè)務能力較弱、審計管理不規(guī)范等因素的影響，還局限于對采購付款業(yè)務憑證、相關制度流程的核查，對物資采購各關鍵控制環(huán)節(jié)的了解不夠全面，對存在的重要、共性的問題認識不夠深入、分析不夠系統(tǒng)，難以從根本上提出解決問題的審計意見或建議。無論是管理學的“二八管理原則”“重要性原則”，還是審計理論的“風險導向審計”，都強調了“集中優(yōu)勢資源解決主要問題”的重要性和必要性，以提高企業(yè)等組織的運作效率和管理效益，基于此理論，在企業(yè)的物資采購審計中，審計部門應重點關注采購管理的七個關鍵控制環(huán)節(jié)。

一、關注采購管理制度

企業(yè)采購管理制度是企業(yè)對采購部門工作與采購具體活動的行為準則、業(yè)務規(guī)范等做出的具體規(guī)定，采購管理制度的健全性和執(zhí)行的有效性，直接關系到采購工作的效率和效果，所以在審前準備階段，審計組要從被審計單位的制度文件管理部門取得采購管理制度，在了解以下內容的基礎上，編制項目審計方案及實施審計。

1.檢查并評價物資采購制度是否健全、完善、合理、科學，是否包括采購崗位責任、采購授權批準、采購申請、請購審批、供應商開發(fā)及管理、采購招投標、采購合同、采購登記、退貨管理、定期輪崗、考核激勵等方面的制度內容；

2.了解物資采購制度對崗位權責的規(guī)定，是否明確請購、審批、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)的職責和審批權限，不相容崗位是否相互分離、制約和監(jiān)督，以下不相容崗位是否分離：請購與審批、詢價與確定供應商、采購合同的訂立與審計、采購與驗收、采購與相關會計記錄、申請付款與執(zhí)行付款；

3.通過設置采購內部控制調查表等方式，深入調查、了解和測試采購制度是否得到嚴格執(zhí)行，并對存在的問題進行分析研究，在廣泛征求采購等相關部門意見的基礎上，提出有效的審計建議；

4.最近兩年內部審計報告、外部審計報告對采購制度執(zhí)行情況的評價、審計建議及落實情況。

二、關注采購計劃

生產、經營、項目建設等部門，為了完成本部門年度、月度的目標任務，提出相應的物資采購需求，經具備相應審批權限的部門或人員審批后轉交采購部門，采購部門在明確采購物資的品名、規(guī)格型號等信息的基礎上，匯總各部門的物資采購需求，并結合現有庫存和在途物資情況，編制合理、科學的采購計劃（包括采購數量、到貨時間、安裝調試完成時間等），防止采購數量過多或過少、采購品質過?；虿蛔恪⒌截洉r間過晚或過早。對于采購計劃環(huán)節(jié)的審計，需要關注以下具體內容：

1.各需求部門的請購需求是否按企業(yè)授權文件規(guī)定的審批流程執(zhí)行；

2.編制采購計劃時，是否考慮現有庫存和在途物資情況；3.編制的大宗物料采購計劃，是否符合“經濟訂貨批量”原則，是否對分公司、子公司的通用物料實行集中采購；

4.審查不符合規(guī)定的采購申請，有無要求請購部門調整請購內容或拒絕批準；

5.臨時性物資的采購是否在請購單上說明了目的和用途；

6.對于重要的和技術性較強的物資采購，是否執(zhí)行特別授權審批程序，是否組織技術人員、相關專家進行論證，實行集體決策和審批；

7.一段時間內（年度、季度或月度）采購計劃達成率（按時到貨且驗收合格的采購物資/采購計劃）；

8.采購計劃與生產、研發(fā)等計劃是否協調，即采購計劃是否滿足需求部門的實際需求。

三、關注供應商開發(fā)及管理

開發(fā)供應商和管理供應商是采購管理流程中很重要的環(huán)節(jié)，對于規(guī)模化的生產性行業(yè)，物料和零件的采購成本高達50%以上，企業(yè)的競爭力越來越受到物資供方的影響。采購部門根據本企業(yè)的市場定位和規(guī)模水平，開發(fā)合適的供應商，并加強對合作供應商的日常管理，除了能決定真實成本定價，更能獲取性價比最大化的采購成本優(yōu)勢，進而提高本企業(yè)的獲利能力。對于供應商開發(fā)及管理環(huán)節(jié)的審計，需要關注以下具體內容：

