數(shù)字經(jīng)濟時代企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用與風(fēng)險防范的研究

魏蕾 中國電子科技集團公司第三研究所

一、引言

隨著市場經(jīng)濟的不斷深入，市場整體規(guī)模不斷擴大，人工智能、5G系統(tǒng)、云計算等數(shù)字經(jīng)濟蓬勃發(fā)展。為推動其與實體經(jīng)濟行業(yè)的深度融合，2015年11月26日，國家稅務(wù)總局出臺了《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，這一公告的發(fā)布是我國發(fā)票電子化改革邁出的重要一步。2017年3月，國家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于進一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見》，深度普及和推廣了電子發(fā)票在實踐中的應(yīng)用，更好地配合了我國營改增重大稅收制度改革。

二、電子發(fā)票的內(nèi)涵及發(fā)展趨勢

發(fā)票是指在相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的這個過程中能夠記載業(yè)務(wù)收付實際金額的一種憑證，也是會計核算工作和稅收征管稽查的重要依據(jù)。電子發(fā)票本質(zhì)上也是一種收付款憑證，是以電子方式開具、收取、存儲并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的收付憑證。“電子發(fā)票”從名稱上可拆分為“電子”和“發(fā)票”，可通俗地理解為以“電子形式存在的發(fā)票”。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票運用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，其成本較低、方便快捷、遠(yuǎn)程交付便利，具有顯著的社會效益。不遠(yuǎn)的將來，電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票終將成為必然趨勢。而伴隨著電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用，其在有效簡化稅收流程，節(jié)約稅收成本，為智能化、數(shù)字化發(fā)展提供重大助力的同時，由于其可復(fù)印性，可跨地域開具，可集中批量開具（如網(wǎng)約車）等新的特點也給企業(yè)帶來了新的內(nèi)部控制難題。

三、現(xiàn)階段電子發(fā)票在企業(yè)會計核算應(yīng)用中存在的風(fēng)險

（一）真實性和唯一性存疑，制造了舞弊的機會

當(dāng)前電子發(fā)票已在各行各業(yè)廣泛推廣，企業(yè)財務(wù)人員接觸到的發(fā)票類型有：餐飲費、會議費、快遞費、運輸費、交通費（網(wǎng)約車）、電商購物等，基本上涵蓋了納入電子發(fā)票范圍內(nèi)的絕大多數(shù)發(fā)票類型。但是，很多企業(yè)報銷電子發(fā)票時仍然需要打印成紙質(zhì)發(fā)票，而紙質(zhì)發(fā)票只是承載發(fā)票信息的媒介，不具備物理防偽功能。比如現(xiàn)在各類修圖軟件工具很發(fā)達(dá)，能夠?qū)DF格式文件進行修改的工具也比較多，且易于學(xué)習(xí)、便于操作。這樣難免就會有人利用這種漏洞，通過專業(yè)工具對發(fā)票信息進行偽造和篡改，從而滋生舞弊，導(dǎo)致會計信息失真，虛假入賬。另外，電子發(fā)票下載后可多次打印、復(fù)印，使得財務(wù)人員無法分辨和識別之前是否報銷，從而又會產(chǎn)生重復(fù)報銷的問題。為了“查重”，財務(wù)人員采取了很多辦法，比如將發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、銷售方名稱、金額等字段信息錄入表格，建立臺賬。但類似這種人工排查手段，自動化程度低下，給一些營運資金巨大、崗位人員編制不足的企業(yè)集團帶來了很大挑戰(zhàn)，其效率和準(zhǔn)確度遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，且存在潛在的成本控制、稅務(wù)稽查、紀(jì)檢審查等風(fēng)險。

（二）電子發(fā)票以打印件入賬存檔，有悖電子發(fā)票的本質(zhì)，無法助力實現(xiàn)“碳中和”目標(biāo)

從目前電子發(fā)票推廣運用情況來看，以打印件入賬很普遍，企業(yè)仍然承擔(dān)著印刷成本、打印成本、郵寄成本、保存成本以及人力成本等，沒有獲得預(yù)期的紅利，更沒有很好的保護環(huán)境，節(jié)約資源。電子發(fā)票本是“互聯(lián)網(wǎng)+ 稅務(wù)”背景下出現(xiàn)的新生事物，很大程度上卻退回到了手工記賬的老路。其開票環(huán)節(jié)高效、環(huán)保，報銷環(huán)節(jié)卻低效、浪費。這有悖于電子發(fā)票的本質(zhì)，偏離了數(shù)字經(jīng)濟時代的發(fā)展軌跡，更沒能做到節(jié)能減排，助力社會低碳發(fā)展，不利于實現(xiàn)“碳中和”目標(biāo)。

