“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下高速公路數(shù)字檔案收集機(jī)制研究

韓青芮

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，隨著高速公路現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，加快其檔案信息化建設(shè)不僅為行業(yè)轉(zhuǎn)型升級提供了規(guī)劃指導(dǎo)，同時在提升行業(yè)市場競爭力、提高檔案利用價值以及提高辦公質(zhì)量和效率等方面也發(fā)揮了重要作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”新思維的樹立，是保證高速公路檔案服務(wù)社會價值最大化發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。為此，本文主要系統(tǒng)化剖析了網(wǎng)絡(luò)時代高速公路數(shù)字檔案收集工作規(guī)范化開展的意義，并就檔案管理信息化建設(shè)問題及其有效性處理對策展開深入探討。

關(guān)鍵詞：高速公路;“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”;數(shù)字檔案;收集機(jī)制

引言

2020年，政府工作報告中再次強(qiáng)調(diào)了要全面推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新優(yōu)勢。2020年新冠肺炎疫情，全球人流、物流、資金流受到嚴(yán)重沖擊，信息流卻出現(xiàn)爆發(fā)性增長。在“舊信息社會”中，人們通過分析信息創(chuàng)造價值;而在“新信息社會”中，人工智能會分析大量數(shù)據(jù)，并將結(jié)果通過機(jī)器人等反饋給人類，從而把以前無法實現(xiàn)的新價值帶入工業(yè)和社會。人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)、新應(yīng)用、新業(yè)態(tài)方興未艾，從國家層面到各地各部門，再到各行業(yè)，危中尋機(jī)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在成為共識。我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展全面提速，數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展是大趨勢，作為高速公路檔案管理人員，我們認(rèn)識到，要順應(yīng)國內(nèi)外趨勢，及早推進(jìn)高速公路檔案數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型[1 ]。

網(wǎng)絡(luò)時代下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的展開在消耗大量人力資源的同時，也無法滿足新時期高速公路發(fā)展需求，道路交通運輸行業(yè)的服務(wù)效益也勢必大打折扣。伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)在各個領(lǐng)域中的滲透，為全面提高檔案管理質(zhì)量以及管理水平，健全高速公路數(shù)字檔案信息資源收集機(jī)制的同時加快檔案信息化建設(shè)，對于推動國家可持續(xù)發(fā)展而言具有重要意義。再者，伴隨網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，為確保檔案功能價值的充分發(fā)揮以及實現(xiàn)資源共享，基于高速公路網(wǎng)絡(luò)時代依托“互聯(lián)網(wǎng)+”形式對管理模式進(jìn)行不斷調(diào)整，在一定程度上不僅為行業(yè)發(fā)展注入新動力，同時也是促進(jìn)交通運輸業(yè)良性發(fā)展的有效渠道。

1 網(wǎng)絡(luò)時代高速公路檔案管理信息化建設(shè)意義剖析

作為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，“互聯(lián)網(wǎng)+”強(qiáng)調(diào)互聯(lián)網(wǎng)與各個傳統(tǒng)行業(yè)的融合。其中在高速公路檔案管理領(lǐng)域，相較于傳統(tǒng)人工檢索以及管理模式，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是一項系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變工程，自2014年被提出后，社會各界對檔案信息化建設(shè)工作的關(guān)注度在逐年提高，與傳統(tǒng)依靠手工檢索的模式相比，它主要依托于信息技術(shù)，通過充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢在不斷提高檔案管理工作質(zhì)量的同時，在其它方面也表現(xiàn)出突出優(yōu)勢，即：

1.1 有利于提高企業(yè)辦公質(zhì)量和效率

在以往檔案管理中，面對企業(yè)產(chǎn)生的大量信息資料，人工作業(yè)管理手段的實施在增加工作量的同時，也極易導(dǎo)致資料漏寫、漏抄等問題的發(fā)生，再加之紙質(zhì)檔案服務(wù)形式的單一化（收集、整理、鑒定）和收集過程的繁瑣化，檔案準(zhǔn)確性和時效性勢必大打折扣。伴隨社會網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的快速化發(fā)展，借助信息化管理平臺進(jìn)行檔案管理，在一定程度上不僅有效簡化了管理工作流程、降低了管理工作量，更在規(guī)避“三力”大量消耗的前提下提高了信息查閱的便捷性，為真正資源共享目標(biāo)的實現(xiàn)創(chuàng)造了良好條件。

