數(shù)字技術(shù)在財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷中的應(yīng)用

蘇亞莉 郭 艷 黎丁萁

（東華理工大學(xué)，江西 南昌 330000）

一、引言

數(shù)字化是指將日常生活中接收的圖片、聲音、視頻等信息通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換成為數(shù)據(jù)、數(shù)字并進(jìn)行分析。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將同質(zhì)、重復(fù)、簡單的業(yè)務(wù)整合，標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理，最大程度的降本增效[1]。數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字化與財(cái)務(wù)共享服務(wù)融合是大勢所趨。一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票電子化、中央銀行推出數(shù)字貨幣、推行電子合同簽約，這些為數(shù)字技術(shù)獲取報(bào)銷信息和數(shù)據(jù)提供更便捷的途徑。而財(cái)務(wù)共享中心能夠收集分子公司的信息，有利于企業(yè)對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與分析，完成各個(gè)系統(tǒng)之間的信息對接，促進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心針對不同企業(yè)類型構(gòu)建了多樣化的組織形式、擁有整個(gè)企業(yè)的重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、先進(jìn)的服務(wù)理念，為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定了基礎(chǔ)。另一方面，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠構(gòu)建采購、生產(chǎn)和銷售等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，連接企業(yè)內(nèi)外部，打通信息壁壘，改變重視財(cái)務(wù)報(bào)告而忽略業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息分析現(xiàn)狀。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷現(xiàn)狀及存在問題

費(fèi)用報(bào)銷是企業(yè)所有員工都參與的重要流程，重復(fù)性較高，規(guī)則性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大且金額較小。近幾年，財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)用RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）較為廣泛。根據(jù)《2020 年中國共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報(bào)告》數(shù)據(jù)顯示，目前，55.2%計(jì)劃或已經(jīng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)機(jī)器人流程自動(dòng)化；相關(guān)數(shù)字技術(shù)應(yīng)用較少，27.6%計(jì)劃或已經(jīng)應(yīng)用可視化；10.8%計(jì)劃或已經(jīng)應(yīng)用機(jī)器學(xué)習(xí)。依托當(dāng)前自動(dòng)化技術(shù)，財(cái)務(wù)共享中心能夠有效發(fā)揮會(huì)計(jì)的核算職能，但數(shù)據(jù)創(chuàng)造能力有限，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)未真正融合。

（一）費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)智能化程度有待提高

財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷主要將RPA 應(yīng)用于兩方面：一是接收報(bào)銷單據(jù)，進(jìn)行單據(jù)識別和分類。二是通過預(yù)先設(shè)定費(fèi)用報(bào)銷審核規(guī)則進(jìn)行發(fā)票查重驗(yàn)真，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)審查等。但RPA 無法處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和規(guī)則不明確業(yè)務(wù)，難以應(yīng)對規(guī)則未設(shè)定場景。RPA 的工作原理是人類制定規(guī)則，以代碼的形式寫入RPA 系統(tǒng)，最后RPA 根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則執(zhí)行自動(dòng)化操作。當(dāng)業(yè)務(wù)流程發(fā)生改變時(shí)，RPA 也需要人工更改判斷規(guī)則，頻繁更改判斷規(guī)則會(huì)增加人工工作量。而智能化是指模擬人類思考，通過學(xué)習(xí)應(yīng)對一些突發(fā)狀況的能力。因此，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)智能化程度較低會(huì)影響工作效率，增加系統(tǒng)改造成本。

（二）費(fèi)用報(bào)銷流程有待改進(jìn)

盡管財(cái)務(wù)共享中心的建立提高了費(fèi)用報(bào)銷的審核效率，但以發(fā)展的眼光來看，報(bào)銷審核速度還有較大提升空間。一是層層審批，報(bào)銷人員提交報(bào)銷單后，需要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)或其他授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批，若超過預(yù)算需要退回重新申請。二是跨區(qū)域?qū)徍恕９蚕碇行娜藛T遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)端，主要是審核票據(jù)的合規(guī)性。由于分子公司與共享中心地域可能不同，審核過程中，財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷員工溝通效率低。若票據(jù)退回，報(bào)銷流程更加繁瑣。

三、數(shù)字技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）區(qū)塊鏈：建立信任機(jī)制，提高費(fèi)用報(bào)銷審核效率

