PDCA循環(huán)理論在高職院校督辦工作中的運用

鄧 華

(福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 福建 永安 366000)

督辦工作屬于高職院校質(zhì)量管理重要環(huán)節(jié)，工作人員應(yīng)結(jié)合高職院校實際工作條件以及督辦工作現(xiàn)狀，明確制定各項工作計劃，并做到心中有數(shù)，確保計劃指定的全面性以及周密性。通過有效落實督辦工作，能夠在提高高職院校辦學(xué)水平的同時，進一步優(yōu)化其管理質(zhì)量。因此，PDCA循環(huán)理論在督辦工作中的應(yīng)用具有重要價值，能夠有效協(xié)調(diào)各方面資源，并提高督辦辦事效率，確保領(lǐng)導(dǎo)決策能夠得到有效落實，以保障學(xué)校各項工作的開展和教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、高職院校督辦工作開展現(xiàn)狀

就目前而言，在高職院校中，制度不完善情況較為普遍。大多數(shù)督辦工作主要由辦公室負(fù)責(zé)完成，但是因為辦公室工作任務(wù)繁雜，在工作過程中，難以全身心投入到督辦工作中，導(dǎo)致督辦工作不力。因此，在沒有制度保障的情況下，將會產(chǎn)生責(zé)任推諉現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p害督辦最終效果[1]。

二、PDCA循環(huán)理論與督辦工作關(guān)聯(lián)性

PDCA循環(huán)理論提出者為休哈特博士，后被戴明采納，通過進行有效宣傳后，該理論逐漸被受到關(guān)注。該理論能夠為質(zhì)量管理工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)，并將質(zhì)量管理工作劃分為計劃、執(zhí)行、檢查、調(diào)整等環(huán)節(jié)，可有效提高工作最終效果。督辦工作屬于高職院校中教育教學(xué)質(zhì)量評價與改進范疇，最早在高校內(nèi)部設(shè)置學(xué)院行政工作督辦，主要用于催辦和檢查各部門工作落實情況，而近期設(shè)置督查辦，主要為配合黨風(fēng)廉政建設(shè)。對于高職院校而言，督辦工作至關(guān)重要，與高職院校未來發(fā)展密切相關(guān)，并且將會直接影響到高職院校的聲譽，因此，可將其視為一種質(zhì)量工作，應(yīng)重點加以把控。例如，為有效提升督辦工作質(zhì)量，高職院校應(yīng)合理應(yīng)用PDCA循環(huán)理論，以全面質(zhì)量管理理論作為依據(jù)，將督辦工作劃分為計劃、執(zhí)行、檢查、調(diào)整環(huán)節(jié)，并提出持續(xù)性的跟蹤管理，確保督辦工作能夠形成完整的PDCA循環(huán)，為督辦工作順利開展提供保障。就目前而言，高職院校對督辦工作往往更加重視該工作是否按期完成，而對督辦工作質(zhì)量關(guān)注度較低，導(dǎo)致督辦工作成效相對較差，因此，要求高職院校應(yīng)切實完善督辦工作體系以及相關(guān)機制，確保督辦工作質(zhì)量。

三、PDCA循環(huán)理論在督辦工作中的應(yīng)用

(一) PDCA循環(huán)理論應(yīng)用

督辦工作主要指建立在有效督促檢查形式基礎(chǔ)上，以保證高效完成各項工作。通過落實督辦工作，能夠及時發(fā)現(xiàn)高職院校內(nèi)部管理工作中存在的不足，并有效落實高職院校內(nèi)部各項管理工作，提高高職院校辦學(xué)水平。在高職院校中，督辦工作兼具服務(wù)、監(jiān)督功能，以年度工作作為著手點，可明確階段性重點工作，并借助督辦形式，對學(xué)校內(nèi)部各項工作進行統(tǒng)籌安排，可確保各項政策執(zhí)行到位，有利于實現(xiàn)高職院校提高辦學(xué)水平的最終目標(biāo)，在優(yōu)化高職院校辦事效率方面優(yōu)勢顯著，并且有利于調(diào)動高職院校內(nèi)部工作人員工作積極性。例如，通過建立在有效應(yīng)用督辦工作成果基礎(chǔ)上，能夠在高職院校內(nèi)部管理中起到一定的激勵作用，使各部門能夠以計劃作為依據(jù)，落實各項管理工作，促進高職院校辦學(xué)有效開展，提高高職院校綜合效益[2]。

