試論企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用

鄭穎影 宋思齊

（1.福建廣電網(wǎng)絡集團武夷山分公司；2.上海財經(jīng)大學商學院）

對于企業(yè)知識管理，要從20世紀說起。在20世紀90年代中期左右，檔案管理作為企業(yè)知識管理最主要的部分經(jīng)歷了最初的實體管理和后來的信息管理直至現(xiàn)今的知識管理。事實上，檔案管理的改進與知識文化的逐漸進步，對實現(xiàn)企業(yè)知識管理的跨越性發(fā)展來說非常重要。從知識管理成為管理學的一部分，到知識管理占據(jù)企業(yè)管理領域的核心位置，全球半數(shù)以上的企業(yè)都已經(jīng)建立較為健全的知識管理體系。從長遠發(fā)展的角度來看，推行實施體系化的知識管理，使眾多企業(yè)取得了極大的收益。

1 如何理解知識管理

知識管理是公司企業(yè)經(jīng)營的主要策略之一，目的是能在最短時間內(nèi)向緊急需要的組織單位傳達出最準確、最需要的消息。在信息技術迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，企業(yè)之間互相給出自有信息，交換對方的固有信息，在權衡利弊之后做出最有利、最穩(wěn)妥的選擇，從而達到互利共贏、皆大歡喜的局面。美國德爾集團創(chuàng)始人之一卡爾·費拉保羅認為“知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑”。知識管理的基本要素是流動性的信息，以檔案知識為中心進行調(diào)控，通過相關信息經(jīng)營、人員的有效利用，實現(xiàn)合理利用顯性知識的運行價值，積極發(fā)掘隱形知識的潛力，進一步提高組織的整體運行效率。因此，如何系統(tǒng)全面地進行知識管理是企業(yè)在知識信息占據(jù)主導地位的時代建立適合自己的管理機制的重要手段和必要工具。

2 企業(yè)檔案管理體系的內(nèi)容

企業(yè)知識管理體系的重點在于企業(yè)檔案管理，企業(yè)的運行機制和文化發(fā)展趨勢是企業(yè)檔案管理的核心。企業(yè)制度大致有：企業(yè)線上線下資產(chǎn)的合理規(guī)劃，制定員工的獎懲措施等機制，加強上層管理者對下屬信息等種類工作的重視，注重員工福利待遇以及工薪合理滿意情況。企業(yè)文化包括企業(yè)共有文化、團隊建設文化和員工學習文化等，而書面類資料包括重要的會議材料（包括會議的會前通知、相應報告、定版、總結、重要發(fā)言、會議記錄），公司對外的官方發(fā)表公文，各個單位來往的相關文書，公司的年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等，公司與合作單位的合同、資料書等材料，公司職員薪資福利方面的書面文件材料，公司的事件記錄簿及公司重要活動的相關音頻資料等。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)各個部門的綜合信息進行管理，是在各大基本信息基礎之上實現(xiàn)對高級信息的獲取、轉(zhuǎn)存、分享和應用的綜合運行系統(tǒng)，通過文檔管理、搜索軟件、識別系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等工具，使企業(yè)的顯性知識得到進一步提升，隱性知識逐漸提升。

3 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的構成

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是以計算機為基礎，對經(jīng)采集、精細處理、選擇性轉(zhuǎn)存、運營到搜索引擎的精準資料信息進行分化歸類管理的一個系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設，可以滿足企業(yè)實時快速辦公的需求，提高企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)靈活高效的管理模式，實現(xiàn)服務方式從資料提供者向信息服務者轉(zhuǎn)變。運用搜索引擎以及編碼系統(tǒng)，將企業(yè)中重點知識產(chǎn)權以及重要方案、商業(yè)成果、前輩經(jīng)驗教訓轉(zhuǎn)化為集團向上發(fā)展的精神和現(xiàn)實籌碼，防止商業(yè)機密外泄。一旦管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，企業(yè)員工辛辛苦苦的勞動成果只能拱手讓人。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在保證信息共享、穩(wěn)定運行的同時，要考慮電子檔案信息的保護與隔離，防止非法用戶侵人和信息泄密。系統(tǒng)安全應從物理安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡安全等方面進行風險管控。避免資產(chǎn)積累流失，加強企業(yè)知識學習能力，合理增強企業(yè)利益資產(chǎn)鏈，降低成本價位，積極加強企業(yè)內(nèi)部向心力，在增強競爭力的同時注意團隊建設。另外，迅速有效建立企業(yè)資料庫。眾所周知，知識是信息的進一步加工。顧名思義，資料庫就是將各種資料形成知識網(wǎng)，從而將各種網(wǎng)絡信息形成系統(tǒng)、有條理的信息網(wǎng)。當一系列代碼在計算機上呈現(xiàn)出逐漸明顯的網(wǎng)狀結構，信息所呈現(xiàn)的規(guī)律和聯(lián)系更顯而易見時，資料庫的作用就體現(xiàn)出來了。

