新時期加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理探討

摘要：在新時期，我國的生產(chǎn)力正在發(fā)展，生產(chǎn)關(guān)系應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，迫切需要建立一種針對機關(guān)事業(yè)單位的新人事管理系統(tǒng)。政府機構(gòu)的人事檔案管理作為人事管理的重要組成部分，是機關(guān)單位引進人才、檢查人才、任命人才的重要基礎(chǔ)。提高人事檔案管理效率，積極開展人事檔案信息管理，可以促進政府機關(guān)事業(yè)單位的改革，創(chuàng)新和發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，本文將探討新時期政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的不足，并提出政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略。

關(guān)鍵詞：新時期;機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化

中圖分類號：F24文獻標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.07.032

1機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足

人事管理是指為達到管理人員的特定目標(biāo)進行的一系列管理活動，如在相關(guān)部門范圍內(nèi)對員工進行選拔、培訓(xùn)、晉升、考核、獎懲、評估等。人事管理對政府機關(guān)事業(yè)單位尤為重要，新時代競爭的本質(zhì)是人才的競爭，故其中人事檔案管理在人事管理中有著非常重要的地位。主要問題包括以下三點。

1.1人事檔案管理方式老舊

當(dāng)前，政府機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作過時，缺乏創(chuàng)新，新時期機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)落后于社會發(fā)展。

首先，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中相關(guān)設(shè)備的升級緩慢，人事檔案信息化進度緩慢。盡管新時期信息技術(shù)已經(jīng)有效地應(yīng)用于政府機關(guān)事業(yè)人事檔案管理中，但是，應(yīng)用的深度和廣度仍需提高，特別是提高在人事數(shù)據(jù)方面的管理技術(shù)仍有必要。在某些單位中，甚至在此時仍采用傳統(tǒng)的人工管理方法，導(dǎo)致信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用不完全，政府機關(guān)人事管理中各種人為因素造成的差錯，對人事數(shù)據(jù)管理的效率有著重要的影響。

其次，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中的管理方法相對落后。目前，一些政府機構(gòu)的人事檔案管理部門仍沿用傳統(tǒng)的管理思想，在一定程度上浪費了大量的人力物力。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式通常書寫在紙上。一旦發(fā)生洪水或火災(zāi)之類的事故，紙張很容易受到破壞。在規(guī)模大的人事管理部門中，其擁有大量的員工，注定其檔案要占用一定的空間來進行保存。人事檔案文件的信息化可以節(jié)省大量文件存儲空間，不易受到外部環(huán)境的影響。盡管一些國內(nèi)機構(gòu)已經(jīng)意識到了創(chuàng)新在人事檔案管理中的重要性，但大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位仍處于起步階段，各個方面都不完善，仍然受到許多因素的影響。

最后，政府機關(guān)事業(yè)單位的管理思想還不夠先進，檔案沒有得到充分合理的利用，大大降低了人事檔案的利用效率。人事檔案管理的工作內(nèi)容不夠全面。傳統(tǒng)的人事檔案管理通常只會收集組織中員工的信息，并進行保存和管理。但是，隨著時代的不斷發(fā)展，以前的人事管理的內(nèi)容已不能滿足政府機關(guān)事業(yè)單位和社會對員工信息的獲取和理解的需求，對政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理提出了更高的要求。

1.2人事檔案管理機制不夠先進

完整、合理的檔案管理系統(tǒng)是政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)和保證。從實際發(fā)展情況看，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案具體管理制度還存在很多問題。特別是，在當(dāng)前信息時代的發(fā)展背景下，有些單位仍沿用以前的人事檔案管理方法，這種方法既簡單又過時。采取合理的管理機制才能使人事檔案管理長期存在，這使得其發(fā)展到如今必須更換的地步，使得人事檔案的管理無法快速、有效地完成。

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和市場競爭的加劇，當(dāng)前的政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度顯然不適合當(dāng)前的經(jīng)濟體制，各種事業(yè)單位之間的人員頻繁流動已成為突出問題。這些問題的出現(xiàn)催生了其他新問題和新情況，例如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)條款，如何及時解決人事檔案管理工作中遺棄和失效檔案的問題，這也已成為人事檔案管理工作的現(xiàn)階段需要緊急解決的重要問題。

