電子文件“單套制”歸檔管理問題研究

任鵬

摘 要：“單套制”是電子文件管理的一個(gè)趨勢，但現(xiàn)階段受到制度、技術(shù)、人員等因素影響，其歸檔管理仍面臨許多問題。新時(shí)期構(gòu)建和完善電子文件“單套制”歸檔制度體系，應(yīng)充分認(rèn)識電子文件歸檔的真實(shí)性和長期性，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，加大電子文件“單套制”歸檔管理力度，提升歸檔管理水平。

關(guān)鍵詞：電子文件;“單套制”;歸檔管理;制度化

電子文件歸檔是電子檔案管理的起步環(huán)節(jié)，對于后續(xù)檔案管理和檔案信息資源開發(fā)有重要影響。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的“雙套制”歸檔模式逐漸暴露出弊端，需要主動(dòng)構(gòu)建電子文件“單套制”歸檔模式，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，進(jìn)一步提升電子文件歸檔效率，有效推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。因此，有必要對電子文件“單套制”歸檔模式的特點(diǎn)、背景和存在問題進(jìn)行分析，更好地推動(dòng)這項(xiàng)工作的發(fā)展。

1 電子文件“單套制”歸檔模式特點(diǎn)及形成背景

傳統(tǒng)檔案管理在雙軌制運(yùn)行管理模式下形成了“雙套制”歸檔管理模式，同一份文件在歸檔過程中不僅對紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，也將電子文件進(jìn)行歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件歸檔的一致性。紙質(zhì)文件歸檔更加注重文件保存，而電子文件歸檔則更加注重流程管理。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大量電子文件的產(chǎn)生需要與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理模式，需要對電子文件進(jìn)行全程管理，形成電子文件“單套制”管理模式。這種模式有幾個(gè)比較明顯的特點(diǎn)。

1.1 對數(shù)字技術(shù)的依賴性較強(qiáng)

電子文件“單套制”歸檔需要借助數(shù)字簽名和電子簽章技術(shù)來保證電子文件的真實(shí)有效性，在文件辦理之后由文件生成部門向檔案管理部門提交歸檔文件[1 ]。

1.2 運(yùn)行以信息化模式為主

在電子文件單套制歸檔模式下，文件從生成到最后銷毀都只是以電子文件形式存在，在運(yùn)行過程中也以信息化運(yùn)行模式為主。

1.3 符合檔案管理信息化趨勢

電子文件“單套制”歸檔模式建立在單軌制收集運(yùn)行管理模式的基礎(chǔ)之上，能夠提升歸檔效率，節(jié)省物理空間，減輕檔案管理人員工作壓力，符合檔案管理信息化趨勢。

從電子文件“單套制”歸檔模式的形成背景看，很長一段時(shí)間由于我國檔案工作信息技術(shù)相對落后，業(yè)內(nèi)信息管理標(biāo)準(zhǔn)并不完善，在推動(dòng)檔案信息化過程中對電子文件歸檔模式的創(chuàng)新和完善較為遲緩。其間，很多單位在傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔模式基礎(chǔ)上形成了“雙套制”歸檔模式。由于當(dāng)時(shí)信息技術(shù)發(fā)展還相對滯后，電子文件“雙套制”歸檔思路符合當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和科技水平，實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢互補(bǔ)。一方面，由于電子文件在傳輸和利用過程中容易遭到外部病毒或黑客攻擊，造成信息失真或丟失，需要通過紙質(zhì)文件管理模式保留文件上的大量真實(shí)信息。通過紙質(zhì)文件與電子文件的相互對比，確保文件的真實(shí)性和可靠性。另一方面，電子文件在歸檔之后能夠以數(shù)字化的形式存在，在資源利用和整合方面是紙質(zhì)文件所無法比擬的。但隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，“雙套制”檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，很多檔案管理部門開始探索“單套制”檔案管理體制。

實(shí)際工作中，我們應(yīng)充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對電子文件檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到電子文件“單套制”歸檔管理中，進(jìn)一步提升電子文件“單套制”歸檔體系及效率，切實(shí)保障電子文件檔案信息安全，為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。

