提升企業(yè)往來賬管理能力，為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值

吳凡 齊桐 中國汽車工業(yè)工程有限公司

一、往來賬的定義

往來賬是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各種應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)及預(yù)收、預(yù)付款項(xiàng)。對(duì)于往來賬，首先要進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)金額的正確性，然后再進(jìn)行催收、清理。往來核算的科目包括：應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款。

評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理是否到位，往來賬能否核對(duì)清楚是一個(gè)重要的標(biāo)準(zhǔn)。不少人認(rèn)為，對(duì)賬就是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)工作，是非常簡單的?？擅總€(gè)在企業(yè)工作過的人都明白，將看似簡單的往來賬管理好，還真不是件易事。多數(shù)企業(yè)是雙方私下達(dá)成一致，在往來詢證函上互相通融，往來賬管理流于形式。

二、往來賬管理工作復(fù)雜的原因

1.集團(tuán)企業(yè)核對(duì)往來賬可能涉及到多家二級(jí)機(jī)構(gòu)賬套。企業(yè)之間的往來，不像銀行往來，是簡單的一對(duì)一的關(guān)系。在一些集團(tuán)性質(zhì)的企業(yè)，有些二級(jí)機(jī)構(gòu)獨(dú)立自主經(jīng)營，單獨(dú)建立賬套，自負(fù)盈虧，但它們并不具備合同簽訂權(quán)和開票權(quán)。如果集團(tuán)本部和集團(tuán)內(nèi)二級(jí)機(jī)構(gòu)同甲方都有往來業(yè)務(wù)，往來賬核對(duì)需要把幾個(gè)賬套（集團(tuán)本部賬和二級(jí)機(jī)構(gòu)賬）的數(shù)據(jù)合并整理到一起后，再同往來單位進(jìn)行核對(duì)。

2.企業(yè)間往來款項(xiàng)業(yè)務(wù)量大、復(fù)雜。企業(yè)的往來賬往往一筆業(yè)務(wù)涉及多張?jiān)紤{證，而且有些業(yè)務(wù)情況特殊。舉例如下：（1）收到客戶的抵賬物資后，我方將物資抵給下屬分包商，只有物資票據(jù)齊全，抵賬說明清楚，三方認(rèn)可處理方式后，收付款業(yè)務(wù)才可同時(shí)做。（2）客戶直接將現(xiàn)場罰款、施工中發(fā)生的水電費(fèi)從工程款里扣除，并未提供對(duì)應(yīng)發(fā)票，造成做賬困難，類似情況都會(huì)造成往來賬核對(duì)復(fù)雜。

3.業(yè)務(wù)部門同財(cái)務(wù)部門各自采用一套軟件處理數(shù)據(jù)，彼此之間不能及時(shí)溝通信息和協(xié)同更正信息，財(cái)務(wù)部門沒有掌握全部數(shù)據(jù)，造成往來賬核對(duì)困難。信息流不暢，企業(yè)管理就無法做到實(shí)時(shí)監(jiān)控和決策，財(cái)務(wù)部門只掌握了會(huì)計(jì)核算的信息，業(yè)務(wù)部門的物流信息并未掌握。對(duì)賬核對(duì)的三個(gè)要素：“貨-票-款”，票和款，財(cái)務(wù)部是清楚的，而“貨”財(cái)務(wù)部去核對(duì)，要么一頭霧水，要么不準(zhǔn)確。很多公司在往來賬管理中，責(zé)權(quán)利劃分不清，一出現(xiàn)對(duì)賬，各個(gè)部門就開始踢皮球，每個(gè)部門就像是一個(gè)個(gè)信息孤島，都有數(shù)據(jù)，但誰也拿不出一個(gè)全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

即使建立了財(cái)務(wù)一體化信息處理流程，業(yè)務(wù)部門信息錄入是否準(zhǔn)確、詳細(xì)，能否滿足企業(yè)管理所需，流程的流通是否順暢，也直接影響對(duì)賬的工作質(zhì)量。

