跨區(qū)域連鎖企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立與完善探討

王洪霞

摘要：健全有效的內(nèi)部控制制度是解決企業(yè)潛在問題，促使企業(yè)有序健康發(fā)展的有效途徑。近年來，全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷發(fā)展，為我國零售企業(yè)帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)。零售企業(yè)發(fā)展擴(kuò)張，逐步形成跨區(qū)域連鎖企業(yè)。隨著市場競爭日趨激烈，顧客需求變化加快，跨區(qū)域連鎖企業(yè)對外部環(huán)境的良好適應(yīng)性要建立在對內(nèi)部有效控制的基礎(chǔ)上，建立一套相對完善的內(nèi)部控制制度作為企業(yè)管理行為的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。文章從加強(qiáng)內(nèi)部控制的意義出發(fā)，分析了跨區(qū)域連鎖企業(yè)現(xiàn)存的問題，并有針對性地提出了建立和完善內(nèi)控制度的對策。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制，跨區(qū)域連鎖企業(yè)

一、內(nèi)部控制的概念

內(nèi)部控制是指一個(gè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。對跨區(qū)域連鎖企業(yè)而言，其分支機(jī)構(gòu)數(shù)量眾多，分布區(qū)域廣泛，公司總部監(jiān)管困難，亟需完善的內(nèi)控制度作為企業(yè)健康發(fā)展的基本保障。

二、跨區(qū)域連鎖企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要意義

企業(yè)的經(jīng)營活動受市場、政策、人員等諸多外在因素影響。部分跨區(qū)域連鎖企業(yè)已具有較大規(guī)模，在區(qū)域內(nèi)形成了一定的影響力，但因其采用的是跨區(qū)域連鎖的形式，因此，往往在某個(gè)地市只設(shè)立一個(gè)或幾個(gè)分支機(jī)構(gòu)，委派幾名負(fù)責(zé)人主管日常運(yùn)營工作，其職能部門設(shè)置并不健全。完善的內(nèi)控制度和詳細(xì)的內(nèi)控流程能夠指導(dǎo)分支機(jī)構(gòu)較好地完成日常工作、應(yīng)對突發(fā)事件及與總部進(jìn)行良好的信息溝通，從而保證跨區(qū)域連鎖企業(yè)所有分支機(jī)構(gòu)運(yùn)營的正常性和工作執(zhí)行的同步性。

加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，能幫助企業(yè)盡可能地避免運(yùn)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)?？鐓^(qū)域連鎖企業(yè)受地域限制，企業(yè)內(nèi)部的人員、物資等的資源共享率低，總部對分支機(jī)構(gòu)的日常監(jiān)管相對滯后，通過內(nèi)部控制規(guī)范各個(gè)崗位職責(zé)權(quán)限，可以促使企業(yè)經(jīng)營活動與管理目標(biāo)充分結(jié)合，引導(dǎo)企業(yè)運(yùn)營活動的有序進(jìn)行。

三、跨區(qū)域連鎖企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)存在的主要問題

（一）內(nèi)部控制意識薄弱

部分跨區(qū)域連鎖企業(yè)的管理者對內(nèi)部控制制度在企業(yè)運(yùn)營中起到的事前防范、事中控制、事后監(jiān)督作用認(rèn)識不足。認(rèn)為內(nèi)控就是企業(yè)內(nèi)部各部門制定的相應(yīng)的規(guī)章制度，對企業(yè)內(nèi)控的原理和重要性存在認(rèn)知上的偏差。在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的環(huán)境下，跨區(qū)域連鎖企業(yè)為鞏固社會影響力，從分布區(qū)域到門店數(shù)量都在不斷擴(kuò)張，中層管理者追求業(yè)績，往往忽略風(fēng)險(xiǎn)管控，甚至認(rèn)為層層審批手續(xù)浪費(fèi)資源，影響工作進(jìn)度，使得內(nèi)控制度在企業(yè)內(nèi)推行困難。

（二）內(nèi)部控制制度缺失，管理流程不明確

企業(yè)管理制度具有權(quán)威性的特點(diǎn)，完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控流程需要有相應(yīng)的內(nèi)控制度作為依托。而制定一套完整的內(nèi)控制度是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，處于發(fā)展初期的連鎖企業(yè)，其管理人員的管理能力較差，無法系統(tǒng)的制定出與企業(yè)現(xiàn)行規(guī)模相匹配的管控制度，導(dǎo)致內(nèi)控制度不完善。企業(yè)管理層未根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，企業(yè)所處發(fā)展階段及企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行把控，未對各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制權(quán)限進(jìn)行授權(quán)，從而造成各部門、各崗位職責(zé)不明確、權(quán)限不清晰，也未運(yùn)用不相容職務(wù)分離原則，在部門內(nèi)部建立互相監(jiān)督、協(xié)同配合的工作機(jī)制。

