通信公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化策略探究

黃靜芝 上海精奧通信技術(shù)有限公司

隨著近年來通信企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，不僅影響著我們的生產(chǎn)和生活方式，更對我國經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型升級起到了積極的推動作用，同時(shí)還在我國由高增速向高質(zhì)量發(fā)展的過程中扮演著重要的角色、發(fā)揮著重要的作用。我國通信企業(yè)在日趨激烈的角逐中紛紛走出國門、走向世界，但也由此遭受到來自其他國家的圍追堵截，這也充分彰顯出我國通信企業(yè)在展現(xiàn)國家綜合實(shí)力、體現(xiàn)世界影響力方面的重要作用。通信技術(shù)企業(yè)作為通信科技創(chuàng)新的載體具有高風(fēng)險(xiǎn)、高投入、高收益、高人才密集的特征，構(gòu)建科學(xué)而完善的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系是實(shí)現(xiàn)通信企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、確保其合法合規(guī)經(jīng)營、實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值、合理規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性與完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。A通信公司地處我國一線城市，在長期的發(fā)展過程中公司依靠強(qiáng)大的財(cái)務(wù)內(nèi)控支撐，實(shí)現(xiàn)了對資產(chǎn)安全的有效維護(hù)、確保了財(cái)務(wù)報(bào)表的質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的穩(wěn)健經(jīng)營，但是，在財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)方面還存在著一些不足，嚴(yán)重制約著該公司的健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

一、通信公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中存在的問題——以A通信公司為例

（一）A通信公司實(shí)施財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

A通信公司主要從事大型數(shù)據(jù)中心機(jī)房建設(shè)、企業(yè)光通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、智能化弱電工程建設(shè)、智能化多媒體會議系統(tǒng)等領(lǐng)域。經(jīng)過多年的發(fā)展，A公司長期與多家知名企業(yè)保持戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，如：戴爾數(shù)據(jù)中心、施耐德、惠普、IBM等企業(yè)。A通信公司建立之初的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制守則中針對員工的日常工作和行為規(guī)范進(jìn)行了約束，并引導(dǎo)員工樹立正確的價(jià)值觀。同時(shí)，企業(yè)還加大信息技術(shù)的應(yīng)用與投入，建立了財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，針對企業(yè)的關(guān)鍵管理節(jié)點(diǎn)進(jìn)行事前識別和分析，通過信息技術(shù)反映企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、會計(jì)數(shù)據(jù)和管理制度等，實(shí)現(xiàn)多元化信息的統(tǒng)一處理與整合，有利于財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的規(guī)范性與效率性。

（二）A通信公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中存在的問題

1.固定資產(chǎn)內(nèi)部控制

首先，固定資產(chǎn)的確認(rèn)不及時(shí)造成賬目和實(shí)物存在偏差。當(dāng)前A通信公司業(yè)務(wù)量不斷增加，都進(jìn)行了財(cái)務(wù)共享中心的建立，但是資產(chǎn)信息通常依靠下級部門進(jìn)行逐級匯報(bào)，許多下屬單位沒有進(jìn)行固定資產(chǎn)卡片的建立，因此信息的不規(guī)范可能會造成賬目和實(shí)際不符的問題。同時(shí)，由于資產(chǎn)的確認(rèn)需要多個(gè)部門配合進(jìn)行，可能出現(xiàn)漏記和錯(cuò)記等問題，影響資產(chǎn)信息的錄入。管理層人員重視采購審批，但對于已經(jīng)購置的固定資產(chǎn)管理缺乏重視，造成資產(chǎn)內(nèi)控工作無法落實(shí)到位，出現(xiàn)資產(chǎn)信息缺失、資產(chǎn)價(jià)值損失等問題。其次，A通信公司設(shè)備會不斷更新，許多落后的設(shè)備會出現(xiàn)閑置，許多公司缺乏對臺賬的及時(shí)更新和閑置資產(chǎn)的整理，引起資源的浪費(fèi)[2]。再次，固定資產(chǎn)的購買缺乏規(guī)范化的審批流程，缺乏對特殊資產(chǎn)的分級化審批制度，影響了后續(xù)的財(cái)務(wù)處理。