2 電子文件“單套制”歸檔管理存在的主要問題

一些部門和單位積極探索電子文件“單套制”歸檔管理方式方法，取得了重要進(jìn)展，同時(shí)也存在一些亟待解決的問題，特別是電子文件的真實(shí)性保障與文件長期保存問題，制度機(jī)制和人才保障問題，都在很大程度上制約了電子文件“單套制”歸檔管理工作的有效推進(jìn)。

2.1 電子文件真實(shí)性和長期保存問題

電子文件的真實(shí)性是電子檔案真實(shí)性的重要前提。電子文件的真實(shí)性包含電子文件在形成過程中的真實(shí)性以及在形成之后的真實(shí)性，確保電子文件形成之后始終保持原始狀態(tài)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的電子文件本身就存在著虛擬性、開放性、隱蔽性等諸多特性。如果誤操作或者被人通過技術(shù)手段篡改內(nèi)容，不易被發(fā)覺，就會(huì)損害電子文件的真實(shí)性。一旦電子文件信息失真，便難以實(shí)現(xiàn)其電子文件原有的價(jià)值，相應(yīng)地就會(huì)帶來電子文件的失真問題。此外，檔案管理系統(tǒng)與電子文件生成系統(tǒng)之間可能還會(huì)存在系統(tǒng)不兼容、格式不匹配等問題，難以確保電子文件在歸檔過程中完全合規(guī)，易因系統(tǒng)的不兼容性造成元數(shù)據(jù)失真。同時(shí)電子文件需要一定的載體作為介質(zhì)才能夠長期保存，如果想實(shí)現(xiàn)電子文件的長期保存，需要滿足長期可讀的格式和存儲(chǔ)條件，但電子文件對于軟件環(huán)境過分依賴，一旦軟件環(huán)境發(fā)生變化，電子文件數(shù)據(jù)保存就會(huì)不穩(wěn)定，進(jìn)而影響后期電子檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.2 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與制度化建設(shè)遲緩問題

當(dāng)前國家對于電子文件“單套制”歸檔并沒有形成完善的制度機(jī)制，未結(jié)合電子文件“單套制”歸檔的具體問題，通過立法的形式明確電子文件“單套制”歸檔的權(quán)限范圍、實(shí)施主體、管理細(xì)則、管理內(nèi)容、實(shí)現(xiàn)方式等[2 ]，導(dǎo)致部分單位在推進(jìn)電子文件“單套制”歸檔管理過程中由于缺少相應(yīng)的制度依據(jù)，相關(guān)工作推進(jìn)隨意性較大，難以確保電子文件“單套制”歸檔質(zhì)量。加之很多部門在電子文件單套制歸檔過程中并沒有將制度建設(shè)放在突出位置，沒有形成完善的制度體系，也在一定程度上延緩了電子文件“單套制”歸檔管理模式的落地。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要求檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型，但顯然部分單位在落實(shí)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用相對落后，難以為電子文件“單套制”歸檔落地提供扎實(shí)的技術(shù)保障。

2.3 “單套制”理論研究和實(shí)踐脫節(jié)問題

電子文件“單套制”歸檔管理是一項(xiàng)綜合性問題，既要在實(shí)踐中不斷總結(jié)，也需要在理論層面進(jìn)行探索和創(chuàng)新，有效地解決技術(shù)層面、資金層面、制度層面等的問題，才能夠通過理論推動(dòng)實(shí)踐，在實(shí)踐中驗(yàn)證理論，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的相互促進(jìn)。但由于我國電子文件“單套制”理論研究還處于起步階段，相較于傳統(tǒng)的電子文件“雙套制”歸檔理論研究還相對分散，在技術(shù)管理和法律層面還有很多需要填補(bǔ)的空白。在實(shí)踐層面，雖然各級地方政府和相關(guān)部門為電子文件單套制歸檔管理提供了人才、政策、制度、機(jī)制、技術(shù)、資金等多方面的支持，并取得了一定的成效[3 ]，但從整體看，要想全面推進(jìn)電子文件“單套制”歸檔管理模式，顯然還有很多工作要做，電子文件“單套制”理論研究與實(shí)踐脫節(jié)問題還未有效解決，影響了電子文件單套制歸檔管理工作的落實(shí)。

