合同經(jīng)營管理過程中風險防范方案研究

宋佳宜 中國鐵路濟南局集團有限公司

合同是現(xiàn)代市場主體合作與交流的重要基礎和保障，其直接規(guī)范和約束著具體的經(jīng)營行為和合作關系。但是合同并不能全部保證企業(yè)的經(jīng)營管理安全，而是有賴于企業(yè)做好合同管理工作，最大限度維護企業(yè)的利益訴求，有效規(guī)避風險。本文針對此做了深入分析，探討了合同經(jīng)營管理過程中風險防范方案。

一、合同經(jīng)營管理過程中風險防范的必要性

企業(yè)作為市場主體，在參與市場活動的過程中需要同其他企業(yè)或者組織展開合作，而為了維護良好的合作關系，保障雙方的合法權益，以合同作為保障成為了正常的市場交流的重要模式。特別是在當前市場經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，市場交易的主體不斷增多，市場變化也在不斷加快，使得經(jīng)營風險也在不斷提升。企業(yè)在開展經(jīng)營或者營銷等活動時，難免會遇到經(jīng)營風險，此時合同就能夠更好地規(guī)范企業(yè)和合作交流方的行為。通過合同明確注明相關責任、義務、具體的合作或者交流方案和資金等內容，可以更為明確彼此的權利和義務，一旦出現(xiàn)問題，便可以通過合同來維護企業(yè)自身的利益，尤其是在對方缺少履行合同的誠信時，大量無效和內容不規(guī)范的合同就會給守約企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。因此，如何在訂立合同時防范合同風險，如何預防合同糾紛的發(fā)生和確保已訂立的合同如期履行已成為眾多公司企業(yè)在經(jīng)營活動中的管理目標。

同時，由于現(xiàn)代供應鏈模式的不斷完善，企業(yè)同其他企業(yè)或者組織的聯(lián)系更為緊密，合作關系也更長和更加廣泛，在經(jīng)營中會面臨的風險也會增多，種類也在不斷拓展。在這種背景下，企業(yè)需要重視合同管理工作，重視合同中存在的漏洞，在尊守法律規(guī)定的情況下合理規(guī)避合同風險，這樣才能夠更好地保障企業(yè)的合法權益，也是企業(yè)未來發(fā)展的重要基礎。

二、企業(yè)合同管理存在的風險

從客觀表現(xiàn)來看，企業(yè)合同管理過程中面臨很多風險。首先，在同其他企業(yè)或者組織進行合作與交流中，存在沒有訂立合同的情況，或者沒有經(jīng)過授權便對外訂立合同的情況。而如果合同對方的主體資格也沒有達到要求，使得合同訂立的效力受到很大的影響。在實際管理過程中，如果合同內容存在重大疏漏或者欺詐等情況，也會讓企業(yè)的合法權益受到非常大的侵害。

同時，如果合同簽訂后，企業(yè)并沒有全面履行，就會面臨違約的情況，而監(jiān)控不當也會讓日常經(jīng)營管理工作可能面臨很大的挑戰(zhàn)。在這種情況下，企業(yè)在面對合作者或者客戶時可能會面臨賠償?shù)葐栴}，并會在訴訟中失去主動性，進而造成一定程度上的經(jīng)濟利益受損。而面對這種情況，如果企業(yè)對于合同糾紛處理不當，就會對企業(yè)的利益、信譽和形象造成損害。

另外，由于合同的年限較長，市場會發(fā)生一些難以預測的變化，這些可能會讓一些合同的條款失去存在的價值，或者產(chǎn)生一些新的風險。在這種情況下，企業(yè)勢必需要做好風險的管控，強化合同管理工作，更好地應對存在的潛在風險，從而保障企業(yè)的合法權益。

三、企業(yè)合同經(jīng)營管理過程中風險的防范方案

企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，需要針對合同經(jīng)營管理中面臨的潛在風險做好防范方案，以此最大化降低合同帶來的經(jīng)營風險，保障企業(yè)的權益。結合當前企業(yè)發(fā)展的形勢，企業(yè)合同經(jīng)營管理過程中的風險防范可以從以下方面加以管理。