1.對于大宗物資供應商，采購部門是否制訂年度或季度供應商開發(fā)計劃，實際開發(fā)情況如何；

2.將新開發(fā)供應商納入《合格供貨方目錄》，是否通過供應商基本資料審查、現場考察、綜合評分等評審流程，是否有相應表單及評審記錄；

（1）供應商基本資料審查，是否通過“天眼查”（或企查查、啟信寶、愛企查）查詢供應商成立日期、經營狀態(tài)、實繳資本、納稅人資質、參保人數、注冊地址、經營范圍、司法風險、經營風險、知識產權等信息，并與供應商提供的相關資料進行核對；

（2）現場考察，是否由采購、品控、生產、技術等多個部門代表參加實地考察，是否現場查看供應商的生產車間、辦公室、檢驗室、倉庫等場所，核實供應商提供的相關資料的真實性；

（3）綜合評分，是否根據對供應商基本資料審查、現場考察、樣品檢驗或試用結果等情況，對新開發(fā)供應商的供貨能力、管理水平、技術水平、售后服務能力等方面進行綜合評分，作為是否納入《合格供貨方目錄》的主要依據。

3.被驗收部門判定為讓步接收或退貨的采購物資，采購部門是否要求供應商書面回復原因分析及改善措施，是否納入該供應商的年度考評；

4.占采購總金額60%至80%的采購物資中，由獨家供應商供貨的物料占比，是否過度依賴特定供應商，是否建立了備選供應商團隊；如何規(guī)避這些獨家廠商供應物料的“斷供”風險或“談判被動”風險；

5.對《合格供貨方目錄》中的供應商，是否按其所供物資的重要性，將供應商分ABC類管理，分別進行定期或不定期的調查和復審；

6.對現有供應商是否進行年度綜合考評及相應的獎懲、淘汰。

四、關注采購招投標和詢比議價

對采購物資的詢比議價和招投標是采購部門最核心的工作之一，按照企業(yè)授權文件和（或）采購管理制度的規(guī)定，達到招投標要求的物資需通過招投標方式進行采購，達不到招投標要求的則通過詢比議價方式進行采購。一般招投標分為公開招標和邀請招標，而詢比議價包括詢價、比選與磋商三個步驟。對于采購詢比議價和招投標環(huán)節(jié)的審計，需要關注以下具體內容：

1.采用招投方式的，應審查如下具體內容：

（1）審查有關招標文書的內容是否完整、嚴密，對招標標的物的描述是否準確；

（2）監(jiān)督招標方式的選擇是否合理、合規(guī)。采用公開招標方式的，對外發(fā)布的招標信息是否全面、完整，發(fā)布范圍是否具有廣泛性；采用邀請招標方式的，接受邀請的投標單位是否不少于三家，是否具有相應資質、供貨經驗及良好信譽；

（3）審查標底價格、最高采購限價的計算邏輯、合理性和公允性；

（4）開標后，是否對各投標單位的報價明細（料工費、稅金、利潤）進行對比分析，然后有針對性地進行詢標、議標；

（5）審查評標、定標報告是否由相關部門的簽字確認，評標、定標結論的依據是否充分、適當。

2.采用詢比議價方式的，應審查如下具體內容：

（1）對于單一來源的物資采購，如果是標準件，是否參照市場上同類、類似的同等次物料的市場價格進行價格協商及定價；如果是定制類的非標準件，是否進行料工費、稅金、利潤分析，然后進行價格談判；定價是否經過審批；

（2）對于非單一來源的物資采購，是否以同一《詢價單》對三家及以上的同等次供應商進行詢價、比價、議價及定價；是否留存詢比議價相關表單；定價是否經過審批。

五、關注采購合同

采購合同是企業(yè)與供應商談判協商一致同意而簽訂的法律性文件，規(guī)范、嚴謹的采購合同有利于企業(yè)與供應商的長期合作、互利雙贏。內部審計部門對企業(yè)物資采購合同進行審計，對合同的簽訂、履行過程和結果進行的審計監(jiān)督、檢查、評價和咨詢活動，其主要目的是通過對采購合同的審核，加強對采購活動的審計監(jiān)督，使企業(yè)各職能部門相互協調、相互監(jiān)督，共同致力于成本費用的控制，最大限度地堵塞采購過程中的漏洞，實現企業(yè)效益最大化。對采購合同的審計一般分為對合同文本的審查、對合同履行及變更的審查三個方面。

