物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理的困境及對策研究

吳月俄

一、物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理背景

每一個企業(yè)要想在社會上長期生存發(fā)展下去，都離不開對成本的把控，物業(yè)服務(wù)企業(yè)更是不例外。物業(yè)服務(wù)公司由于不需要投入大量的資產(chǎn)，而且只需依靠簡單重復(fù)的服務(wù)就可以獲得社會的認可進入到該行業(yè)，由于進入壁壘很低，很多人都紛紛進入到這個行業(yè)來，服務(wù)水平的同質(zhì)化，造成了該行業(yè)競爭壓力激烈。要想在這個行業(yè)中成長壯大，物業(yè)服務(wù)企業(yè)就必須依賴自己的內(nèi)部管理制度，建立完善的預(yù)算管理機構(gòu)來做好全面預(yù)算的管理，開支節(jié)流，把控成本，用低成本高質(zhì)量的服務(wù)水平去取勝，以提高企業(yè)自身的品牌名氣，才能在當(dāng)今社會上立于不敗之地。

因此做好物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理的研究，利用好全面預(yù)算管理工具，才能保證企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中獲得收益，實現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)。

二、物業(yè)服務(wù)企業(yè)加強全面預(yù)算管理的重要性

（一）有利于優(yōu)化物業(yè)服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)

物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)的同質(zhì)化決定了企業(yè)要想在該行業(yè)中獲得競爭優(yōu)勢，最關(guān)鍵的一點就是要做好成本的管理，而做好成本的把控首先就要從企業(yè)的內(nèi)部流程出發(fā)。了解企業(yè)的內(nèi)部流程，制定科學(xué)合理的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)，從上到下層層分解，大至最高領(lǐng)導(dǎo)層，小至下層員工，合理布局相關(guān)的人員組織架構(gòu)，制定一系列適合本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程走向。公司上上下下的一切將嚴(yán)格按照優(yōu)化后的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)去執(zhí)行。物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)設(shè)置相關(guān)的部門，綜合部：負責(zé)人力資源、行政、后勤管理；財務(wù)部：會計核算、成本管理、財務(wù)預(yù)算、物資盤點、資金監(jiān)控管理；運營客服部：檔案的建立和保管、協(xié)助有關(guān)部門的提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率、接受處理業(yè)主（租戶）的投訴和服務(wù)、保持與業(yè)主（租戶）的聯(lián)系；工程部：設(shè)備維護維修保養(yǎng)；保安部：保安消防人員崗前崗后的培訓(xùn)、組織消防演練、日常安保消防維護；采購部：物資采購。實行逐級負責(zé)制、逐級監(jiān)督制，員工向主管負責(zé)、主管向經(jīng)理負責(zé)、經(jīng)理向公司負責(zé)的制度，獎懲相結(jié)合，獎勤罰懶，提高員工的責(zé)任心和執(zhí)行能力，提高公司整體的服務(wù)質(zhì)量水平。

（二）有利于健全物業(yè)服務(wù)企業(yè)的全程監(jiān)控和管理

物業(yè)服務(wù)企業(yè)有了優(yōu)化的內(nèi)部流程結(jié)構(gòu)后，附之而來的就是具體流程的操作執(zhí)行以及相關(guān)的事前、事中、事后監(jiān)督，每一項業(yè)務(wù)的執(zhí)行，如果只想著靠員工的積極性去操作執(zhí)行是行不通的，公司還需要具備一定的監(jiān)控和管理能力，管理人員要做到對公司的每一細小環(huán)節(jié)都掌握在自己的手上，做到心中有數(shù)，這樣自己管理自己才不會慌亂，在進行現(xiàn)場監(jiān)督時可以敏銳地洞察到服務(wù)中出現(xiàn)的問題和安全隱患，明確自身在監(jiān)督管理中存在的問題和有待改進的地方，及時地采取有效措施進行糾正，必要時要及時向最高層領(lǐng)導(dǎo)反饋問題。樹立預(yù)防為主的理念，物業(yè)服務(wù)企業(yè)一切要以預(yù)防為主，防患于未然，應(yīng)根據(jù)自己的實際情況制定相關(guān)的實施對策、管理方法、全程監(jiān)控等防護措施，同時要使相關(guān)的防護措施得以落實和執(zhí)行。