2.資金內(nèi)部控制

首先，內(nèi)部控制的不規(guī)范給不良行為提供了空間。許多下屬公司對于資金的管理和控制不夠嚴(yán)格，造成現(xiàn)金沒有及時(shí)的上繳，容易出現(xiàn)坐支現(xiàn)金的問題?，F(xiàn)金流沒有及時(shí)地進(jìn)行審批，也會影響預(yù)算額度的編制，可能會出現(xiàn)資金挪用等風(fēng)險(xiǎn)問題。其次，職務(wù)制度管理不規(guī)范引起資金的流失。A通信公司在經(jīng)營過程中，崗位責(zé)任沒有落到實(shí)處，財(cái)務(wù)人員缺乏資金管理風(fēng)險(xiǎn)意識，對于風(fēng)險(xiǎn)管控的關(guān)鍵點(diǎn)缺乏認(rèn)識。再次，審批制度的不規(guī)范造成資金風(fēng)險(xiǎn)問題的增加。財(cái)務(wù)集中處理和審批雖然能夠有效地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理成本的降低，但是也會引起集權(quán)效應(yīng)，使得下級單位的資金處理效率下降，會由于管控不嚴(yán)引起審批失誤等問題。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員缺乏對票據(jù)內(nèi)容填寫的規(guī)范，沒有針對票據(jù)建立嚴(yán)格的領(lǐng)用制度，存在票據(jù)遺失風(fēng)險(xiǎn)。

3.全面預(yù)算管理問題

首先，A通信公司在進(jìn)行預(yù)算編制過程中，由于程序的不規(guī)范造成預(yù)算跟實(shí)際情況存在巨大偏差。由于預(yù)算編制所使用的數(shù)據(jù)都是由下級部門進(jìn)行上報(bào)產(chǎn)生的，日常數(shù)據(jù)的交流主要依靠網(wǎng)絡(luò)，缺乏對所需數(shù)據(jù)的有效核對，下級部門所提供的數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性，造成編制的預(yù)算與企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略相脫離。其次，預(yù)算落實(shí)力度不夠造成目標(biāo)完成率較低。一方面，對預(yù)算的落實(shí)缺乏授權(quán)審批權(quán)限的管理，財(cái)務(wù)部門缺乏對資金預(yù)算落實(shí)的全面管控。另一方面，財(cái)務(wù)部門缺乏主動審計(jì)的意識，由于定期分析機(jī)制不健全，財(cái)務(wù)會計(jì)人員也無法判斷實(shí)際預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與初始預(yù)算目標(biāo)存在的偏差，也沒有將及時(shí)整改工作落實(shí)到位，造成預(yù)算外支出現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

二、A通信公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的路徑

（一）加強(qiáng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制

一方面，A通信公司要對內(nèi)部的固定資產(chǎn)管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)部管理工作開展的重要基礎(chǔ)，是工作有序進(jìn)行的保證，因此A通信公司要為內(nèi)部固定資產(chǎn)的管理構(gòu)建一個(gè)良好的氛圍。首先，A通信公司的領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的重視，發(fā)揮帶頭領(lǐng)導(dǎo)作用，要求下屬工作人員積極地開展固定資產(chǎn)內(nèi)部控制，將內(nèi)控理念覆蓋到公司的所有員工身上，提高公司整體的內(nèi)控意識。其次，要促進(jìn)各個(gè)部門之間深入地溝通和交流，在固定資產(chǎn)完成驗(yàn)收以后，管理人員要對資產(chǎn)明細(xì)進(jìn)行全面的核對。再次，固定資產(chǎn)管理人員要定期要固定資產(chǎn)賬目進(jìn)行核對，并針對輸電設(shè)備、光線設(shè)備等進(jìn)行計(jì)提折舊。另一方面，要對固定資產(chǎn)管理的流程進(jìn)行規(guī)范。固定資產(chǎn)管理程序的優(yōu)化，不僅是對財(cái)務(wù)部門的工作流程進(jìn)行調(diào)整，還要對各個(gè)部門之間的配合進(jìn)行加強(qiáng)。首先，要對閑置資產(chǎn)加強(qiáng)管理。各個(gè)業(yè)務(wù)部門的固定資產(chǎn)管理人員要對閑置資產(chǎn)進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)，由固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的處理[3]。其次，要進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的制度建設(shè)，為固定資產(chǎn)的管理提供制度支持，并依據(jù)實(shí)際的使用情況，進(jìn)行凈殘值的預(yù)估以及折舊等，并開展面的審計(jì)和自查，避免出現(xiàn)固定資產(chǎn)的流失。