1.督辦工作中的計劃(Plan)。工作人員應(yīng)健全臺賬以及報告制度，通過加強制度規(guī)范，有效疏通督辦工作開展過程中存在的問題，并有效提高督辦工作水平，優(yōu)化工作人員督辦能力。在建立、完善臺賬與報告制度過程中，高職院校辦公室應(yīng)參與其中，制定相應(yīng)的進度計劃，對各類擬辦、催辦、反饋等事項進行詳細(xì)記錄，要求辦公室工作人員既要明確督辦時間，還要進一步做好督辦內(nèi)容、成效控制工作。而各執(zhí)行部門主要負(fù)責(zé)跟蹤相關(guān)部署的執(zhí)行情況以及全校情況，并建立相應(yīng)的臺賬關(guān)聯(lián)存檔，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠及時了解學(xué)校內(nèi)部督辦情況，并進一步對后續(xù)工作進行安排。

2.督辦工作中的執(zhí)行(Do)。督辦工作具有流程復(fù)雜的特點，因此，工作人員應(yīng)將PDCA循環(huán)理論合理應(yīng)用到督辦工作中，進一步完善調(diào)研與反饋制度，通過同時進行督查、調(diào)研工作，能夠避免在不了解實際情況的前提下進行催辦工作的情況?？傮w而言，督辦工作應(yīng)圍繞高職院校為中心展開，因此，要求相關(guān)工作人員應(yīng)切實落實調(diào)研工作，明確督辦重點以及難點，明確督辦實際可能遇到的問題，并尋找原因，將其向領(lǐng)導(dǎo)進行匯報，獲取解決問題的方案。例如，當(dāng)督辦處理事件具有較高的關(guān)注度，工作人員應(yīng)予以反復(fù)調(diào)研，確保最終督辦效果。所有督辦事項均需要獲取到準(zhǔn)確的執(zhí)行反饋結(jié)果，并且所有材料均需要在規(guī)定時間內(nèi)報送，確保決策執(zhí)行的準(zhǔn)確性，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。如果單位未達到督辦目標(biāo)，則應(yīng)結(jié)合復(fù)核情況，進行補充辦理。針對逾期不上報行為，督辦中心應(yīng)嚴(yán)格進行核實，并對相關(guān)工作人員進行追責(zé)[3]。

3.督辦工作中的檢查(Check)。對于督辦工作而言，督辦效果、質(zhì)量十分關(guān)鍵。因此，要求工作人員應(yīng)樹立嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，落實資料核對工作，確保各項資料準(zhǔn)確性。在整個督辦管理系統(tǒng)中，工作人員應(yīng)通過深入調(diào)查，詳細(xì)審核各項數(shù)據(jù)以及資料，以免出現(xiàn)資料、數(shù)據(jù)失誤情況，對督辦工作效果造成影響。督辦工作需要多個部門相互配合完成，建立在真實有效的環(huán)節(jié)控制基礎(chǔ)上，可有效提升督辦工作質(zhì)量。高職院校應(yīng)著力于打造高水平督辦專業(yè)隊伍，提高工作人員個人素質(zhì)，確保其能夠?qū)⒘己玫臉I(yè)務(wù)能力應(yīng)用到實際工作中，提高工作質(zhì)量。同時，工作人員應(yīng)樹立精益求精的態(tài)度，堅持秉公辦事，既要保持自身協(xié)調(diào)能力，還要具有服務(wù)精神，通過加強與其他部門工作人員之間的合作，實現(xiàn)對督查工作情況的有效反饋。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在督查工作中的應(yīng)用已經(jīng)普及化，例如，某高職院校已經(jīng)將信息技術(shù)與PDCA循環(huán)理論中的檢查環(huán)節(jié)進行有機結(jié)合，確保上級領(lǐng)導(dǎo)決策能夠準(zhǔn)確得以落實到高職院校中，并在第一時間得到反饋，進而形成良好的督辦網(wǎng)絡(luò)。另外，高職院校應(yīng)著力于培養(yǎng)督辦隊伍的業(yè)務(wù)能力，要求工作人員應(yīng)明確各項政策制度，并具備專業(yè)調(diào)研技巧，有效完成各項組織協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)對實際問題的解決。

