新時期油田檔案信息化管理技術(shù)探討

孫海靜

（中國石油遼河油田公司錦州采油廠，遼寧 盤錦 124010）

在油田的建設(shè)發(fā)展過程當中，檔案資料不僅是重要的歷史記錄，更是解決油田發(fā)展過程當中存在的問題，引領(lǐng)油田向正確方向經(jīng)營發(fā)展的關(guān)鍵信息源。只有順應(yīng)當今社會信息化的趨勢來完善油田檔案資料的管理工作機制，使油田檔案管理工作能夠順應(yīng)社會與時代的變遷，才能更加有效的提升油田的檔案管理質(zhì)量，推動油田在新時期的穩(wěn)定快速發(fā)展。

一、新時期油田檔案管理信息化的必要性

在以往油田日常工作開展的過程當中，檔案資料的管理工作存在著一定的困難，其中尤以油田檔案資料的信息量過大以及油田檔案資料的丟失損壞等問題最為常見，甚至直接影響到了油田的正常工作發(fā)展。而在新時期的油田日常工作當中，借助以計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等開展的檔案管理工作能夠有效地增強油田檔案管理工作的規(guī)范性，使油田工作人員能夠更加輕松地實現(xiàn)對油田檔案資料的運用、查閱與管理，進而使油田檔案管理部門的工作效能與服務(wù)水平得到明顯的提升，從而實現(xiàn)對油田檔案資源更加科學(xué)有效的開發(fā)利用[1]。

二、油田檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)

1.建立油田檔案信息目錄中心

在新時期油田檔案信息化管理建設(shè)的過程當中，建立油田檔案信息目錄中心是一種最為方便且有效的油田檔案信息化措施，同時也是油田開展信息化檔案管理工作的前提與主要內(nèi)容，對于油田后續(xù)信息化管理工作的開展有著非常大的影響。在此過程當中，油田檔案管理工作人員應(yīng)當在全油田范圍內(nèi)構(gòu)建一個完整的目錄中心體系，并且將油田日常工作當中產(chǎn)生的檔案信息資料按照其類型與層次進行細致的劃分，使不同類別的資料能夠逐漸歸納成為目錄中心下屬的次級目錄當中。如果油田因數(shù)據(jù)繁多而導(dǎo)致檔案信息目錄過于龐大，還應(yīng)當考慮在油田下屬的二級單位分類型分層次的建立多個不同的目錄中心，借助信息化網(wǎng)絡(luò)對多個目錄中心進行統(tǒng)一化的管理；除此之外，油田檔案管理工作人員還應(yīng)當針對油田檔案信息目錄設(shè)置相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)，幫助需要查詢油田檔案資料的相關(guān)人員迅速準確的尋找到所需要的檔案資料，使油田檔案能夠更加有效地運用到油田生產(chǎn)建設(shè)與各方面的工作當中，才能更好地推動油田信息化管理工作在新時期的有效開展。

2.建設(shè)油田檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)

為了實現(xiàn)油田檔案管理工作在新時期的信息化，僅建立油田檔案信息目錄中心是遠遠不夠的，油田方面還應(yīng)當加強油田內(nèi)部檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，才能更好地通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對油田信息化檔案的有效管理。在此過程當中，油田方面需要加強對自身局域網(wǎng)的開發(fā)與運用，將油田檔案管理部門融入油田局域網(wǎng)中并以此建立油田文檔一體化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進而通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對油田檔案信息的收集、鑒定、保管、檢索與利用；同時，油田方面還應(yīng)當針對油田檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)進行相關(guān)業(yè)務(wù)流程與規(guī)范的設(shè)定，使油田內(nèi)部各次級單位都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)目錄甚至完整的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的交換與集中。但需要注意的是，在油田檔案信息網(wǎng)絡(luò)借助局域網(wǎng)進行建設(shè)的過程當中，一旦局域網(wǎng)與外界的信息網(wǎng)絡(luò)之間發(fā)生聯(lián)通，工作人員就需要將檔案信息網(wǎng)絡(luò)一分為二，并且將那些私密性強不能公開的檔案信息采取脫離局域網(wǎng)的方法進行保存，否則就很可能因網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜環(huán)境的影響而導(dǎo)致一些因信息丟失而引發(fā)的經(jīng)濟或安全事故。