1.智能合約簡化審批流程。

智能合約是指某個(gè)事件觸發(fā)合約條款后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷、驗(yàn)證、執(zhí)行的計(jì)算機(jī)協(xié)議智能合約。自動(dòng)審批包括合約的生成和執(zhí)行[2]。合約的生成主要是將費(fèi)用預(yù)算額度、報(bào)銷規(guī)則提交到區(qū)塊鏈上.合約的執(zhí)行是指當(dāng)滿足條件時(shí)，智能合約就會(huì)根據(jù)代碼自動(dòng)確定報(bào)銷范圍、標(biāo)準(zhǔn)等信息，判斷費(fèi)用是否超出預(yù)算、符合報(bào)銷制度；同時(shí)，智能合約還支持個(gè)性化多級、多步驟的審批流程和審批權(quán)限，提高報(bào)銷審批效率，簡化審批流程。

2.去中心化建立信任機(jī)制。

區(qū)塊鏈具有去中心化的特點(diǎn)。區(qū)塊鏈?zhǔn)沟媒灰椎拿總€(gè)參與者（稅務(wù)機(jī)關(guān)、消費(fèi)單位等）擁有一個(gè)分布式賬本，當(dāng)交易發(fā)生后，各方驗(yàn)證交易真實(shí)后，各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全網(wǎng)廣播，每個(gè)參與者存儲通過驗(yàn)證且交易真實(shí)的費(fèi)用報(bào)銷信息。若此期間節(jié)點(diǎn)間存在不同的審核結(jié)果，則重新發(fā)送數(shù)據(jù)塊到該節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核，大于等于 51%的節(jié)點(diǎn)通過審核，最后各個(gè)節(jié)點(diǎn)形成區(qū)塊，加上時(shí)間戳，信息便不可篡改[3]。區(qū)塊鏈技術(shù)建立信任機(jī)制，去中心化、不可篡改性保證數(shù)據(jù)真實(shí)，有效避免了重復(fù)報(bào)銷、重復(fù)入賬的行為，并進(jìn)行自動(dòng)審核，提高報(bào)銷業(yè)務(wù)審核效率。

（二）人工智能：機(jī)器學(xué)習(xí)提升費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)智能化程度

1.ICR 智能識別單據(jù)。

費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，員工需要將發(fā)票提交到電子影像系統(tǒng)。電子影像系統(tǒng)的OCR（光學(xué)字符識別技術(shù)）通常只能將結(jié)構(gòu)化數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本格式。而OCR 融合感知、視覺技術(shù)，利用機(jī)器學(xué)習(xí)在海量數(shù)據(jù)中不斷自我學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，提高票據(jù)識別準(zhǔn)確度和速度，自動(dòng)處理非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，升級為ICR（智能字符識別）[4]。ICR 甚至能夠識別OCR 無法識別的模糊發(fā)票和單據(jù)信息，根據(jù)字符上下文語句信息補(bǔ)全未識別部分字符。對于發(fā)票、合同沒有標(biāo)準(zhǔn)格式，ICR 也能夠快速提取所需的金額、時(shí)間、供應(yīng)商等關(guān)鍵信息。

2.機(jī)器學(xué)習(xí)智能錄入會(huì)計(jì)分錄。

傳統(tǒng)RPA 只能在預(yù)設(shè)情景下錄入會(huì)計(jì)分錄，但技術(shù)人員無法在RPA 中設(shè)定所有可能情景。機(jī)器學(xué)習(xí)通過對大量歷史核算數(shù)據(jù)訓(xùn)練和模擬，自動(dòng)得出不同情況的正確結(jié)果。機(jī)器學(xué)習(xí)根據(jù)大量歷史費(fèi)用類型、稅碼、往來款性質(zhì)等核算信息，以及費(fèi)用申請單類型、報(bào)賬人基本屬性等業(yè)務(wù)信息，匹配會(huì)計(jì)科目，并與歷史正確會(huì)計(jì)分錄對比，不斷自動(dòng)修正，多次訓(xùn)練和模擬，最終得出正確結(jié)果。機(jī)器學(xué)習(xí)能夠處理規(guī)則不明確業(yè)務(wù)，模擬人腦通過處理信息建立規(guī)則和執(zhí)行規(guī)則，自動(dòng)優(yōu)化規(guī)則，智能錄入會(huì)計(jì)分錄，不再需要人工反復(fù)修改規(guī)則，新建規(guī)則。

