湖南省檔案館歷史檔案開發(fā)研究

王天晴 湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院

中華民族歷來有“文明古國”之稱，歷史上留下的檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，是全民族珍貴的記憶。一般認(rèn)為，歷史檔案是指1949年新中國成立之前的檔案，這些檔案主要發(fā)揮的是非現(xiàn)行價(jià)值，面對的利用主體是社會的各個方面。新時期，歷史檔案在維護(hù)國家統(tǒng)一與安全、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、繁榮中華文化、推動學(xué)術(shù)研究等方面有著獨(dú)特的價(jià)值。大力開發(fā)歷史檔案，使其在新的歷史條件下煥發(fā)生機(jī)，是檔案工作者的神圣職責(zé)。

一、關(guān)于湖南省檔案館歷史檔案

湖南省檔案館是省級國家綜合檔案館、事業(yè)機(jī)構(gòu)，永久保管檔案史料的基地和科學(xué)研究及社會各界利用檔案史料的中心。它的前身是中共湖南省委辦公廳及省人委辦公廳檔案科。1959年3月正式成立湖南省檔案管理局及湖南省檔案館籌備小組，1960年改為籌備處。1967年3月實(shí)行軍管（1973年結(jié)束），1969年遷入新建的館庫樓辦公，1974年3月正式啟用“湖南省檔案館”鈐印。湖南省檔案館現(xiàn)有館藏檔案290個全宗、40余萬卷（冊），以及錄音、錄像、影片、照片等非紙質(zhì)載體的檔案。檔案起訖年代上至清代順治年間，下迄20世紀(jì)90年代。其中清代與民國檔案127個全宗，革命歷史檔案10個全宗，中華人民共和國時期檔案153個全宗。檔案館館藏以文書檔案為主，亦有科技及其他門類檔案[1]。

（一）從歷史檔案內(nèi)容看

湖南省檔案館歷史檔案涉及政務(wù)、軍事、司法、外交、財(cái)政、科學(xué)、社會、金融、宗教、民俗等社會的方方面面，大部分獨(dú)立形成全宗，每個全宗下面又分若干個目，較全面系統(tǒng)地記錄了部門的職能范圍和基本活動情況。如館藏現(xiàn)存革 命歷史檔案10個全宗4488卷。主要是在第一次國內(nèi)革命戰(zhàn)爭、土地革命戰(zhàn)爭、抗日戰(zhàn)爭和解放戰(zhàn)爭時期中國共產(chǎn)黨與各種革命群眾團(tuán)體同帝國主義、封建主義、北洋軍閥及國民黨進(jìn)行艱苦斗爭所形成的文件材料。在這血與火的斗爭中，湖南的共產(chǎn)黨人及革命群眾作出了巨大犧牲與貢獻(xiàn)，他們用自己的鮮血與軀體，為新中國的誕生鋪筑了堅(jiān)實(shí)的路基。這些幸存的檔案材料，真實(shí)地記載了他們驚天地、泣鬼神的革命業(yè)績，反映出湖南在中國革命斗爭史上占有特別重要的地位。該全宗案卷內(nèi)容之豐富，史料價(jià)值之大，全面且真實(shí)地記錄了革命戰(zhàn)爭時期的抗?fàn)帤v史，對研究湖南省革命歷史斗爭有著重要的史料價(jià)值。

（二）從歷史檔案形成時間看

館藏最早的歷史檔案起訖年代上至清順治年間，距今已有 370 余年歷史，館藏清代與民國時期檔案計(jì)127個全案；革命歷史檔案10個全宗，有的全宗檔案甚至橫跨清代、民國、日偽等幾個歷史時期，具有重要的歷史研究價(jià)值。

（三）從歷史檔案載體形式看

館藏歷史檔案大部分為紙質(zhì)載體的公文檔案，有少量的膠片、徽章等特殊載體檔案。紙質(zhì)載體檔案又有敕書、郵票、商標(biāo)、錢幣票樣、地圖、信函等形式的檔案，這些檔案既有歷史價(jià)值又有文物價(jià)值。館藏歷史檔案形式多樣，風(fēng)格獨(dú)特，有中國傳統(tǒng)的折子式、筒子式、兩者兼有式及一般形式等。不同時期的檔案在公文格式及公文用語方面也有差別，且大多為手工書寫，是研究清代、民國、日偽時期公文程式及其演變的極好材料。

