關(guān)于數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的運(yùn)用探析

莫秀榮

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)分析在我們的日常生活中起到越來(lái)越重要的作用，大家對(duì)于數(shù)據(jù)分析的了解也越來(lái)越深刻。以前人們喜歡用文字來(lái)描述事情，而現(xiàn)在更加重視用數(shù)據(jù)來(lái)分析事情。數(shù)據(jù)分析邏輯性強(qiáng)，數(shù)據(jù)直觀，而且很有說(shuō)服力。在物資采購(gòu)管理過(guò)程中，包含了數(shù)量、價(jià)格、時(shí)間等各方面的數(shù)據(jù)，從采購(gòu)預(yù)算的制定以及過(guò)程實(shí)施到結(jié)果的分析，都運(yùn)用了很多的數(shù)據(jù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)分析;物資采購(gòu)管理;運(yùn)用探析

數(shù)據(jù)分析是指用統(tǒng)計(jì)分析的方法對(duì)收集來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而最大化的開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)功能。總的來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)價(jià)值的過(guò)程。數(shù)據(jù)分析的目的性比較強(qiáng)，它傾向于解決現(xiàn)實(shí)生活中的問(wèn)題。在物資采購(gòu)管理中，數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)可能來(lái)源于各種渠道，行業(yè)內(nèi)部使用的系統(tǒng)平臺(tái)，比如ERP，BPC等，還可能來(lái)源于信息采集表以及走訪。數(shù)據(jù)分析的工具一般是Excel軟件。Excel自帶的數(shù)據(jù)分析功能，可以完成很多專(zhuān)業(yè)軟件才有的數(shù)據(jù)分析，比如相關(guān)系數(shù)，協(xié)方差以及抽樣與動(dòng)態(tài)模擬等內(nèi)容。這些都可以滿足數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用。

一、數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用

（一）資源的合理配置

數(shù)據(jù)分析可以對(duì)企業(yè)的資源進(jìn)行合理化的分配利用，合理的優(yōu)化資源配置可以達(dá)到企業(yè)效益最大化的目的。優(yōu)化企業(yè)資源配置是21世紀(jì)財(cái)務(wù)管理發(fā)展的新趨勢(shì)，它是通過(guò)ERP，TPM以及SCM的結(jié)合對(duì)企業(yè)實(shí)施的科學(xué)管理的辦法，這些都體現(xiàn)了數(shù)據(jù)分析在物質(zhì)財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用。ERP是用預(yù)算來(lái)進(jìn)行企業(yè)管理的方法，從而協(xié)調(diào)企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。TPM要求企業(yè)的每一項(xiàng)作業(yè)都應(yīng)該有預(yù)定的目標(biāo)，將TPM導(dǎo)入到資源配置管理的系統(tǒng)當(dāng)中，可以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。從物資采購(gòu)角度方面，TPM處于資源配置的核心地位。通過(guò)分析企業(yè)現(xiàn)狀，重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程，包括組織管理流程再造和操作流程再造而SCM主要是滿足顧客需求。從物資采購(gòu)管理的角度來(lái)看，主要體現(xiàn)在物資采購(gòu)和驗(yàn)收入庫(kù)兩個(gè)環(huán)節(jié)方面。物資采購(gòu)環(huán)節(jié)主要是根據(jù)數(shù)據(jù)分析控制最高價(jià)位。

（二）企業(yè)的精益管理

在物資采購(gòu)管理中，少不了對(duì)采購(gòu)成本的計(jì)算，物質(zhì)的采購(gòu)成本中不僅包括運(yùn)雜費(fèi)、整理費(fèi)，還包括對(duì)供應(yīng)商對(duì)賬以及物料賬目的記錄，這些都和數(shù)據(jù)的分析整理有關(guān)。在物資采購(gòu)管理中，賬目清晰明確，數(shù)據(jù)分析得當(dāng)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)具有至關(guān)重要的作用。運(yùn)用數(shù)據(jù)分析這一技術(shù)，可以針對(duì)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)采用不同的統(tǒng)計(jì)方法，把數(shù)據(jù)處理的結(jié)果直觀呈現(xiàn)出來(lái)，使企業(yè)的物資采購(gòu)人員清楚掌握自己應(yīng)該掌握的工作內(nèi)容有利于企業(yè)的精益管理，減輕了物資采購(gòu)部門(mén)人員的工作。同時(shí)，由于對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性提高可以提高物資采購(gòu)人員的工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一