（三)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)：挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，降低差旅費(fèi)用

1.云計(jì)算是企業(yè)連接內(nèi)外部的基礎(chǔ)。

云計(jì)算是指短時(shí)間內(nèi)完成數(shù)以萬計(jì)數(shù)據(jù)處理的交付模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心“上云”指購買或租用云服務(wù)?！吧显啤笨梢越档推髽I(yè)信息化建設(shè)的成本，為財(cái)務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)外部系統(tǒng)對接提供可能。與企業(yè)內(nèi)部各信息系統(tǒng)平臺連接后，財(cái)務(wù)共享中心能夠?qū)崿F(xiàn)審批流、信息流和票據(jù)流三流合一，實(shí)現(xiàn)從員工費(fèi)用報(bào)銷到資金管理等端對端的全連接[5]。通過與外部連接，企業(yè)能夠獲取外部更多資源，更好的管理內(nèi)部。例如:企業(yè)連接商旅系統(tǒng)后，商旅系統(tǒng)能夠在各大航空公司、酒店、賓館的市場價(jià)格上，發(fā)揮企業(yè)在商旅業(yè)務(wù)上高頻量大的優(yōu)勢，爭取更優(yōu)惠的專屬商旅價(jià)格。同時(shí)，企業(yè)可以預(yù)先在商旅平臺系統(tǒng)根據(jù)職級設(shè)定差旅費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，商旅系統(tǒng)在員工預(yù)訂環(huán)節(jié)時(shí)會(huì)提供符合標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，避免超標(biāo)，優(yōu)化內(nèi)部管理。

2.大數(shù)據(jù)挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠快速獲取數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)和分析數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。目前，財(cái)務(wù)共享中心涵蓋的數(shù)據(jù)主要是內(nèi)部數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。通過與內(nèi)部各部門的連接，與上下游客戶的連接，獲取更多的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、外部數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。獲取數(shù)據(jù)后處理、分析的目的是挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過數(shù)據(jù)分析出員工出差酒店類型偏好，從而降低報(bào)銷費(fèi)用。若員工出差偏愛中檔型酒店，企業(yè)可以直接選擇與一些中檔型連鎖酒店深入合作，爭取更優(yōu)惠的專屬商旅價(jià)格，解決員工吃住問題的同時(shí)減少差旅費(fèi)用。因此，企業(yè)通過采集非財(cái)務(wù)信息，從核算主體、業(yè)務(wù)類型、交易方、交易頻次、時(shí)間視角等方面分析整體以及某個(gè)員工的差旅行為和差旅偏好，制定差旅計(jì)劃，可以幫助降低報(bào)銷費(fèi)用，甚至預(yù)測下次差旅費(fèi)用。

四、推進(jìn)數(shù)字技術(shù)在財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷中應(yīng)用的策略

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的框架主要包括六個(gè)方面：戰(zhàn)略定位、業(yè)務(wù)流程、組織與人員、信息系統(tǒng)、運(yùn)營管理、風(fēng)險(xiǎn)管理[6]。企業(yè)要推進(jìn)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)從這六個(gè)方面展開。

（一）以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為戰(zhàn)略目標(biāo)

數(shù)字技術(shù)的變革依賴于戰(zhàn)略方針、組織架構(gòu)、激勵(lì)體系等全方面的變革，在全局層面實(shí)現(xiàn)有效協(xié)同。因此，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為戰(zhàn)略目標(biāo)十分必要。企業(yè)在選擇數(shù)字化戰(zhàn)略時(shí)，應(yīng)全面了解數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的收益和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況建立完整、具體的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型規(guī)劃，有針對性的制定發(fā)展路徑，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整發(fā)展方向，選擇最合適的時(shí)機(jī)轉(zhuǎn)型。

