固定資產(chǎn)信息化管理在國(guó)有收儲(chǔ)企業(yè)中的運(yùn)用

羅艷紅

近年來(lái)，管理部門對(duì)于國(guó)有資產(chǎn)管理提出了新的要求。要將數(shù)目繁多的固定資產(chǎn)與信息化融入到企業(yè)發(fā)展中，從而達(dá)到智能化高效率的資產(chǎn)管理，達(dá)到提高內(nèi)部資產(chǎn)管控的目的。國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)擁有龐大的固定資產(chǎn)用以支持企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。如何對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)配置、使用管理、資產(chǎn)處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行全流程有效監(jiān)督，使其物盡其用最大限度地為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)創(chuàng)造更大的效益，是國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)在資產(chǎn)日常管理中亟待解決的問(wèn)題。本文將通過(guò)介紹國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)運(yùn)用固定資產(chǎn)全生命周期信息化管理的經(jīng)驗(yàn)，以期幫助更多的國(guó)有企業(yè)高效運(yùn)用信息化管理固定資產(chǎn)、優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、提高資產(chǎn)使用效率、減少因人為因素造成的固定資產(chǎn)丟失等管理經(jīng)驗(yàn)，以及在信息化固定資產(chǎn)運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行思考并提出解決辦法，最終達(dá)到國(guó)有企業(yè)固定資產(chǎn)的保值增值。

一、國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)固定資產(chǎn)全流程化系統(tǒng)的運(yùn)用

（一）利用用友U8系統(tǒng)搭建預(yù)算采購(gòu)、會(huì)計(jì)核算

目前，國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)構(gòu)建、采購(gòu)固定資產(chǎn)利用用友U8系統(tǒng)對(duì)下一年度需采購(gòu)的固定資產(chǎn)進(jìn)行預(yù)算編制，通過(guò)外部詢價(jià)合理預(yù)計(jì)固定資產(chǎn)采購(gòu)金額，對(duì)于金額較大的固定資產(chǎn)或是財(cái)政資金支持的資產(chǎn)會(huì)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，市場(chǎng)詢價(jià)、進(jìn)行三重一大決策。資產(chǎn)采購(gòu)?fù)瓿珊?，由采?gòu)部門牽頭廠家、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、固定資產(chǎn)小組成員三方對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，在確認(rèn)資產(chǎn)可以達(dá)到使用狀態(tài)后在企業(yè)OA系統(tǒng)資產(chǎn)管理模塊進(jìn)行會(huì)簽，資產(chǎn)歸口部門的資產(chǎn)管理員需對(duì)入庫(kù)資產(chǎn)開具入庫(kù)單，并由歸口采購(gòu)部門進(jìn)行用友U8網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷。最后由財(cái)務(wù)記賬員通過(guò)固定資產(chǎn)管理模塊對(duì)資產(chǎn)的主要身份信息進(jìn)行卡片錄入，包括資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)類別、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)金額、計(jì)提方法、責(zé)任人等信息形成后將固定資產(chǎn)身份信息傳遞到OA系統(tǒng)的固定資產(chǎn)二維碼模塊形成固定資產(chǎn)電子卡片，將該卡片打印貼至固定資產(chǎn)上，通過(guò)手機(jī)終端掃描可快速查詢到固定資產(chǎn)的購(gòu)買原值、折舊年限等信息，為年終盤點(diǎn)確認(rèn)固定資產(chǎn)信息提供了便利。

年度、月度、年終調(diào)整預(yù)算編制系統(tǒng) （圖表一）

（二）通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)記錄固定資產(chǎn)維修，為判別資產(chǎn)的性能提供有力的數(shù)據(jù)支持

國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)資產(chǎn)龐大，主要以房屋、專用儲(chǔ)糧設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備為主，這些資產(chǎn)通常具有價(jià)值高、技術(shù)性強(qiáng)、在科技儲(chǔ)糧過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。由于糧食出入庫(kù)量大，設(shè)備需要頻繁、超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)于機(jī)器設(shè)備的安全作業(yè)企業(yè)十分重視。為此，在開發(fā)OA系統(tǒng)時(shí)專門為儲(chǔ)糧設(shè)備、生產(chǎn)作業(yè)設(shè)備開發(fā)了資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過(guò)信息化手段對(duì)資產(chǎn)維護(hù)、保養(yǎng)過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤管理。