4.往來賬核對(duì)雙方存在做賬時(shí)間、批次不一致等時(shí)間性差異。

5.往來詢證函或者對(duì)賬單數(shù)據(jù)不清晰。往來詢證函或者對(duì)賬單金額沒有明確列示數(shù)據(jù)中存在的暫估事項(xiàng)，在雙方金額對(duì)不上的情況下，一方?jīng)]有提供明細(xì)記錄，就不能進(jìn)一步做分項(xiàng)核對(duì)，難以找到對(duì)賬差異原因。

6.企業(yè)做賬方式?jīng)]有遵循會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度，導(dǎo)致對(duì)賬差異。譬如，在工程結(jié)算中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)發(fā)票金額同完工進(jìn)度不一致的情況，如果一方按照完工進(jìn)度確認(rèn)應(yīng)收賬款，另外一方按照實(shí)際收到的發(fā)票金額，確認(rèn)應(yīng)付賬款，往來賬也核對(duì)不上。

三、企業(yè)如何做好往來賬基礎(chǔ)工作

企業(yè)要想輕松，準(zhǔn)確地核對(duì)好往來賬，需要做好以下幾個(gè)方面的基礎(chǔ)工作：

1.收到往來詢證函或者對(duì)賬單后，要落實(shí)對(duì)賬范圍。函證單中沒有列明對(duì)賬范圍，意味著雙方所有的經(jīng)濟(jì)往來都需要核對(duì)。如果列明了對(duì)賬范圍，譬如注明了客戶或者供應(yīng)商某一個(gè)或者某幾個(gè)合同號(hào)下的收付款，發(fā)票情況，那就指明了核對(duì)范圍。

看似簡單的落實(shí)對(duì)賬范圍，在實(shí)際工作中卻是難點(diǎn)?？蛻艋蛘吖?yīng)商的合同號(hào)是按照對(duì)方企業(yè)管理規(guī)定編制，我們不能直接對(duì)應(yīng)到本企業(yè)合同。我們要和對(duì)方業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通，通過合同簽訂時(shí)間、簽訂金額、合同內(nèi)容等要素來確定本企業(yè)的對(duì)應(yīng)合同，但即使這樣，有些范圍仍不好確定。舉例如下：

主合同的增補(bǔ)合同，甲企業(yè)單獨(dú)設(shè)立，乙企業(yè)習(xí)慣合并到主合同里面登記，這樣就產(chǎn)生了多對(duì)一的情況，甚至有可能，甲企業(yè)按照他們的管理習(xí)慣設(shè)定了兩個(gè)合同，對(duì)應(yīng)乙企業(yè)三個(gè)合同，交叉相對(duì)，無疑對(duì)往來賬的核對(duì)設(shè)置了障礙。解決這個(gè)問題，我們要在合同管理階段，設(shè)置對(duì)方合同號(hào)作為必錄項(xiàng)。一一對(duì)應(yīng)的合同，只需在關(guān)鍵點(diǎn)登記一次對(duì)方合同號(hào)，不一一對(duì)應(yīng)的合同，其下的每一筆收款、開票我們都要登記對(duì)應(yīng)的客戶合同號(hào)。我們只有把合同管理基礎(chǔ)工作做細(xì)致，才能在核對(duì)時(shí)通過篩選，取我所需，準(zhǔn)確高效。所以，一直強(qiáng)調(diào)往來賬核對(duì)不僅僅是財(cái)務(wù)的事情，它需要各部門配合協(xié)作，只有每個(gè)環(huán)節(jié)都做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、詳盡，才能讓核對(duì)工作變得輕松自如。

2.明確了對(duì)賬范圍，先要根據(jù)范圍整理出我方數(shù)據(jù)，進(jìn)行自查。這里的我方，有時(shí)候不僅僅包含集團(tuán)本部，還包括同對(duì)方有業(yè)務(wù)往來的所有下屬機(jī)構(gòu)，各集團(tuán)內(nèi)二級(jí)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)同集團(tuán)本部數(shù)據(jù)要進(jìn)行合并，將合并結(jié)果參與核對(duì)。