1.3相關(guān)工作人員信息化水平不足

在人事檔案管理對政府機關(guān)事業(yè)單位人事管理的重要性的基礎(chǔ)上，隨著事業(yè)單位的發(fā)展和進步，必須不斷提高政府機關(guān)事業(yè)單位管理人員的個人能力和綜合素質(zhì)。當(dāng)前，大多數(shù)機構(gòu)都在人事檔案管理中應(yīng)用了信息技術(shù)，并對人事檔案管理的方法，標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容進行了多方面的改革。如果管理者本身的素質(zhì)和能力不達標(biāo)或不能適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)部門的發(fā)展?fàn)顩r和時代技術(shù)，那么其個人能力勢必對政府機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生不利影響。另一方面，我國大多數(shù)政府機關(guān)事業(yè)單位人事管理部門的工作人員通常要遵循檔案管理工作的形式，并要經(jīng)過上級的檢查，這會使部門的工作人員精神疲倦。當(dāng)然，這也與該部門缺乏相關(guān)培訓(xùn)有關(guān)。其次，人事檔案管理部門的工作單調(diào)、結(jié)構(gòu)化程度高，促使工作人員思想固化，對于新方法、新思維一時間心有余而力不足，這使得人事檔案管理部門人員的專業(yè)水平難以處理復(fù)雜的任務(wù)。

2新時期加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略

在新時期，為了有效提高政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，政府機關(guān)事業(yè)單位必須對人事檔案管理機制進行全方位的改革和創(chuàng)新，通過健全科學(xué)的工作形成專業(yè)有效的人事檔案管理系統(tǒng)。新時期，政府機關(guān)事業(yè)單位的實際發(fā)展?fàn)顩r在與時代技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用以及經(jīng)濟市場的變化結(jié)合下，必將不斷創(chuàng)新和進步。

2.1提高對人事檔案管理的重視度

人事檔案是人們存在于社會環(huán)境中的重要證明，且最初的人事檔案制度改革也強調(diào)了人事檔案的重要性。盡管我國政府機關(guān)人員已經(jīng)初步認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，并且部分員工已充分認(rèn)識到充分做好檔案管理工作對后續(xù)工作具有積極作用;但是，不管是管理人員還是新進員工，對政府機關(guān)人事管理重要性的認(rèn)識仍存在一定分歧，特別是對人事檔案的重視程度不夠。工作人員普遍認(rèn)為，人事檔案管理工作與其他職工無關(guān)，只需要由檔案管理部門獨立完成，從而導(dǎo)致在檔案管理工作中缺少與職工的溝通，很可能造成檔案信息缺失等問題。

首先，政府機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)必須加強對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，明確人事檔案管理部門在政府機關(guān)單位重要性。因此必須使人事檔案管理，人事工作和人事招聘之間形成密切的關(guān)系，以突出政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，充分發(fā)揮人事檔案管理的功能。其次，機關(guān)基層工作人員必須明確個人資料管理的重要性，形成對人事檔案管理的科學(xué)合理認(rèn)識，讓不同部門積極合作，共同發(fā)展個人資料管理。確保政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的運用效果得到改善。

2.2加大資金投入與技術(shù)支持

在新時代，政府機關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展人事檔案管理方面投入的資金也明顯不足。人事檔案管理部門的相關(guān)管理設(shè)備尚未更新，使用的依然是比較舊的設(shè)備，大大降低了工作效率。又如政府機關(guān)事業(yè)單位對電子檔案及其防護軟件的投資、對培訓(xùn)管理人員的投資以及對人事檔案信息設(shè)備的投資不足。增加資金支持是人員檔案信息化的重要組成部分。當(dāng)然也要對投入的資金進行監(jiān)管，實現(xiàn)資金使用效率最大。

