高職院校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化研究

祁建斌

(福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 福建 永安 366000)

新時(shí)代高職院校檔案管理部門必須重視對(duì)檔案信息的管理，對(duì)其進(jìn)行搜集與分類整理，保證檔案的質(zhì)量與安全。其中，高職院校的檔案管理工涉及到學(xué)校歷史、教師以及學(xué)生信息等多種信息資源，如果在檔案信息整理的過程中出現(xiàn)信息丟失、信息整理混亂等問題，會(huì)導(dǎo)致高職院校的教學(xué)管理工作難以正常進(jìn)行。大多數(shù)高職院校已經(jīng)開始重視高職院校的檔案管理工作，建立了專門的檔案管理部門和工作系統(tǒng)，在我國社會(huì)迅速發(fā)展的背景下，高職院校檔案管理的水平有了很大程度的提升。高職院校檔案館擔(dān)負(fù)著傳承高職歷史記憶傳播校園文化的功能，通過合理的方式開展高職院校智慧檔案館的建設(shè)，不僅可以推動(dòng)高職院校檔案信息資源的共享共建，而且可以有效地提升檔案館工作的質(zhì)量。因此高職院校必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作意識(shí)，實(shí)現(xiàn)工作的優(yōu)化，促進(jìn)高職院校的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

檔案既是一種信息資源，也是一種無形資產(chǎn)，在高職院校管理工作中發(fā)揮著重要的作用。檔案的價(jià)值在于其內(nèi)容中所包含的知識(shí)，它是學(xué)校在不同時(shí)期的工作中形成的真實(shí)歷史記錄，它不僅真實(shí)記錄了學(xué)校的發(fā)展歷史，也記載了辦學(xué)的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，是學(xué)校重要的財(cái)富，是校園文化的重要組成部分。加強(qiáng)檔案管理，有利于提高教學(xué)管理工作效率和管理水平，有利于激發(fā)教職工和學(xué)生的愛校情懷，從而有利于加強(qiáng)校園文化建設(shè)。由于檔案是在各項(xiàng)工作中形成的原始有記錄，是第一手資料，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)，從而有利于保護(hù)自己的合法權(quán)益，可以減少不必要的糾紛。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

(一) 檔案管理工作意識(shí)相對(duì)落后

隨著社會(huì)的發(fā)展和教育水平的提高，當(dāng)前高職院校的發(fā)展越來越迅速，高職院校管理工作越來越現(xiàn)代化。但是由于傳統(tǒng)管理理念的影響，目前部分高職院校的檔案管理部門依然沒有樹立正確的工作意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作只是將工作信息進(jìn)行整理和分類，對(duì)高職院校的正常運(yùn)營沒有重要的影響。此外，由于工作方式方法落后，導(dǎo)致部分高職院校在檔案管理工作中沒有配備相應(yīng)的設(shè)備，工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)仍然主要采用人工的傳統(tǒng)工作方式，導(dǎo)致工作的效率較低且容易發(fā)生工作失誤等現(xiàn)象，嚴(yán)重限制了高職院校檔案管理工作的進(jìn)步，對(duì)高職院校的發(fā)展造成不利影響。

(二) 高職院校的檔案管理隊(duì)伍水平不高

由于高職院校檔案中記錄著學(xué)校發(fā)展歷史、教師以及學(xué)生等多種信息，因此高職院校的檔案記錄信息較為復(fù)雜，要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理需要更加細(xì)致的流程，這就對(duì)檔案管理工作人員的工作素質(zhì)提出了較高的要求。部分工作人員在工作中沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)高職院校正常運(yùn)行的重要作用，因而缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕庾R(shí)和負(fù)責(zé)態(tài)度，并且由于檔案管理工作專業(yè)度不高，只能簡單地處理部分信息整理工作，難以應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行分類和整理。檔案信息與高職院校的日常工作沒有建立必然的聯(lián)系，導(dǎo)致高職院校的發(fā)展缺乏后續(xù)動(dòng)力，不利于高職院校的長期穩(wěn)定發(fā)展。

(三) 缺乏科學(xué)有效的檔案管理工作方法

高職院校檔案是記錄高職院校重要運(yùn)行與工作信息的載體，若將其簡單地歸結(jié)為對(duì)高職院校信息的收集、歸整與保存，會(huì)導(dǎo)致高職院校的管理工作處于停滯不前的狀態(tài)，難以創(chuàng)新和進(jìn)步。當(dāng)前部分高職院校的檔案管理工作雖然已經(jīng)開始建立工作體系和系統(tǒng)，但是在信息化處理手段的應(yīng)用上缺乏先進(jìn)性，沒有進(jìn)行科學(xué)的管理。比如由于部分工作人員的年齡偏大，缺乏足夠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力，造成檔案管理混亂和辦事效率低下。