4 企業(yè)檔案管理在企業(yè)知識管理體系中的重要作用

企業(yè)檔案應作為企業(yè)的核心知識進行管理。美國某知名公司的調(diào)查結果顯示：大多數(shù)企業(yè)的知識體系，半數(shù)以上是以計算機文本或者移動文檔的形式儲存。企業(yè)檔案作為企業(yè)的核心資產(chǎn)，不僅意味著它具有絕對的完整性，也說明了它的地位。從定義上講，檔案相當于記錄簿，真實地記錄了前輩們的成功與喜悅，也記錄了失敗和遺憾。最重要的是企業(yè)的合作明細，如果被競爭對手得知，損失極大。檔案庫的建立要以完整精確的數(shù)據(jù)為支撐，加上合理規(guī)劃的系統(tǒng)體系，實現(xiàn)精準分配歸檔處理每一份訂單、每一位人員、每一個數(shù)據(jù)?？此坪唵蔚臄?shù)據(jù)知識實則體現(xiàn)了職員的集體合作能力和大家對集團組織的認真負責。從這個方面可以看出，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在知識管理系統(tǒng)中的主導地位。

5 企業(yè)檔案方式轉(zhuǎn)變導致職員的需求發(fā)生轉(zhuǎn)變

隨著時代的轉(zhuǎn)變，與傳統(tǒng)商業(yè)不同的新型企業(yè)逐漸發(fā)展壯大。經(jīng)濟的提升要求商家做出相應改變：將重點由原來的紀實性檔案轉(zhuǎn)向靈活的創(chuàng)新型知識管理。將理論放在基礎位置，沒有理論依據(jù)，實際工作就無法順利展開。運用智能化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)知識的快捷簡便傳遞和搜索。知識管理職能的改變促使相關職員的工作方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，同時對主要接觸檔案之人的要求也發(fā)生改變，其工作由原來單一的整理保存轉(zhuǎn)變?yōu)樘幚硐嚓P信息、歸類整理、細化分布到各個文檔等。從國有企業(yè)到私有企業(yè)，從資本主義到社會主義，每個企業(yè)都有自己不輕易示人的“獨家秘方”。將各種集團知識通過加工處理，既保持原有數(shù)據(jù)資料，又加上各種技術分析和決策等內(nèi)容。集合多次經(jīng)驗做出總結，發(fā)展自己的創(chuàng)新線路，走別人走過的路注定要被別人壟斷，如果沒有穩(wěn)定且有規(guī)模的客源，企業(yè)將隨時面臨破產(chǎn)失敗的風險。在新時代，企業(yè)檔案管理要加大教育培訓的投入力度，不斷地學習先進的檔案管理理論和方法，加強組織內(nèi)部的溝通交流，提倡團隊協(xié)作，鼓勵改革創(chuàng)新，積累組織知識，推進知識共享，提高檔案組織管理水平和效率，創(chuàng)建一個學習型的檔案管理組織，營造個人與組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境。

6 多角度、多維度看待企業(yè)檔案管理

在一般人看來，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就相當于圖書館，對每一類圖書進行歸類放置。而在現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展中，檔案管理相當于對已經(jīng)發(fā)生的事情進行全面總結，共同商議提出最恰當?shù)慕ㄗh，促使集團下一步戰(zhàn)略做出相應轉(zhuǎn)變，防止進一步虧損。歷史上有許多企業(yè)因為檔案管理不當而導致重大失敗的例子。商場上最重要的能力就是具有敏銳的嗅覺和果斷的決策力。成功的人不畏懼任何挫折，不是因為他們能未卜先知，而是因為他們面對各種意外都能冷靜處理，及時找出最佳處理方案。企業(yè)工作者也應該認識到，檔案管理在企業(yè)運營管理中的重要性。不躲避隱藏每一次的失敗，把失敗的教訓當作踏板，跳到另一個更高的臺階上，真實全面地建立企業(yè)知識庫，讓每一個檔案發(fā)揮出它的作用，讓前輩們的每一份付出都轉(zhuǎn)化成最大的價值。在企業(yè)創(chuàng)辦初期更需謹慎，在沒有前者經(jīng)驗積累的情況下只能靠自己的努力，靠組織的凝聚力和強大的向心力。

7 結束語

總而言之，成功的經(jīng)驗要隨著時代的發(fā)展做出一定的調(diào)整，失敗的教訓也使人頭腦更清醒。企業(yè)檔案是一個企業(yè)組織的發(fā)展歷程。隨著時代的轉(zhuǎn)變，在企業(yè)檔案管理的手段上做出改變是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，創(chuàng)新性的企業(yè)檔案管理能給組織帶來活力。