另外，現(xiàn)在已經(jīng)進入了資源聯(lián)網(wǎng)和信息化的數(shù)據(jù)時代。信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，提高對人事管理效率和品質(zhì)提高有積極影響的機關(guān)的人事管理的便利性。如果想要完善政府機關(guān)人員檔案管理工作，就必須充分利用計算機技術(shù)，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)進行人員檔案信息的保管和檢索。實現(xiàn)人事檔案的電子化、科學(xué)化管理。因此，在我國政府機關(guān)事業(yè)單位進行人事檔案管理時，要提升政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理技術(shù)，引進各種先進的信息和計算機技術(shù)，促進人事檔案管理向信息化和數(shù)字化方向發(fā)展，并建立電子化文件以確保人事文件的安全性和易用性，提高政府機關(guān)事業(yè)單位人事管理的質(zhì)量。借助第三方的專業(yè)能力，建立健全信息化過程外包機制，促進檔案信息化軟件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、提高檔案共享率、利用率。

2.3加強培養(yǎng)檔案管理人員素養(yǎng)

新時期，政府機關(guān)事業(yè)單位必須積極重視和加強人事檔案管理隊伍的信息化建設(shè)，通過定期的職業(yè)教育培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員在檔案信息管理、互聯(lián)網(wǎng)知識和計算機應(yīng)用水平等方面的能力，還要不時進行經(jīng)驗交流。在專業(yè)知識和素質(zhì)上，增強管理人員在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計算機技術(shù)和信息安全技術(shù)方面的技能水平，以更好地應(yīng)用和發(fā)揮人事檔案管理信息軟件的優(yōu)勢和功能。人員檔案管理人員的水平和整體素質(zhì)可以通過以下三方面提高：

第一，定期在單位內(nèi)開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，邀請具有先進管理理念的講師進行講解，并對管理人員進行單位情況的培訓(xùn)和教育，使工作人員能夠充分了解單位的情況。并與工作實際進行結(jié)合，了解檔案管理中的問題和特點，使員工可以更好地整合單位資源，并根據(jù)機構(gòu)的實際情況進行檔案管理技術(shù)的檢查與考核。

第二，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的有效開展離不開專業(yè)人才的支持。在選拔檔案管理人員時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高管理水平和較強管理思想的職員，并積極招聘和聘用高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。優(yōu)化人事檔案管理團隊的結(jié)構(gòu)，提高管理團隊的整體專業(yè)水平，創(chuàng)建具有豐富信息管理知識，高水平操作技能，較強專業(yè)素質(zhì)的綜合型復(fù)合專業(yè)管理團隊。同時，這也減輕了人才培訓(xùn)的壓力，并促進了直接操作和執(zhí)行能力的提高。

第三，政府機關(guān)要結(jié)合實際情況對人事檔案管理人員的實際工作能力進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，在充實人事管理隊伍的同時，要讓管理者在文件管理的各個方面發(fā)揮充分的對應(yīng)能力。包括人事管理、信息收集、整理檔案等，并對其保密能力、交流能力、綜合能力、服務(wù)能力等進行積極培訓(xùn)，以最大程度地減少人事檔案管理中的漏洞和風(fēng)險。在保證人事檔案管理工作順利有效開展的基礎(chǔ)上，使管理人員具備更全面的素質(zhì)和能力，以適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需求。

3結(jié)語

綜上所述，新時期政府機關(guān)人事檔案管理雖然存在諸多問題，但也為人事檔案管理的后續(xù)發(fā)展指明了方向。為使機關(guān)人事檔案管理工作與時俱進，更好適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視利用電子技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案管理觀念。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)自上而下建立人事檔案管理制度。正確認(rèn)識現(xiàn)代檔案管理方法，提高檔案管理人員素質(zhì)，然后有效利用機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案，建立完善的人事檔案管理機制，并將信息技術(shù)有效地整合到人事檔案管理工作中，有效提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮人事檔案的參考價值。

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作者簡介：陳靖宇（1986-），女，漢族，遼寧鐵嶺人，本科，研究方向：人力資源、人事檔案管理。

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