(一)以信息化手段為載體，強化合同管理的智能化水平

企業(yè)在合同經(jīng)營管理過程中，要重視信息化手段的重要作用，打造更為完備的、覆蓋面更廣的智能化合同管理體系，從而實現(xiàn)對合同管理的全過程管理。企業(yè)要以業(yè)務和數(shù)據(jù)為驅動，通過分析合同數(shù)據(jù)，深入貫通企業(yè)每一個業(yè)務線的事務內容，提升合同同日常經(jīng)營管理工作的深度對接。通過引入專業(yè)化的合同管理智能平臺，實現(xiàn)企業(yè)可以從合同起草至最終履約，全流程數(shù)字化操作和管理。同時，也可以通過該平臺對企業(yè)商務流程各相關節(jié)點進行監(jiān)管，并針對性構建完善的合同執(zhí)行計劃、合同執(zhí)行監(jiān)控和合同履約后分析的運營架構。持續(xù)強化對各個環(huán)節(jié)的業(yè)務協(xié)作和風險管控，全面監(jiān)控企業(yè)的運營狀況。企業(yè)也可以積極引入人工智能技術手段，對合同的版本差異進行比對，并可以實現(xiàn)智能糾錯，積極配合法務部門快速發(fā)展存在的合同風險，從而有效降低人工合同比對的工作難度，提升工作效率，更好地防控合同風險。同時，通過合同管理智能平臺的支撐，企業(yè)可以針對企業(yè)合同管理的需要，建立合同全生命周期管理平臺，基于行業(yè)基礎數(shù)據(jù)設定基礎合同模板，形成履約風險提醒機制，實現(xiàn)合同的主動規(guī)劃，可以對企業(yè)履行合同的整個過程實現(xiàn)精細化跟蹤和監(jiān)控，可以隨時查看合同履行的情況，這樣有助于全面提升合同管理的質量，降低管理風險。

在此過程中，企業(yè)要做好前期的合理規(guī)劃和需求分析，保證合同立項的名確定，做好合同簽署評估工作，然后將風險防控嵌入到信息化管理系統(tǒng)中，設置管理權限，從而提升合同管理的專業(yè)化。同時要做好系統(tǒng)的中期調試工作，分析存在的問題，提升合同信息化管理的質量。另外，企業(yè)也要做好后期的維護和標準化管控工作，對各級領導和人員做好合同管理和信息化培訓，全方位提升合同管理的信息化水平，最終實現(xiàn)合同立項、合同起草、合同簽署、合同收付款控制、合同臺賬登記、合同統(tǒng)計分析等工作的信息化管理，提升企業(yè)內部的統(tǒng)一化管理，最大化規(guī)避和降低合同管理的風險。

(二)以檔案管理為保障，提升合同管理的制度化水平

針對企業(yè)經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的合同，企業(yè)要做好歸檔管理，通過檔案管理作為保障，全面提升合同管理的制度化水平。針對企業(yè)產(chǎn)生的合同，公司統(tǒng)一要求設置合同檔案，合同文檔以產(chǎn)品類別結合簽署日期年月份進行分類編號。同時要設定完善的合同編號，可以考慮以產(chǎn)品名稱首字母－合同簽署年、月份－順序號規(guī)則進行入檔操作，如：JYJT－202111－001(絕緣接頭2021年11月份第1號合同)，這樣便于企業(yè)更好地管理和查閱相關合同。同時，企業(yè)要建立必要的臺賬制度，凡以單位名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，并向合同管理部門備案，而合同承辦部門和合同管理部門應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制，相關部門和總經(jīng)理依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監(jiān)察、審計。如下表1所示。

表1 合同管理臺賬表

同時，企業(yè)針對合同檔案和臺賬，要做到定期清理核對，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任，加強對合同檔案的統(tǒng)計工作。相關部門則要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢工作。

另外，企業(yè)需要強化對合同檔案的管控，任何人不得擅自公開，并設置懲處措施，并且在管理過程中，如果合同內容發(fā)生了變更，則合同編號及內容也要及時變更，并交由領導驗收通過，從而保證合同檔案內容的正確、完整，保證合同管理的質量。