近幾年來(lái)，傳統(tǒng)的物資采購(gòu)管理逐漸向供應(yīng)鏈下的采購(gòu)管理轉(zhuǎn)變。物資采購(gòu)管理的主數(shù)據(jù)是否能實(shí)現(xiàn)共享和應(yīng)用，制約了企業(yè)管理水平的提高。之前企業(yè)的物資采購(gòu)主數(shù)據(jù)在分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于分類(lèi)不科學(xué)，描述不規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。隨著數(shù)據(jù)分析的運(yùn)用，可以根據(jù)企業(yè)的個(gè)性化特點(diǎn)增加合理的標(biāo)準(zhǔn)及管理方法。結(jié)合信息系統(tǒng)的實(shí)踐，企業(yè)可以采用高位碼和低位碼結(jié)合的編碼規(guī)則，從而提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

二、數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)制定過(guò)程中的應(yīng)用

（一）固化采購(gòu)模版提高工作的效率

由于每個(gè)人的工作習(xí)慣不同，在細(xì)節(jié)方面也千差萬(wàn)別，這對(duì)企業(yè)物資管理人員的工作效率有很大的影響。若企業(yè)的編制需求計(jì)劃有所不同，會(huì)無(wú)形中增加工作人員的工作量。因此，固化年度采購(gòu)計(jì)劃模板對(duì)提高企業(yè)的工作效率具有十分重要的意義。年度采購(gòu)計(jì)劃是全年需求進(jìn)行規(guī)整之后，將銷(xiāo)售需求的信息進(jìn)行分解，結(jié)合企業(yè)的庫(kù)存量以及市場(chǎng)行情制定出年度計(jì)劃。對(duì)于年度采購(gòu)計(jì)劃模板的編制不僅包含了材料類(lèi)別的固定，還包括格式固定以及計(jì)算公式的固定。這就用到了Excel表格屬性的保護(hù)工作表等功能，也運(yùn)用了計(jì)算函數(shù)公式的運(yùn)算。

年度采購(gòu)計(jì)劃編制原則包括以下五個(gè)方面。第一，市場(chǎng)導(dǎo)向原則。物資采購(gòu)計(jì)劃必須根據(jù)市場(chǎng)的需求來(lái)進(jìn)行，要根據(jù)實(shí)際的需求以及資源的最大供給度做到“以銷(xiāo)訂購(gòu)”，從而減少企業(yè)的庫(kù)存壓力。第二，系統(tǒng)性原則。年度采購(gòu)計(jì)劃必須具有全局觀念，確保有效性。第三，質(zhì)量適宜原則。物資采購(gòu)必須符合標(biāo)準(zhǔn)的合格質(zhì)量原則，確保產(chǎn)品質(zhì)量后才可以進(jìn)行交付。第四，價(jià)格適宜原則。采購(gòu)的物資選用不得低于三方報(bào)價(jià)的對(duì)比，需要結(jié)合其他的信息進(jìn)行成本核算，從而制定出適宜的銷(xiāo)售價(jià)格。第五，擇優(yōu)選購(gòu)。企業(yè)的物資采購(gòu)必須嚴(yán)格控制成本核算，從質(zhì)量、成本以及保證交期等多個(gè)條件下，擇優(yōu)選購(gòu)。