二、湖南省檔案館歷史檔案開發(fā)的主要方式

多渠道、多形式、多方面地開發(fā)檔案資料信息資源，為社會各界服務(wù)。檔案館蘊(yùn)藏眾多的檔案寶藏，為開發(fā)利用，可采取自開自采、與社會聯(lián)合開發(fā)、讓各界以至個人開發(fā)等多種渠道。就檔案部門自身來說，應(yīng)為開發(fā)檔案信息資源做好各項(xiàng)工作，采取科學(xué)的開發(fā)措施。

（一）歷史檔案價(jià)值鑒定及編研

由主管局長任組長，歷史檔案保管處、編研處處長等任副組長，再選派3～4名熟悉館藏、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有豐富檔案鑒定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志為成員，組成鑒定開發(fā)小組，本著服務(wù)第一、效益為重的原則，制定開發(fā)整理計(jì)劃、史料編研計(jì)劃、申報(bào)中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程計(jì)劃、圍繞時事熱點(diǎn)開發(fā)館藏信息資源計(jì)劃等，為利用者提供有效服務(wù)。在歷史檔案鑒定小組對館藏歷史檔案調(diào)查研究和社會利用需求調(diào)查研究基礎(chǔ)上，編研人員加強(qiáng)需求研究、盤活歷史檔案信息資源。編研工作是檔案工作變被動服務(wù)為主動服務(wù)，實(shí)現(xiàn)歷史檔案價(jià)值的有效途徑，所以檔案館人員不僅對歷史資料進(jìn)行匯編，還要提供適應(yīng)社會需求的產(chǎn)品，介紹重大歷史事件、本地區(qū)的歷史變遷和風(fēng)土人情，提高檔案的影響力[2]。

（二）檔案館館藏內(nèi)容宣傳及講解

湖南省檔案館借助每年申報(bào)“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”工作之契機(jī)，宣傳館藏歷史檔案資源。①抓住申報(bào)機(jī)遇。根據(jù)鑒定開發(fā)小組制定的申報(bào)課題計(jì)劃，選派工作能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員承擔(dān)課題，做好申報(bào)工作。②瞄準(zhǔn)宣傳時機(jī)。對已經(jīng)申報(bào)成功的歷史檔案文獻(xiàn)主動向媒體撰稿，及時宣傳。③充分利用大眾傳媒宣傳檔案。充分發(fā)掘歷史檔案信息的新聞價(jià)值，為熱點(diǎn)問題提供檔案史料。如根據(jù)館藏著名歷史人物、歷史事件檔案同電視臺聯(lián)手制成電視文獻(xiàn)短片。另外，建立愛國主義教育基地是宣傳館藏、提高國民素質(zhì)的有效途徑。建立愛國主義教育基地，通過讓市民參觀優(yōu)秀歷史展品，發(fā)揮歷史檔案的文件、文物價(jià)值，宣傳歷史，進(jìn)行愛國主義教育，弘揚(yáng)鄉(xiāng)土文化，擴(kuò)大社會知名度，擴(kuò)大宣傳教育效果。

（三）數(shù)字化手段整合歷史資源

加快館藏歷史檔案數(shù)字化進(jìn)程。建立數(shù)字化檔案館，改進(jìn)檔案館服務(wù)方式、服務(wù)手段，提高檢索速度，方便利用者遠(yuǎn)程查詢，使資源共享。①湖南省檔案館對館藏信息的有效挖掘、收集、整理工作是檔案館數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)工作。②館內(nèi)工作人員分析本館用戶的主要需求，確立電子信息資源范圍和內(nèi)容，處理好傳統(tǒng)型信息資源和電子型資源的關(guān)系，逐步增強(qiáng)館藏電子檔案的比例。③有組織、有計(jì)劃、有分工、有合作地建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，把開發(fā)國家級綜合性數(shù)據(jù)庫與本館特色數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，積極發(fā)揮自身優(yōu)勢，重點(diǎn)開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息資源[3]。④建立了分類規(guī)范、易于檢索、易于發(fā)展、安全可靠的數(shù)據(jù)庫資源，及時準(zhǔn)確地獲取、處理利用信息，保證信息的完整性和有效性。⑤湖南省檔案館網(wǎng)頁設(shè)立了檔案查詢及利用預(yù)測欄，可以為利用者提供導(dǎo)航服務(wù)，使其更快速地查找到自己想了解的歷史檔案。

