淺談醫(yī)院構(gòu)建重大公共衛(wèi)生事件檔案專題庫

喬思嘉 朱小媛 四川大學(xué)華西第二醫(yī)院

一、重大公共衛(wèi)生事件專題庫的建立背景

突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。

（一）國家政策

2020年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》第二十六條規(guī)定：檔案館應(yīng)當(dāng)加強對突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對活動提供文獻參考和決策支持。檔案館保管著大量檔案信息資源，具有原始性、憑證性和延續(xù)性，是潛在的知識庫，在服務(wù)應(yīng)對重大公共衛(wèi)生事件方面具有顯著優(yōu)勢，能夠通過檔案知識服務(wù)為公共衛(wèi)生應(yīng)急管理提供有效支持，為推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)揮積極作用。

（二）社會形勢

重大公共衛(wèi)生事件具有十個特征：（1）成因的多樣性；（2）分布的差異性；（3）傳播的廣泛性；（4）危害的復(fù)雜性；（5）治理的綜合性；（6）新發(fā)的事件不斷產(chǎn)生；（7）種類的多樣性；（8）是食源性疾病和食物中毒的問題比較嚴(yán)重；（9）是公共衛(wèi)生事件頻繁發(fā)生；（10）公共衛(wèi)生事件的危害嚴(yán)重。

近年來，世界生產(chǎn)的信息如浪潮般洶涌而來，雖然步入信息化時代，但泛濫過度導(dǎo)致難辨真?zhèn)?，我們面對各種突發(fā)的公共衛(wèi)生事件，一時間難以收集并儲存有價值的信息，決策時更難以從數(shù)據(jù)海中捕獲關(guān)鍵信息。

（三）醫(yī)院現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院檔案部門成立時間短，很多歷史檔案及重要聲像資料還未歸檔，庫內(nèi)檔案總量小，范圍窄，同時不能做到應(yīng)歸盡歸。

（2）現(xiàn)存檔案以紙質(zhì)檔案為主，電子化檔案歸檔尚未全面展開。電子檔案管理工作的推進需要對檔案管理信息化進行頂層架構(gòu)設(shè)計及平臺搭建，而檔案管理信息化人才相對短缺。

（3）醫(yī)院各管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)較分散，各部門管理職責(zé)和范圍不同，不同部門、不同渠道、不同形式的數(shù)據(jù)缺乏有效整合，信息共享水平低。

（4）各類檔案信息存在單向流動，服務(wù)表現(xiàn)形式單一，無法滿足利用者需要輔助決策的需求，同時信息呈現(xiàn)方式不全面完整等問題。

綜上，目前各級醫(yī)院重大公共衛(wèi)生事件檔案存在資源分散，形成資源孤島，無法形成一個系列或一個專題。同時，當(dāng)重大公共衛(wèi)生事件發(fā)生后再陸續(xù)進行人工整理編排，決策效率勢必很低。解決上述矛盾的有效措施便是建立重大公共衛(wèi)生事件檔案專題庫。

二、構(gòu)建重大公共衛(wèi)生事件專題庫的價值闡釋

重大公共衛(wèi)生事件專題檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在某項重大公共衛(wèi)生事件中直接形成的各種載體的檔案，是黨委、政府以及本單位作出科學(xué)決策時的重要借鑒材料、同時為編史修志和工作查考提供可靠的依據(jù)。

但過去由于缺少規(guī)范，監(jiān)督各類重大活動檔案管理工作的渠道不暢，活動結(jié)束以后，活動中形成的各類文件材料沒能及時收集和有效管理，造成了檔案材料割裂、散失、損毀和流失，給檔案信息資源建設(shè)帶來了巨大損失。因此，做好專題檔案的收集歸檔、管理與服務(wù)工作，是檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

（一）披露真相，還原事件發(fā)生時真實歷史

檔案的價值就在于原始性和真實性，能夠及時披露真相，我們可以利用檔案的真實、可靠、全面等優(yōu)勢，為重大公共衛(wèi)生事件處置提供可靠的經(jīng)驗支撐，使醫(yī)院各項工作部署有跡可循，有史可依，輔助決策管理部門做出科學(xué)部署。

（二）應(yīng)對危機，提升公共事務(wù)管理能力

重大公共衛(wèi)生事件所造成的影響一般涉及多個地區(qū)，甚至覆蓋全國，各相關(guān)部門需要以精準(zhǔn)、詳細(xì)的情報信息為參照進行方案部署。醫(yī)院作為應(yīng)對重大公共衛(wèi)生事件的參與機構(gòu)，承擔(dān)起“為國管檔、為黨守史、為民服務(wù)”的使命擔(dān)當(dāng)，為應(yīng)對重大事件提供檔案知識服務(wù)是檔案工作的職責(zé)所在。為聚合重大公共衛(wèi)生事件檔案資源，去粗取精，發(fā)掘出其中可參照且有價值的信息，以多種渠道呈現(xiàn)，服務(wù)于決策管理者，助力各項決策的發(fā)布，對未來相關(guān)事件的決策部署和應(yīng)急處置提供重要參考和思路。