(三)以企業(yè)整體運行為基礎，提升合同管理同日常經(jīng)營的統(tǒng)一性

企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展的客觀需要，不斷提升合同管理同日常經(jīng)營的統(tǒng)一性。讓合同管理過程中，形成更為統(tǒng)一的管理模式。在過去合同管理過程中，各個部門更傾向于獨立開展相關業(yè)務，不同部門簽訂的合同也是基于部門領導開展的相關工作。部門領導則報請上級領導進行確認和通過。而部門與部門之間的直接交流深度和廣度都不足。在這種情況下，合同的管理和簽訂質量自然受到了一定影響。特別是業(yè)務部門同財務部門之間，即使有交流，也只是簡單的財務報批等交流內容，具體的認定則由領導確定。在新的發(fā)展背景下，企業(yè)需要打破這一分割化的合同管理方式，以企業(yè)整體運行為基礎，強化部門間的聯(lián)動，讓合同管理和業(yè)務部門、財務部門之間形成聯(lián)動體系，讓多個部門進行聯(lián)合交流，可以從不同角度分析合同簽訂的可靠性，這樣有助于提升合同簽訂的合理性和科學性。為此，企業(yè)內部可以設置和和完善合同聯(lián)簽審查部門，做好合同審查和聯(lián)簽，財務部門要嚴格審查合同項目的財務預算、資金結算、擔保方式、合同約定的付款條件及時限。而業(yè)務部門負責審查涉及本部門業(yè)務范圍的有關內容。

另外，企業(yè)要在內容形成統(tǒng)一運行的模式，進一步強化各個部門同財務部門的溝通和交流，對于合同的簽訂以及合同涉及的財務內容等進行共同商議，并共同履行對合同履約情況的跟蹤監(jiān)管工作，進而提高公司合同的受控率，維護企業(yè)合法權益。對于存在分歧的地方，部門間要共同協(xié)商，找到一個最優(yōu)的方案，并報請上級部門批示，這樣有助于進一步降低合同簽訂的風險，提升合同經(jīng)營管理的質量，從而滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

(四)規(guī)范使用企業(yè)標準合同文本

企業(yè)要明確要求在合同簽訂中，使用企業(yè)標準的合同文本，對于合同的格式進行統(tǒng)一設定，同時對于合同的內容、表達方式等進行嚴格設定，并在全企業(yè)范圍內形成統(tǒng)一的應用方案。

企業(yè)要根據(jù)不同的合同，設定不同的格式內容，并將其分類應用，對應相應的業(yè)務，以供員工在合同簽訂時合理應用，如果員工沒有按照要求使用標準的合同文本，合同管理部門應拒絕通過審核，并要求承辦人員進行改正，待符合要求后才準許通過。

公司為了提升合同使用的規(guī)范性，要出臺嚴格的合同管理辦法，設定合同示范文本管理制度，制定符合企業(yè)需要的《合同管理辦法》，要求全體員工對合同簽訂、履行、歸檔各環(huán)節(jié)進行嚴格開展，根據(jù)管理辦法進行規(guī)范操作，提升合同管理的高效性和系統(tǒng)性。而企業(yè)領導部門也要做好學習推廣工作，要求全體員工掌握合同的規(guī)范化操作流程，形成正確的合同使用認知，從而不斷提升合同應用的合理性。

(五)強化合同常規(guī)管理和自查機制建設

企業(yè)要重視合同的價值，做好日常管理和自查機制建設工作，做好合同管理審查和簽訂情況的管控，對于公司需要簽訂合同的數(shù)量、金額等進行嚴格審查，并充分發(fā)揮審查部門的作用，根據(jù)其意見等來優(yōu)化合同內容，只有在審批合格后，方能簽訂合同。管理部門要認真保管合同及授權委托書、相對方資質等資料，做好合同整理立卷及歸檔工作，建立合同管理臺賬并按有關規(guī)定報送合同統(tǒng)計報表。同時要嚴格要求公司簽訂的合同按照規(guī)定使用企業(yè)的標準文本、示范文本，并嚴格保證合同審批、簽訂、日常管理均按照集團公司合同管理辦法執(zhí)行。