（四）電子計(jì)算機(jī)檢索歷史檔案

湖南省檔案館試行了電子計(jì)算機(jī)檢索。編制了歷史檔案文件卡、資料卡、人員卡及組織卡等卡片，卡片經(jīng)過分類能大大提高檔案檢索效率，但由于制卡人、分卡人和用卡人的認(rèn)識水平與業(yè)務(wù)能力的差異，以及手工操作的局限性，有時還會出現(xiàn)“調(diào)卷難”、等候時間長的現(xiàn)象，難以滿足各方面日益增長的查檔需要。為了更準(zhǔn)確、迅速、系統(tǒng)地提供歷史檔案資料，湖南省檔案館開始了以電子計(jì)算機(jī)為重點(diǎn)的現(xiàn)代化管理的試驗(yàn)工作，目前已儲入一個全宗的一千多張卡片，實(shí)現(xiàn)了自動檢索，還嘗試進(jìn)行接待利用統(tǒng)計(jì)等多個方面的試驗(yàn)。采用電子檢索比手工檢索的效率大大提高，能適應(yīng)大量、系統(tǒng)利用歷史檔案的需要。在現(xiàn)有的技術(shù)力量及物質(zhì)條件下，湖南省檔案館計(jì)劃一個全宗一個全宗地著錄卡片，儲入計(jì)算機(jī)，逐步由手工檢索走向自動檢索，使檔案工作能高速有效地為各項(xiàng)工作服務(wù)，使歷史檔案發(fā)揮更大的利用價(jià)值。

三、湖南省檔案館歷史檔案開發(fā)形成的主要問題

湖南省檔案館在對歷史檔案進(jìn)行開發(fā)的過程中，主要面臨以下問題：

（一）檔案館藏建設(shè)與檔案利用供求不平衡

如果把歷史檔案的館藏量與檔案的利用需求看作供求雙方的話，我國的檔案館藏與檔案利用長期處于不平衡的狀況之中。一是供小于求。由于新中國成立之前戰(zhàn)亂頻繁，加上人為破壞和技術(shù)有限，新中國成立以前保存下來的歷史檔案少之又少。新中國成立以后檔案事業(yè)起步不久又在特殊時期中損毀了一大批，使湖南省檔案館館藏長期以來比較匱乏，滿足不了現(xiàn)時代各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需求。二是供與求的錯位。為了改變供小于求的局面，世紀(jì)年代以來，湖南省檔案館室把加強(qiáng)歷史檔案收集、大力豐富館藏作為檔案事業(yè)的首要建設(shè)任務(wù)來抓，取得了顯著效果。但在實(shí)際工作中，擴(kuò)大了進(jìn)館歷史檔案的范圍，使得不少價(jià)值不大的文件也被收集進(jìn)館，一方面占據(jù)了檔案館的利用空間，浪費(fèi)了人力物力，另一方面也形成了一種館藏量雖然增加不少，但仍然不能滿足人們的利用需求，或是利用者需要的歷史檔案沒收進(jìn)館，而收進(jìn)館的歷史檔案乏人利用的局面。

（二）檔案館建設(shè)缺乏地方特色

館藏歷史檔案的地方特色，即指綜合檔案館要典藏具有突出反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化以及民族宗教特色的歷史檔案，具有重要影響和利用價(jià)值并經(jīng)過科學(xué)整理的歷史檔案資料。這些檔案資料所反映的內(nèi)容必須具有強(qiáng)烈的地方色彩，對本地區(qū)的現(xiàn)實(shí)生活和將來發(fā)展都應(yīng)有重要影響，具有重要的利用價(jià)值。由于種種原因，湖南省檔案館等綜合性檔案館，缺乏本地區(qū)的地理特色、歷史特色、經(jīng)濟(jì)特色、文化特色、少數(shù)民族地區(qū)檔案缺乏民族特色。在做好歷史檔案接收、管理的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地收集具有湖南地方特色和史料價(jià)值的資料，對于豐富館藏、提高利用工作質(zhì)量、開展編研工作以至參與編史修志，從而提高檔案館的文化品位和社會知名度，有著積極的促進(jìn)作用。

（三）歷史檔案信息資源利用率低

檔案館檔案信息資源利用效率問題是影響檔案館功能可持續(xù)發(fā)揮的又一個敏感問題。利用效率低既涉及利用者少、利用數(shù)量少的問題，也涉及利用質(zhì)量和效果的問題，目前，比較容易考核的是前者[4]。檔案館的檔案利用率太低是對檔案信息資源的很大浪費(fèi)。國家根據(jù)檔案館的館藏?cái)?shù)量等對檔案館進(jìn)行投入，是希望通過檔案信息資源的開發(fā)利用帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。雖然不同地方檔案館的情況有所不同，但是整體利用情況不容樂觀，從作為國家檔案事業(yè)的主體檔案館的角度考察，確實(shí)值得深思。地方檔案館的歷史檔案幾乎很少被系統(tǒng)利用。雖然檔案的利用率并不由檔案館一廂情愿決定，制約利用率的因素很多，但是投入和產(chǎn)出之間的合理比例關(guān)系是值得重視和研究的。