3.企事業(yè)單位做賬方法必須遵循國家發(fā)布的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置既要符合規(guī)范要求，在使用中也要注意便捷，高效，滿足企業(yè)對(duì)賬需求。譬如有的企業(yè)開票確認(rèn)應(yīng)收賬款時(shí)，不去沖減相同業(yè)務(wù)在預(yù)收賬款科目下的金額，導(dǎo)致應(yīng)收、預(yù)收同時(shí)虛擬增加，可每做一筆應(yīng)收，就要查一下有無預(yù)收余額要沖減，也著實(shí)麻煩。為了核對(duì)方便，建議應(yīng)收、預(yù)收和應(yīng)付、預(yù)付這兩組會(huì)計(jì)科目，每組平時(shí)記賬只選用其中一個(gè)會(huì)計(jì)科目，選擇應(yīng)收就不用預(yù)收，選擇預(yù)付就不用應(yīng)付。到了年底，手工或者借用會(huì)計(jì)軟件，根據(jù)該會(huì)計(jì)科目輔助項(xiàng)目下的余額進(jìn)行重分類，這樣做的好處在于可以不用時(shí)時(shí)去查相應(yīng)的明細(xì)項(xiàng)目下是否有余額需要沖減。

現(xiàn)在一些企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)憑證根據(jù)前端業(yè)務(wù)指令自動(dòng)制單，也是采用了上述方法。舉例來說，對(duì)于應(yīng)收、預(yù)收這組會(huì)計(jì)科目，它日常核算中只采用了應(yīng)收賬款，收到開票流程，財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）根據(jù)設(shè)定模板增加應(yīng)收賬款、增加營業(yè)收入和計(jì)提銷項(xiàng)稅，收到收款確認(rèn)單時(shí)，增加銀行存款、減少應(yīng)收賬款。即使是開票，收款同時(shí)到達(dá)，也不能直接一方增加銀行存款，一方增加營業(yè)收入和計(jì)提銷項(xiàng)稅，必須拆分成開票流程和到款流程，嚴(yán)格按照模板進(jìn)行。這樣處理的好處是，應(yīng)收賬款科目借方累計(jì)發(fā)生額反映項(xiàng)目已經(jīng)開了多少票，貸方累計(jì)發(fā)生額反映收了多少錢，通過這樣的設(shè)置，使得自動(dòng)制單實(shí)施起來簡單方便，也賦予了會(huì)計(jì)科目借貸方發(fā)生額、余額更多的對(duì)賬信息。

4.從單位的業(yè)務(wù)流程出發(fā)，會(huì)計(jì)科目的輔助核算設(shè)置要全面，達(dá)到對(duì)企業(yè)精細(xì)化管理的要求。譬如，企業(yè)在往來款項(xiàng)會(huì)計(jì)科目下，設(shè)置有客商名字、合同號(hào)等輔助核算，這樣就把總余額按照客商分類，每一類，即每一個(gè)客商下再按照不同的合同進(jìn)行細(xì)分，總余額可以分解到每一個(gè)客商下面的每一個(gè)合同里，為實(shí)現(xiàn)分層次的核對(duì)、提高效率奠定了基礎(chǔ)。

往來款項(xiàng)輔助核算包括客戶、供應(yīng)商、員工、其他往來單位等等，企業(yè)應(yīng)建立單位信息庫，庫里有單位名稱、單位曾用名、社會(huì)信用代碼、開戶銀行、銀行賬號(hào)、聯(lián)系電話、地址等信息。這些信息是否準(zhǔn)確、更新的是否及時(shí)都會(huì)影響到往來款項(xiàng)的核對(duì)，其中的單位名稱、社會(huì)信用代碼是必須錄入項(xiàng)，如果單位名稱曾經(jīng)發(fā)生變更，單位曾用名也是必須錄入項(xiàng)，設(shè)定必須錄入項(xiàng)對(duì)往來賬的管理很有幫助，舉例來說明如下：