3.健全油田檔案信息網(wǎng)絡(luò)標準

在新時期油田檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)的過程當中，油田除了需要進行檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)與檔案信息目錄中心的建設(shè)之外，還應(yīng)當結(jié)合當前實際情況來大力推動油田檔案信息網(wǎng)絡(luò)相關(guān)標準方面的健全，這不僅僅是油田檔案信息化管理工作當中的首要任務(wù)，更是一項必須要盡快解決的關(guān)鍵問題。對于油田檔案管理部門而言，油田檔案信息內(nèi)容的性質(zhì)決定了油田檔案信息化管理過程當中有大量的信息需要局限在內(nèi)部局域網(wǎng)范圍當中進行使用，而這就需要工作人員在檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完成后通過相關(guān)標準的制定將檔案信息網(wǎng)絡(luò)進行層次的劃分，從而決定油田檔案信息正常利用的標準范圍，進而保證油田信息化檔案能夠得到更加準確的傳輸與使用。此外，在進行油田檔案信息化網(wǎng)絡(luò)標準制定的過程當中，工作人員還應(yīng)當嚴格按照國家相關(guān)技術(shù)標準與油田的實際情況，針對油田檔案信息數(shù)據(jù)的采集、交換的工作制定統(tǒng)一的標準，以此維護油田檔案信息的安全性與一致性，才能更加有效地發(fā)揮出油田檔案信息化建設(shè)管理的作用[2]。

三、油田檔案信息化管理的工作開展

1.加強油田檔案信息歸檔收集

在油田檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)方面完成建設(shè)之后，工作人員首先需要做的就是加強對油田在日常工作如勘探開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等活動當中產(chǎn)生的信息資料進行收集歸檔。在此過程當中，工作人員往往會面對數(shù)據(jù)量極其龐大且介質(zhì)多種多樣的信息資料，這不僅在一定程度上增加了工作人員對資料進行整理歸納的難度，更導(dǎo)致了油田信息化檔案資料難以在實際工作當中得到有效的運用，只有加強油田檔案信息歸檔收集工作的效果，才能更好地推動油田檔案信息化管理工作的效果，促進油田檔案更好地在油田發(fā)展過程當中得到運用。在油田檔案資料歸檔的過程當中，工作人員需要根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的流程來重新梳理檔案管理工作的內(nèi)容，通過樹立歸檔范圍確認制度以及檔案資料審批制度來改變以往檔案管理部門在檔案歸檔收集工作當中的被動狀態(tài)，同時由專業(yè)人員對檔案專業(yè)數(shù)據(jù)內(nèi)容進行嚴格的審查；之后，工作人員就可以借助信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對油田檔案信息的集成發(fā)布，讓員工以及管理人員可以按照自身的權(quán)限登錄檔案信息目錄中心并根據(jù)自身權(quán)限選擇下載所需要的內(nèi)容，才能更好地推動油田檔案信息化管理效果的提升。

2.推動油田檔案編研成果數(shù)字化

在油田檔案信息化管理工作開展的過程當中，推動油田檔案編研成果的數(shù)字化能夠有效地提升檔案資料的利用效率，進而直接推動油田的穩(wěn)定運行與發(fā)展。相對于圖書而言，檔案資料的內(nèi)容通常相對分散且雜亂，即使是將其實現(xiàn)了信息化改革也難以在油田日常工作當中得到有效的利用。但如果能夠?qū)⒂吞餀n案資料按照一個固定的專題進行信息加工，并且將獲取的信息以編研成果的形式進行信息化并代替檔案資料進行提供，就可以有效地減輕油田檔案管理人員的工作量，同時使油田信息檔案能夠順利地通過信息化的方式應(yīng)用在油田的日常工作當中。除此之外，由于檔案資料過度繁雜的內(nèi)容以及部分實體內(nèi)容容易損毀等方面的影響，導(dǎo)致了并非所有的檔案都能夠通過信息化的方式進行利用，甚至有部分檔案既沒有必要數(shù)字化也沒有辦法數(shù)字化，因此只有通過對油田檔案的編研來區(qū)分出油田檔案數(shù)字化內(nèi)容的輕重緩急，通過輸用結(jié)合的方式推動油田檔案信息化建設(shè)工作的開展，才能在有效規(guī)避檔案資料信息化巨大工作量的同時實現(xiàn)檔案資料的有效利用。