（二）固化采購(gòu)制定提高合同準(zhǔn)確性

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，根據(jù)市場(chǎng)計(jì)劃，安排計(jì)劃以及調(diào)整計(jì)劃，不定時(shí)會(huì)有采購(gòu)需求計(jì)劃，并且這些物料采購(gòu)計(jì)劃有很大的差別。如何對(duì)這些的需求計(jì)劃量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，這是必須要解決的問(wèn)題。由于采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)銷(xiāo)售制定出來(lái)的，這就導(dǎo)致了計(jì)劃合理分配的時(shí)間十分緊張，這時(shí)就需要設(shè)置采購(gòu)進(jìn)度統(tǒng)計(jì)表。采購(gòu)制定就是指采購(gòu)的執(zhí)行進(jìn)度統(tǒng)計(jì)，是指在前端全部完成的情況下，比如合同簽訂的內(nèi)容，后端有需求的開(kāi)始，比如生產(chǎn)一線缺少某個(gè)物資，就需要采購(gòu)訂單給供應(yīng)商采購(gòu)。在采購(gòu)制定的統(tǒng)計(jì)分析中，不僅包含材料類(lèi)別，供應(yīng)商家，還包括供應(yīng)比例以及計(jì)算公式，運(yùn)用了Excel的表格屬性插入功能。

企業(yè)應(yīng)該固化采購(gòu)制定，從而提高合同的準(zhǔn)確性。首先，要提高采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)該掌握好物資采購(gòu)工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的知識(shí)水平，從而激發(fā)物資采購(gòu)工作人員的創(chuàng)新能力，使得對(duì)新設(shè)備以及新的方法可以快速掌握。其次，要保證企業(yè)采購(gòu)在信息上的暢通。不僅要求采購(gòu)人員，使工作人員在采購(gòu)過(guò)程中可以對(duì)信息進(jìn)行對(duì)比，了解市場(chǎng)的情況。市場(chǎng)價(jià)格以及動(dòng)態(tài)有而且要求采購(gòu)部門(mén)與企業(yè)內(nèi)部的信息保持通暢，了解企業(yè)需求，保障采購(gòu)量的合理，提高采購(gòu)的準(zhǔn)確性。最后，要完善相應(yīng)的采購(gòu)監(jiān)管機(jī)制。企業(yè)的物資采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該受到相應(yīng)的監(jiān)督，防止權(quán)力泛濫。計(jì)劃人員制定采購(gòu)任務(wù)，執(zhí)行人員執(zhí)行采購(gòu)工作，監(jiān)管人員進(jìn)行全程監(jiān)督，將物資采購(gòu)的流程劃分開(kāi)，相互之間合作并制約。

三、數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)中的應(yīng)用

企業(yè)通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析，可以總結(jié)一年的采購(gòu)工作，并且查找出在物資采購(gòu)管理中的不足，可以提高物資采購(gòu)管理水平。物資采購(gòu)績(jī)效在不同企業(yè)的評(píng)估方法有很大差別，有時(shí)甚至在同一企業(yè)也有不同的標(biāo)準(zhǔn)。而目前我國(guó)比較通行的評(píng)價(jià)績(jī)效做法是，用同一個(gè)平衡積分卡。這樣不僅可以幫助部門(mén)處理輕重緩急的業(yè)務(wù)，制定目標(biāo)，而且可以明確個(gè)人職責(zé)，決定報(bào)酬與獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)分析包括四個(gè)主要方面：一是預(yù)算執(zhí)行率;二是年度公開(kāi)招標(biāo)比例;三是物資庫(kù)存管理;四是降本增效。預(yù)算執(zhí)行率體現(xiàn)的是預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行的不同，從而可以衡量預(yù)算的準(zhǔn)確性。年度公開(kāi)招標(biāo)比例是采購(gòu)管理的重要考核指標(biāo)，也是企業(yè)管理力度的主要體現(xiàn)。物資庫(kù)存管理體現(xiàn)了采購(gòu)管理資金的出場(chǎng)率，可以用來(lái)驗(yàn)證物資采購(gòu)管理水平。降本增效是具體的工作要求，是主要的任務(wù)指標(biāo)。這四項(xiàng)物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)，主要運(yùn)用了Excel的表格屬性設(shè)置，條件篩選，分類(lèi)以及透視圖和函數(shù)公式等。