（三）會計核算系統(tǒng)不能對電子專用票進行自動接收、識別和認(rèn)證

2020年12月，國家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》，要求自12月21日起全國新增11個地區(qū)的新辦納稅人實行增值稅專用發(fā)票電子化。2021年1月21日起，專票電子化范圍繼續(xù)擴大至25省市，發(fā)票電子化改革持續(xù)深入推進。

然而，當(dāng)前會計核算系統(tǒng)還不能對電子專用票進行自動接收、識別和認(rèn)證，企業(yè)也沒有及時給員工組織相應(yīng)的財稅培訓(xùn)。他們作為業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，沒有基本的財稅知識，在收到一張增值稅電子專用發(fā)票時，不知道與電子普通發(fā)票的區(qū)別，打印完電子增值稅專用發(fā)票后，同其他票據(jù)一起附在報銷單后面，全程對財務(wù)人員沒有任何提示。而財務(wù)人員在面對海量的發(fā)票報銷單據(jù)時，因?qū)徍艘剌^多，比如票據(jù)內(nèi)容的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，經(jīng)費使用的合規(guī)性，業(yè)務(wù)背景的真實性，內(nèi)部流程的完整性，很有可能疏忽了票據(jù)中的增值稅電子專用發(fā)票，錯過了進項稅的認(rèn)證抵扣，造成稅金的損失。

四、對電子發(fā)票應(yīng)用中的風(fēng)險思考與探析

（一）提升信息化技術(shù)手段，完善報銷流程

為了確保電子發(fā)票的唯一性，可以引入信息技術(shù)工具“查重”。當(dāng)前電子發(fā)票全國樣式統(tǒng)一，且運用了二維碼防偽技術(shù)，一票一碼。對此，企業(yè)可以配置掃描槍等信息技術(shù)工具，通過掃描二維碼，將發(fā)票信息存儲到電子數(shù)據(jù)庫中。這相比于手工登記和維護，有效提升了操作的準(zhǔn)確性和效率。

為確保電子發(fā)票入賬的真實性，企業(yè)可要求經(jīng)辦人在驗證發(fā)票真?zhèn)蔚耐瑫r，提供進一步的支撐材料。比如，報銷餐飲電子發(fā)票須提供招待人員名單及菜單；會議費電子發(fā)票須提供會議通知及簽到表；快遞費運費電子發(fā)票須提供運單；電子網(wǎng)購發(fā)票須提供銷貨明細(xì)；滴滴打車、代駕等網(wǎng)約車電子發(fā)票須提供行程單。但這種方式有利有弊，有利的是在一定程度上保障了發(fā)票入賬的真實性，弊端是打印電子發(fā)票及各類證明材料、支撐材料耗費了員工大量的時間，加重了企業(yè)的成本。根據(jù)會計法對于以電子形式儲存的會計檔案有效性的認(rèn)可，企業(yè)可建立單獨的附件存儲數(shù)據(jù)庫，按照電子檔案的存儲要求進行保管、備查。這樣不僅可以減輕企業(yè)的成本，同時還能節(jié)約員工整理、打印各種證明材料、支撐材料所耗用的時間。

（二）引用區(qū)塊鏈前沿技術(shù)，推動未來電子發(fā)票系統(tǒng)、增值稅專用發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)協(xié)同對接，真正實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化流轉(zhuǎn)

區(qū)塊鏈?zhǔn)钱?dāng)前顛覆性的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之一，它是利用塊鏈?zhǔn)綌?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來驗證與存儲數(shù)據(jù)，利用分布式節(jié)點共識算法來生成和更新數(shù)字，運用多種密碼學(xué)原理進行數(shù)據(jù)加密及隱私保護。區(qū)塊鏈技術(shù)的特點是去中心化、不可篡改與可追溯、安全透明、智能合約。