（三）真實數(shù)據(jù)，為醫(yī)學(xué)科研工作提供參考

專題檔案主要是指各級各類醫(yī)院的重大公共衛(wèi)生事件相關(guān)資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及實體檔案。比如重大公共衛(wèi)生事件防控過程中，臨床一線采取的重大措施、實施效果以及開展的專題科研，對重點病例的醫(yī)療數(shù)據(jù)分析及病情記錄文件，將會為類似事件醫(yī)學(xué)診治提供參考，為科研專家提供事實據(jù)。

三、如何組建重大公共衛(wèi)生事件檔案專題庫

（一）主動進行檔案資源收集工作

重大公共衛(wèi)生事件檔案包含處理及應(yīng)對過程中產(chǎn)生有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)資料、圖片及音頻等原始記錄，其清晰真實作為第一手資料，反映該事件中防控工作與生活。而這些重要檔案就需要專人進行收集整理，收集的檔案類型主要分為以下三類：

（1）綜合類檔案。以上級有關(guān)部門與本單位應(yīng)對重大公共衛(wèi)生事件的收發(fā)文為主，重點記錄了國家、政府、醫(yī)院有關(guān)防控的決策部署文件與政策引導(dǎo)情況。主要由黨委、院辦、采購、保衛(wèi)、后勤等部門形成的文件材料組成，包括：收發(fā)文件、計劃總結(jié)、重要會議（黨政聯(lián)席會議、大型活動等）檔案等。

（2）醫(yī)務(wù)類檔案。應(yīng)對重大公共衛(wèi)生活動中所形成的醫(yī)院醫(yī)療方案、醫(yī)療監(jiān)測、會診情況、用藥記錄和科研項目資料等。由醫(yī)務(wù)部、法務(wù)部、科技部等部門形成的文件材料組成，包括：醫(yī)療技術(shù)、突發(fā)事件醫(yī)療管理制度、醫(yī)療協(xié)議、科研項目等文件材料。

（3）宣傳類檔案。比如醫(yī)院根據(jù)重大公共衛(wèi)生事件對人民群眾宣傳醫(yī)療衛(wèi)生知識，宣傳會議記錄、相關(guān)簡報、媒體宣傳報道、會議總結(jié)，以及各種科普宣傳推廣、醫(yī)療援助現(xiàn)場照片。

（二）嚴(yán)格明確歸檔要求及質(zhì)量

（1）歸檔材料應(yīng)以原件、原稿或定稿歸檔，特殊情況可用復(fù)印件或抄件歸檔。若檔案缺失無法出示原件，需要填寫說明一同歸檔。

（2）歸檔材料應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、完整、字跡清楚、簽著完備。不得用純藍墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，小型紙應(yīng)裱糊成A4幅面。

（3）卷內(nèi)文件必須層次分明，條理清楚，符合形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系和完整性。

（4）對同一類型的文件材料，即一個問題、一項事件、一次會議形成的文件材料要作為有機聯(lián)系的一個整體。正文和附件，正文和底稿，請示與批復(fù)，來文與復(fù)文均應(yīng)保持密切聯(lián)系，放在一起組卷。

（5）錄音、錄像、照片等聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。聲像檔案和實物檔案應(yīng)與文件檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，在目錄中注明互見號，以保持聯(lián)系，便于查找。

（6）卷內(nèi)文件排列：單一問題按時間順序排列，二個以上問題者，以先按問題集中后，再按時間順序或重要程度排列，對重要文件歷次修改稿，以最后定稿在前，其他按次排列，一般文件只保存最后定稿，科技檔案按國家標(biāo)準(zhǔn)《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（7）卷內(nèi)文件的首頁空白處應(yīng)加蓋檔號章，并逐件編號，每件文件應(yīng)有頁碼，無頁碼的文件或由多份資料組成的文件應(yīng)按規(guī)范連續(xù)編寫頁碼。

（8）備考表應(yīng)填寫清楚，立卷人簽名，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后應(yīng)簽字，以示負(fù)責(zé)。

（9）歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚，標(biāo)題要確切簡明地反映保管單位的內(nèi)容，并注明保管期限。

（10）案卷裝訂必須去除金屬物，對破損的文件材料應(yīng)及時修裱，字跡擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，做到整齊、平整、美觀、統(tǒng)一。

