檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題及對策

胡晟 桐城市教育局教育干部檔案室

作為一種21世紀(jì)新型的管理理念，檔案數(shù)字化對檔案管理來講意義非凡，同時也面臨著一定的挑戰(zhàn)。不僅需要把與之相關(guān)的技術(shù)和檔案管理理念進(jìn)行融合，而且還要不斷在實踐中進(jìn)行探索和修正，根據(jù)最近的情況進(jìn)行調(diào)整，以確保檔案的合理化錄入，從而為后續(xù)的分析研究打好基礎(chǔ)。

一、檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題

（一）資料復(fù)雜，較難歸檔

在針對文書類資料進(jìn)行歸檔的過程中，首先要在檔案數(shù)字化前對編目進(jìn)行科學(xué)整理，在這一過程中往往由于資料較為雜亂無章而且比較復(fù)雜[2]，涉獵的面也相對比較寬泛，因此為資料的歸檔造成了一定程度上的困難。檔案數(shù)字化這一技術(shù)針對這樣復(fù)雜的資料有著很強的管理作用，隨著管理人員思維邏輯以及管理能力的不斷提升，在這一技術(shù)的合理應(yīng)用下，面對復(fù)雜資料也能通過技術(shù)整理來將信息進(jìn)行有效分類歸檔。依靠技術(shù)的確能實現(xiàn)復(fù)雜資料的歸檔，但在整理資料的過程中，往往還會出現(xiàn)以下幾種難點：

1.存儲不明確的難點

只把卷當(dāng)作單位來整理存在案卷級目錄，這樣一來，文件的內(nèi)容就很難展示出來。在整理資料時，過去的思維往往更加側(cè)重于對資料橫向的儲存方式[1]，沒有進(jìn)行縱向歸檔，這樣的舉動往往會為后續(xù)的整理和歸檔埋下一定的整理隱患。

2.檔案整理不靈活的難點

在進(jìn)行文書類檔案數(shù)字化前整理編目工作時，沒有創(chuàng)新處理，一味地因循守舊，按照原有固化的思維模式進(jìn)行歸檔，不僅沒有設(shè)置文件級別的編目，而且對于案卷也沒有清晰地劃分，因此在一定程度上也為開展整理工作帶來了一定的難度。

3.其他難點

在檔案數(shù)字化前的編目整理這一過程中，極易出現(xiàn)雜卷、缺號、厚卷以及一卷多宗等此類問題[3]，此類現(xiàn)象為工作的開展造成了一定程度的困難。

（二）沒有健全的檔案管理體系

科學(xué)有效的檔案管理體系對于檔案的合理化管理有著重要意義。從業(yè)人員在面臨復(fù)雜的資料時，最需要的就是一個完善健全的檔案管理體系，在這一體系下，充分發(fā)揮自己的長處才能更好地完成任務(wù)。在目前絕大多數(shù)的檔案管理中，往往都沒能很好地創(chuàng)建一個科學(xué)健全的檔案管理體系，因此，從業(yè)人員很難在工作中發(fā)揮其優(yōu)勢，同時也制約了檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

（三）對實體檔案沒有進(jìn)行合理存管

隨著科技的進(jìn)步，對實體檔案的存管問題日趨嚴(yán)重化。由于在歸檔的過程中通常都會采用數(shù)字化的形式來進(jìn)行歸檔[1]，于是部分人員以及管理者往往就會將實體檔案的存管這一層面進(jìn)行忽略。實體文檔作為文檔數(shù)字化前的根基，不僅涉及資料的完整性，更涉及到資料的準(zhǔn)確性，它是錄入資料的載體，更是一種強有力的備份，一旦忽略對其妥善存管的這一步驟，那么很有可能使得資料的完整性受到破壞，直接影響到信息資料的存管，為后期的查找?guī)硪欢ɡщy。