而流程管理是提高企業(yè)工作效率，節(jié)約運(yùn)營成本的關(guān)鍵。大部分跨區(qū)域連鎖企業(yè)的中層管理人員都是從基層培養(yǎng)起來的優(yōu)秀員工，其雖然一線工作能力很強(qiáng)，但缺乏對企業(yè)系統(tǒng)管理的認(rèn)知，不能幫助企業(yè)制定出完整、規(guī)范、有效的內(nèi)控流程。

（三）審批缺乏時(shí)效性

企業(yè)內(nèi)部控制是幫助企業(yè)規(guī)范工作流程，防范風(fēng)險(xiǎn)以使企業(yè)達(dá)到可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理手段。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同工作流程的性質(zhì)及特點(diǎn)，找準(zhǔn)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，設(shè)置有效的審核控制機(jī)制。有的企業(yè)認(rèn)為內(nèi)控的主要作用即是風(fēng)險(xiǎn)防范，因此，所有的工作都需要管理層審批，由此形成繁冗的審批流程，導(dǎo)致時(shí)效性嚴(yán)重缺乏且管理層工作繁重，甚至影響到員工的工作積極性和責(zé)任感。

（四）內(nèi)部控制監(jiān)督不到位，追責(zé)機(jī)制不完善

部分跨區(qū)域連鎖企業(yè)雖然制定了內(nèi)部控制制度，但并未層層下沉到分支機(jī)構(gòu)的具體工作環(huán)節(jié)，一線工作人員對內(nèi)控制度及流程不熟悉，導(dǎo)致實(shí)際工作并未嚴(yán)格按照內(nèi)控制度執(zhí)行;總部對內(nèi)控落實(shí)情況監(jiān)督不當(dāng)，存在審批不全，越級申請等情況。企業(yè)業(yè)務(wù)流程混亂，責(zé)任區(qū)分不明確，導(dǎo)致職工工作積極性和效率較差，對潛在風(fēng)險(xiǎn)的事前梳理和事后監(jiān)督很難落實(shí)。

四、完善跨區(qū)域連鎖企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)的對策建議

（一）增強(qiáng)內(nèi)控意識，建立良好的內(nèi)控環(huán)境

首先，管理層要有風(fēng)險(xiǎn)管控意識，不過度追求短期利益最大化。管理層需時(shí)時(shí)以企業(yè)長期戰(zhàn)略目標(biāo)為指導(dǎo)，識別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范和控制。跨區(qū)域連鎖企業(yè)分支機(jī)構(gòu)分布地域廣泛，監(jiān)管難度大，使其經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)必然大于一般企業(yè)。有效的內(nèi)部控制能幫助管理者規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為，使權(quán)利有所制衡，達(dá)到真正意義上的管理，盡可能避免經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，促使企業(yè)長遠(yuǎn)健康發(fā)展。企業(yè)管理層應(yīng)積極參與到企業(yè)內(nèi)控建設(shè)中來，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)發(fā)展前景，推動內(nèi)控建設(shè)的開展和落實(shí)。

其次，全面提高企業(yè)從業(yè)人員的風(fēng)險(xiǎn)防控意識。通過建立企業(yè)內(nèi)控體系，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，樹立全員風(fēng)險(xiǎn)防范意識。在招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)格落實(shí)招聘程序，盡可能選擇擁有較高職業(yè)道德水平及專業(yè)技能的人員，崗前培訓(xùn)需重視內(nèi)部管理制度培訓(xùn)，開展崗上考核和后期培訓(xùn)。應(yīng)使崗位職責(zé)分工明確，有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范工作流程并確保執(zhí)行到位，從而規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

最后，形成具有企業(yè)特色的良好企業(yè)文化，建立強(qiáng)有力的內(nèi)部控制文化，設(shè)計(jì)適合企業(yè)發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)，配備合格的企業(yè)管理人員，制定有效的內(nèi)控制度，建立良好的內(nèi)控環(huán)境。

（二）完善內(nèi)控制度，明確企業(yè)內(nèi)部審批流程

內(nèi)控制度的建設(shè)可以采用分部門、分崗位的方式，將日常運(yùn)營工作事前、事中、事后的權(quán)限、職責(zé)進(jìn)行明確，理清工作自發(fā)起到結(jié)束、追蹤、反饋的整個(gè)流程，找出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，規(guī)范留痕手續(xù)，明確審批權(quán)限，設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，形成流程圖。企業(yè)決策者通過合理授權(quán)使中層管理者和員工以所授權(quán)力作為開展工作的依據(jù)。實(shí)現(xiàn)自上而下，多層級的責(zé)任制度。內(nèi)部管理制度主要包括：運(yùn)營管理制度、行政管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、投融資管理制度內(nèi)部審計(jì)制度等。