（二）加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制

（1）強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員操作的規(guī)范性

一方面，財(cái)務(wù)管理人員要加強(qiáng)對資產(chǎn)管理整體的管理和控制，不論是資金使用的審批還是收入支出等環(huán)節(jié)都要結(jié)合事實(shí)填寫單據(jù)信息，并在交易活動完成以后及時(shí)將單據(jù)轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行信息核對，經(jīng)過財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批簽字以后，再將單據(jù)轉(zhuǎn)交給合作銀行執(zhí)行支付程序。出納負(fù)責(zé)單據(jù)的制作，要保證單據(jù)信息填寫的正確，包括收款人信息、賬號、數(shù)額等，并將款項(xiàng)的用途和會計(jì)科目進(jìn)行核對。在款項(xiàng)支付完成以后，出納要將紙質(zhì)回單進(jìn)行保存并進(jìn)行賬務(wù)處理。另一方面，要加強(qiáng)對客戶證書密碼以及個(gè)人名章的管理。由于A通信公司沒有下屬分支機(jī)構(gòu)，不存在多個(gè)銀行開戶的問題，賬戶的密碼通常由出納進(jìn)行保管，要加強(qiáng)他們的風(fēng)險(xiǎn)意識，可以通過崗位輪換制度，定期進(jìn)行密碼的修改和保存，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題。在輪崗過程中，要加強(qiáng)對U盾的管理，進(jìn)行交接單的填寫，并由財(cái)務(wù)主管進(jìn)行審核。在進(jìn)行預(yù)留印鑒的使用時(shí)，嚴(yán)格審核用途和期限。

（2）建立完善的資金內(nèi)部審批制度

一方面，A通信公司對下屬單位的資金支付情況要進(jìn)行規(guī)范化的審批，并依據(jù)額度的大小進(jìn)行審批權(quán)限的設(shè)置。同時(shí)要將資金的使用進(jìn)行預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外的類別劃分。在進(jìn)行預(yù)算案內(nèi)資金使用時(shí)，財(cái)務(wù)管理人員要利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷單、申請單等單據(jù)的錄入，依據(jù)權(quán)限的設(shè)置進(jìn)行規(guī)范化的審批。經(jīng)辦人員需及時(shí)將發(fā)票、合同等憑證輸入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，由專門的人員對憑證的規(guī)范性和合法性進(jìn)行審核，并與預(yù)算進(jìn)行比對。在進(jìn)行預(yù)算外資金支付時(shí)，要提交給預(yù)算管理委員會進(jìn)行審核批準(zhǔn)[4]。另一方面，要建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度。針對類型和額度不同的票據(jù)要安排不同的人員進(jìn)行審核與批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人要對賬目開展有效的檢查與審核，如果發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題，要對問題的源頭進(jìn)行追溯，并對有關(guān)人員的責(zé)任進(jìn)行追究。同時(shí)，要進(jìn)行差異財(cái)務(wù)報(bào)告的編制，由財(cái)務(wù)管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

（三）強(qiáng)化全面預(yù)算管理

一方面，A通信公司要加強(qiáng)對預(yù)算編制程序的科學(xué)性。A通信公司在進(jìn)行預(yù)算編制過程，各個(gè)下屬公司要依據(jù)自身實(shí)際的經(jīng)營狀況進(jìn)行預(yù)算的編制，并提交給總公司進(jìn)行整理和分析，結(jié)合長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)，對下一階段的預(yù)算進(jìn)行目標(biāo)的設(shè)置。完成初步的測算以后，要將預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行下發(fā)，對各個(gè)分公司的經(jīng)營目標(biāo)和預(yù)算進(jìn)行確認(rèn)。首先，A通信公司要建立完善的內(nèi)部控制管理體系，將預(yù)算管理分為編制、落實(shí)、分析等不同的環(huán)節(jié)，并依據(jù)指標(biāo)進(jìn)行崗位責(zé)任的劃分。預(yù)算管理部門要對預(yù)算的落實(shí)情況進(jìn)行全面的監(jiān)督和管理。其次，在進(jìn)行預(yù)算案編制時(shí)，A通信公司所有的工作人員要積極參與，使他們了解預(yù)算編制的意義、流程和內(nèi)容，并提出有效的建議，保證預(yù)算的合理性和可操作性。另一方面，以資金收支為關(guān)鍵階段，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批流程。首先，A通信公司需要結(jié)合實(shí)際情況建立預(yù)算審批流程，落實(shí)審批權(quán)限。針對日常重復(fù)性的經(jīng)濟(jì)活動可以利用信息技術(shù)簡化審批流程。針對一些重大投資項(xiàng)目，包括投資、融資、并購等，要針對預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和規(guī)劃。其次，要對預(yù)算的落實(shí)情況進(jìn)行全面的管理，嚴(yán)格控制支出范圍和支出進(jìn)度，并加強(qiáng)對企業(yè)現(xiàn)金流的監(jiān)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)脫離預(yù)算方案的支出行為和內(nèi)部控制中存在的問題，并采取積極有效的措施進(jìn)行調(diào)整。