（四）存管人員的智能化意識不強

對于信息化的當(dāng)今社會來講，信息化人才是高科技人才，是現(xiàn)代人類文明推進(jìn)的先驅(qū)者，在各行各業(yè)中，信息化、數(shù)字化早已潛移默化地潛入其中了，對于檔案數(shù)字化前整理編目工作這一項工作來說也是如此，需要大量的智能化、數(shù)字化意識的人才以及相關(guān)從業(yè)人員來為實現(xiàn)這一目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前我國在文書類檔案數(shù)字化前整理編目工作中從業(yè)的普遍人員往往分為兩類，一類是剛剛畢業(yè)參加工作的從業(yè)人員，這類人群往往經(jīng)驗不足，不具備數(shù)字化智能化的意識，或者說并沒有存管歸檔的經(jīng)驗，更談不上將二者相結(jié)合；另一類人群是從業(yè)多年的具備存管經(jīng)驗的工作人員，這類工作人員往往對過去傳統(tǒng)的歸檔方式較為明了，不過面對新型的整理方式由于年齡以及互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)驗較少等基本因素的影響，會為這一部分員工在工作的開展中帶來一定困難。

（五）檔案信息無序化

由于當(dāng)前我們在對信息資源的具體編目這一過程中，仍舊屬于初期階段。所以在具體編目的過程中往往會存在檔案信息無序化這一現(xiàn)象。另外，檔案原文件的編目格式往往較為單一，原文件的目錄往往處于參差不齊的狀態(tài)[7]，于是就造成了檔案原件處于一種無序化的狀況。

（六）實體檔案與電子檔案不統(tǒng)一

隨著我國檔案數(shù)字化管理進(jìn)程的不斷增速，各個地區(qū)雖然已經(jīng)設(shè)有相關(guān)的檔案數(shù)字化體系，然而在這一過程中，存在各個地區(qū)步履不夠一致的情況。發(fā)達(dá)地區(qū)往往在總體的管理以及技術(shù)的發(fā)展方面相對比較先進(jìn)，而落后地區(qū)的資源和技術(shù)往往不能滿足這項具體要求[5]，于是十分容易造成實體檔案與電子檔案不統(tǒng)一這一現(xiàn)象的產(chǎn)生，與此同時，二者腳步的不同往往直接導(dǎo)致了檔案數(shù)字化進(jìn)程的不一致。

二、檔案數(shù)字化前整理編目工作的措施

（一）資料復(fù)雜難以歸檔問題的解決措施

在文書類檔案數(shù)字化前整理編目的這一環(huán)節(jié)里，在對資料的歸檔整理中往往會存在許多細(xì)節(jié)上的問題可紕漏，其資料的復(fù)雜性往往為管理人員編目工作的開展造成了一定程度上的困擾。對于此類現(xiàn)象就要求相關(guān)從業(yè)人員對其進(jìn)行妥善處理，以免后續(xù)其他工作被掣肘。具體細(xì)化解決方案如下：第一，在頁碼編寫時要以件為單位進(jìn)行重新編碼，具體編碼參照檔案類材料來做；第二，如果原文件中飽含便簽以及字條則要編寫單獨的頁碼進(jìn)行編目和錄入；第三，一旦遇到表格飽含兩頁紙張，那么要將其合二為一；第四，遇到空白表格要跳過，依次進(jìn)行編碼；第五，歸檔章的使用要規(guī)范，原本的歸檔上是不能進(jìn)行蓋章的，建議以紙張歸檔章條的方式來應(yīng)對此類問題[4]。