設(shè)備維護(hù)系統(tǒng)主要分為設(shè)備保養(yǎng)—設(shè)備故障—設(shè)備維修—設(shè)備報(bào)廢等模塊，內(nèi)容包括了對(duì)設(shè)備的維修保養(yǎng)頻率的記錄、故障原因、維修內(nèi)容、維修人員、維修時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)的原始記錄，需要查看某一設(shè)備的維修頻次可以直接通過(guò)搜索機(jī)器設(shè)備名稱就可以查看到機(jī)器維修保養(yǎng)的具體內(nèi)容，從而對(duì)機(jī)器設(shè)備的運(yùn)行評(píng)價(jià)、安全性能、購(gòu)買新設(shè)備還是繼續(xù)使用舊設(shè)備為企業(yè)節(jié)約成本進(jìn)行有數(shù)據(jù)支撐的分析。同時(shí)，通過(guò)機(jī)器設(shè)備維護(hù)報(bào)表、圖表可以直觀地看出月度匯總的各項(xiàng)維修記錄、保養(yǎng)記錄還可以通過(guò)查看報(bào)表的方式，查詢到每臺(tái)機(jī)器設(shè)備下次需要保養(yǎng)的時(shí)間從而制定下次維修保養(yǎng)的計(jì)劃。利用信息技術(shù)監(jiān)測(cè)設(shè)備的維修保養(yǎng)，不僅延長(zhǎng)了機(jī)器設(shè)備的使用壽命，并且為科學(xué)儲(chǔ)糧，通過(guò)現(xiàn)代機(jī)器設(shè)備科學(xué)降低糧食損耗節(jié)約了企業(yè)的儲(chǔ)糧成本，提高資產(chǎn)的利用效率。

（三）OA固定資產(chǎn)處置模塊、實(shí)現(xiàn)從線下到線上的審批。

當(dāng)資產(chǎn)到達(dá)報(bào)廢年限或者已不能為企業(yè)提供價(jià)值需要進(jìn)行報(bào)廢時(shí)，首先要由歸口部門管理員在OA上提交報(bào)廢申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容包括：詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的購(gòu)買信息、原值、折舊、使用年限、報(bào)廢原因，由部門負(fù)責(zé)人審批后提交至資產(chǎn)小組進(jìn)行聯(lián)簽，資產(chǎn)小組要對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)的使用價(jià)值，性能等進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)還要聘請(qǐng)外部資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)對(duì)資產(chǎn)的使用價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定固定資產(chǎn)對(duì)企業(yè)不能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益后進(jìn)行報(bào)廢處理，屬于企業(yè)使用財(cái)政資金購(gòu)買的固定資產(chǎn)還需要對(duì)上級(jí)部門提交申請(qǐng)，上級(jí)部門允許后才可以進(jìn)行報(bào)廢處理。同時(shí)，在報(bào)廢的決策規(guī)程中，通過(guò)OA系統(tǒng)還可以看到資產(chǎn)的全生命周期的運(yùn)行過(guò)程，給資產(chǎn)小組人員評(píng)估資產(chǎn)提供了便利，提高了企業(yè)工作流轉(zhuǎn)的效率。

二、國(guó)有收儲(chǔ)企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理存在的問(wèn)題

目前，雖然國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，但是由于信息系統(tǒng)進(jìn)行整合管理，信息化管理的質(zhì)量和水平還需要持續(xù)完善，以下是對(duì)信息化管理工作提出的幾點(diǎn)改進(jìn)建議。

（一）資產(chǎn)管理集成度低，數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)，資產(chǎn)管理融入度不高

一是，現(xiàn)有的固定資產(chǎn)對(duì)全流程化管理分為兩個(gè)系統(tǒng)，初始采購(gòu)和固定資產(chǎn)計(jì)量、核算使用用友財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行管理，固定資產(chǎn)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢、二維碼標(biāo)簽技術(shù)使用OA系統(tǒng)管理，信息化系統(tǒng)由于未進(jìn)行整合未達(dá)到集成化管理，數(shù)據(jù)信息需要來(lái)回傳遞才能實(shí)現(xiàn)信息同步，造成了工作程序繁瑣、管理傳遞數(shù)據(jù)不及時(shí)、甚至是兩個(gè)品牌的系統(tǒng)不融合的現(xiàn)象。二是，雖已實(shí)現(xiàn)二維碼標(biāo)簽化管理但是只顯示固定資產(chǎn)價(jià)值，使用年限、折舊等信息，并未提供固定資產(chǎn)圖片的顯示，特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的設(shè)備如果或者相同類別資產(chǎn)沒有圖片記錄在進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)難度較大，不易識(shí)別，不僅降低了盤點(diǎn)的效率。三是，二維碼的紙張打印目前只是采用粘貼式防水材質(zhì)并未安裝定位器，庫(kù)區(qū)設(shè)備由于生產(chǎn)作業(yè)的需求需要經(jīng)常將設(shè)備進(jìn)行移動(dòng)，二維碼上沒有定位器就不能實(shí)行實(shí)時(shí)資產(chǎn)的管理，降低了管理的效率并且不能很好的監(jiān)控固定資產(chǎn)的安全使用，四是，新增固定資產(chǎn)時(shí)由于標(biāo)簽屬于特殊的材質(zhì)整版制作，導(dǎo)致新增的固定資產(chǎn)未及時(shí)貼上標(biāo)簽。