（三）有利于提升物業(yè)服務(wù)企業(yè)的核心競爭能力

一個優(yōu)秀的企業(yè)首先體現(xiàn)在組織、指揮、決策、管理等方面競爭優(yōu)勢的組合，形成了企業(yè)的核心競爭能力。而物業(yè)服務(wù)企業(yè)的核心競爭能力就是做好全面預(yù)算管理，制定科學(xué)合理的成本方案，做好成本的核算工作。物業(yè)服務(wù)企業(yè)不同于有形產(chǎn)品銷售行業(yè)，收入一般相當(dāng)穩(wěn)定，只有靠降低實實在在的成本才能增加企業(yè)的毛利。在降低成本的同時，企業(yè)也要注重自己的品牌提升，品牌形象的建立不是意味著去做廣告宣傳，而是首先進行品牌定位，把自己的核心產(chǎn)品做強做大，其次再進行塑造品牌文化，品牌文化是企業(yè)對客戶、對員工、對社會的職責(zé)和使命，確定企業(yè)長遠發(fā)展的目標(biāo)和共同價值觀，才能贏得客戶、員工、社會的認可，提高客戶的忠誠度，推動企業(yè)向前發(fā)展。只有提供個性化的增值服務(wù)、熱情的服務(wù)態(tài)度來面對客戶及潛在客戶，才能贏得客戶的青睞，提高企業(yè)的知名度。人才是創(chuàng)新發(fā)展的第一資源能力，留住優(yōu)秀的員工，提高員工的榮譽感和歸屬感。對外樹立良好的社會形象，積極參加社會和政府舉辦的公益活動，帶動社區(qū)文化建設(shè)，為業(yè)主及使用人營造一個和諧的生活環(huán)境。

三、目前物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理面臨的困境

（一）物業(yè)管理公司各服務(wù)部門成本費用劃分不開

例如，大潤物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理最先是從2017年9月起一期100多間商業(yè)商鋪的陸續(xù)入駐，業(yè)務(wù)部門及工作都較單一。到了2019年初一期成千戶住宅小區(qū)業(yè)主的收樓入住以及二期上百間商鋪商家的進駐，甚至到了2020年省實學(xué)校的招生工作開始及后期二期、三期回遷房、相關(guān)商鋪的陸續(xù)發(fā)展起來，物業(yè)服務(wù)公司整體管理開始繁忙活躍起來。但是財務(wù)與行政部門的編制人員卻沒有相對應(yīng)的增加，采購的初始工作沒有細分，導(dǎo)致商業(yè)商鋪、住宅小區(qū)、學(xué)校這三個服務(wù)部門的成本費用嚴(yán)重劃分不開，成本費用混淆在了一起。業(yè)務(wù)的繁雜本身已經(jīng)讓精疲力盡的財務(wù)人員分不開身來，但還要面對著對相應(yīng)部門收入成本費用的細分，上級領(lǐng)導(dǎo)不斷地要求按服務(wù)部門收入成本進行細分，以讀取相關(guān)部門的利潤率。整個商鋪、住宅、學(xué)校的個數(shù)加起來差不多有三千多戶，而財務(wù)人員包括領(lǐng)導(dǎo)從最一開始到現(xiàn)在都只有5人，單是每個月的收費單都可以讓財務(wù)部堆積如山，上級還要求把賬做細做精，各種各樣的報表數(shù)據(jù)層出不窮，真的是讓財務(wù)人員感覺到有心沒力。物業(yè)服務(wù)公司最大的成本支出就是勞動力，為了協(xié)調(diào)做好各服務(wù)部門的相關(guān)工作，內(nèi)部服務(wù)部門之間的人員也在不斷地調(diào)動著，這個也是導(dǎo)致成本難以區(qū)分的最大一部分；公司采購員剛開始時不清楚采購成本要按部門劃分，而前期的采購多數(shù)都是與資產(chǎn)資源配置的大投入，也就導(dǎo)致了前期的服務(wù)部門成本費用難以區(qū)分；有時購買的物品屬于公用的，這部分費用分?jǐn)偛粶?zhǔn)確也是導(dǎo)致成本費用難以區(qū)分的一方面。

