信息時(shí)代事業(yè)單位電子檔案管理的幾點(diǎn)思考

孫晶

（雙遼市生態(tài)市建設(shè)服務(wù)中心，吉林 雙遼 136400）

事業(yè)單位電子檔案是指存檔的具備保留意義的電子文件及相關(guān)資料。現(xiàn)階段，在日常工作中，事業(yè)單位電子檔案的總數(shù)逐年增加，事業(yè)單位電子檔案的監(jiān)管成為檔案管理單位面對(duì)的關(guān)鍵研究課題。

一、電子檔案管理發(fā)展背景

傳統(tǒng)檔案載體主要是紙質(zhì)的形式，儲(chǔ)存方面常常會(huì)受到一些影響，有很大的局限性，查看利用不方便，檔案信息內(nèi)容的意義沒(méi)法集中體現(xiàn)。比如，很有可能需要很多文件盒來(lái)儲(chǔ)存相關(guān)業(yè)務(wù)工作的紙質(zhì)文檔；檔案工作中借助手工制作，而這個(gè)過(guò)程往往是非常復(fù)雜繁瑣的，工作效率比較低。伴隨著辦公系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用和信息技術(shù)在檔案管理里的運(yùn)用，電子檔案資料應(yīng)時(shí)而生，與之相隨的電子檔案管理也在迅速發(fā)展。與傳統(tǒng)的的紙版檔案管理對(duì)比，電子檔案管理具有優(yōu)越性是顯而易見(jiàn)的。事業(yè)單位發(fā)展電子檔案管理，還可以合理提升檔案利用的品質(zhì)和高效率，進(jìn)一步提高檔案管理的總體質(zhì)量。從總體上，首先要開(kāi)展電子檔案的管理方法，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成電子檔案的線上收集、傳送和梳理，依靠信息管理系統(tǒng)迅速準(zhǔn)確地進(jìn)行電子檔案的利用，最后完成部門(mén)協(xié)作的共享資源。次之，檔案信息平臺(tái)基本建設(shè)已成為電子檔案管理的重要組成部分。在網(wǎng)站開(kāi)發(fā)情況下，能夠充足利用電子標(biāo)識(shí)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)條形碼閱讀軟件等先進(jìn)技術(shù)，提升互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)能力和自動(dòng)化技術(shù)管理能力，從而有效管理電子檔案。伴隨著事業(yè)單位“電子增加量檔案”的深層次，事業(yè)單位早已形成了一定范圍的電子檔案。要確保電子檔案的穩(wěn)定度和安全性能，務(wù)必提升電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理[1]。

在電子檔案管理工作上，檔案管理的能力將進(jìn)一步提高。伴隨著辦公系統(tǒng)的普及化，紙質(zhì)文檔慢慢被電子文本文檔所替代，合理的數(shù)據(jù)信息根據(jù)各種各樣方法鍵入計(jì)算機(jī)軟件并轉(zhuǎn)化成可以用的電子文本文檔。電子文檔通過(guò)可選擇性的實(shí)際操作和解決后存檔，根據(jù)事先設(shè)計(jì)方案的系統(tǒng)軟件，為檔案工作人員和客戶出示一個(gè)可以用、儲(chǔ)存和利用的合乎檔案管理規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)軟件。與此同時(shí)能夠與辦公系統(tǒng)、條碼管理系統(tǒng)緊密結(jié)合。逐步完善智能化、功能齊全、健全的電子檔案管理系統(tǒng)軟件。在傳統(tǒng)式的紙版檔案管理情況下，需要人工錄入和梳理，消耗很多的時(shí)間和精力，與此同時(shí)給查找導(dǎo)致一定的困難，沒(méi)法高效率利用檔案。電子檔案將優(yōu)秀的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息管理技術(shù)與檔案管理的使用緊密結(jié)合，在很大程度上減少了檔案工作人員的體力勞動(dòng)和時(shí)間，同時(shí)進(jìn)一步保障檔案管理的利用與高效[2]。

二、信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求

信息化時(shí)代的迅速發(fā)展與進(jìn)步為中國(guó)事業(yè)單位電子檔案管理工作提出了一系列新的要求，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.逐漸達(dá)到檔案管理文件的電子化