企業(yè)的物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)除了四個(gè)主要方面，還包括價(jià)格與成本指標(biāo)，質(zhì)量指標(biāo)，采購(gòu)物流指標(biāo)以及采購(gòu)效率指標(biāo)。采購(gòu)的價(jià)格與成本指標(biāo)包括控制性指標(biāo)和參考性指標(biāo)?？刂菩灾笜?biāo)指的是在采購(gòu)改進(jìn)過(guò)程和成果的指標(biāo)，包括采購(gòu)的降價(jià)比率以及本地化比率的。參考性指標(biāo)指的是計(jì)算相關(guān)指標(biāo)的基礎(chǔ)，包括年人均采購(gòu)額，供應(yīng)商年平均采購(gòu)額以及年平均采購(gòu)基價(jià)等。質(zhì)量指標(biāo)主要是衡量供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的質(zhì)量情況以及整體水平。包括產(chǎn)品的質(zhì)量水平和供應(yīng)商的質(zhì)量體系。采購(gòu)物流指標(biāo)主要是衡量物流各環(huán)節(jié)工作的情況。包括四個(gè)方面：第一，訂貨工作指標(biāo)包括平均訂貨時(shí)間，最小訂貨數(shù)量以及平均訂單確認(rèn)時(shí)間等。第二，供應(yīng)商供貨指標(biāo)包括供貨可靠性以及已交貨和未交貨數(shù)量等指標(biāo)。第三，交貨與貨物接收的指標(biāo)。包括準(zhǔn)時(shí)交貨率，平均收貨時(shí)間以及退貨時(shí)間等。第四，庫(kù)存與周轉(zhuǎn)指標(biāo)。包括原材料的庫(kù)存量以及存貨周轉(zhuǎn)率等。采購(gòu)效率指標(biāo)指的是采購(gòu)組織和采購(gòu)能力相關(guān)的指標(biāo)。包括采購(gòu)的部門(mén)人員以及采購(gòu)管理，比如采購(gòu)人員的時(shí)間結(jié)構(gòu)以及考勤等各項(xiàng)指標(biāo)。

四、數(shù)據(jù)分析應(yīng)用注意事項(xiàng)

首先，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，這是數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的前提。在系統(tǒng)平臺(tái)中有舊的數(shù)據(jù)增加了工作量，因此，要進(jìn)行數(shù)據(jù)清理，保持高質(zhì)量以及完整的相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，要進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入，這是數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的基礎(chǔ)。在大多數(shù)的業(yè)務(wù)下，數(shù)據(jù)來(lái)源非常廣泛。這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)分析會(huì)有錯(cuò)誤的結(jié)果，從而扭曲了分析判斷。好的數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)是企業(yè)不可或缺的工具。最后，熟練的運(yùn)用分析工具，這是數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的關(guān)鍵。要熟練的運(yùn)用企業(yè)的ERP，BPC等多種工具，充分了解各個(gè)系統(tǒng)功能和平臺(tái)之間的關(guān)系。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)的深入發(fā)展，數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用越來(lái)越深入。綜上所述，企業(yè)的物資采購(gòu)管理是非常重要的管理任務(wù)。為了優(yōu)化企業(yè)的物資采購(gòu)管理，工作人員要明確物資采購(gòu)計(jì)劃，不僅要固化采購(gòu)模板，提高工作效率。而且要固化采購(gòu)制定，提高合同準(zhǔn)確性。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中要重視數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)中的應(yīng)用，采購(gòu)過(guò)程的績(jī)效考核與評(píng)價(jià)就是要激勵(lì)員工的發(fā)展以及改善供應(yīng)商的績(jī)效，追求企業(yè)的利益最大化，從而有效改善采購(gòu)管理環(huán)節(jié)。另外，要注意數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確錄入，讓企業(yè)的工作人員更加熟練的運(yùn)用數(shù)據(jù)分析的工具，從而運(yùn)用數(shù)據(jù)分析來(lái)提高企業(yè)物資采購(gòu)管理的整體水平。

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（作者單位：中海油能源物流有限公司中海油集采中心）

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