（二）全面預(yù)算管理與現(xiàn)實脫節(jié)

物業(yè)服務(wù)企業(yè)各部門每月都會按規(guī)定的時間提交預(yù)算表至財務(wù)部進行匯總預(yù)算管理，然后由財務(wù)部預(yù)算小組統(tǒng)一把本月的總體預(yù)算上報集團。由于物業(yè)服務(wù)企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)都比較穩(wěn)定，因此各部門一般都是按照增量預(yù)算法來編制預(yù)算數(shù)據(jù)。增量預(yù)算法雖然減輕了編制預(yù)算人員的工作量，但是卻不能夠調(diào)動各部門降低成本費用的積極性，甚至有個別部門在時間不充足不允許的情況下直接照搬上個月實際發(fā)生的成本費用數(shù)據(jù)上交。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在外人看來是業(yè)務(wù)相對是穩(wěn)定的，但是事實上物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)眾多，公區(qū)的養(yǎng)護維修管理，包括房屋總體結(jié)構(gòu)、樓梯間、走廊通道；公區(qū)設(shè)施設(shè)備的運行保養(yǎng)維修管理，包括公用照明、消防設(shè)備設(shè)施、道路、化糞池、停車場等；公共區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的管理，樓道、走廊、門廳的清潔衛(wèi)生除塵、垃圾的收集及清運工作；公共區(qū)域的綠化養(yǎng)護管理，包括花草樹木、擺設(shè)樣品的滅鼠、灑藥管理工作；管理好區(qū)域內(nèi)的交通、車輛停放秩序、消防安全，確保業(yè)主及使用人的人身與財產(chǎn)安全工作。如此繁雜細小，成本預(yù)算管理要做到精細化就需要深入服務(wù)其中進行全面分解，不然就會導(dǎo)致全面預(yù)算管理與現(xiàn)實相脫節(jié)。

（三）全面預(yù)算管理思想有待提高

物業(yè)服務(wù)企業(yè)的發(fā)展時間較短，成立至今還不到4年，一切都在萌芽摸索發(fā)展中。物業(yè)服務(wù)企業(yè)現(xiàn)階段常常有些沒有經(jīng)過事先的預(yù)算管理就實際發(fā)生的采購支出，事后相關(guān)人員就憑相關(guān)的單據(jù)來進行報銷，但此已成為了事實，財務(wù)部再對相關(guān)的單據(jù)進行審核意義何在，合理性何在，最終只有妥協(xié)按實際發(fā)生的成本費用進行銷賬，財務(wù)部在此所執(zhí)行的都是事后的監(jiān)督，全面預(yù)算管理意義何在呢？而物業(yè)服務(wù)公司卻誤認為做好預(yù)算的管理工作是財務(wù)部的責(zé)任，因此把全面預(yù)算管理的工作重任寄托在財務(wù)部的身上，殊不知事實卻恰恰相反。全面預(yù)算就是一個總體預(yù)算，從企業(yè)的運營、投資、人力資源薪酬、資金收入支出預(yù)算組成了一個全面的預(yù)算整體，做好全面預(yù)算的管理要從企業(yè)的各部門配合計劃開始做起，一切從企業(yè)的實際出發(fā)，結(jié)合歷史和未來的目標(biāo)出發(fā)，往科學(xué)的發(fā)展方向出發(fā)，不要讓預(yù)算成為某個人或者某個部門的任務(wù)。做好預(yù)算，從基層開始，以財務(wù)部門為牽頭帶動作用，在預(yù)算收支的基礎(chǔ)上上下延伸，各部門積極配合定期匯總執(zhí)行預(yù)算的結(jié)果，從而形成一套完整的全面預(yù)算體系以實現(xiàn)企業(yè)的合面發(fā)展目標(biāo)。