要實(shí)現(xiàn)檔案保管的信息化，務(wù)必提早做好有關(guān)檔案資料的信息化工作中。一方面，要根據(jù)信息化機(jī)器設(shè)備將過(guò)去的紙質(zhì)文件電子化，請(qǐng)?jiān)陔娮踊闆r下確保全部電子材料的真實(shí)有效；另一方面，要做好現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)電子材料的收集整理工作中，及時(shí)更新電子檔案。

2.及時(shí)做好各項(xiàng)電子檔案的整理和歸檔工作

最先，依據(jù)檔案保管的規(guī)定，對(duì)相對(duì)應(yīng)的電子檔案開(kāi)展編號(hào)和梳理。根據(jù)梳理，可以讓相關(guān)的電子檔案越來(lái)越環(huán)境整潔，見(jiàn)到相關(guān)的數(shù)字化就了解是哪一年的檔案資料，便捷中后期歸檔和利用。次之，要做好歸檔工作中，相關(guān)電子文件要按要求歸檔，并做好詳盡紀(jì)錄，便捷檔案資料的搜索和利用。最終，要嚴(yán)苛制訂科學(xué)的電子檔案管理方案，確保電子檔案體制的優(yōu)良運(yùn)用[3]。

3.根據(jù)檔案管理信息化的規(guī)定做好相關(guān)工作

一方面，要及時(shí)選購(gòu)相對(duì)應(yīng)的信息機(jī)器設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等。并順利完成檔案資料的相關(guān)工作中。第二，創(chuàng)建檔案管理信息化的相關(guān)查找和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。設(shè)定百度搜索引擎供中后期信息化檔案資料應(yīng)用，完全可以進(jìn)行檔案管理的信息化，完成檔案管理的高效率。

三、電子檔案管理的優(yōu)越性

電子檔案管理的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.高效準(zhǔn)確載入信息

電子文件信息關(guān)鍵根據(jù)辦公自動(dòng)化文檔運(yùn)轉(zhuǎn)和掃描機(jī)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的文檔管理模塊，隨后開(kāi)展解決。在很大程度上降低了人為因素的影響，高效地節(jié)約了時(shí)間，使工作效率大大提高。

2.存儲(chǔ)能力穩(wěn)定持久

傳統(tǒng)式檔案保管里的紙質(zhì)文件需要合適的儲(chǔ)存環(huán)境，對(duì)內(nèi)存空間和硬件條件規(guī)定比較高?？墒?，電子檔案的儲(chǔ)存不會(huì)受到儲(chǔ)存環(huán)境和空間的限定。與儲(chǔ)存對(duì)比，省時(shí)省力。只需要儲(chǔ)存在具備自動(dòng)備份的系統(tǒng)電腦中，或是儲(chǔ)存在光碟、u盤(pán)、儲(chǔ)存卡等儲(chǔ)存媒介中，可靠性和耐用性高。

3.檔案信息便于補(bǔ)充完善

檔案管理的過(guò)程事實(shí)上是一個(gè)逐步完善和補(bǔ)充的過(guò)程。在傳統(tǒng)式的檔案管理過(guò)程中，這樣的事情下通常需要將紙版檔案拆卸分類整理，耗時(shí)費(fèi)力。應(yīng)用電子器件檔案管理時(shí)，輸入關(guān)鍵詞后，能夠找出相對(duì)應(yīng)的檔案，對(duì)檔案信息需要調(diào)整的地點(diǎn)開(kāi)展補(bǔ)充和編寫(xiě)，省時(shí)省力。

4.檔案信息利用方便

在傳統(tǒng)式檔案的利用情況下，需要查閱有關(guān)檔案信息時(shí)，只有獲取紙版檔案。更別說(shuō)這需要一定的時(shí)間。不斷閱覽會(huì)毀壞檔案，不益于存放。電子器件檔案出現(xiàn)后，根據(jù)計(jì)算機(jī)用戶信息服務(wù)平臺(tái)極大地實(shí)現(xiàn)了信息分享。在入錄電子器件檔案信息時(shí)，能通過(guò)設(shè)定編號(hào)程序流程對(duì)檔案開(kāi)展歸類，并在一定范圍之內(nèi)根據(jù)關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)查找和查閱，節(jié)約了很多的人力查找時(shí)間，從而提高了檔案信息的利用率[4]。