（二）完善檔案工作管理體系

檔案數(shù)字化技術(shù)的搭建早已與檔案室的發(fā)展相互融合，通過新時代的科技來為其注入新的活力，在當(dāng)前的檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用中，往往已經(jīng)有了專有的、特殊的管理體系。在這一體系的支持下，化繁為簡，為檔案的整理工作帶來了極大程度的便捷。全世界都在朝著信息化和科技化發(fā)展，各行各業(yè)也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流，不斷地將自身行業(yè)與之相適應(yīng)，對于檔案管理機制來說也是如此，只有將數(shù)字化的檔案工作管理體系植入到日常的工作中來[5]，服務(wù)于民，真正地將資料的歸檔做到極致，才能不斷促進(jìn)該行業(yè)的良性發(fā)展。在這一體系下對于相關(guān)的從業(yè)人員來說，要在開展檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的具體實踐中做到維持系統(tǒng)的運營安全以及穩(wěn)定性，對系統(tǒng)保持一種定時查詢的狀態(tài)，來測試其穩(wěn)定性；對于系統(tǒng)要求要始終處于安全的狀態(tài)中，在運行中不能出現(xiàn)紕漏，數(shù)字化運行中一旦出現(xiàn)一個點的紕漏往往就會出現(xiàn)一個面的紕漏，可謂是牽一發(fā)而動全身。因此，考慮到整體運行的安全和穩(wěn)定一定要設(shè)置專門的技術(shù)人員來對其進(jìn)行日常維護(hù)和監(jiān)管，定期針對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時修正和調(diào)節(jié)。

（三）合理存管實體檔案

在對檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化的管理中，一旦從業(yè)人員適應(yīng)了長期的線上存管，那么對實體檔案存管的這一方面往往就會產(chǎn)生一定程度的忽略，針對這一現(xiàn)象一定要引起重視。主要可以采取以下手段：

1.及時修補檔案資料

如果發(fā)現(xiàn)實體檔案資料有破損，那么一定要對其進(jìn)行及時的修補和調(diào)整，對于未查封的實體檔案，要將上面的裝訂材料比如圖釘?shù)炔牧线M(jìn)行清除[6]，對于已經(jīng)拆封的實體檔案，要把破損頁面放置在檔案的卷宗內(nèi)，與此同時，還要注意進(jìn)行二次固定，以避免紙張的二次掉落，在處理這項工作時要在保證實體檔案不受損的前提之下進(jìn)行修補。

2.及時裝訂實體檔案

修補實體檔案資料過后，就可以對檔案數(shù)字化整理編目工作進(jìn)行開展了，通常在完成檔案數(shù)字化的建成后，要對實體檔案進(jìn)行裝訂。一來可以保證對原資料的妥善保存，另外也起到了方便管理的作用，值得注意的是，在裝訂實體檔案這一過程中，對裝訂的樣子是否美觀、精致、整齊有一定的要求，切忌不能存在脫落的現(xiàn)象。

3.定期對實體檔案進(jìn)行檢查

一旦由于鞏固需要要對實體檔案來做掃描工作時，勢必要對實體檔案進(jìn)行檢查，也可以說是逐卷地進(jìn)行檢查。那么在對實體檔案進(jìn)行檢查時，要注意檔案室內(nèi)不能有危險物品，與此同時更不能有干擾到掃描的因素[7]，對實體檔案中出現(xiàn)損壞現(xiàn)象的情況要及時記錄在案并備注好，如果損壞情況相當(dāng)嚴(yán)重，那么不要進(jìn)行拆卷，要將其送達(dá)相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)的存管。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

科技的發(fā)展促進(jìn)人類社會的進(jìn)步，同時也對各個行業(yè)中的技術(shù)發(fā)展給予一定帶動。對于檔案管理人員來講，在原有的傳統(tǒng)技術(shù)前提下，與當(dāng)代技術(shù)相融合是時代發(fā)展的產(chǎn)物，只有管理人員的綜合素質(zhì)得到不斷提升，才能為檔案管理帶來更加清晰明了的未來。對于提高檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)這一層面來講，首先，要對檔案數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)方法進(jìn)行主動學(xué)習(xí)，在掌握專業(yè)技能后，為其他相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)[7]，使得從業(yè)人員內(nèi)部整體對于檔案數(shù)字化有全方位的了解和認(rèn)知。其次，在綜合能力得到提升以后，還要加強對思想意識方面的培訓(xùn)，讓員工真地做到把數(shù)字化的概念植入到頭腦中，樹立良好的職業(yè)價值觀。