（二）固定資產(chǎn)使用過(guò)程中的保養(yǎng)維修未覆蓋所有的資產(chǎn)，對(duì)大型固定資產(chǎn)的維修未進(jìn)行維修分析

固定資產(chǎn)維修系統(tǒng)雖設(shè)立了資產(chǎn)保養(yǎng)維修的記錄但是此項(xiàng)記錄只針對(duì)庫(kù)區(qū)的資產(chǎn)，辦公設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備的維修保養(yǎng)并未列入信息化的管理。目前，國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)的辦公設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備數(shù)量繁多，特別是檢驗(yàn)設(shè)備價(jià)值都較高，維修費(fèi)用少則幾千多則上萬(wàn)，但這一塊的保養(yǎng)維修并未實(shí)現(xiàn)信息化的管理，資產(chǎn)管理的覆蓋面出現(xiàn)了斷層。此外，庫(kù)區(qū)的固定資產(chǎn)設(shè)備多數(shù)是為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要抑或是為了節(jié)約糧食損耗所使用的專用設(shè)備在維修保養(yǎng)過(guò)程雖進(jìn)行了維修，但對(duì)于維修后繼續(xù)發(fā)揮的價(jià)值創(chuàng)造和節(jié)約的成本并未進(jìn)行分析，在日后采購(gòu)新設(shè)備時(shí)無(wú)法對(duì)新舊設(shè)備進(jìn)行對(duì)比分析，影響固定資產(chǎn)投資決策。

（三）固定資產(chǎn)處置模塊，目前只有處置審批流程

一是固定資產(chǎn)報(bào)廢OA系統(tǒng)只設(shè)置了固定資產(chǎn)的申請(qǐng)，并未設(shè)置原始附件上傳功能，在資產(chǎn)小組決策時(shí)小組成員不能實(shí)時(shí)看到資產(chǎn)的相關(guān)原始信息，必須要到歸口部門和財(cái)務(wù)部門才能看到資產(chǎn)原始信息，固定資產(chǎn)報(bào)廢決策流程在信息化層面不夠優(yōu)化，無(wú)法及時(shí)看到是否賬實(shí)相符，以及固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)記錄。

（四）各部門歸口管理員，固定資產(chǎn)信息化管理水平有待加強(qiáng)

一是，歸口部門的資產(chǎn)管理員都是由各部門工作人員兼職組成，有些對(duì)于資產(chǎn)管理的意識(shí)和信息化管理需要達(dá)到的目的還不夠強(qiáng)，對(duì)于資產(chǎn)的定義還處在模糊階段，對(duì)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用以及具體的使用功能還沒有完全熟悉了解，資產(chǎn)管理意識(shí)薄弱，覺得只要資產(chǎn)還在本部門盤點(diǎn)不遺漏就算管理了資產(chǎn)，并且對(duì)于已經(jīng)轉(zhuǎn)移登記意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為只要資產(chǎn)還存在于單位就行了，造成賬實(shí)不符的現(xiàn)象，未能充分體現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的價(jià)值;二是，在簽訂固定資產(chǎn)采購(gòu)合同過(guò)程中，對(duì)于合同的簽訂內(nèi)容不夠了解，有些合同與供應(yīng)商簽訂的是不含稅價(jià)格，導(dǎo)致發(fā)票上的金額與合同金額不一致，容易造成合同糾紛。三是，有些歸口部門對(duì)合同管理不重視，相關(guān)合同的附件保管有缺漏，并且尚未建立規(guī)范的合同管理臺(tái)賬，造成一有事情就只能到財(cái)務(wù)翻找原始憑證。

三、國(guó)有收儲(chǔ)企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理的改進(jìn)建議

近幾年來(lái)，隨著國(guó)有資產(chǎn)管理部門對(duì)于信息化管理的重視，國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)積極響應(yīng)文件精神，進(jìn)行固定資產(chǎn)信息化管理的開發(fā)和管理，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步增長(zhǎng)離不開企業(yè)資產(chǎn)的支持，在信息化管理操作過(guò)程中總結(jié)不足，建議改進(jìn)，才能有效實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)的保值增值。

（一）對(duì)信息系統(tǒng)實(shí)施整合、優(yōu)化管理實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的信息化有效傳遞