（三）培育人才，落實檔案整理保管工作

重大公共衛(wèi)生事件檔案資料整理應(yīng)遵守國家檔案法律法規(guī)，同時按照《四川大學(xué)華西第二醫(yī)院檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)規(guī)定，在主動深入科室、臨床一線進行溝通的前提下，按合理的邏輯順序及事件重要性整理初始檔案。在整理過程中，遵循本醫(yī)院檔案歸檔范圍、保管期限，以及庫房存放、查詢、借閱、歸還等相關(guān)管理制度，使重大公共衛(wèi)生專題檔案的整理保管工作更加科學(xué)、規(guī)范。

以“多維知識型”檔案管理人才的培養(yǎng)為核心，培養(yǎng)具有更高的信息素養(yǎng)以及具備文檔信息組織、信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理等知識技能的復(fù)合型人才，以便于開展檔案初步整理組織工作。

為適應(yīng)部門職業(yè)全流程、全門類、全方位的服務(wù)的需要，需要建設(shè)一支政治可靠、業(yè)務(wù)精湛、技能優(yōu)秀的專兼職檔案人才隊伍，部門人才應(yīng)由檔案專業(yè)性人才向“多維知識型”綜合性人才轉(zhuǎn)變，在具備文書管理、電子檔案管理、信息組織與分析、檔案保護等檔案管理核心知識技能的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案資源組織方式、呈現(xiàn)方式和服務(wù)方式。

同時全面開展檔案管理培訓(xùn)。不僅每月開展科室內(nèi)部培訓(xùn)，每年舉行專兼職檔案員全覆蓋的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期參加檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)項目，培養(yǎng)檔案管理員的知識技能和創(chuàng)新應(yīng)用能力。主要培訓(xùn)方向為文書管理、電子檔案管理、信息組織與分析、信息系統(tǒng)管理及其他技術(shù)應(yīng)用。通過人才培養(yǎng)，提升構(gòu)建突發(fā)事件檔案專題庫的準(zhǔn)確度和科學(xué)性，使重大公共衛(wèi)生專題檔案的整理保管工作更加科學(xué)、規(guī)范。

（四）挖掘館藏，做好檔案開發(fā)利用

重大公共衛(wèi)生檔案專題庫是以各類重大公共衛(wèi)生事件檔案為初始資料，檔案人員按照邏輯脈絡(luò)進行重新組合排序，為達到提供決策輔助服務(wù)的目的。該庫對內(nèi)既是數(shù)據(jù)存儲庫，對外又能提供應(yīng)急知識、決策方案，知識指向清晰及服務(wù)類型豐富等特征，通過對初始資料進行文本挖掘，尋找關(guān)聯(lián)性高同時有保存價值的信息，并按照適當(dāng)?shù)倪壿嬤M行組織聚集。專題庫從管檔案實體到管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，從檔案資源分散利用到實現(xiàn)資源共享轉(zhuǎn)變，從被動借閱到主動推送轉(zhuǎn)變，成為為決策者服務(wù)的檔案信息資源媒介。

以新冠肺炎疫情防控檔案專題卷為例：在面對新型冠狀肺炎病毒疫情，醫(yī)院黨委高度重視，醫(yī)院堅決落實習(xí)近平總書記重要講話指示及上級各級部門工作部署，第一時間緊急召開面對新型冠狀肺炎病毒疫情的工作布置會，成立領(lǐng)導(dǎo)小組和專家指導(dǎo)小組，我們也按照醫(yī)院要求落實落細(xì)防控措施，保證醫(yī)療秩序，加強新冠防控培訓(xùn)；全面梳理科室防控流程；積極聯(lián)防聯(lián)控。

在前期部署醫(yī)院防控疫情基礎(chǔ)上，在第一時間詳細(xì)學(xué)習(xí)新型肺炎孕產(chǎn)婦的院感防控管理制度、收治流程、應(yīng)急物資及人員準(zhǔn)備等相應(yīng)的方案等，積極配合臨床反復(fù)對醫(yī)院兩個院區(qū)進行防控檢查，每日上報本科室的人員情況。期間每天產(chǎn)生的原始檔案資料，由各牽頭科室積極匯總，經(jīng)每個科室兼職檔案員收集整理后，于統(tǒng)一時間交至檔案人員處，最終在海量原始紙質(zhì)資料、電子文件、聲像檔案及實物檔案中篩選出有價值同時具有參考性的新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作文件材料，共計83件紙質(zhì)文件、11件實物資料及相關(guān)聲像資料。

綜上，挖掘館藏，做好檔案開發(fā)利用以便于醫(yī)院管理層、決策者在應(yīng)對相似事件時，能及時精準(zhǔn)全面的參考相關(guān)案例事件和解決措施，順利進行決策部署。