內(nèi)部控制流程涉及企業(yè)各個(gè)部門及運(yùn)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的把控主要體現(xiàn)在審批流程，審批人需具備風(fēng)險(xiǎn)識別能力且在資源配置方面能起到調(diào)節(jié)作用。如合同的審批通常是法務(wù)辦負(fù)責(zé)，如果審批人要求財(cái)務(wù)共同參與，就可以考慮服務(wù)提供方的發(fā)票類型并在合同條款中進(jìn)行約束，從而爭取到節(jié)稅優(yōu)惠;并可以在合同條款中加入虛開條款，確保三流一致，以利于規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，分支機(jī)構(gòu)資金的流轉(zhuǎn)需嚴(yán)格執(zhí)行申請審批制度，商品的請購、盤點(diǎn)、損失須經(jīng)財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門雙方確認(rèn)批復(fù)，資產(chǎn)的購置、報(bào)廢、調(diào)撥需完善手續(xù)，建立檔案，經(jīng)資產(chǎn)購置部門和財(cái)務(wù)部門審核。有效的審批對工作的進(jìn)展和完善可以起到推動作用。

（三）利用網(wǎng)絡(luò)、電子技術(shù)提高審批效率，落實(shí)責(zé)任

對跨區(qū)域連鎖企業(yè)來說，提高審批手續(xù)的時(shí)效性尤為重要，申請批復(fù)不及時(shí)將嚴(yán)重影響分支機(jī)構(gòu)的工作積極性，導(dǎo)致總分機(jī)構(gòu)之間，部門之間互相推諉責(zé)任。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，辦公軟件可以很好的解決即時(shí)審批回復(fù)的問題，且不同審批事項(xiàng)及相應(yīng)權(quán)限可以預(yù)設(shè)置，工作留痕清晰，工作進(jìn)展可查詢，利于界定責(zé)任分工。

企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建企業(yè)信息平臺，建立健全企業(yè)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，將企業(yè)員工根據(jù)職能分工進(jìn)行分組授權(quán)，使員工對自己的工作內(nèi)容、工作權(quán)限實(shí)現(xiàn)深層次的了解，使日常工作銜接更為準(zhǔn)確、快速，提升企業(yè)內(nèi)部控制制度的實(shí)施效果。同時(shí)，企業(yè)管理者可以通過企業(yè)信息系統(tǒng)掌握實(shí)時(shí)資料，對日常運(yùn)營與企業(yè)戰(zhàn)略做出分析與決策。完善的ERP系統(tǒng)不僅能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息查詢、審核甚至能幫助跨區(qū)域連鎖企業(yè)管理外部供應(yīng)商和顧客信息，實(shí)現(xiàn)對外部需求的快速響應(yīng)。

企業(yè)應(yīng)充分利用辦公軟件，根據(jù)企業(yè)需要及內(nèi)控流程設(shè)計(jì)各項(xiàng)工作審批模版，預(yù)設(shè)置需上傳樣本及審批責(zé)任人、抄送人，以達(dá)到使審批便捷高效的目的，確保信息能夠準(zhǔn)確及時(shí)傳遞，使得部門之間，員工與管理層之間能進(jìn)行有效的溝通，既避免了資料傳遞過程中可能發(fā)生的遺失、延誤等風(fēng)險(xiǎn)，更提高了工作效率，強(qiáng)化了電子檔案保管，便于后期查詢。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督評價(jià)，推進(jìn)內(nèi)控制度落地執(zhí)行

首先，確保內(nèi)控制度的有效執(zhí)行離不開嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，跨區(qū)域連鎖企業(yè)應(yīng)設(shè)立內(nèi)部督查部門，培養(yǎng)或招聘專業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人才，確保能夠定期開展內(nèi)部審計(jì)工作，對工作各個(gè)流程、對各區(qū)域分支機(jī)構(gòu)落實(shí)檢查及評價(jià)，并針對檢查評價(jià)結(jié)果提出改進(jìn)建議。確保制度流程設(shè)計(jì)合理有效，實(shí)行到位，幫助企業(yè)做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)相結(jié)合，聘請專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行評價(jià)，出具相關(guān)意見提出調(diào)整改善的建議，為企業(yè)的科學(xué)健康發(fā)展提供保障。

最后，評價(jià)結(jié)果應(yīng)與獎懲機(jī)制掛鉤。通過區(qū)域評比、薪酬激勵、違規(guī)處罰及末位管理者降級等方式，使企業(yè)內(nèi)控制度的執(zhí)行與每一位員工的切身利益相關(guān)，督促跨區(qū)域連鎖企業(yè)從管理層到員工，從總部到各分支機(jī)構(gòu)對內(nèi)控制度高度執(zhí)行。

五、結(jié)語

跨區(qū)域連鎖企業(yè)作為一種高效發(fā)展模式，在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下面臨更多的發(fā)展機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，內(nèi)部控制作為運(yùn)營管理的核心內(nèi)容，可以提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控水平，提高企業(yè)運(yùn)營效率，為企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展提供保障。因此，企業(yè)應(yīng)從建立良好的內(nèi)控環(huán)境著手，組建專業(yè)的內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍，構(gòu)建與企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略相匹配的內(nèi)控制度，推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)，形成全員遵從的內(nèi)控文化，全面實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部控制。

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（作者單位：北京同仁堂山東醫(yī)藥連鎖有限公司）

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