（1）你接到一個(gè)單位的詢證函，按照詢證函上的單位名稱去找，明明雙方有業(yè)務(wù)往來，卻在賬上找不到或者找不全，原因是這家單位名稱進(jìn)行過變更，你按照新名稱搜索，就遺漏了老名稱往來款項(xiàng)的結(jié)余。

（2）單位名稱作為關(guān)鍵字段，錄入員在會(huì)計(jì)系統(tǒng)錄入客商時(shí)，不小心碰了空格按鍵，或者有的單位名稱帶有括號(hào)等特殊字符，需要區(qū)分全角錄入還是半角錄入，客商名稱錄入不對(duì)，都會(huì)導(dǎo)致賬上查詢結(jié)果不對(duì)。

解決這類問題，需將信用代碼作為客商或者供應(yīng)商的唯一標(biāo)識(shí)，建立往來款項(xiàng)單位信用代碼庫或者合并到往來單位信息庫。由于信用代碼不隨單位名稱的改變而變化，即可根據(jù)信用代碼聯(lián)查出這家公司曾用名有幾個(gè)，進(jìn)而查出每個(gè)曾用名下往來單位的余額，這樣核對(duì)范圍就不會(huì)缺失。同樣，員工信息一般應(yīng)包括姓名、身份證號(hào)碼、員工工號(hào)、所屬部門、聯(lián)系電話，前三個(gè)是必錄項(xiàng)，身份證號(hào)或者工號(hào)都可以作為該員工在企業(yè)管理系統(tǒng)里面的唯一標(biāo)識(shí)，避免重名造成該人在會(huì)計(jì)系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)紊亂。總之，不同會(huì)計(jì)科目輔助核算的設(shè)置，不僅為往來賬的管理奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也可為企業(yè)成本管理、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。每個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，只有從實(shí)際出發(fā)設(shè)置好輔助核算，才能實(shí)現(xiàn)多維度、立體的查詢。

5.發(fā)揮ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的作用，建立企業(yè)整體信息系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)流程化，降低財(cái)務(wù)的工作量，讓數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)及時(shí)，提升業(yè)務(wù)處理效率，提升財(cái)務(wù)管理能力。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行業(yè)的競爭也日趨激烈，傳統(tǒng)的管理預(yù)算方法已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，ERP系統(tǒng)在各大企業(yè)的應(yīng)用已非常普遍。ERP就是將企業(yè)的三大流——物流、資金流、信息流進(jìn)行全面一體化管理的信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)不同于財(cái)務(wù)管理軟件，ERP系統(tǒng)注重企業(yè)資源的整合管理，強(qiáng)調(diào)打通企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)人員的連接。通過業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)不同部門、不同人員之間工作的協(xié)調(diào)配合；財(cái)務(wù)軟件則側(cè)重于財(cái)務(wù)的規(guī)范和管理，由于專業(yè)性的限制無法讓公司全員都參與到財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用，同時(shí)也容易出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息孤島，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)做不到及時(shí)、準(zhǔn)確。ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)舉例如下：

在ERP銷售系統(tǒng)中，銷售員根據(jù)銷售定單生成銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票，如未收到款項(xiàng)還需錄入應(yīng)收單和代墊運(yùn)費(fèi)產(chǎn)生的其他應(yīng)收單，經(jīng)過節(jié)點(diǎn)審批，銷售發(fā)貨單傳遞至庫存系統(tǒng)，待客戶提貨后生成出庫單，庫存系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新，自動(dòng)計(jì)算所需采購的材料種類和數(shù)量。銷售發(fā)票、應(yīng)收單、其他應(yīng)收單傳遞至應(yīng)收系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)初始化設(shè)置自動(dòng)生成應(yīng)收會(huì)計(jì)憑證，日后收到款項(xiàng)時(shí)，財(cái)務(wù)部門將銀行到款信息推送給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門對(duì)到款進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)、錄入收款確認(rèn)單，財(cái)務(wù)部門根據(jù)收款確認(rèn)單的相關(guān)信息，自動(dòng)生成該筆應(yīng)收賬款的收款憑證。通過ERP系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)銷售訂單的簽訂、執(zhí)行、物流配送、貨款收付的全過程跟蹤管理，提高供應(yīng)鏈在生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部、外部流程的整體協(xié)作，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。