（四）歷史檔案原件數(shù)保存較少

經(jīng)過歷史戰(zhàn)爭的洗禮，湖南省檔案館館藏歷史檔案存留下來的數(shù)量極少，原因在于過去對檔案的保管技術(shù)水平較低，以及人們對歷史檔案的保護(hù)意識較弱，使得歷史檔案遭到大面積遺失和損壞。而保管維護(hù)歷史檔案的完整與安全是檔案工作的基本原則之一，保護(hù)是開發(fā)利用歷史檔案的前提和基礎(chǔ)，歷史檔案時間相對久遠(yuǎn)，對其保護(hù)更應(yīng)該重視[5]。湖南省檔案館現(xiàn)在留存下來的歷史檔案以清朝和民國為主，這也從側(cè)面說明了歷史檔案保護(hù)工作的重要性。我們在提供檔案信息服務(wù)時，應(yīng)該以縮微膠片閱覽、電子閱覽、檔案出版物閱覽為主；同時靈活運(yùn)用歷史檔案仿制件，提高仿真技術(shù)，特別在一些電視節(jié)目和展覽活動中，盡量做到既直觀展示歷史原貌，又避免對原件的損害[6]。

四、湖南省檔案館歷史檔案開發(fā)的對策

（一）加強(qiáng)歷史檔案編研工作

編研工作是典型的歷史檔案開發(fā)方式，是提供利用的有力手段，也是我國檔案部門開展工作的優(yōu)勢，需要繼續(xù)重視，不斷發(fā)揚(yáng)。新時期，湖南省檔案館編研工作的開展要注意幾個方面。第一，編研方向的選取應(yīng)該以時政、社會熱點(diǎn)為主，并考慮本館館藏歷史檔案的特點(diǎn)。這樣可以最大限度地滿足社會需要，避免人力物力的浪費(fèi)，同時獲得公眾關(guān)注，潛移默化地提高社會歷史檔案意識。比如把有關(guān)抗日戰(zhàn)爭的歷史檔案編研工作作為最近一段時期的工作方向，將有利于充分發(fā)揮檔案的“資政”作用和學(xué)術(shù)價(jià)值，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。第二，把聯(lián)合編研作為重要的編研方法。檔案館是開發(fā)利用歷史檔案的主體，但檔案部門的人力物力和掌握的信息資源有限。通過與其他機(jī)構(gòu)合作可以優(yōu)勢互補(bǔ)，保證開發(fā)利用的質(zhì)量。聯(lián)合編研可以是檔案館與圖書館、博物館等其他信息機(jī)構(gòu)合作，實(shí)現(xiàn)館藏資源的互補(bǔ)；也可以是檔案館與高校、科研單位合作，以借助對方充分的人才和智力資源。第三，編研工作既要重視創(chuàng)新，也要強(qiáng)調(diào)實(shí)用突出地方特點(diǎn)，以利于編研成果融入當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展之中。

（二）開發(fā)特色檔案信息資源

湖南省檔案館應(yīng)注重地方特色歷史檔案的開發(fā)，應(yīng)該認(rèn)真分析社會各界的需求狀況，針對自己的館藏特點(diǎn)，形成歷史檔案信息資源開發(fā)的特色。其次，歷史檔案信息的開發(fā)不能停留在小規(guī)模、零散的、單項(xiàng)的開發(fā)上，雖然這種開發(fā)能在一定程度上滿足小范圍利用者的需要。如果不形成規(guī)模，使各個層次、各個環(huán)節(jié)的開發(fā)集中起來，成為檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的有機(jī)組成部分，便不能滿足檔案信息利用者的廣泛的、復(fù)雜的檔案信息需求。歷史檔案信息資源的開發(fā)工作只有形成特色、規(guī)模，連成整體，才能使檔案工作的服務(wù)水平達(dá)到一個嶄新的階段。湖南省檔案館可以充分利用革命故事、革命遺址等素材，結(jié)合湖南省旅游資源，積極倡導(dǎo)建立英雄革命紀(jì)念館和紅色革命遺址保護(hù)，這樣能既適應(yīng)發(fā)展紅色旅游的需要，又加強(qiáng)革命遺址的保護(hù)，還使得歷史檔案得以廣泛利用。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案開發(fā)