2.4 檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

電子文件“單套制”歸檔管理工作的落實(shí)需要扎實(shí)的人才保障，但當(dāng)前一些單位在檔案管理過程中并沒有結(jié)合實(shí)際需要設(shè)置必要的機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的管理人員。部分單位電子文件“單套制”歸檔管理工作主要由辦公室相關(guān)人員負(fù)責(zé)，但辦公室人員除了要負(fù)責(zé)電子文件“單套制”歸檔管理工作以外，還有很多業(yè)務(wù)工作需要完成，因此很難有足夠的精力對電子文件“單套制”歸檔管理相關(guān)制度要求和技術(shù)手段進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，相應(yīng)也就不具備電子文件“單套制”歸檔管理工作所需要的業(yè)務(wù)能力和水平，影響了電子文件“單套制”歸檔管理工作的開展。此外，一些單位對檔案管理人員也沒有進(jìn)行系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)和信息素養(yǎng)培訓(xùn)，導(dǎo)致從事電子文件“單套制”歸檔管理工作的相關(guān)人員長期得不到知識更新和理念更新，也難以將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到電子文件“單套制”歸檔管理工作中，既影響了電子文件“單套制”歸檔管理工作的具體落實(shí)，也影響了后續(xù)電子文件檔案信息資源的開發(fā)和利用。

3 電子文件“單套制”歸檔管理的對策和建議

未來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件“單套制”歸檔管理模式必然會(huì)成為主流發(fā)展趨勢。之所以當(dāng)前電子文件“單套制”歸檔模式并沒有在全國范圍內(nèi)推廣，很大程度上是因?yàn)橐恍﹩挝患捌錂n案管理人員對于“雙套制”歸檔管理模式還過分依賴，部分領(lǐng)導(dǎo)還存在保守思想，相應(yīng)制度機(jī)制和宏觀層面的法律制度不健全等。因此，有必要采取有效對策，積極推進(jìn)電子文件“單套制”管理模式。

3.1 單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視電子文件管理工作

新形勢下，電子文件檔案信息資源對于各部門和單位發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。各部門和單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息資源的價(jià)值和作用，高度重視電子文件管理工作，為電子文件“單套制”歸檔管理工作落實(shí)提供相應(yīng)的政策支持和制度保障。一方面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常過問電子文件“單套制”歸檔管理工作存在的問題，拿出時(shí)間專門研究，針對存在的問題提出合理化建議，為企業(yè)電子文件“單套制”歸檔管理工作順利開展提供更為扎實(shí)的組織保障。另一方面，各部門和單位應(yīng)對電子文件“單套制”歸檔管理工作的重要意義進(jìn)行廣泛宣傳，讓單位其他部門密切配合檔案管理部門開展電子文件“單套制”歸檔管理工作，確保電子文件收集的系統(tǒng)性和全面性[4 ]。

3.2 保障電子文件的真實(shí)性和安全性

電子文件要想轉(zhuǎn)化成為電子檔案，首先就要確保電子文件的安全性、真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下電子文件很容易受到非傳統(tǒng)因素的影響和威脅，因此電子文件“單套制”歸檔管理應(yīng)時(shí)刻注重電子文件的真實(shí)性和安全性。在具體實(shí)施過程中，一方面，應(yīng)根據(jù)電子文件的不同格式進(jìn)行分類，將文件分別儲(chǔ)存在合適的存儲(chǔ)介質(zhì)之中，確保電子文件收集的真實(shí)性、全面性和系統(tǒng)性。另一方面，應(yīng)確保所存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。為了有效回避電子文件在歸檔過程中的病毒和黑客等威脅，可以通過安全介質(zhì)形式進(jìn)行電子文件存檔轉(zhuǎn)移，選擇最優(yōu)質(zhì)、高效的電子文件存檔介質(zhì)，并做好防磁、濕溫度控制，確保存儲(chǔ)介質(zhì)安全。此外，應(yīng)進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)信息安全，采取統(tǒng)一的電子檔案登錄認(rèn)證系統(tǒng)，為不同主體提供不同的登錄權(quán)限服務(wù)。同時(shí)，對于歸檔系統(tǒng)還要采取加密技術(shù)和防火墻技術(shù)，抵御外部的病毒侵襲，確保電子文件數(shù)據(jù)安全。

3.3 加強(qiáng)電子文件數(shù)字化轉(zhuǎn)型和規(guī)范化建設(shè)