1.2 有利于提高檔案的再利用價值

檔案作為重要的原始數(shù)據(jù)資料，由于傳統(tǒng)信息資料大多是紙質(zhì)媒介，在查閱時部分文件需要靠郵政系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，不僅傳遞時間較長且增加了檔案丟失概率，在影響信息利用價值的同時也不利于行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級。在網(wǎng)絡(luò)時代，企業(yè)可通過傳輸電子文檔進(jìn)行信息傳遞，在降低管理成本以及規(guī)避資源浪費的同時，給予使用者舒心的服務(wù)體驗，具體而言就是信息需求用戶可登錄信息數(shù)據(jù)庫下載所需文件，傳統(tǒng)信息傳遞時間和空間限制被打破，文件傳遞信息安全性、時效性也大幅提升[2-3 ]。

1.3 有利于保證信息保存的安全性和完整性

相比傳統(tǒng)紙質(zhì)資料，“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下高速公路數(shù)字檔案收集機(jī)制的創(chuàng)建顯著優(yōu)勢在于儲存時間的久遠(yuǎn)性。在很大程度上，紙質(zhì)載體保存時間取決于纖維素性質(zhì)和保存的外部環(huán)境，在某些惡劣環(huán)境下，紙質(zhì)資料信息破損和丟失問題十分普遍化。反觀電子文檔不僅有效提高了查閱便捷性，同時檔案受外界因素的影響程度較低，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)時代高速公路檔案管理工作人員通過及時進(jìn)行檔案歸檔，計算機(jī)儲存、備份，極大地提高了信息儲備的安全性和完整度。

2 網(wǎng)絡(luò)時代高速公路數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀剖析

2.1 檔案信息化管理中技術(shù)性人員缺失

檔案由于涉及聲像視頻資料格式轉(zhuǎn)化和數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化，在管理時需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行操作。目前來講在網(wǎng)絡(luò)時代高速公路數(shù)字檔案管理中，從事檔案管理的人員雖然具備檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗，可由于專業(yè)能力的欠缺，在影響整體管理質(zhì)量和效率的同時也阻礙了交通運輸行業(yè)的成功轉(zhuǎn)型和升級。在網(wǎng)絡(luò)時代，高速公路檔案管理工作的實施往往需要專業(yè)技術(shù)人員借助軟硬件平臺，在確保信息采集、保持、量化和編碼作業(yè)有效落實的同時對其進(jìn)行數(shù)字化處理。再者，在管理工作從“案卷級、單途徑、對檔案外部特征管理”到“文件級、體系管理、內(nèi)外部特征合并管理”轉(zhuǎn)變的時代，對高速公路檔案管理工作人員的專業(yè)能力也提出了新要求，工作者信息技術(shù)操作熟練度不足、技術(shù)應(yīng)用技能偏弱等問題的普遍存在，不僅增加了管理工作難度，檔案完整性也由此受到了一定影響。

2.2 原始數(shù)據(jù)資料損失現(xiàn)象較為嚴(yán)重

原始數(shù)據(jù)作為行業(yè)轉(zhuǎn)型和升級的指導(dǎo)依據(jù)，數(shù)據(jù)完整度以及信息利用率的高低，是影響行業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)能否達(dá)成的重要因素。在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，由于技術(shù)手段更迭速度較快，信息資料丟失問題較為嚴(yán)重。除此之外，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)管理中“檔案數(shù)據(jù)”生成量以及生成速率在不斷增加，為取得預(yù)期的管理成效，需要借助各種先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備開展管理工作，可高速公路在數(shù)字檔案管理時，由于管理人員自身管理意識的局限性，管理重心始終集中于企業(yè)“經(jīng)濟(jì)管理”，未能從根本上提高對“檔案管理”的重視度，并錯誤地認(rèn)為檔案管理工作只保存相關(guān)資料，因此未引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和投入大量的管理資金，導(dǎo)致管理工作的開展仍采取傳統(tǒng)化管理手段，檔案信息泄露、遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。再者，雖然目前有的企業(yè)建立了完善的檔案管理平臺，可由于“重建設(shè)輕使用”理念的存在，檔案信息化管理工作形式化問題仍較為嚴(yán)重，資料信息利用率也始終處于低迷化狀態(tài)，信息建設(shè)效能也由此受到了一定影響。