公司管理人員要強化對合同履行情況的梳理和管控，嚴格落實合同簽訂的情況，合同承辦人員通過合同管理信息系統(tǒng)進行履行登記，合同管理人員對履行登記進行監(jiān)控及考核。對于企業(yè)的外包項目，也要做好合同管理工作，對于外包的標的額、向對方、業(yè)務外包內容、權利義務等內容進行明確審查，只有符合企業(yè)訴求時方可通過審查。合同在履行過程中，承辦部門需要做好全面監(jiān)督管理工作。合同承辦人員要對合同簽訂、履行、變更及合同糾紛處理等情況報合同管理人員。管理人員則要根據(jù)具體的情況，總結合同執(zhí)行的情況，分析是否存在問題等，并將結果上報給管理層。管理層待確定無誤準許通過后，進行蓋章通過。如果存在問題，則要要求相關人員找到問題所在，并及時進行整理分析，從而提升合同管理的質量。

此外，企業(yè)內部要形成嚴格的合同管理評估機制，設定相應的分值，對于合同建立落實情況、合同前期工作、合同審查與簽訂、合同履行變更和解除、合同糾紛處理情況以及合同檔案、印章管理、統(tǒng)計分析等其他情況進行嚴格管控，明確相關人員的責任，這樣能夠提升每一名員工對于合同管理的重視程度，進而提升合同經(jīng)營管理的質量，更好地維護企業(yè)的利益，最大限度避免出現(xiàn)合同風險問題。

(六)提高合同審查效率

企業(yè)想要全方位提升對合同的管控質量，最大化規(guī)模經(jīng)營管理風險，就需要充分發(fā)揮法務人員的作用，讓其在合同審查中發(fā)揮更加重要的作用。為此，企業(yè)需要明確合同審查的具體方案和相關制度，明確法務人員的職責，要求法務人員在審查合同時，要明確合同格式內容是否規(guī)范，是否符合我國法律規(guī)定，對于權利義務雙方的界定是否明確，設定的違約金數(shù)額以及規(guī)則條款是否明確，如果出現(xiàn)糾紛，是否明確規(guī)定了訴訟仲裁法院等內容。

同時，在審查過程中，企業(yè)也需要全面發(fā)揮每一個環(huán)節(jié)工作人員的職能作用，全面提升審查的系統(tǒng)性和針對性。企業(yè)要規(guī)定經(jīng)營合同通過集團企業(yè)法律事務信息系統(tǒng)審查。經(jīng)辦人需要將合同的電子版上傳到系統(tǒng)中，由技術部門、財務部門、分管物資領導部門、分管業(yè)務領導部門以及總經(jīng)理進行逐級審批，每一個環(huán)節(jié)的領導和工作人員都需要嚴格審查各自責任范圍的內容，業(yè)務人員按審查部門意見修改合同，只有合同審批通過后，業(yè)務人員才能蓋合同章。而簽字蓋章的文本，則由業(yè)務人員交由合同管理員進行管理，并針對性做好登記臺賬，進行立卷歸檔，同時要報送統(tǒng)計報表以及合同自查報告，并監(jiān)督合同履行情況。

通過這種層層審查，在企業(yè)內部形成系統(tǒng)的合同審查體系，強化對合同的審查和監(jiān)管，讓每一個環(huán)節(jié)都有專人審核，能夠對自己的工作內容進行負責，這樣可以進一步明確責任，落實合同審查工作，真正提升合同管控的質量，從而保障企業(yè)的權益。

四、結語

綜上所述，合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部門，其在企業(yè)同外界市場溝通交流過程中起到了巨大的作用。其不但可以規(guī)范自己的經(jīng)營管理行為，讓日常工作嚴格按照合同的規(guī)范開展，避免因為經(jīng)營管理不當而出現(xiàn)合同風險，增加企業(yè)不必要的成本支持。同時，合同也能夠更為有效地規(guī)范合作商等的合作行為，如果合作商存在違規(guī)甚至違法的行為時，企業(yè)可以借助合同對其違約行為請求賠償?；蛘唠p方合作交流時存在問題的話，企業(yè)可以利用合同的規(guī)定來明確雙方的權利義務，而企業(yè)在合同審查時，通過更好地設定條款來保障自己的權利，從而更好地規(guī)避風險。因此，在新的發(fā)展背景下，企業(yè)勢必需要重視合同的作用，強化管理，提高合同經(jīng)營管理的質量，從而全面提升企業(yè)運行的安全性，最大化降低風險。