電子文件“單套制”歸檔模式實(shí)施必然會(huì)推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，整個(gè)電子文件歸檔模式和流程就會(huì)發(fā)生深刻變化。數(shù)字化管理方式將會(huì)涵蓋檔案文件的整個(gè)生命周期。當(dāng)前電子文件“單套制”歸檔模式仍處于探索階段，在發(fā)展過程中還需要相應(yīng)的政策保障和制度支持。從國家層面看，需要國家針對電子文件“單套制”歸檔出臺更為明確具體的法規(guī)規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范。從地方層面看，基層單位和檔案管理部門應(yīng)在自身職權(quán)范圍內(nèi)結(jié)合國家的法律法規(guī)和制度機(jī)制，出臺適合本地區(qū)、本部門、本單位的電子文件“單套制”歸檔文件和政策，進(jìn)一步明確電子文件“單套制”歸檔范圍、管理目標(biāo)、實(shí)施方式、管理原則等。同時(shí)，結(jié)合電子文件單套制歸檔的相關(guān)工作要求，進(jìn)一步明確檔案管理人員的具體責(zé)任、相關(guān)考核機(jī)制、考核指標(biāo)等，確保工作落實(shí)。

3.4 加強(qiáng)“單套制”理論研究和實(shí)踐探索

新時(shí)代電子文件“單套制”歸檔管理模式屬于新探索和新嘗試，為了更好地推進(jìn)電子文件“單套制”歸檔管理工作落地，既需要從理論層面對“單套制”管理模式的經(jīng)驗(yàn)和做法進(jìn)行總結(jié)，也要在實(shí)踐層面發(fā)現(xiàn)新問題、新情況，把握規(guī)律性、方向性的推進(jìn)路子，對電子文件“單套制”歸檔管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。各單位應(yīng)給予電子文件“單套制”歸檔管理工作足夠的重視，并將其放在與紙質(zhì)文件歸檔同等重要的位置。還應(yīng)高度重視電子文件形成管理規(guī)范化建設(shè)，主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，利用電子簽名技術(shù)、時(shí)間戳等技術(shù)為電子文件“單套制”歸檔管理提供可靠的技術(shù)支持，確保電子文件信息的真實(shí)性、可靠性、安全性和有效性。

3.5 完善機(jī)構(gòu)職能和對檔案管理人員的教育培訓(xùn)

新形勢下，各部門和單位要想更好地落實(shí)電子文件“單套制”歸檔管理工作，就必須加大對相關(guān)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。一方面，應(yīng)區(qū)分辦公室和檔案管理部門的功能和職能，必要的可專門設(shè)置檔案管理部門從事電子文件“單套制”管理工作，從而為電子文件“單套制”管理工作開展提供組織保障。另一方面，應(yīng)加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)。應(yīng)細(xì)化培訓(xùn)方案，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，通過系統(tǒng)培訓(xùn)進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)知識水平。應(yīng)樹立主動(dòng)服務(wù)意識，更好地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)操作方法，加大對檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理人才的專業(yè)能力和素養(yǎng)，更契合電子文件“單套制”歸檔管理工作需要[5 ]。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的電子文件“雙套制”歸檔模式會(huì)逐漸向“單套制”歸檔管理模式轉(zhuǎn)型，相應(yīng)地各部門和單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和干部職工也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理意識，由原來的電子文件注重“信息管理”逐漸向“系統(tǒng)管理”理念轉(zhuǎn)變，并為電子文件“單套制”管理模式落地生根提供扎實(shí)的制度保障、人才保障、資金保障和技術(shù)保障，進(jìn)一步提升電子文件“單套制”管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2]古麗珍.電子檔案“單套制”管理模式探索[J].蘭臺內(nèi)外，2021（21）：26—27.

[3]陳彥，江裴紅，薛鵬程.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案“單套制”管理初探[J].中國檔案，2021（05）：58—59.

[4]蘇煥寧，陳永生.從強(qiáng)制“雙套制”到任意“單套制”——電子文件歸檔中理想和現(xiàn)實(shí)的互動(dòng)與創(chuàng)新[J].檔案學(xué)通訊，2020（4）：8.

[5]蘇煥寧，陳永生.從強(qiáng)制“雙套制”到任意“單套制”——電子文件歸檔中理想和現(xiàn)實(shí)的互動(dòng)與創(chuàng)新[J].中國檔案，2021（1）：1.

（作者單位：江蘇省南京旭洲電子科技有限公司）

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