2.3 檔案管理體制的不健全以及工作模式滯后性

在高速公路“數(shù)字檔案管理”中，管理體制是管理工作者管理工作開展的依據(jù)，其完善度對于管理工作質(zhì)量和效率的影響力是十分巨大的。相比其它管理工作，繁瑣性和復(fù)雜性是檔案管理工作的顯著特點，加之目前在管理體制建設(shè)過程中，高速公路管理部門間缺乏有效溝通交流，導(dǎo)致管理制度和體制在制定時存在一定局限性和滯后性，管理工作形式化十分嚴(yán)重的同時，資源流失和浪費現(xiàn)象也未能得到有效處理。在如今經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展以及管理環(huán)境不斷變化的信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，滯后性管理手段的實施不僅嚴(yán)重影響和制約了管理工作的規(guī)范化開展，也導(dǎo)致檔案管理職能難以充分發(fā)揮，最終對行業(yè)發(fā)展造成了十分不利的影響[4-5 ]。

3 網(wǎng)絡(luò)時代高速公路數(shù)字檔案管理問題的優(yōu)化處理對策

3.1 強(qiáng)化檔案信息管理人員的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新思維

檔案管理工作人員作為檔案信息管理工作的實操者，自身檔案信息化管理意識的強(qiáng)弱，對于高速公路數(shù)字檔案管理整體工作成效的影響是十分巨大的?！皵?shù)字檔案管理”是企業(yè)管理體系中的重要一環(huán)，在網(wǎng)絡(luò)時代，為確保高質(zhì)量管理目標(biāo)的實現(xiàn)，企業(yè)需首先提高管理人員的選拔標(biāo)準(zhǔn)，確保聘用者職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力和計算機(jī)操作水平均滿足管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求，并通過加強(qiáng)與高校的合作交流來引入與之相關(guān)的專業(yè)人員，由此在保證管理團(tuán)隊專業(yè)性的同時為后期各項管理工作的高效化開展創(chuàng)造良好條件?，F(xiàn)階段為不斷增強(qiáng)管理人員的使命感、責(zé)任感，企業(yè)還要建立健全完善的培訓(xùn)機(jī)制、考核制度，通過對管理者的再培訓(xùn)、再教育，以便于在強(qiáng)化檔案管理者“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新思維的基礎(chǔ)上，打破固有檔案信息管理模式，以此為后期各項工作的高效化實施提供保障。

3.2 不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平

在高速公路網(wǎng)絡(luò)時代下企業(yè)在數(shù)字檔案管理中，信息化水平的高低是影響管理工作成效的重要因素之一。為改善當(dāng)前整體管理現(xiàn)狀，不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平現(xiàn)已迫在眉睫。檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，為全面提高數(shù)字化技術(shù)水平以及保證信息化建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成，首先，企業(yè)需對管理技術(shù)進(jìn)行不斷更新，打造集計算機(jī)（軟硬件）技術(shù)、Internet技術(shù)、計算機(jī)電話集成技術(shù)（CTI）、客戶關(guān)系管理（CRM）技術(shù)、交換機(jī)（PBX）通信技術(shù)等多方面技術(shù)的成熟、統(tǒng)一、高效的服務(wù)工作平臺，在保證儲存格式和設(shè)備（計算機(jī)、路由器、掃描儀等）先進(jìn)度的前提下，確保各項工作的高效化實施。其次，為便于管理以及提升企業(yè)與用戶之間的銜接性，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時代下，企業(yè)還需要在檔案信息化建設(shè)中引入大量資源、資金和人才，以便于在保證系統(tǒng)軟件開發(fā)和完善工作規(guī)范化實施的同時建立起一個龐大的數(shù)據(jù)庫，選用先進(jìn)、成熟、可靠的前端設(shè)備，引入先進(jìn)安保技術(shù)，搭建可升級、可擴(kuò)展、可兼容的系統(tǒng)，構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化電子檔案管理平臺。在建設(shè)中以現(xiàn)實需求為導(dǎo)向，以有效應(yīng)用為核心，以技術(shù)建設(shè)與工作機(jī)制的同步協(xié)調(diào)為保障，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，基于系統(tǒng)存儲及獲取數(shù)據(jù)，進(jìn)行電子檔案保存、生成，數(shù)據(jù)統(tǒng)計，檔案分類，檔案排序，形成各類統(tǒng)計報表。或根據(jù)工作需要，填報各類電子檔案業(yè)務(wù)信息，系統(tǒng)自動將保存內(nèi)容形成表格，能夠打印存檔。數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，綜合系統(tǒng)功能，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)報表分析、路網(wǎng)運行分析、車輛行駛異常情況分析、數(shù)據(jù)可視化圖表展示。通過電子檔案數(shù)據(jù)需求分析，開展整體的數(shù)據(jù)資源規(guī)劃和建設(shè)。支持即時信息交互能力，包括全系統(tǒng)廣播、點對點、點對多點交互。實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)資源的集中管理、實時更新與交換共享。同時，依托數(shù)據(jù)資源管理體系實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)籌管理，數(shù)據(jù)庫才有集群方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的可靠性性、安全性、應(yīng)用性。由此，在保證檔案中心目錄數(shù)據(jù)化的前提下全面提升數(shù)字化檔案管理媒介的交互性。