四、針對上述困境的對策措施

（一）對服務(wù)部門費用的精細化劃分

關(guān)于物業(yè)服務(wù)企業(yè)面臨的費用難以劃分的情況下，當(dāng)下最重要的是要從源頭抓起，從細節(jié)做起，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該按組織架構(gòu)及時補充財務(wù)相關(guān)人員。財務(wù)人員把前期劃分不清服務(wù)部門的成本費用按責(zé)任歸屬重新進行合理分?jǐn)?，對所發(fā)生的成本費用從根源開始追索，落實到相關(guān)部門，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正整改。建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部業(yè)務(wù)采購操作流程和制度，各月各部門根據(jù)自己的物資需求計劃進行申購，編制采購申購單，由相關(guān)部門責(zé)任人審核后送交財務(wù)部審核，待董事長審批后安排相關(guān)采購人員集中統(tǒng)一進行采購。辦公用品統(tǒng)一由行政部門進行采購計劃申請，審核后按相關(guān)流程進行采購。行政部門做好各部門領(lǐng)用辦公用品的登記工作，倉庫負責(zé)各部門物資的驗收入庫及出庫的登記工作，財務(wù)月末根據(jù)相關(guān)出入庫單據(jù)等原始數(shù)據(jù)進行成本費用的歸集，從而保證成本信息的真實、完整性。財務(wù)成本核算人員按照規(guī)定設(shè)置成本核算項目，做到結(jié)構(gòu)合理、項目齊全，收集、整理成本核算原始數(shù)據(jù)，按規(guī)定的方法、程序和時間的要求準(zhǔn)確計算、分配和控制成本費用，從而做到細化物業(yè)服務(wù)部門的費用。

（二）全面預(yù)算管理的精確化

鑒于當(dāng)前的物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面預(yù)算管理都是按增量預(yù)算法進行，各部門還沒有意識到全面預(yù)算的重要性，部門負責(zé)人對自己的預(yù)算管理不重視，造成預(yù)算管理工作的泛泛而談，造成預(yù)算與現(xiàn)實相脫節(jié)。預(yù)算制度是企業(yè)成功的關(guān)鍵，科學(xué)合理的預(yù)算制度有助于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的順利實現(xiàn)。現(xiàn)實工作中預(yù)算的方法多種多樣，只有找到適合自己的方法才是正確，才能實現(xiàn)預(yù)算的目的。增量預(yù)算法雖然簡單易于操作，但是不能很好的控制一些不必要發(fā)生的費用，而不必要的費用勢必會增大企業(yè)的成本支出，從而降低企業(yè)在當(dāng)前社會環(huán)境中的競爭優(yōu)勢，影響企業(yè)的長遠發(fā)展。因此，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以嘗試采用零基預(yù)算法，各部門在編制預(yù)算時，所有的預(yù)算支出以零為基礎(chǔ)，不用考慮以往情況如何發(fā)生，一切從實際和需要出發(fā)，分析各項預(yù)算費用開支是否必要合理，在降低成本費用的同時，服務(wù)水平也需要保持不變甚至爭取更高的服務(wù)質(zhì)量水平，從而確定預(yù)算費用。零基預(yù)算法能使企業(yè)快速地適應(yīng)環(huán)境的變化，特別是面對當(dāng)前劇烈的經(jīng)濟環(huán)境競爭之下，企業(yè)能對環(huán)境作出迅速反應(yīng)，才能使企業(yè)取得競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的長遠發(fā)展。零基法的編制耗時耗力巨大，需要全員參與，物業(yè)服務(wù)企業(yè)事先要做好參與預(yù)算管理工作人員的培訓(xùn)工作，使全面預(yù)算管理工作得到全員重視，勵行節(jié)約，做到全面預(yù)算管理員精確化，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量水平精益求精，更上一層樓，推動物業(yè)服務(wù)企業(yè)走向行業(yè)的前列。