3.深化油田檔案信息利用效果

在油田日常工作開展的過程當中，檔案資料的信息化管理還有一項非常重要的內(nèi)容，那就是進一步深化對油田檔案信息的利用效果，從而有效地發(fā)揮出檔案資料的價值。通常情況下，很多油田都會采用專門的數(shù)據(jù)系統(tǒng)對日常生產(chǎn)經(jīng)營過程當中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進行保存，但這種保存方式卻很容易導(dǎo)致油田檔案資料在調(diào)動方面出現(xiàn)困難，很多研究人員往往會為了查找一個數(shù)據(jù)在油田下屬各個單位部門之間反復(fù)奔波，從而導(dǎo)致了研究人員對油田檔案資料內(nèi)容的利用效率極其低下。為此，油田檔案信息管理人員需要利用檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)與油田各部門系統(tǒng)進行直接對接，在對所儲存的檔案資料進行收集的同時將檔案信息與相關(guān)系統(tǒng)進行有序分享，從而使油田檔案信息的利用效果得到充分的深化，需要借閱檔案資料的工作人員只需要在電腦前點擊申請就可以得到檔案資料的授權(quán)下載，從而使油田檔案資料更好地為油田的發(fā)展服務(wù)[3]。

4.落實油田檔案信息安全管理

雖然適當?shù)挠吞餀n案信息管理利用方式能夠使油田檔案信息數(shù)據(jù)得到充分的利用，但這也直接衍生出了一個嚴重的問題，那就是油田檔案信息的安全性出現(xiàn)了一定的威脅，尤其是像病毒傳播、非法訪問等行為的出現(xiàn)更是有可能導(dǎo)致油田檔案資料受到篡改、損壞或竊取等，這對于油田的正常穩(wěn)定運行有著非常大的影響。為此，油田檔案信息管理人員需要采取有效的措施來落實油田的信息安全管理工作：首先，檔案信息管理人員需要針對油田檔案資料的電子文件進行異地安全備份，避免本地資料庫出現(xiàn)問題時導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)的癱瘓，其中那些重要的需要永久保存的資料還應(yīng)當采用微縮膠卷或紙質(zhì)的形式進行異質(zhì)備份來確保文件資料的安全；其次，油田檔案信息管理人員應(yīng)當建立完善的檔案安全管理體系，包括對檔案信息操作系統(tǒng)的安全管理以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)防火墻的設(shè)置等，以此有效的隔絕來自外界的信息攻擊與病毒影響，從而保護內(nèi)部檔案資料的安全性；最后，油田檔案管理人員還應(yīng)當對那些準備存入檔案庫的資料信息與信息載體進行嚴格的安全檢測，確保信息內(nèi)部不會存在潛伏的病毒或后門程序等，這不僅需要工作人員加強對內(nèi)部系統(tǒng)與計算機的安全保密措施的設(shè)置，還應(yīng)當對油田檔案信息進行安全標準的分級，按照國家所規(guī)定的信息安全等級標準分級制度建立完善的安全防護體系。最后，隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，油田方面還應(yīng)當隨時關(guān)注電子信息安全保護技術(shù)的進展并及時引入先進的技術(shù)來確保檔案資料的安全，才能更加有效的保障油田檔案信息的安全。

四、油田檔案信息化管理的人才培養(yǎng)

1.通過政策制定引導(dǎo)人才開發(fā)