5.檔案管理者的高效工作

在傳統(tǒng)式的檔案管理機(jī)制下，需用很多的手工制作，工作量大且繁雜，需用很多的時(shí)長(zhǎng)才可以進(jìn)行。電子器件檔案的出現(xiàn)將檔案工作人員從原先的工作模式架構(gòu)中解放出來(lái)，方便了存檔、查找和利用，使檔案工作人員可以高效工作，有時(shí)間和精力學(xué)習(xí)培訓(xùn)和把握新知識(shí)。

四、事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)的主要問(wèn)題

1.電子檔案管理工作的安全性存在問(wèn)題

信息時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理有別于過(guò)去。檔案的信息化管理機(jī)制更為便捷有效，但也給檔案管理帶來(lái)了一個(gè)新的安全隱患。使用電子信息技術(shù)的檔案管理個(gè)人工作室中，用心能夠利用其電子信息技術(shù)盜取檔案里的信息和數(shù)據(jù)信息，造成損失。除此之外，電子檔案的儲(chǔ)存特性促使一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)異常，信息非常容易無(wú)法恢復(fù)，進(jìn)而毀壞電子檔案，影響其安全系數(shù)[5]。

2.信息化檔案管理統(tǒng)一性不高

要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位電子檔案管理的及時(shí)和高效性，就需要對(duì)檔案管理開(kāi)展統(tǒng)一、規(guī)范化的管理方法，因此完成管理方法的規(guī)范化和科學(xué)化。但是，在時(shí)間建設(shè)過(guò)程中，很多檔案管理中間存在著明顯的不同，沒(méi)法完成檔案管理的共享資源。各單位系統(tǒng)不統(tǒng)一，文檔存儲(chǔ)方法不統(tǒng)一，導(dǎo)致文檔管理互相不適配，導(dǎo)致很多資源浪費(fèi)。沒(méi)法形成自動(dòng)化技術(shù)、統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案資料，這多多少少影響了檔案管理的發(fā)展[7]。

3.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

信息時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理需要更為標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理方式和綜合素質(zhì)更高的檔案管理工作人員。在具體檔案管理中，一部分工作人員的綜合素質(zhì)還不夠高，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理里的運(yùn)用不夠熟練，影響了檔案管理的效率和品質(zhì)。

五、加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理的若干對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案工作的宏觀管理

要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案資料工作的宏觀管理，維持工作的實(shí)效性。最先，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人檔案資料工作的領(lǐng)導(dǎo)干部會(huì)對(duì)電子檔案資料的管理方法給與充足的高度重視，立即掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案資料單位的有關(guān)工作規(guī)定并進(jìn)行貫徹落實(shí)；還需要提升工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保工作需要的財(cái)力和人力資源。次之，提議國(guó)家檔案局盡早制訂頒布針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的領(lǐng)域政策法規(guī)，具體指導(dǎo)全國(guó)各地事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理；依據(jù)本地社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)家檔案局的規(guī)定，省、市、縣檔案局制定了《地區(qū)事業(yè)單位電子檔案管理要求》，保證事業(yè)單位電子檔案管理踏入法治化路軌，檔案管理總體水平提高。再度，提議檔案資料行政管理部門(mén)作為平級(jí)事業(yè)單位電子檔案管理的監(jiān)管單位，依規(guī)管控工作。在這一情況下，要及時(shí)匯總營(yíng)銷推廣工作經(jīng)驗(yàn)，找到問(wèn)題和不足，合理開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)[8]。

