“大智移云”背景下RPA在財務共享中心的應用探究

龔秋玲

（廣州華立學院，廣州 511300）

1 相關概念

1.1 “大智移云”

“大智移云”最早由鄔賀銓院士在2013年8月中國互聯(lián)網(wǎng)大會上提出，具體是指大數(shù)據(jù)、智能化、移動互聯(lián)網(wǎng)和云計算，其使信息傳播發(fā)生了重大變化，推動了產(chǎn)業(yè)變革，改變了人們的生活方式。“大智移云”具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、傳播速度快、準確性高、價值密度低等特點[1]。

1.2 財務共享中心

財務共享服務中心簡稱FSSC（Financial Shared Service Center），是指集團企業(yè)借助信息技術將分散在各個地區(qū)的分公司或子公司的部分財務業(yè)務納入財務共享中心統(tǒng)一處理。通過集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、標準化的方式對企業(yè)的財務業(yè)務處理流程進行再次分工。其采用了一種新型的財務管理模式，旨在規(guī)范集團企業(yè)的財務業(yè)務流程，優(yōu)化企業(yè)組織結構，降低企業(yè)運營成本，提高財務管理效率，使財務業(yè)務處理更加靈活，提高財務報告質(zhì)量。目前，我國的財務共享服務中心主要是集中財務共享服務中心和虛擬財務共享服務中心這兩種模式。

1.3 RPA財務機器人

RPA是機器人流程自動化（Robotic Process Automation）的英文簡稱，RPA財務機器人是將RPA技術按照設計的規(guī)則和指令自動執(zhí)行財務工作流程或任務的一種計算機智能編程軟件[2]。其工作原理是通過軟件自動化方式以機器人為虛擬勞動力，根據(jù)預先設定的程序完成重復性高、有明確規(guī)則的財務業(yè)務工作。作為智能財務領域中使用最廣、最成熟的技能技術，RPA財務機器人能為企業(yè)大數(shù)據(jù)收集和挖掘相關財務數(shù)據(jù)提供幫助，實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化、可操作的循環(huán)利用。

2 “大智移云”和RPA對財務共享中心的影響

2.1 降低企業(yè)運營成本

財務共享服務中心的工作形式主要是有效整合企業(yè)財務工作內(nèi)容，通過對財務工作流程進行整合與優(yōu)化，實現(xiàn)企業(yè)財務成本控制。這種規(guī)范統(tǒng)一的管理模式，減少了各分公司、子公司對財務人員的需求，減少了大量雇傭會計人員的支出，從而降低了成本，提高了效率。此外，將RPA財務機器人應用于財務共享中心，其取代了重復性高、規(guī)則性高的人工操作，使財務工作流程自動化，解放了部分勞動力，可以在財務工作中創(chuàng)造更多的價值，與手工財務管理相比，自動化流程降低了人員操作成本。因此，可以從薪酬和福利的角度來控制公司的運營成本，從而達到企業(yè)運營成本有效降低的效果。

2.2 提高工作效率和質(zhì)量

在集團企業(yè)中財務數(shù)據(jù)比較多，財務人員工作量大、工作繁雜，企業(yè)發(fā)票核銷、銀行對賬和增值稅發(fā)票數(shù)據(jù)校驗等工作比較簡單，會計人員又因工作量大且枯燥，在計算過程中可能發(fā)生人為計算、核對錯誤，嚴重影響后續(xù)工作。在“大智移云”技術的驅(qū)動下，企業(yè)采用RPA財務機器人，其效率是人工財務管理的2~5倍。此外，RPA可以24小時連續(xù)工作，具有較高的準確性，提高了業(yè)務處理的效率。RPA財務機器人可以對數(shù)據(jù)進行自動化批量處理，并且在速度和準確性上均較高，總體上幫助財務共享服務中心在財務管理上實現(xiàn)了效率和質(zhì)量方面質(zhì)的飛躍。例如，在財務單據(jù)審批和付款方面，通過財務共享中心系統(tǒng)，實現(xiàn)支付信息的高效傳輸和連接，付款成功后會顯示相關信息，并將信息同步到發(fā)票系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的財務管理相比，財務機器人改變了財務人員的工作方式，顯著提高了財務人員的整體工作效率和服務質(zhì)量，同時，提高了產(chǎn)品的生產(chǎn)效率，從而達到可持續(xù)發(fā)展的目標。

