信息化管理平臺用于醫(yī)療設(shè)備采購管理的意義及實踐

曾超凡 福建醫(yī)科大學(xué)附屬泉州第一醫(yī)院 （福建 泉州 362000）

內(nèi)容提要： 目的：研究信息化管理平臺用于醫(yī)療設(shè)備采購管理的意義及實踐效果。方法：以2019年3月～2020年3月本院使用常規(guī)管理方法采購的31件次醫(yī)療設(shè)備為對照組，以2020年4月～2021年4月本院使用信息化管理平臺采購的35件次醫(yī)療設(shè)備為實驗組。比較兩組設(shè)備采購時間（統(tǒng)計、挑選、談判、到貨、驗收、付款）、采購情況（供應(yīng)商數(shù)量、平均價格）、采購問題總出現(xiàn)率（不符合統(tǒng)計采購量、賬單信息不全、設(shè)備資質(zhì)不統(tǒng)一、采購合同有誤、到貨進度緩慢、驗收核對失誤、貨款支付超時、采購流程混亂）。結(jié)果：實驗組統(tǒng)計、挑選、談判、到貨、驗收、付款時間、平均價格和不符合統(tǒng)計采購量、賬單信息不全、設(shè)備資質(zhì)不統(tǒng)一、采購合同有誤、到貨進度緩慢、驗收核對失誤、貨款支付超時、采購流程混亂問題總出現(xiàn)率均顯著低于對照組（P＜0.05）；實驗組供應(yīng)商數(shù)量顯著多于對照組（P＜0.05）。結(jié)論：使用信息化管理平臺管理醫(yī)療設(shè)備采購可有效縮短采購所需時間，降低采購花費金額，且減少采購過程中問題出現(xiàn)率。

醫(yī)療設(shè)備為醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著中國醫(yī)療設(shè)備發(fā)展迅速，醫(yī)療設(shè)備采購數(shù)量逐漸上升，且醫(yī)療設(shè)備價格較高，需合理分配醫(yī)療設(shè)備資源，若醫(yī)療設(shè)備采購過程中出現(xiàn)采購設(shè)備數(shù)量統(tǒng)計失誤、招標信息不全、合同信息錯誤、設(shè)備入庫檢查不及時等問題時，則會導(dǎo)致醫(yī)院采購時間、資金的浪費，因此醫(yī)院需重視醫(yī)療設(shè)備采購流程管理[1,2]。常規(guī)采購管理方式雖然具有采購管理流程相關(guān)規(guī)定，但管理缺乏全面性、系統(tǒng)性，科室間信息交流遺漏、錯誤風險較大，導(dǎo)致采購效率較低，耗時較長，消耗資金較多。信息化管理平臺可將醫(yī)療設(shè)備采購各個環(huán)節(jié)有效連接，并將采購信息統(tǒng)一上傳至平臺中，有利于采購人員查找、登記、核對等采購相關(guān)資料[3,4]，從而提高采購效率、減少采購時間資金浪費。本次研究使用信息化管理平臺用于本院醫(yī)療設(shè)備采購管理中，研究其效果，現(xiàn)將結(jié)果報告如下。

1.資料與方法

1.1 一般資料

以2019年3月～2020年3月本院使用常規(guī)管理方法采購的31件次醫(yī)療設(shè)備為對照組，以2020年4月～2021年4月本院使用信息化管理平臺采購的35件次醫(yī)療設(shè)備為實驗組，對照組中設(shè)備監(jiān)護儀5件次，B超設(shè)備6件次，臨床檢驗設(shè)備5件次，激光治療儀5件次，等離子手術(shù)設(shè)備2件次，電子腸鏡4件次，腹腔鏡4件次。實驗組中設(shè)備監(jiān)護儀6件次，B超設(shè)備5件次，磁共振設(shè)備6件次，激光治療儀6件次，等離子手術(shù)設(shè)備3件次，電子腸鏡5件次，腹腔鏡4件次。兩組醫(yī)療設(shè)備構(gòu)成比較無統(tǒng)計學(xué)意義（P＞0.05）。

1.2 方法

對照組使用常規(guī)方式管理醫(yī)療設(shè)備采購：首先由科室購置申請?zhí)峤唬t(yī)院主管、財務(wù)、設(shè)備管理部門審核醫(yī)院現(xiàn)有設(shè)備情況后批準通過購置申請，財務(wù)和設(shè)備管理部門總結(jié)設(shè)備采購情況并查詢收集設(shè)備供應(yīng)商相關(guān)信息，開會商討招標，協(xié)商一致后制作并簽訂采購合同，設(shè)備到貨后清點入庫，出庫驗收確定設(shè)備型號、功能等無誤后支付貨款。