近年來，各級檔案館對信息化方面的投入不少也建立了許多檔案信息網(wǎng)站，但仍然延續(xù)的是傳統(tǒng)的開發(fā)利用思維。檔案網(wǎng)站多體現(xiàn)在對館藏的介紹和宣傳上，部分檔案館可以網(wǎng)上查詢數(shù)字化檔案目錄，但可以通過網(wǎng)絡(luò)利用全文檔案信息的在國內(nèi)很少見[7]。從具體應(yīng)用來看，其一，檔案部門應(yīng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，擺脫對檔案網(wǎng)站單純的宣傳功能定位，把檔案網(wǎng)站作為提供信息服務(wù)的窗口。根據(jù)實(shí)際情況開展網(wǎng)上預(yù)約查檔、參考咨詢和檔案全文查詢等服務(wù)。將館藏的開放歷史檔案分類整合，建立全文數(shù)據(jù)庫和豐富的網(wǎng)上檢索系統(tǒng)。根據(jù)用戶的利用情況，編制相應(yīng)的《檔案網(wǎng)上查閱服務(wù)指南》，充分利用網(wǎng)絡(luò)這一陣地發(fā)揮歷史檔案的價(jià)值。其二，開辦網(wǎng)上展廳。這一點(diǎn)與現(xiàn)實(shí)的檔案展覽相似，但利用網(wǎng)絡(luò)平臺不僅可以突破時空條件的限制，節(jié)省人力物力，而且可以同時展示多個專題，形成規(guī)模優(yōu)勢，增加網(wǎng)站的訪問量。

（四）實(shí)行多樣化歷史檔案保護(hù)

對檔案原件進(jìn)行復(fù)制，提供復(fù)制件對外使用，減少檔案原件的損耗。檔案原件每對外提供一次，經(jīng)人搬運(yùn)、翻閱，或掃描、復(fù)印，都會對檔案產(chǎn)生不同程度的損害，因此，盡量減少檔案原件的使用頻率是保護(hù)檔案的有效手段，也是目前湖南省檔案館最有改進(jìn)潛力的檔案保護(hù)工作。但湖南省檔案館的館藏檔案數(shù)量龐大，不是短時間內(nèi)能夠全部復(fù)制完成的，檔案館必須從中選擇最重要的內(nèi)容予以復(fù)制。應(yīng)優(yōu)先復(fù)制以下檔案：

（1）館藏中的珍貴檔案。如年代久遠(yuǎn)的古代檔案、存世量稀少的孤本檔案等都屬于要優(yōu)先復(fù)制的檔案。省檔案館現(xiàn)已將館藏中的珍貴檔案基本抽出，歸入特藏檔案，存放于特藏室，對檔案復(fù)制而言非常便利。

（2）檔案原件瀕臨損毀邊緣的檔案。如因年代久遠(yuǎn)而風(fēng)化嚴(yán)重的檔案、字跡因檔案本身或外部原因逐漸退化或污損的檔案、因檔案紙質(zhì)不易保存而趨向脆化的檔案等都屬于這類檔案。要加快對這類檔案的復(fù)制，避免檔案信息的丟失。

（3）使用頻率較高的檔案。如湖南省檔案館的黃埔軍校檔案因其齊全而享譽(yù)全國，使用率相當(dāng)高，特別是其中各期學(xué)生的照片更是其家屬搜尋的重點(diǎn)。

（4）社會關(guān)注度較高的檔案。如 2008 年湖南遭遇特大冰災(zāi)引起公眾對湖南災(zāi)害史的關(guān)注，許多人來到檔案館查閱過去湖南遭遇自然災(zāi)害的檔案資料。

（5）其他檔案館沒有或不同的檔案。這些檔案是湖南省檔案館的特色所在，應(yīng)該予以優(yōu)先復(fù)制。

五、結(jié)語

檔案是歷史的記憶，承載著歷史的真實(shí)。湖南省檔案館應(yīng)該立足本地區(qū)的歷史檔案資源，從歷史檔案的收集、整理、鑒定、保管和開放利用各個環(huán)節(jié)著手，提高歷史檔案管理水平。同時，作為公共組織的地方綜合檔案館，其目的在于追求公共利益，其動機(jī)在于加強(qiáng)服務(wù)，便民利民，使民眾獲得最好的福祉。在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代嬗變的轉(zhuǎn)型時期，湖南省檔案館既不能只為政府工作，更不能只為獲得經(jīng)濟(jì)效益，而應(yīng)該注重為社會服務(wù)，為檔案利用主體——公眾服務(wù)。而歷史檔案開放和利用是發(fā)揮檔案潛在價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必備途徑，歷史檔案開發(fā)是檔案利用的前提，因此，檔案工作人員在注重傳統(tǒng)工作方式的基礎(chǔ)上勇于探索新的工作方式和方法，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需要，讓歷史檔案更好地為公眾與社會服務(wù)。