2.3 提高信息數(shù)據(jù)管理能力

“大智移云”的背景為企業(yè)財務管理和財務共享服務帶來了新的機遇，特別是優(yōu)化了財務業(yè)務的工作流程，同時，為企業(yè)財務共享中心提供了數(shù)據(jù)支持，整合財務共享服務體系，提高了財務管理和會計核算的效率，使企業(yè)和財務人員能夠在短時間內(nèi)獲得財務風險數(shù)據(jù)，實時掌握財務相關數(shù)據(jù)和財務報表信息，通過對這些數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)可以了解財務共享中心存在的問題，識別和分析財務共享中心的風險，構建財務共享中心風險預警和防控體系，加強對財務風險的針對性監(jiān)測。在云技術的支持下，企業(yè)管理層可以在最短的時間內(nèi)作出合理的決策以規(guī)避財務風險，形成有針對性的、合理的問題解決方案和財務共享中心改進計劃，提高企業(yè)財務管理水平，提高財務決策效率。與傳統(tǒng)財務管理模式中手工記錄的數(shù)據(jù)和信息相比，“大智移云”技術在已有企業(yè)財務數(shù)據(jù)和財務信息的基礎上，能夠形成精確的計算模型，獲得更精確的數(shù)據(jù)分析結果，篩選出有價值的數(shù)據(jù)和信息[3]。由此可見，財務共享中心可以借助RPA技術解決財務核算中的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，打通各系統(tǒng)之間的空間限制，鏈接系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)收集兩個相互獨立的環(huán)節(jié)，減少數(shù)據(jù)錄入方面的問題。

3 “大智移云”背景下RPA在財務共享中心的應用

3.1 在費用報銷業(yè)務中的應用

費用報銷工作是財務工作中最常見的內(nèi)容。在“大智移云”的背景下，將RPA應用于報銷活動，可以簡化報銷流程，并且每次報銷時可以降低問題出現(xiàn)的頻次，進而幫助工作人員提高工作質(zhì)量。財務機器人的工作流程主要包括4個環(huán)節(jié)：①報銷單據(jù)：財務機器人會自動識別并匯總被輸入財務系統(tǒng)的退款發(fā)票和單據(jù)，還可以對各類單據(jù)進行智能分類、匯總和轉(zhuǎn)移。完成上述工作后，RPA可以發(fā)起授權審批申請，進入下一階段的傳輸?？梢赃M一步理解為，在審核報銷賬單的環(huán)節(jié)，財務人員可以利用掃描的方法把不同類型的賬單通過互聯(lián)網(wǎng)上傳到財務共享服務中心，審計崗位的人員同樣可以借助RPA將賬單掃描到電腦終端。當出現(xiàn)紙質(zhì)票據(jù)后，可以借助RPA生成電子圖像。以上操作既實現(xiàn)了賬單的自動分類儲存和整理，還節(jié)省了財務工作人員的勞動力。②智能審核：在報銷系統(tǒng)中，可以手動將報銷審核規(guī)則提前輸入費用報銷系統(tǒng)，建立費用報銷流程。在RPA工作的過程中可以按照預先設定的工作邏輯進行報銷，根據(jù)建立的邏輯規(guī)則記錄和報告檢測結果。實踐證明，RPA有能力檢查發(fā)票的合理性，同時，可以識別是否存在重復報銷、報銷標準是否超標等問題。在現(xiàn)有的報銷流程中，紙質(zhì)發(fā)票存在開具煩瑣、真?zhèn)舞b定困難等諸多問題，而使用RPA技術的報銷流程可以有效避免上述問題。眾所周知，每張電子發(fā)票都有一個特殊且唯一的代碼，可以證明電子發(fā)票真實有效，這類代碼便于企業(yè)利用RPA技術自動獲取發(fā)票的有用信息。因此，在開票階段和審批階段都可以大大節(jié)省人力和物力。③自動支付：報銷審核完成后，系統(tǒng)直接生成付款單，付款單據(jù)進入付款中心，準備付款單據(jù)，并自動將其傳送到付款中心[4]。審核后，RPA將根據(jù)付款計劃付款。④記賬和出具報告：完成上述費用報銷流程后，RPA將根據(jù)財務人員制定的會計準則自動生成會計憑證、編制財務會計報告，并上傳至系統(tǒng)。