（五）及時更新數(shù)字化檔案設(shè)備

為保證檔案數(shù)字化前整理編目工作順利開展的一個首要前提，就是擁有先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備以及完備的技術(shù)支撐。一方面，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極爭取經(jīng)費，為保證對于設(shè)備的充足以及后續(xù)的維護(hù)，在設(shè)備最近投入的過程中要將經(jīng)費問題擺在優(yōu)先發(fā)展的位置，只有充足的資金才能作為檔案數(shù)字化進(jìn)程的驅(qū)動力[8]。另一方面，先進(jìn)的設(shè)備一旦引進(jìn)，勢必會大大提高員工學(xué)習(xí)和工作的積極性。因此，及時更新數(shù)字化檔案設(shè)備在現(xiàn)階段來講，是一項十分重要的措施。

（六）打通內(nèi)部外部壁壘建立技術(shù)體系的鏈接

檔案數(shù)字化進(jìn)程的加速離不開相關(guān)部門和外部相關(guān)技術(shù)部門的相互融合發(fā)展，打破由于技術(shù)問題導(dǎo)致的發(fā)展桎梏。將相關(guān)部門內(nèi)部的檔案數(shù)字化體系和外部專業(yè)的技術(shù)行業(yè)進(jìn)行有效的鏈接很有必要，隨著檔案數(shù)字化服務(wù)范圍的不斷增大，當(dāng)前固有的體系實際上是需要進(jìn)行變通和升級的，只有將其內(nèi)部共享與社會外部進(jìn)行完美融合，才能促進(jìn)檔案的升級管理，并且使其發(fā)揮最大的作用。

（七）對檔案資源進(jìn)行有序管理

在上文中對于檔案資源無序化的問題概述中，了解到當(dāng)前檔案數(shù)字化進(jìn)程往往面對著這一具體問題。而想要解決這一問題，一定要針對相對應(yīng)的無序化的檔案和信息進(jìn)行科學(xué)排列，從而使檔案的信息處于一種更加良性有序的合理發(fā)展中。第一點，要求從業(yè)人員要有對檔案信息資源整理的意識，調(diào)動檔案管理工作人員的主觀能動性，通過積極飽滿的工作熱忱來面對無序的檔案資源，切忌在工作中因為資料的復(fù)雜無序而喪失耐心。第二點，想要保證信息資源的無序發(fā)展，使其走上有序的良性發(fā)展，就要求相關(guān)部門的管理者要按照檔案信息的總體的現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展態(tài)勢，結(jié)合國內(nèi)外在這方面的相關(guān)管理經(jīng)驗，來為我國的檔案數(shù)字化整理編目工作不斷擴充升級[5]。第三點，建立與發(fā)展相符合的檔案數(shù)字化編目體系，這一點的具體手段和內(nèi)容在上述問題中已經(jīng)給出了具體的分析建議，在此就不做贅述了。第四點，進(jìn)行科學(xué)建立以后，要對其檔案資源進(jìn)行有序利用，一旦還是按照之前對實體檔案的無序化使用方式，那么勢必仍舊會造成檔案資源再次出現(xiàn)無序化的現(xiàn)象。只有不斷總結(jié)經(jīng)驗，汲取過去的經(jīng)驗教訓(xùn)并且與當(dāng)代發(fā)展相順應(yīng)，才能做到真地對檔案資料進(jìn)行有序化管理。

三、結(jié)語

因此，只有在檔案數(shù)字化前整理編目工作中做到以上幾點，才能在日后工作的開展中為其進(jìn)行完美鋪墊，通過對當(dāng)前在檔案管理中存在的具體問題來進(jìn)行全方位的調(diào)控和檢查，并且制定相關(guān)對策，才能促進(jìn)檔案數(shù)字化前整理編目工作的順利開展，從而全面促進(jìn)我國檔案的數(shù)字化進(jìn)程。