ERP系統(tǒng)能有效解決企業(yè)分公司管理問題。在集團(tuán)公司中往往有很多分公司，這樣就面臨著管理的難題，集團(tuán)要求實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理政策，但各個(gè)分公司卻執(zhí)行不到位。ERP系統(tǒng)對(duì)物料的編碼、價(jià)格以及數(shù)量等信息均有明確的記錄，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目的管理權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格設(shè)定，譬如：總公司擁有全級(jí)次、全方位權(quán)限，分公司對(duì)一級(jí)、二級(jí)會(huì)計(jì)科目無增加、修改權(quán)限，只對(duì)三級(jí)會(huì)計(jì)科目可以根據(jù)需要進(jìn)行改動(dòng)。通過規(guī)范化管理，ERP系統(tǒng)可以快速、準(zhǔn)確的匯總、分析集團(tuán)各層級(jí)數(shù)據(jù)，便于集團(tuán)企業(yè)對(duì)分公司進(jìn)行有效地監(jiān)督。

在ERP系統(tǒng)下，每個(gè)員工都成為企業(yè)的數(shù)據(jù)錄入來源。每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都有操作人與責(zé)任人的記錄，責(zé)權(quán)利明晰，通過流程化的管理推動(dòng)企業(yè)全方位管理提升。

四、往來賬核對(duì)流程中的方法與技巧

1.財(cái)務(wù)人員自查完畢，進(jìn)行往來賬的核對(duì)。如果雙方余額一致，則在相符處加蓋財(cái)務(wù)專用章，回寄給指定接收單位，如果雙方余額不一致，我們可以按照以下方法，找出原因：

（1）積極同對(duì)方財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通，落實(shí)函證單所列金額是否含有暫估事項(xiàng)。

（2）去除暫估事項(xiàng)造成的差異，我們要學(xué)會(huì)化整為零的核對(duì)方法，譬如按照合同號(hào)，分合同一個(gè)一個(gè)核對(duì)，逐步縮小核對(duì)范圍。

（3）對(duì)差額的方向和大小進(jìn)行分析：查看是否有與差額相同金額的業(yè)務(wù)發(fā)生；判斷是否存在未達(dá)賬項(xiàng)，編制“余額調(diào)節(jié)表”進(jìn)行調(diào)節(jié)；查看是否有與差額的二分之一相同金額的業(yè)務(wù)發(fā)生，判斷是否賬戶方向記錯(cuò)業(yè)務(wù)等等。

2.每一次核對(duì)完畢需制作“往來賬目核對(duì)余額表”，保留相關(guān)資料，這樣不但可以很清楚地反映截止到該期間或該日期的賬面情況，還可以為下一次的賬目核對(duì)留下清晰的證據(jù)，方便以后的核對(duì)工作。

3.往來款項(xiàng)核對(duì)出來的問題，要及時(shí)進(jìn)行更正、落實(shí)、備注好差異產(chǎn)生的原因，找出解決方案，出現(xiàn)重大問題時(shí)積極通報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。我們要把核對(duì)出來的結(jié)果轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，而不是束之高閣。我們要樹立預(yù)警機(jī)制，避免損失。

五、發(fā)揮往來賬管理作用為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值

企業(yè)的往來賬管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它需要企業(yè)各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)、相互配合，形成一個(gè)完善的組織體系。通過往來賬管理，我們要找出減少工作中疏漏的方法，幫助企業(yè)做出準(zhǔn)確的收賬和付款政策，加速資金的周轉(zhuǎn)，當(dāng)然我們不能僅僅滿足往來賬的事后管理，更要將管理前置，將經(jīng)辦人員的績效與回款相掛鉤，將應(yīng)收賬款壞賬風(fēng)險(xiǎn)、資金成本融入到效益當(dāng)中，建立客戶信譽(yù)度檔案，提升往來賬的注入“質(zhì)量”，讓我們通過往來賬的管理，提升會(huì)計(jì)人員自身價(jià)值，同時(shí)為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富！