區(qū)塊鏈可以連接以及實現(xiàn)信息的交換，通常不需要借助第三方中心機構(gòu)，通過共識機制實現(xiàn)節(jié)點間的相互信任。相關(guān)信息一旦上鏈，則永久存儲，不可修改，這使得鏈上信息具有不可篡改的優(yōu)勢。同時鏈?zhǔn)酱鎯Y(jié)構(gòu)使得信息溯源非常方便，區(qū)塊鏈上任意一條記錄都可以通過鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)追根溯源。鏈上節(jié)點根據(jù)授權(quán)還可以查閱鏈上交易信息，而非對稱加密技術(shù)又使得數(shù)據(jù)安全得到了保障，交易信息只有在經(jīng)過信息所有者授權(quán)后才能被其他節(jié)點訪問，在保障數(shù)據(jù)安全的前提下實現(xiàn)公開透明。智能合約是預(yù)先以代碼方式寫入?yún)^(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)，在相關(guān)條件得到滿足時自動執(zhí)行合約，是實現(xiàn)自動化的工具，其實質(zhì)是通過技術(shù)方式實現(xiàn)契約原則，最終實現(xiàn)互信。

將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用到電子發(fā)票管理上，其鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)有利于完善發(fā)票鏈條，將每一張發(fā)票所涵蓋的信息作為一個區(qū)塊的交易信息連接起來，中間任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生類似信息篡改時，都會使整個區(qū)塊鏈產(chǎn)生異常，引起監(jiān)督者的察覺，從而能夠在很大程度上保證了電子發(fā)票的真實性和唯一性。鑒于此，引用區(qū)塊鏈技術(shù)勢必可推動電子發(fā)票系統(tǒng)、增值稅專用發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)協(xié)同對接。當(dāng)前這幾個系統(tǒng)是分屬于稅務(wù)局和企業(yè)端的獨立系統(tǒng)，擁有獨自的數(shù)據(jù)運行邏輯，如果能夠在區(qū)塊鏈技術(shù)的推動下實現(xiàn)協(xié)同對接，就好比打通了電子發(fā)票的任督二脈，形成了從電子發(fā)票的接收、審核、認(rèn)證、抵扣、核算、記賬，到歸檔、保存、調(diào)閱一體化財稅全流程，真正實現(xiàn)“交易數(shù)據(jù)即發(fā)票”，使電子發(fā)票無紙化流轉(zhuǎn)，為企業(yè)降本增效，更為稅務(wù)部門提高監(jiān)管力度。雖然目前在實踐中系統(tǒng)對接還存在著諸多困難，但隨著電子發(fā)票的逐步推行，電子發(fā)票系統(tǒng)、增值稅專用發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)的對接一定是未來宏觀層面財稅發(fā)展的大趨勢。

（三）推動發(fā)票電子化管理流程，實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理

由于電子發(fā)票是新生事物，在實踐中還存在許多問題和難點，因此紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票并存的局面預(yù)計還要維持較長時間。2015年國家稅務(wù)總局出臺了《會計檔案管理辦法》，將會計檔案的范圍擴展至電子檔案，在此背景下，企業(yè)應(yīng)順應(yīng)政策方向，結(jié)合管理訴求，逐步推動發(fā)票電子化管理流程，盡快構(gòu)建電子會計檔案管理系統(tǒng)。

電子會計檔案系統(tǒng)是運用圖像識別、影像傳輸?shù)刃录夹g(shù)，對電子會計憑證及相關(guān)原始單據(jù)的獲取、入賬、歸檔、保管的全過程實施數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。當(dāng)前如何進一步優(yōu)化電子會計檔案系統(tǒng)，保障檔案信息安全性、真實性和有效性，是應(yīng)重視和亟待解決的問題。例如對財務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳輸可以引入第三方電子認(rèn)證，由相關(guān)權(quán)威機構(gòu)提供數(shù)字證書作為會計檔案證據(jù)固化手段，同時采用電子簽名、簽字簽章、時間戳等技術(shù)有效避免電子會計檔案信息遭到偽造、篡改。

另外，在當(dāng)前紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票并存的過渡期，實物票據(jù)的影像文件還不能取代實物票據(jù)作為原始憑證的存在，那么其歸檔后應(yīng)與電子會計檔案建立檢索對照，比如設(shè)置目錄查詢、關(guān)鍵字檢索、綜合查詢、模糊檢索等多種檢索方式，以此降低信息查閱的成本，提高查詢調(diào)閱效率，滿足單位內(nèi)外各種需求，優(yōu)化財務(wù)管理流程。