實驗組使用信息管理平臺管理醫(yī)療設(shè)備采購：首先由設(shè)備管理部門和信息部門建立信息化醫(yī)療設(shè)備采購平臺，分為購置申請、審核批準、設(shè)備信息數(shù)據(jù)庫、招標情況、采購合同上傳、物流信息查詢、設(shè)備到貨清點、驗收支付進度等部分。

①建立醫(yī)療設(shè)備信息庫，收集登記醫(yī)院各個設(shè)備品種、供應(yīng)商、廠家信息等，實時更新，動態(tài)管理各項數(shù)據(jù)信息。②科室購置申請?zhí)峤缓螅脚_自動統(tǒng)計購置申請，其中不同科室重復(fù)設(shè)備申請標紅并反饋給該科室，設(shè)備管理部門根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果與各科室分別核對，核對內(nèi)容包括設(shè)備采購申請部門、設(shè)備采購數(shù)量、新型設(shè)備需確認采購必要性、舊設(shè)備更換需檢查核實舊設(shè)備功能存在問題且無法維修必須更換等，信息確認無誤后制作本次醫(yī)療設(shè)備采購清單。③根據(jù)資料庫中設(shè)備信息挑選設(shè)備生產(chǎn)廠家，確定后組織招標談判會議，招標談判會議達成合作后擬定采購合同，合同簽訂前需認真核對信息，雙方核實無誤后簽訂，簽訂后將合同信息錄入管理平臺，分別登記采購員、設(shè)備種類、數(shù)量、金額、保修時間、生產(chǎn)廠家等信息。④合同簽訂上傳后，廠家將設(shè)備物流情況上傳至管理平臺上，便于查詢。⑤設(shè)備到貨后醫(yī)院驗收人員根據(jù)合同信息清點核對設(shè)備，核對出庫安裝后設(shè)備管理部門實施技術(shù)驗收，每個設(shè)備驗收完畢均在管理平臺上確認，所有設(shè)備確認完畢后付款。⑥后續(xù)保修期內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)問題可在管理平臺中查詢相關(guān)信息聯(lián)系相關(guān)人員、廠家進行維修。

1.3 觀察指標

比較兩組設(shè)備采購時間（統(tǒng)計、挑選、談判、到貨、驗收、付款）、采購情況（供應(yīng)商數(shù)量、平均價格）、采購問題總出現(xiàn)率（不符合統(tǒng)計采購量、賬單信息不全、設(shè)備資質(zhì)不統(tǒng)一、采購合同有誤、到貨進度緩慢、驗收核對失誤、貨款支付超時、采購流程混亂）。

1.4 統(tǒng)計學(xué)分析

使用SPSS22.0軟件分析，%表示計數(shù)資料，行χ2檢驗；±s表示計量資料，行t檢驗，P＜0.05為有統(tǒng)計學(xué)意義。

2.結(jié)果

2.1 兩組醫(yī)療設(shè)備采購時間比較

實驗組統(tǒng)計、挑選、談判、到貨、驗收、付款時間均顯著低于對照組（P＜0.05），見表1。

表1.兩組醫(yī)療設(shè)備采購時間比較(±s,d)

表1.兩組醫(yī)療設(shè)備采購時間比較(±s,d)

組別 n 統(tǒng)計 挑選 談判實驗組 35 2.31±0.55 5.19±1.01 3.78±0.57對照組 31 2.79±0.64 6.22±1.27 4.26±0.69 t 3.277 3.666 3.094 P 0.002 0.001 0.003

續(xù)表1.兩組醫(yī)療設(shè)備采購時間比較(±s,d)

續(xù)表1.兩組醫(yī)療設(shè)備采購時間比較(±s,d)

組別 n 到貨 驗收 付款實驗組 35 7.85±1.42 2.59±0.61 1.73±0.45對照組 31 9.13±1.58 3.34±0.65 1.99±0.52 t 3.467 4.834 2.178 P 0.001 ＜0.001 0.033

2.2 兩組醫(yī)療設(shè)備采購情況比較

實驗組平均價格顯著低于對照組（P＜0.05）；供應(yīng)商數(shù)量顯著多于對照組（P＜0.05），見表2。

表2.兩組醫(yī)療設(shè)備采購情況比較(±s)

表2.兩組醫(yī)療設(shè)備采購情況比較(±s)

組別 n 平均價格(萬元) 供應(yīng)商數(shù)量(個)實驗組 35 257.46±50.72 11.89±2.25對照組 31 301.35±52.88 10.44±1.93 t 3.439 2.792 P 0.001 0.007

2.3 兩組醫(yī)療設(shè)備采購問題總出現(xiàn)率比較

實驗組不符合統(tǒng)計采購量、賬單信息不全、設(shè)備資質(zhì)不統(tǒng)一、采購合同有誤、到貨進度緩慢、驗收核對失誤、貨款支付超時、采購流程混亂問題總出現(xiàn)率均顯著低于對照組（P＜0.05），見表3。