3.2 在應收核算業(yè)務中的應用

應收賬款管理是企業(yè)的基本業(yè)務，但企業(yè)在開展銷售業(yè)務時可能出現(xiàn)壞賬問題。因此，企業(yè)應全方位、多角度避免類似問題，并及時收回應收賬款。在出現(xiàn)此類問題的情況下，財務機器人可以充分應用于企業(yè)的應收核算業(yè)務，具體包括3個環(huán)節(jié)：①進一步規(guī)范客戶信用管理：借助“大智移云”先進的技術手段，建立完善的客戶信用體系，在完善客戶信息的基礎上，將客戶信息傳遞到相應的評估模塊，然后對客戶信息進行星級評定。RPA機器人可以幫助企業(yè)查找客戶信息，也可以幫助企業(yè)掌握客戶的債務償還能力，這有助于企業(yè)了解客戶，并在整個過程中觀察他們的還款過程，企業(yè)可以在這個過程中有效地識別異?？蛻簟＂谧詣娱_票結算：具體來說，RPA具有智能識別技術，涵蓋情報采集、情報檢查等多項功能。例如，企業(yè)可以對客戶的發(fā)票、合同等各種單據(jù)進行掃描、識別并歸納整理，當企業(yè)接收這些信息時，借助RPA技術可以自動識別并將其歸錄到已有的信息平臺當中。RPA自動過濾銷售數(shù)據(jù)的功能可以促進財務系統(tǒng)進一步實現(xiàn)共享。③對賬與核銷：將RPA收集的信息傳輸?shù)叫畔⑵脚_后，平臺將自動核對應收賬款的原始證據(jù)是否與交易數(shù)據(jù)一致。如果對賬存在差異，將單獨列出，并反饋給相應的責任部門進行確認；如果對賬正確，將自動生成憑證并自動沖銷。

3.3 在應付核算業(yè)務中的應用

應付核算業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營活動中的重點工作環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容包括以下4個部分：①供應商管理：通過發(fā)出掃描請求，將具體的金額信息輸入系統(tǒng)，借助OCR和圖像處理技術，RPA自動將訂單的全部內(nèi)容、發(fā)票代碼、發(fā)票內(nèi)容等核對校準信息全部導出，完成供應商發(fā)票信息的自動識別核對，并通過發(fā)票代碼核對入庫單和發(fā)票信息，核對有異常則及時處理異常問題。②采購付款環(huán)節(jié)：利用RPA根據(jù)信用期順序自動提交付款申請信息，核對付款單據(jù)的各種重要數(shù)據(jù)信息，并與收款單據(jù)、發(fā)票和訂單信息進行匹配和核對。審核后的信息提交至銀行支付系統(tǒng)，系統(tǒng)自動生成支付憑證，然后根據(jù)支付憑證執(zhí)行支付操作。③賬期處理：根據(jù)上述支付活動，RPA財務機器人自動將相應的財務信息提取到總賬系統(tǒng)，以完成支付流程。付款完成后，RPA機器人可根據(jù)發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票金額等發(fā)票信息自動編制會計分錄，生成會計憑證，并且自動計算應付賬款余額。④供應商確認：財務人員需要提前設置RPA機器人的對賬觸發(fā)時間。RPA機器人可以自動登錄并啟動對賬功能，根據(jù)供應商的產(chǎn)品、單價、數(shù)量等信息自動與供應商確認，并返回結果信息，同時，自動查詢訂單狀態(tài)和發(fā)貨狀態(tài)。