3.3 建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度

在檔案信息化管理中，管理目標(biāo)達(dá)成的重要前提是管理規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。企業(yè)檔案信息化管理從形成到歸檔中間的環(huán)節(jié)構(gòu)成較為復(fù)雜，因此在檔案信息管理制度完善過程中，除了要秉承“合理化、科學(xué)性以及契合性”等原則外，同時還要保證制度的可操作性、便捷性和指導(dǎo)性，由此在對各項管理工作進(jìn)行有效約束的同時推動檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。在構(gòu)建檔案管理服務(wù)體系時，“數(shù)字檔案管理”體系的規(guī)范化構(gòu)建是預(yù)期管理高質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)的重要保證。但由于近年來，很多企業(yè)在發(fā)展和管理過程中，工作重心始終集中于“提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益”，未能從根本上提高對“數(shù)字檔案管理”工作的重視度，各管理人員缺乏對“檔案管理和統(tǒng)計”工作的正確認(rèn)知，管理盲目性和隨意性較為嚴(yán)重，加之管理模式的一成不變，致使很多管理工作始終未能落實到位。因此，為保證體系應(yīng)用效益的最大化發(fā)揮，企業(yè)需做好如下工作——安排專門檔案管理員來收集和分類各類材料，將整理后的資料及時上傳到檔案室的共享平臺中;制定相關(guān)制度來規(guī)定檔案管理部門、使用部門與形成部門的權(quán)責(zé)，保證彼此之間的相互監(jiān)督和管理;建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度，保證管理工作順利實施;完善企業(yè)考核指標(biāo)，做到責(zé)任到人。

再者，在以往信息管理中，檔案信息來源不清晰及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化格式的缺失，是影響信息化管理工作質(zhì)量的重要因素。為避免出現(xiàn)“信息孤島”，在檔案信息化管理時管理工作人員需根據(jù)信息來源對其進(jìn)行系統(tǒng)化分類，之后通過建立健全完善的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)管理體系來將信息數(shù)據(jù)化，設(shè)置層級權(quán)限并通過采取“雙套制保存”的方式，結(jié)合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代行業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展要求，對檔案管理形式進(jìn)行不斷調(diào)整，借由“上網(wǎng)信息加密儲存”來全面提高信息的安全性，制定嚴(yán)密的安全管理機(jī)制，確保信息安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全和設(shè)備安全。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)保存各個階段都可制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全措施。

4 結(jié)語

概而言之，在網(wǎng)絡(luò)時代，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在全面提升行業(yè)的市場核心競爭力和發(fā)展力的同時，也確保了行業(yè)的成功轉(zhuǎn)型和升級。檔案是企業(yè)的原始數(shù)據(jù)資料，檔案管理工作的高效化開展對于促進(jìn)行業(yè)自身長遠(yuǎn)發(fā)展而言具有重要意義?，F(xiàn)階段為改善當(dāng)前數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度、不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平以及建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度，已迫在眉睫。電子檔案不斷升級將會造就一個新興電子檔案信息產(chǎn)業(yè)，并帶動傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)以及電子信息、通信、計算機(jī)等高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，由此提升高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)在結(jié)構(gòu)中所占比例，改善傳統(tǒng)檔案管理手段的結(jié)構(gòu)布局，促使新型檔案管理結(jié)構(gòu)向高科技、低能耗、重環(huán)保的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)變，為以新型檔案管理手段實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供一個契機(jī)。

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（作者單位：吉林省交通運輸綜合行政執(zhí)法局）

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