（四）完善內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，構(gòu)建良好的運(yùn)行環(huán)境

面臨競爭激烈的環(huán)境，通信企業(yè)必須樹立先進(jìn)化的管理理念，建立企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，激勵(lì)員工努力工作，促進(jìn)企業(yè)凝聚力的提升，保障企業(yè)文化的健康和諧。首先，企業(yè)要完善企業(yè)內(nèi)部法人治理結(jié)構(gòu)，明確經(jīng)營班子、監(jiān)事會和董事會的責(zé)任和權(quán)利，由此構(gòu)建彼此之間的制衡情況。通信企業(yè)董事會屬于企業(yè)高等權(quán)力機(jī)關(guān)，經(jīng)營班子主要由董事會管轄，在其授權(quán)范圍內(nèi)，可對明確企業(yè)日常事務(wù)管理權(quán)。監(jiān)事會可監(jiān)督管理審計(jì)公司財(cái)務(wù)、經(jīng)營班子財(cái)務(wù)及監(jiān)督董事會財(cái)務(wù)?？茖W(xué)合理的內(nèi)部控制建設(shè)中，必須保障三者關(guān)系相互制約和權(quán)限，以保障企業(yè)經(jīng)營管理科學(xué)性的提升。與此同時(shí)，通信企業(yè)必須對約束激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，依據(jù)經(jīng)營班子的經(jīng)營業(yè)績，建立與之對應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。其次，我國正處于經(jīng)濟(jì)政策發(fā)展和轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，必須重視骨干人才的引入和培養(yǎng)。定期培訓(xùn)員工，強(qiáng)化員工的整體素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，保障內(nèi)部控制制度可有效落實(shí)。另外，可進(jìn)行獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立，針對企業(yè)員工的行為進(jìn)行有效約束，激勵(lì)其更好地為企業(yè)服務(wù)。在企業(yè)工作崗位制定中，必須依據(jù)一定的流程開展，開展風(fēng)險(xiǎn)管理，盡可能縮減不安全因素，明確工作流程和工作內(nèi)容，確保工作處于可控范圍內(nèi)，明確工作進(jìn)度；必須進(jìn)行企業(yè)考核制度的優(yōu)化和執(zhí)行，在執(zhí)行工作制度時(shí)，及時(shí)處理各種情況，針對違反企業(yè)內(nèi)部考核規(guī)定的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行處罰，以此來保證內(nèi)部控制規(guī)章制度運(yùn)行的權(quán)威性，提高各部門人員對內(nèi)控執(zhí)行的重視，強(qiáng)化內(nèi)控執(zhí)行力。在具體獎(jiǎng)懲中，可采取精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)方式進(jìn)行干預(yù)，促進(jìn)員工工作積極性的增長，輔助企業(yè)內(nèi)部目標(biāo)控制的有效實(shí)行。

三、結(jié)語

綜上所述，通信企業(yè)建立完善的內(nèi)部控制制度可以提高公司的經(jīng)營水平，還有利于降低企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。因此，通信公司要優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，主要從資金控制和固定資產(chǎn)管理兩方面來加強(qiáng)控制工作，同時(shí)加強(qiáng)對預(yù)算環(huán)節(jié)的管理，促進(jìn)公司內(nèi)部控制管理水平的提高，為公司健康穩(wěn)定發(fā)展提供保障。