2.構(gòu)建信息化檔案管理模式

在信息時(shí)代，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展離不了信息化檔案管理方式的建立。管理人員需要在塑造信息工作思路、深刻領(lǐng)會(huì)信息技術(shù)和方式的基礎(chǔ)上，重學(xué)優(yōu)秀的管理模式，以保證自身的能力可以達(dá)到信息時(shí)期檔案管理的規(guī)定。做好檔案信息的備份數(shù)據(jù)，塑造數(shù)據(jù)檔案運(yùn)作的安全防范意識(shí)，也是一項(xiàng)重要內(nèi)容。為了能給數(shù)據(jù)檔案給予安全防范措施，防止檔案信息被刪掉和偽造，管理人員需要做好電子器件檔案的儲(chǔ)存工作中。

3.建立健全檔案管理信息保障體系

在信息時(shí)代，數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)性的運(yùn)用是大勢(shì)所趨。伴隨著檔案管理數(shù)字化、信息化的過(guò)程，檔案管理的安全方面受到了磨練。為了能保證信息時(shí)代檔案管理的安全性、靠譜和信息保密，需要?jiǎng)?chuàng)建和健全檔案資料信息保障體系。提升檔案管理員的管理機(jī)制和檔案資料的存檔管理方式，重視檔案文件統(tǒng)一賬戶密碼的存放和維護(hù)，定期更換。很多檔案資料全是依照標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、有效、統(tǒng)一的數(shù)字技術(shù)開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)換、接納、處理和儲(chǔ)存的保證變換后的文檔可以準(zhǔn)確地表明和維護(hù)初始信息。在檔案管理上，盡可能保證內(nèi)外網(wǎng)防護(hù)，定期備份數(shù)據(jù)，創(chuàng)建電子檔案的儲(chǔ)存、查詢和定期維護(hù)保養(yǎng)規(guī)章制度。對(duì)防火墻要引起重視，每隔一段時(shí)間要進(jìn)行查殺病毒，確保文檔的安全性、靠譜和信息保密[9]。

4.構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)

在信息時(shí)代，檔案管理方法的發(fā)展需要提升單位中間的縱向和橫向聯(lián)絡(luò)。信息時(shí)期進(jìn)一步出現(xiàn)了社會(huì)資源和信息資源的總數(shù)，單獨(dú)單位不太可能取得成功管理方法檔案資源。這就需要各部門(mén)維持緊密聯(lián)系，共享檔案信息，根據(jù)信息共享服務(wù)平臺(tái)共享信息資源，進(jìn)一步完善檔案管理方案。借助信息技術(shù)，能夠自動(dòng)管理電子器件檔案，全自動(dòng)提交檔案信息，完成檔案的利用率。健全信息互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，加強(qiáng)電子器件檔案的自動(dòng)化技術(shù)管理措施和電子器件檔案的使用價(jià)值。傳統(tǒng)式的檔案管理方法基本上選用手工制作方法查看和搜索檔案，耗時(shí)長(zhǎng)，嚴(yán)重影響了檔案管理方法的高效率。信息時(shí)代的檔案信息管理方法能通過(guò)基本建設(shè)相對(duì)應(yīng)的信息服務(wù)平臺(tái)，完成檔案信息的查詢和查找，進(jìn)而提升檔案管理方法的服務(wù)質(zhì)量和水平。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在具體的檔案管理中，要保證檔案管理的信息化管理，就需要提升檔案管理人員的綜合能力，這就規(guī)定他們不但要把握檔案專業(yè)知識(shí)，還需要把握一定的信息科技、電子信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)。與此同時(shí)，需要檔案工作者具備一定的全局觀念和時(shí)代觀念，對(duì)信息時(shí)代檔案工作者的重任有清楚的了解。要加強(qiáng)檔案管理人員的相互交流和相互學(xué)習(xí)，讓他們溝通交流信息時(shí)代檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，按時(shí)組織協(xié)調(diào)人員參加學(xué)習(xí)，讓相關(guān)管理人員熟練于信息時(shí)代的檔案管理方式[10]。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，當(dāng)代電子化管理方法在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用是我國(guó)科技創(chuàng)新的重要要求，也符合現(xiàn)階段中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展趨向，對(duì)我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)具有至關(guān)重要的實(shí)際意義。因而，只有做到加強(qiáng)檔案工作的宏觀管理、構(gòu)建信息化檔案管理模式、建立健全檔案管理信息保障體系、構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)、加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理電子化建設(shè)更符合我國(guó)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展。