4.督辦工作中的調(diào)整(Action)。為有效落實督辦工作，高職院校應(yīng)切實健全相應(yīng)的績效指標(biāo)，并以此作為依據(jù)，完成評定工作。高職院校應(yīng)在明確PDCA循環(huán)理論基礎(chǔ)上，將其有效應(yīng)用到督辦工作中，確定督辦工作常規(guī)化，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)督辦工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。同時，針對督辦工作問題，工作人員應(yīng)及時進行歸納分析，并提出相應(yīng)的改進方案。督辦工作對質(zhì)量要求嚴(yán)格，兼具公平性以及高效性。因此，高校工作人員需協(xié)調(diào)兩者間的平衡，落實相應(yīng)的評審、公示制度，有效化解在督辦工作中存在的矛盾，提高督辦工作效率，落實對督辦工作的重點改善。建立考核與通報制度，結(jié)合督辦工作開展情況，落實相應(yīng)的考核工作，并提出各項激勵約束措施。針對督辦執(zhí)行良好的單位，高職院校應(yīng)在全校范圍內(nèi)進行通報表揚，反之則要予以通報批評，通過將督辦成效與各部門年終績效相掛鉤，可有效樹立權(quán)威，改善以往督辦工作存在的管理不順暢、執(zhí)行度較差情況，提高執(zhí)行單位主動性。在定期內(nèi)，高職院校應(yīng)公開督辦工作執(zhí)行情況，并自覺聽取師生意見，接受師生監(jiān)督。當(dāng)工作中存在不足時，工作人員應(yīng)重點予以解決，并提出有效建議，確保在后續(xù)工作中能夠有效規(guī)避這一問題，實現(xiàn)對該經(jīng)驗的有效推廣，在整體上保障督辦工作效率。針對督辦進展緩慢情況，工作人員應(yīng)及時查明原因，并進行改進，在必要的情況下，可追究相關(guān)工作人員責(zé)任。

(二) PDCA循環(huán)理論應(yīng)用創(chuàng)新

對于督辦工作而言，工作人員應(yīng)進一步落實PDCA循環(huán)理論創(chuàng)新工作，確保該理論能夠得到有效應(yīng)用，并得到最大化價值發(fā)揮。具體而言，工作人員應(yīng)結(jié)合督辦工作實際情況，制定完整的工作規(guī)范，要求應(yīng)準(zhǔn)確定位各部門工作人員工作職責(zé)，并完善工作計劃。針對重大事項，各部門應(yīng)以工作規(guī)范作為依據(jù)，落實各項處理工作。首先，工作人員應(yīng)明確責(zé)任分工，以免出現(xiàn)互相推諉的情況。同時，應(yīng)確定督辦時間以及具體辦理要求，防止出現(xiàn)拖拉、耽誤情況，確保督辦工作執(zhí)行力度，提高決策水平。另外，應(yīng)確保工作計劃的準(zhǔn)確性，將重點以及難點予以樹立，使工作人員能夠始終保持清晰思路，圍繞高職院校作為核心，完成各項督辦工作[4]。為有效發(fā)揮督辦職能，工作人員應(yīng)深入基層，落實調(diào)研工作，提高管理工作的效率。以高職院校為核心，工作人員應(yīng)確保將PDCA循環(huán)理論滲透到督辦工作各個環(huán)節(jié)中，并落實相應(yīng)的調(diào)研工作，密切關(guān)注教職工實際存在的問題以及關(guān)注的熱點，收集具有價值的調(diào)研信息，并予以上報，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠得到準(zhǔn)確資料，制定下一階段工作安排。在收集各項資料過程中，工作人員應(yīng)合理利用工作意見箱、信訪等渠道，將重點問題予以上報，確保各項政策得到有效開展。在督辦工作中，工作人員應(yīng)保持思路的靈活性，根據(jù)時間以及事項的不同，合理采取相應(yīng)的督辦方法，提高督辦工作的準(zhǔn)確性以及高效性。借助PDCA循環(huán)理論，通過采取電話形式，可有效下達各項決策部署。同時，也可以通過直接下發(fā)施令的方式，對重大事項執(zhí)行情況進行督促，并以實際情況出發(fā)，完成各項規(guī)定制定，落實制度建設(shè)。高職院校以人才培養(yǎng)作為最終目標(biāo)，因此，在開展督辦事項過程中，工作人員應(yīng)明確重點，對主次進行區(qū)分，在了解國家政策的基礎(chǔ)上，完成人才培養(yǎng)工作，經(jīng)按部就班形式，確保各項督辦工作得到有效推進。通過做好重點把控，工作人員可以從宏觀層面對整個督辦工作進行規(guī)劃，確保督辦工作價值得到最大化發(fā)揮。因此，工作人員在督辦工作中，應(yīng)落實人才培養(yǎng)工作，密切關(guān)注教職工群體，保障其切身利益[5]。

四、結(jié)語

高職院校督辦工作與其內(nèi)部管理水平密切相關(guān)，并會直接影響高職院校長遠(yuǎn)發(fā)展，因此，在落實督辦工作過程中，工作人員應(yīng)樹立精進完善的理念，合理應(yīng)用PDCA循環(huán)理論，并將督辦工作集中分為計劃、執(zhí)行、檢查以及調(diào)整等模塊，建立在有效分析總結(jié)基礎(chǔ)上，可實現(xiàn)對督辦機制的完善，進一步提高督辦工作水平。