首先，去年國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)完成了集團(tuán)化管理，要把信息化管理軟件重新進(jìn)行更新改造，前期調(diào)研應(yīng)把收儲(chǔ)企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理過(guò)程中的不足與軟件開發(fā)商進(jìn)行溝通，將固定資產(chǎn)全流程化管理納入財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理從固定資產(chǎn)預(yù)算申請(qǐng)、計(jì)劃、固定資產(chǎn)招標(biāo)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、驗(yàn)收、保養(yǎng)、維修、報(bào)廢、出租、出借能全流程管理集中到一個(gè)系統(tǒng)，并將固定資產(chǎn)內(nèi)部控制流程融合到系統(tǒng)中。其次，應(yīng)提升固定資產(chǎn)二維碼技術(shù)的升級(jí)，將數(shù)量龐大的固定資產(chǎn)在二維碼信息中不僅有身份信息的現(xiàn)實(shí)，還應(yīng)增加圖片顯示，并增加二維碼定位器，方便于管理和追蹤到機(jī)器設(shè)備的使用情況。最后，二維碼標(biāo)簽的制作可進(jìn)行升級(jí)采用適合室外風(fēng)吹日曬不容易脫落的紙張?jiān)趯?duì)二維碼標(biāo)簽進(jìn)行過(guò)塑，可采用520等特質(zhì)膠水或者制作可掛式的牌卡將卡片固定于機(jī)器設(shè)備上，對(duì)于新增的固定資產(chǎn)可先由歸口部門管理員在固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表上進(jìn)行登記，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行新增資產(chǎn)匯總后統(tǒng)一打印二維碼。

（二）將收儲(chǔ)企業(yè)所有記錄在冊(cè)的固定資產(chǎn)，進(jìn)行統(tǒng)一的維修保養(yǎng)記錄，為分析決策提供有力依據(jù)

收儲(chǔ)企業(yè)的資產(chǎn)除了房屋建筑物、儲(chǔ)量設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備之外，能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益數(shù)量多資產(chǎn)金額大的要數(shù)辦公設(shè)備和檢驗(yàn)設(shè)備，應(yīng)將其列入固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)的記錄中，記錄每一項(xiàng)大型固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)的過(guò)程，在進(jìn)行分析決策中不是光憑使用年限、更新?lián)Q代快等理由進(jìn)行報(bào)廢，而是要評(píng)估資產(chǎn)是否還存在使用的價(jià)值，通過(guò)對(duì)維修保養(yǎng)的記錄可以很好地辨別是更換零件繼續(xù)使用，還是更換新設(shè)備使用對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)更有力，特別是對(duì)一些特殊的儲(chǔ)量設(shè)備每次維修的費(fèi)用都比較高而設(shè)備不斷在更新?lián)Q代。其次，應(yīng)建立固定資產(chǎn)報(bào)表，圖片分析，通過(guò)固定資產(chǎn)使用效率、固定資產(chǎn)生產(chǎn)效率等分析指標(biāo)為分析決策提供依據(jù)。

（三）優(yōu)化固定資產(chǎn)處置審批模塊的功能設(shè)計(jì)

增加固定資產(chǎn)報(bào)廢附件上傳的功能，通過(guò)電子設(shè)備的掃描將報(bào)廢的相關(guān)原始附件和維修保養(yǎng)的記錄、會(huì)計(jì)對(duì)固定資產(chǎn)的核算記錄以及系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)使用效率的分析結(jié)果等資料，能在報(bào)廢申請(qǐng)中體現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)歸口部門管理員的業(yè)務(wù)水平

在各部門選擇有財(cái)務(wù)知識(shí)或者工作心責(zé)任強(qiáng)、熟悉資產(chǎn)管理、熟練操作信息系統(tǒng)的人員作為資產(chǎn)歸口部門的管理員，保持人員的穩(wěn)定性，同時(shí)，加大對(duì)固定資產(chǎn)管理的培訓(xùn)，通過(guò)《會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》固定資產(chǎn)核算，內(nèi)部控制資產(chǎn)管理、合同法、操作系統(tǒng)培訓(xùn)等多種形式，進(jìn)一步提高各歸口部門資產(chǎn)管理員的業(yè)務(wù)和操作水平，并將固定資產(chǎn)管理工作列入績(jī)效考評(píng)中，用制度約束資產(chǎn)管理員，增強(qiáng)他們固定資產(chǎn)管理的意識(shí)。

隨著國(guó)有企業(yè)發(fā)展日益壯大，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，對(duì)于固定資產(chǎn)的數(shù)量?jī)r(jià)值不斷提高，信息技術(shù)的運(yùn)用應(yīng)建立起一套整合的信息系統(tǒng)，對(duì)固定資產(chǎn)全流程管理的真實(shí)、準(zhǔn)確性進(jìn)行實(shí)時(shí)的管理，為企業(yè)固定資產(chǎn)管理決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐，促進(jìn)國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理目標(biāo)，為加快國(guó)有糧食收儲(chǔ)企業(yè)各類數(shù)據(jù)的交換與匯集，推動(dòng)數(shù)據(jù)資源共享，提升監(jiān)管信息化支撐水平。

（作者單位：廣西壯族自治區(qū)南寧糧食儲(chǔ)備庫(kù)有限公司）

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