在油田檔案信息化管理工作的建設(shè)過程當中，建設(shè)并培養(yǎng)出一支具備專業(yè)素質(zhì)的檔案信息化管理工作隊伍是確保工作順利開展的前提，而來自油田政策方面的引導(dǎo)則可以有效地增強油田檔案管理人才開發(fā)的整體效果。在此過程當中，油田方面應(yīng)當針對那些具備信息技術(shù)操作能力的檔案管理專業(yè)人才進行政策方面的傾斜，從而有傾向性的開展油田檔案信息化建設(shè)的人才開發(fā)工作。其中，油田方面需要在勞動人事、技術(shù)能力、勞動報酬等多個方面進行傾斜，使人才能夠在職業(yè)、職稱、崗位以及酬勞等方面都得到相應(yīng)的尊重，才能夠通過人才的開發(fā)在油田檔案信息化管理工作開展的過程當中形成一種勞動、知識、技術(shù)等方面的活力全面迸發(fā)的氛圍，進而有效地增強油田檔案信息化管理人才的儲備與隊伍的建設(shè)[4]。

2.通過員工培訓(xùn)提升人才素質(zhì)

在油田檔案信息化管理工作開展的過程當中，僅僅面相社會聘用人才并通過政策傾斜增強人才的儲備與開發(fā)是遠遠不夠的，只有推動人才在走上崗位之后不斷通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)增強自身的職業(yè)能力水平，才能使油田檔案信息化管理工作的整體質(zhì)量得到全面的提升。在此過程當中，油田檔案管理部門應(yīng)當結(jié)合自身在檔案信息化建設(shè)方面存在的問題進行分析，并且針對存在的問題積極引導(dǎo)檔案管理工作人員參加相應(yīng)的知識技能培訓(xùn)，使油田檔案管理工作人員在具備解決問題的能力的同時更加適應(yīng)油田檔案信息化管理工作的開展；不僅如此，油田方面還應(yīng)當將員工的培訓(xùn)與其薪資待遇及福利保障進行直接掛鉤，并且對于積極參加培訓(xùn)并提升自身技能水平的員工提供更多的表現(xiàn)機會與上升空間，從而有效地提升員工參與培訓(xùn)的積極性；最后，油田檔案管理部門還應(yīng)當加強對檔案管理人員具體能力的分析，并以此為核心建立相應(yīng)的績效考核制度以及崗位分配制度，才能夠更進一步的實現(xiàn)對人才素質(zhì)的培育與提升，從而有效推動油田檔案信息化管理工作的開展。

3.通過崗位交流增長人才視野

在油田檔案信息化管理工作開展的過程當中，油田方面不僅需要具備信息化技能的專業(yè)檔案管理人才，更需要具備多項能力，能夠在油田檔案信息化管理工作當中通過對檔案資料的分析來針對油田發(fā)展狀態(tài)提出意見建議的復(fù)合型人才。為此，油田方面需要在人才培養(yǎng)的過程當中做好交流性人才開發(fā)工作的實行，使油田檔案管理人才在油田各單位各部門當中進行流動，并且在與其他部門員工進行跨部門跨專業(yè)合作的過程當中實現(xiàn)對人才視野與能力的全面提升。在此過程當中，油田方面還應(yīng)當創(chuàng)立先進的團隊文化內(nèi)涵以及和諧的人文環(huán)境，使企業(yè)內(nèi)部的員工之間能夠在崗位交流的過程當中形成融洽的人際關(guān)系，才能更好地在檔案管理人才培養(yǎng)的過程當中使其形成對團隊的肯定，進而使其能夠更好地發(fā)揮出自身的才能來推動油田檔案信息化管理工作的實行[5]。

結(jié)語

在油田企業(yè)日常發(fā)展與經(jīng)營的過程當中，檔案資料的信息化管理是一項長期且具體的工作，不論是檔案資料信息化的基礎(chǔ)建設(shè)、工作開展還是人才培育都有著十分重要的作用。只有認識到信息化這一當今社會發(fā)展的必然趨勢，并且不斷總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗推動油田檔案管理的信息化改革，才能更好地發(fā)揮出油田檔案資料內(nèi)在的價值。