總之，建立健全發(fā)票電子化管理是對國家發(fā)票電子化改革的積極響應(yīng)，是探索電子發(fā)票內(nèi)控管理的重要舉措，是為電子發(fā)票內(nèi)控管理工作的深入推進提供重要支撐，為企業(yè)財稅管理向智能化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型提供支持。

（四）保障電子發(fā)票的數(shù)據(jù)安全，為企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型保駕護航

電子發(fā)票有其重要的數(shù)據(jù)價值，是企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的一部分，對業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)營決策都有著深遠(yuǎn)的影響，故財務(wù)數(shù)據(jù)的信息安全問題至關(guān)重要。實際應(yīng)用中電子發(fā)票的開具、交付、傳輸、存儲等功能的實現(xiàn)都依賴操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障、癱瘓，或者被惡意破壞攻擊，會造成數(shù)據(jù)丟失、信息泄露，給企業(yè)帶來重大經(jīng)濟損失。因此，電子發(fā)票信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的選擇上務(wù)必力求安全、穩(wěn)定、可靠。企業(yè)須加強網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警和管理力度，以防止黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽、數(shù)據(jù)篡改等不法行為的發(fā)生。同時數(shù)據(jù)備份中心后臺運行須能隨時進入應(yīng)急狀態(tài)，做到即使數(shù)據(jù)受到破壞也能很快修復(fù)。為此，企業(yè)可以與專業(yè)運營商相互合作，加強后臺的運維，構(gòu)建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證操作系統(tǒng)安全有序的運行，對電子發(fā)票數(shù)據(jù)信息進行全面保護。

（五）建立個人信用考評體系，加強企業(yè)內(nèi)部審計

對于抑制舞弊的發(fā)生，可以建立健全個人信用考評體系。誠然，企業(yè)應(yīng)堅持以人為本的治理理念，用激勵、啟發(fā)、感召的方法調(diào)動員工積極性，提高員工忠誠度，但始終應(yīng)將職業(yè)操守和道德價值觀置于員工考評的首位。另外，企業(yè)還應(yīng)加強內(nèi)部審計，財務(wù)人員在無法判斷是否存在舞弊的狀況時，應(yīng)第一時間匯報給內(nèi)審部門，由內(nèi)審部門從專業(yè)角度來調(diào)查。在調(diào)查完畢后，應(yīng)以書面形式將情況匯報給企業(yè)管理層，并由管理層宣布處罰決定。不能只要申請人解釋辯解，或要求退回單據(jù)不再報銷，調(diào)查舞弊的工作就不了了之。對于舞弊行為要一查到底，嚴(yán)厲懲罰，從而規(guī)范員工的職業(yè)操守，提高職業(yè)素養(yǎng)。

（六）提高財務(wù)人員綜合素質(zhì)，加強風(fēng)險防控意識

過去，會計人員大多以手工方式核算記賬或是輔助一些簡單地電算化手段。隨著全球數(shù)字經(jīng)濟時代的來臨，傳統(tǒng)會計須與時俱進，盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，努力提升業(yè)務(wù)能力水平，靈活運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高綜合素質(zhì)能夠勝任崗位工作。企業(yè)財務(wù)人員可通過網(wǎng)絡(luò)等多渠道學(xué)習(xí)相關(guān)軟件及系統(tǒng)的具體操作技能，及時了解和研讀相關(guān)財稅政策。同時還須加強風(fēng)險防控意識，能深刻認(rèn)識到風(fēng)險可能給企業(yè)帶來的巨大損失。財務(wù)人員在實踐中應(yīng)積極優(yōu)化財務(wù)管理流程，進一步提高會計核算質(zhì)量和效率，最大限度發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，為企業(yè)財務(wù)管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型作出貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

作為數(shù)字經(jīng)濟時代的新興產(chǎn)物，電子發(fā)票雖然已具有與紙質(zhì)發(fā)票同等的法律效力，但是在涉及范圍、使用方式、后期管理上還處于探索階段。此外，與電子發(fā)票相關(guān)的法律法規(guī)也存在著一定漏洞，這使得企業(yè)財務(wù)工作難免會遇到問題和風(fēng)險。目前國際上，歐美一些發(fā)達(dá)國家都已經(jīng)推廣和應(yīng)用電子發(fā)票，在不斷改進的同時也可以借鑒國外電子發(fā)票在發(fā)展進程中積累的經(jīng)驗，增強自身核心競爭力，從容面對全球數(shù)字化經(jīng)濟所帶來的機遇與挑戰(zhàn)。