3.4 在資金結算業(yè)務中的應用

資金結算業(yè)務是企業(yè)財務管理活動中一項常規(guī)性、重復性較高的財務核算工作，將RPA財務機器人應用到財務共享中心具有以下功能：①銀行對賬：首先，RPA財務機器人自動登錄每個銀行系統(tǒng)下載銀行流水賬單，并以Excel表格形式保存；其次，RPA財務機器人對企業(yè)銀行日記賬與銀行流水賬單的數(shù)據(jù)進行核對，以完成自動對賬功能；最后，RPA財務機器人可以生成銀行余額調(diào)節(jié)表。②現(xiàn)金管理：RPA財務機器人根據(jù)嵌入式系統(tǒng)中預設的現(xiàn)金管理規(guī)則，根據(jù)不同支付方式和金額等，計算最優(yōu)組合并自動安排資金。結合專業(yè)的智能算法，可以直接使用或參考用戶的執(zhí)行情況，及時完成資金的最優(yōu)使用，同時，動態(tài)監(jiān)督企業(yè)的資金使用過程，以完成現(xiàn)金的合理安排和分配。③收付處理：RPA財務機器人可以核對企業(yè)的訂單信息和供應商信息，如果內(nèi)容完全一致，系統(tǒng)的RPA財務機器人將根據(jù)訂單信息和供應商信息自動完成收款和付款。④收付款單查詢：在收付款單發(fā)出后，RPA財務機器人可以自動登錄查詢銀行返回的收付款結果，并通過電子郵件反饋查詢結果。

3.5 在稅務管理業(yè)務中的應用

稅務管理是企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，RPA財務機器人也廣泛應用于企業(yè)稅務管理，包括納稅申報準備、獲取稅務數(shù)據(jù)、核對涉稅數(shù)據(jù)信息和納稅申報，具體如下：①發(fā)票驗證：RPA財務機器人可以登錄國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺對發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、開票金額信息等進行查驗，掌握發(fā)票的真?zhèn)吻闆r。②稅務申報準備：財務人員通過RPA財務機器人預先設計登錄稅務系統(tǒng)的程序，從而提取科目余額表和試算平衡表的數(shù)據(jù)。③獲取并核對稅務數(shù)據(jù)：財務人員預先設定校驗公式對稅務科目和稅務金額進行校驗，校驗后對需要調(diào)整的信息進行調(diào)整，并自動導入底稿數(shù)據(jù)。④稅務申報：登錄稅務系統(tǒng)后，在系統(tǒng)中分別導入增值稅、附加稅、所得稅等數(shù)據(jù)，生成申報表，財務機器人根據(jù)表中的內(nèi)容自動提交到系統(tǒng)，保存并提交納稅申報。⑤稅務賬務處理：RPA財務機器人根據(jù)涉稅項目的實際情況自動計算資產(chǎn)、負債和遞延所得稅金額，做好賬務處理，編制稅務分錄。

3.6 在財務報表編制中的應用

在傳統(tǒng)的財務管理模式下，財務人員需要賬實核對、賬證核對、賬賬核對、賬表核對，財務人員工作量很大，人工操作容易導致失誤和問題。通過應用“大智移云”先進的技術手段，企業(yè)可以自動提取財務數(shù)據(jù)，保證財務報表數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準確性。具體來說，RPA機器人首先根據(jù)關聯(lián)規(guī)則下載月度、季度和年度財務報表，然后可以通過預編程代碼登錄財務共享中心，提取公司的財務數(shù)據(jù)和信息，并通過模擬人工操作完成各種財務報表的拼接匹配。如果發(fā)現(xiàn)異常信息，RPA機器人能夠發(fā)出報警，提示財務人員手動檢查糾正；數(shù)據(jù)校正后，RPA機器人可以根據(jù)算法重新進行數(shù)據(jù)匹配。對于需要核對的財務數(shù)據(jù)，RPA機器人可以自動向往來銀行、金融機構、供應商和業(yè)務部門發(fā)送電子郵件，以便再次核對財務數(shù)據(jù)，同時方便財務人員后續(xù)查詢和檢查，編制相應的差異報告，保證財務數(shù)據(jù)質(zhì)量[5]，有助于指導企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。

4 結語

綜上所述，信息技術水平的提高加快了“大智移云”時代的發(fā)展步伐，本文在“大智移云”背景下，將RPA與財務共享中心相結合，通過將RPA財務機器人應用到費用報銷、應收應付核算、資金管理、稅務管理及財務報表等環(huán)節(jié)，加強對日常財務工作中的紙質(zhì)票據(jù)的高效錄入、驗證、報銷和對賬等，在很大程度上減少了煩瑣且重復的手工操作，提高了財務工作效率，降低了成本和差錯概率，打破了傳統(tǒng)財務管理的局限，貫徹了財務共享的理念，優(yōu)化了財務共享業(yè)務流程，同時，讓企業(yè)的財務管理更加便捷，推進財務共享中心智能化發(fā)展，加快財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，對促進企業(yè)發(fā)展具有重要意義。