（二）信息系統(tǒng)做好“內(nèi)聯(lián)外通”準(zhǔn)備

為了更好的應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，信息系統(tǒng)應(yīng)做好“內(nèi)聯(lián)外通”準(zhǔn)備。信息系統(tǒng)應(yīng)與戰(zhàn)略目標(biāo)緊密聯(lián)系，適用企業(yè)規(guī)模、外部環(huán)境變動(dòng)的情況。信息系統(tǒng)應(yīng)具備集成性，包括銷售管理、生產(chǎn)管理、采購管理等的全面集成，支持端到端的業(yè)務(wù)流程，達(dá)到一個(gè)模塊錄入原始數(shù)據(jù)，其他模塊全程共享的效果；信息系統(tǒng)應(yīng)具備可擴(kuò)展性和移植性，在系統(tǒng)擴(kuò)容、新業(yè)務(wù)擴(kuò)展時(shí)，提供快速、方便和準(zhǔn)確的表現(xiàn)方式。

（三）以成本降低和風(fēng)險(xiǎn)可控為運(yùn)營管理目標(biāo)

不同的戰(zhàn)略定位下，運(yùn)營管理也發(fā)揮著不同的作用。大多成長期企業(yè)運(yùn)營管理的目標(biāo)在于降低處理報(bào)銷業(yè)務(wù)成本和提高效率；成熟期企業(yè)大多聚焦在費(fèi)用報(bào)銷的管控。企業(yè)以成本降低和風(fēng)險(xiǎn)可控為目標(biāo)進(jìn)行運(yùn)營管理能夠更好地發(fā)揮共享中心價(jià)值。因此，結(jié)合數(shù)字技術(shù)，企業(yè)既可以通過數(shù)據(jù)分析，挖掘價(jià)值，控制費(fèi)用支出又能更好的監(jiān)控經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)等。

（四）促進(jìn)財(cái)務(wù)人員知識更新

一是培養(yǎng)具有數(shù)字分析能力的財(cái)務(wù)人員。共享中心的建設(shè)使得企業(yè)大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都聚集到了一起，如何利用數(shù)字技術(shù)挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值是共享中心人員具備的技能。因此，共享中心應(yīng)培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)挖掘、分析能力[7]。二是培養(yǎng)專業(yè)技能強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員。共享中心還需要大量的財(cái)務(wù)人員完成重復(fù)單一的勞動(dòng)，按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行報(bào)銷。企業(yè)可以實(shí)行輪崗機(jī)制，提供更廣闊的發(fā)展空間以改善由于工作內(nèi)容重復(fù)性高導(dǎo)致的高離職率問題；通過培訓(xùn)提升專業(yè)技能，溝通能力等。

（五）再造費(fèi)用報(bào)銷流程

隨著數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，共享中心需要再造費(fèi)用報(bào)銷流程。一是疏理現(xiàn)有流程，發(fā)現(xiàn)冗余節(jié)點(diǎn)以及各步驟風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，改造流程以適應(yīng)數(shù)字技術(shù)的加入，精簡費(fèi)用報(bào)銷過程，提高費(fèi)用報(bào)銷效率。二是試運(yùn)行再造的業(yè)務(wù)流程。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。共享中心可以通過試運(yùn)行再造的業(yè)務(wù)流程檢驗(yàn)數(shù)字技術(shù)與新流程的協(xié)同性，發(fā)現(xiàn)再造流程的問題以及新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。試運(yùn)行就是不斷修正和優(yōu)化的過程，最后確定正式的流程。共享中心應(yīng)將改造的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，自上而下推行。

（六）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)模型

數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來價(jià)值增值的同時(shí)，也帶來了風(fēng)險(xiǎn)。一是外部風(fēng)險(xiǎn)，外部第三方數(shù)據(jù)泄露是很大的風(fēng)險(xiǎn)來源。企業(yè)可以通過與第三方簽訂數(shù)據(jù)使用條例與數(shù)據(jù)保密協(xié)議，限制數(shù)據(jù)使用范圍并對數(shù)據(jù)泄露責(zé)任進(jìn)行落實(shí)；二是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)自身也應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行保密升級，從源頭控制數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)可以通過建立風(fēng)險(xiǎn)模型，監(jiān)測內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，采取對應(yīng)措施控制風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語

數(shù)字化背景下，大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等技術(shù)能夠加速企業(yè)財(cái)務(wù)向業(yè)財(cái)融合轉(zhuǎn)型。數(shù)字技術(shù)能夠解決諸多問題，但也將面臨技術(shù)不夠成熟、技術(shù)成本高昂等挑戰(zhàn)。未來財(cái)務(wù)共享中心會(huì)朝著全球化跨部門跨職能發(fā)展，也會(huì)有新興技術(shù)出現(xiàn)。