1.對合同文本的審查，應包括如下內容：

（1）對合同標的描述是否準確，其內容應包括品名、規(guī)格型號、品牌、產地、技術參數、質量等級、數量、單位、單價、金額等；

（2）對交貨地點、運輸責任、運輸費用承擔、裝卸費用承擔的約定是否明確；

（3）對質量驗收標準的約定是否明確，以樣品作為驗收標準的，是否由雙方共同對樣品進行封存留樣；對于已收貨的原輔材料、設備配件，在生產或使用過程中發(fā)現的質量問題，在合同是否有明確約定；比如：只模糊的寫“符合相關標準”；質量驗收時，檢測標準寬泛，不具體；未明確質量爭議條款，到貨后全盤接收等；

（4）對履約期限、質保期限的約定是否明確，比如：對價值較高物資未明確質保期限而造成質保時間縮短；對到貨期限以及合同期履約量約定不清，導致供應商選擇有利于自己的供貨時間供貨等；

（5）對付款條件的約定是否明確，比如：需約定供應商提供增值稅專用發(fā)票是采購方支付貨款的前提條件之一；

（6）對履約保證金、售后服務的約定是否明確，若約定不清，可能導致后續(xù)履約質量不高；

（7）簽訂固定總價合同時，是否明確具體的數量、價格、期限等重要條款；

（8）對雙方權利義務、知識產品保護、違約責任的約定是否明確，否則在發(fā)生糾紛時，將不利于追究對方的違約責任；

（9）物資采購合同文本是否經過品控、生產、技術、財務等相關部門審核，是否經過有相應審批權限的領導批準。

2.對合同履行及變更的審查，包括如下內容：

（1）一定期間（年度、季度、月度）內，采購合同所對應采購訂單的按時交貨、質量驗收合格等情況；

（2）對于延遲交貨、拒絕交貨、退貨、讓步接收等異常事項，采購等相關部門是否采取解決對策，處理結果如何；

（3）對于采購價格調整或付款條件變更或驗收標準改變等合同主要內容的變更，是否經過審批；

（4）采購合同在有效期內中止或解除時，是否與供應商清算往來賬目并簽訂中止或解除補充協議；

（5）采購合同糾紛的處理情況。

六、關注采購付款

采購付款是物資采購業(yè)務最重要的環(huán)節(jié)之一，也是物資采購審計需關注的重點內容，對采購負債確認及付款執(zhí)行情況進行審計，主要包括以下內容：

1.審查采購負債的確認是否正確，抽查采購部門是否在采購訂單、驗收入庫單、供貨發(fā)票等核對無誤的基礎上出具付款申請單，并及時通知財務部門；

2.對變更的采購合同、補充協議、價格調整單對應的采購付款業(yè)務進行審核；

3.對存在讓步接收、折讓、折扣、退貨等特殊采購付款業(yè)務進行審核；

4.抽查是否按采購合同約定的付款條件進行付款；

5.對物資采購業(yè)務產生的應付賬款進行抽查函證，對長期掛賬的應付賬款進行詳查；

6.對采購業(yè)務產生的應付賬款入賬的完整性進行審查；

7.近三年外部審計報告、內部審計報告反映的采購付款問題及整改落實情況。

七、關注采購信息庫

建立健全采購信息庫是加強采購管理的重要基礎，也是審計部門開展采購比價審計的基礎。在市場經濟條件下，影響商品價格的因素千變萬化，價格彈性較大，這就需要及時了解市場價格動態(tài)，建立和完善市場價格信息庫，才能把握市場行情；同時隨著社會整體技術不斷進步和市場競爭不斷加劇，導致供應商的供貨能力、技術先進性、控制成本能力處于不斷變化中，每家供應商都將被市場優(yōu)勝劣汰，這就是定期更新供應商信息庫的必要性；健全完善的采購信息庫將為企業(yè)加強采購管理、提高采購效率和效益奠定堅實的基礎，所以物資采購審計需關注采購信息庫建設的以下內容。

1.是否通過專業(yè)網站、咨詢機構和企業(yè)內部采購資料等途徑獲取第一手價格信息資料，經過分析整理加工，建立大宗物資的市場價格信息庫（包括主要原輔料及其基礎原料的價格趨勢分析等），并定期更新及完善；

2.是否根據供應商年度綜合考評、開發(fā)潛在供應商的市調情況，定期對《合格供貨方目錄》進行修訂，同時更新供應商基本情況信息庫；

3.近兩年內部審計報告反映的采購信息庫方面的問題及整改落實情況。

八、結語

審計人員對以上審計重點實施審計時，還應與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、內部控制、風險管理、外部環(huán)境等方面的實際情況相結合，以關鍵控制環(huán)節(jié)的重要風險為導向，合理配置審計資源，以更好地實現審計目標，為企業(yè)提質增效和持續(xù)健康發(fā)展作出貢獻。