表3.兩組醫(yī)療設(shè)備采購問題總出現(xiàn)率比較(件次,%)

續(xù)表3.兩組醫(yī)療設(shè)備采購問題總出現(xiàn)率比較(件次,%)

3.討論

醫(yī)療設(shè)備采購較復(fù)雜，涉及到各科室、主管部門、財務(wù)部門、設(shè)備廠家等多個方面，期間信息交流出現(xiàn)遺漏或失誤則會導(dǎo)致設(shè)備采購時間耽誤、資金浪費等問題[5]，因此需要使用科學(xué)合適的方式管理醫(yī)療設(shè)備采購流程。

常規(guī)醫(yī)療設(shè)備采購管理雖然涵蓋了醫(yī)療設(shè)備采購所需各方面程序，但分別統(tǒng)計核對各科室采購需求申請，在審核批準過程中耗時較長，且后續(xù)專業(yè)人員了解醫(yī)療設(shè)備相關(guān)信息缺乏全面、系統(tǒng)性對比，導(dǎo)致招標談判所需時間也較長，且對價格方面招標談判不利[6,7]。信息化管理平臺可將醫(yī)療設(shè)備采購所需信息建立成信息庫，便于統(tǒng)計、查詢各方面信息材料。本次研究結(jié)果中，實驗組統(tǒng)計、挑選、談判、到貨、驗收、付款時間、平均價格均顯著低于對照組；供應(yīng)商數(shù)量顯著多于對照組，說明信息化管理平臺用于醫(yī)療設(shè)備采購管理可縮短采購各步驟所需時間，且增加設(shè)備供應(yīng)商數(shù)量，降低采購所需資金。究其原因，信息化管理平臺首先建立數(shù)據(jù)庫，全面性、系統(tǒng)性收錄各科室現(xiàn)有設(shè)備情況、采購設(shè)備信息等資料，當科室出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購需求時，可直接在管理平臺上提出申請，設(shè)備管理部門會核對該科室現(xiàn)有設(shè)備情況，且平臺自動統(tǒng)計各科室設(shè)備采購申請情況，重復(fù)設(shè)備申請會自動標紅便于管理人員審核核對，從而縮短醫(yī)療設(shè)備采購種類數(shù)量統(tǒng)計時間。資料庫中較全面涵蓋各種醫(yī)療設(shè)備市場信息，管理人員可直接搜索所需采購的設(shè)備信息，進行對比篩選，避免長時間查詢資料，資料庫信息全面并實時更新有利于避免遺漏供應(yīng)商，且有利于招標談判，降低采購所需資金和時間。簽訂合同后，采購的醫(yī)療設(shè)備相關(guān)物流信息會自動同步上傳至信息化管理平臺中，便于查詢和監(jiān)督設(shè)備運輸，縮短設(shè)備到貨時間[8,9]。設(shè)備到貨后設(shè)備管理部門驗收時可根據(jù)信息管理平臺上合約以及設(shè)備信息等進行核對，縮短驗收時間。驗收完成后支付貨款并在信息管理平臺上更新設(shè)備采購流程，提醒供應(yīng)商確認貨款接收情況，從而縮短付款時間。

醫(yī)療設(shè)備采購部門、人員和信息較多，常規(guī)醫(yī)療設(shè)備采購管理方式雖然有統(tǒng)一流程管理采購，但信息交流方面仍不是非常便利，信息傳遞仍易出現(xiàn)遺漏，從而醫(yī)療設(shè)備采購過程中仍存在一定失誤風險[10]。本次研究結(jié)果中，實驗組不符合統(tǒng)計采購量、賬單信息不全、設(shè)備資質(zhì)不統(tǒng)一、采購合同有誤、到貨進度緩慢、驗收核對失誤、貨款支付超時、采購流程混亂問題總出現(xiàn)率均顯著低于對照組，說明信息化管理平臺用于醫(yī)療設(shè)備采購管理中可有效降低采購流程中問題出現(xiàn)率。因為從醫(yī)療設(shè)備采購申請、設(shè)備信息篩選、采購合同確認、新設(shè)備入庫清點驗收等均在信息化管理平臺中進行詳細登記，設(shè)備管理部門可隨時通過該平臺進行檢驗核對，且信息完整全面，從而有效降低采購流程出現(xiàn)問題的風險[11-13]。

綜上所述，信息化管理平臺用于醫(yī)療設(shè)備采購管理中可縮短采購所需時間，增加供應(yīng)商數(shù)量，降低采購所需價格和采購過程中問題出現(xiàn)風險，可作為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購管理參考方案。