三、高職院校進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新與優(yōu)化路徑

(一) 采用基礎(chǔ)材料做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，高職院校檔案管理工作也應(yīng)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。高職檔案數(shù)據(jù)庫的完整是在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高職檔案管理的核心和關(guān)鍵所在，只有建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，才能適應(yīng)新時(shí)代教育事業(yè)發(fā)展的要求。首先，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)。根據(jù)目前所掌握的檔案進(jìn)行分類，需要將現(xiàn)有的個(gè)人履歷等信息存入指定的檔案數(shù)據(jù)庫中，以便查找。而在這些信息中，不需要保密的信息應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)的核實(shí)和補(bǔ)充工作，以保證每份檔案的完整。其次，實(shí)現(xiàn)高職系統(tǒng)和其他的一些子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)接口。對(duì)高職人員的工作數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，同時(shí)對(duì)職能部門進(jìn)行審核來形成比較權(quán)威的數(shù)據(jù)。其內(nèi)容主要包括日常工作、工作完成情況以及相關(guān)培訓(xùn)教學(xué)、教研和獲獎(jiǎng)的情況。除此之外，還應(yīng)該包括領(lǐng)導(dǎo)、同事以及學(xué)生對(duì)教師的評(píng)價(jià)和教師在企事業(yè)單位的工作及社會(huì)實(shí)踐情況等。最后，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，在原有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行不斷的更新?？梢圆捎弥鲃?dòng)調(diào)查高職員工的社會(huì)關(guān)系以及身體是否處于健康狀態(tài)等方法，不斷對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行完善。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)原始數(shù)據(jù)的進(jìn)一步擴(kuò)展，不斷地增加數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性。從而實(shí)現(xiàn)以基礎(chǔ)的數(shù)字化模式為前提，通過圖片以及視頻和文字的形式進(jìn)行補(bǔ)充的特點(diǎn)。

(二) 加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)

在高職院校檔案管理工作中，高職院校要提高自身的檔案管理工作能力，要培養(yǎng)一批具有專業(yè)素質(zhì)的管理工作人員，能夠以專業(yè)知識(shí)建立合理的檔案管理工作體系，引導(dǎo)高職院校進(jìn)行檔案管理工作。高職院校要根據(jù)自身的檔案管理工作要求建立人才培養(yǎng)體系，并按照管理工作人員的年紀(jì)、專業(yè)知識(shí)以及隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)等進(jìn)行調(diào)整，補(bǔ)充部分崗位中人員的缺失。此外高職院校要對(duì)年輕、具有較快接受能力的管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件應(yīng)用以及信息化檢索能力的培訓(xùn)，提高工作人員在檔案管理工作中的現(xiàn)代化水平，從而推動(dòng)檔案管理部門工作能力的快速提升。

(三) 引入大數(shù)據(jù)并保證高職院校檔案信息的安全性

與云計(jì)算技術(shù)一樣，大數(shù)據(jù)也是近年來互聯(lián)網(wǎng)深入發(fā)展的產(chǎn)物。在這個(gè)信息數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代，能夠抓住信息規(guī)律的人往往可以跟上時(shí)代的潮流。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高職院校智慧檔案館的建設(shè)不可能在短時(shí)間內(nèi)完成，而是需要長時(shí)間持續(xù)的努力，才能將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效地應(yīng)用到高職院校智慧檔案館的建設(shè)中。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)多樣、數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)量大等特性。在高職院校智慧檔案館的建設(shè)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的保存和管理都有著重要的作用。例如，在檔案信息的收集環(huán)節(jié)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件范圍的自動(dòng)判定，從而實(shí)現(xiàn)檔案文件的自動(dòng)篩選。在檔案的保管環(huán)節(jié)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的挖掘和分析，從而可以在減輕檔案館管理人員工作負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上提升他們的工作效率。在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的迅速發(fā)展下，無紙化辦公普及范圍日益廣闊，檔案的存儲(chǔ)載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體變成了以電子檔案載體為主，這在很大程度上節(jié)約了檔案管理的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本。無紙辦公模式減輕了高職院校檔案館館員的工作量，高職院校檔案館館員可以抽出更多時(shí)間去挖掘檔案信息的內(nèi)在含義。這可以有效地提升高職院校檔案館的智慧化水平，同時(shí)也有利于高職院校檔案館更好地為用戶服務(wù)。無紙化辦公模式的發(fā)展，尤其是電子檔案信息的發(fā)展成為了推動(dòng)高職院校檔案館智慧化進(jìn)程的重要條件。因此，要想切實(shí)地提升高職院校檔案館的智慧化水平，就必須充分地利用信息化技術(shù)提升高職院校檔案館的工作效率。為了保障高職院校檔案管理工作的信息化發(fā)展就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行深入地挖掘，在整合現(xiàn)有檔案信息的基礎(chǔ)上才能推動(dòng)高職院校檔案管理工作的信息化。在進(jìn)行信息挖掘的過程中，高職院校的檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極地與各部門進(jìn)行協(xié)作，從而充分地挖掘高職院校中的信息資源。不僅如此，高職院校的檔案管理工作人員還需要對(duì)同一信息進(jìn)行多層次地挖掘和分析，從而有效地推動(dòng)信息化技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和高職院校檔案管理工作意識(shí)的逐漸提升，檔案管理工作在高職院校日常工作中的重要性不斷凸顯，受到高職院校及相關(guān)部門的廣泛關(guān)注。高職院校要提高自身的綜合管理能力，為了實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展，必須要提高自身的檔案管理能力。高職院?？梢酝ㄟ^采用基礎(chǔ)的材料來實(shí)現(xiàn)和建成高職院校檔案、對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案管理信息化服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作環(huán)境的安全保障，優(yōu)化和創(chuàng)新工作方式方法，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升，以充分發(fā)揮檔案的作用。