（三）全員參與全面預(yù)算管理，全面科學(xué)信息化管理

大數(shù)據(jù)科學(xué)信息化時代的到來，推動著社會各行各業(yè)的迅速發(fā)展。物業(yè)服務(wù)企業(yè)如果可以運用各種先進的信息化大數(shù)據(jù)進行科學(xué)預(yù)算管理，將會使企業(yè)在當(dāng)今的社會上獲得關(guān)鍵的競爭優(yōu)勢。利用好信息化時代數(shù)據(jù)管理可以為企業(yè)提供更科學(xué)、準(zhǔn)確化的全面預(yù)算體制，對于節(jié)約成本、提高效率都能起到事半功倍的效力，由于物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理工作涉及面廣、日常管理工作量較大，因此通過采用網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸機制來進行成本控制、內(nèi)部溝通及管理，對于物業(yè)服務(wù)企業(yè)來說意義更是重大。物業(yè)服務(wù)人員可以從傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式中解脫出來，繁雜的數(shù)據(jù)采用信息化處理，從而節(jié)約人工成本、提高管理效率。物業(yè)服務(wù)全面科學(xué)信息化可實現(xiàn)對房源及商鋪的管理，通過配置樓層平面圖顯示各房間和商鋪的單元基本信息，達到滿足物業(yè)服務(wù)管理的日常需要；完善收費管理系統(tǒng)，確保物業(yè)服務(wù)費、代收代付水電費、代收租金等相關(guān)費用賬單的自動生成；建立客戶服務(wù)統(tǒng)一管理體系，結(jié)合客戶新增、變更、續(xù)簽、退租、有償服務(wù)、設(shè)備維修、服務(wù)回訪等全面服務(wù)程序，并可自定義客戶的專性服務(wù)功能，從而提高對客戶的服務(wù)質(zhì)量水平；建立車位的管理功能系統(tǒng)，統(tǒng)一管理車庫、車位、車輛和停車費的電子化收費，全面全程監(jiān)控車位的運行；全面加強科學(xué)智能化的預(yù)警報警機制，對異常的客戶信息進行預(yù)報，對消防設(shè)備的異常能及時進行報警，并自動生成應(yīng)急系統(tǒng)方案，規(guī)避風(fēng)險的發(fā)生頻率。通過引入科學(xué)的信息化技術(shù)，提高全員參與全面預(yù)算管理的熱情，將會帶來物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理效率的提升，做好全面預(yù)算管理，降低企業(yè)的成本費用，決定在企業(yè)在市場的格局，也是物業(yè)服務(wù)企業(yè)在優(yōu)勝劣汰的市場生存規(guī)律中得到勝利的關(guān)鍵點。

五、結(jié)語

總言而之，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要想在當(dāng)前的現(xiàn)代化社會中持續(xù)發(fā)展下去，就必須要有自己的優(yōu)勢，物競擇天，適者生存。鑒于大潤物業(yè)服務(wù)公司還處于發(fā)展的初級階段，全面預(yù)算管理還處于摸索探討之中，未來的路還很長遠，當(dāng)下最重要的是從公司的實際出發(fā)，借助科學(xué)的信息化技術(shù)進行全面預(yù)算管理，促使物業(yè)服務(wù)公司能夠迅速適應(yīng)當(dāng)前環(huán)境的變化，在眾多競爭者中脫穎而出，從而實現(xiàn)自己的長遠戰(zhàn)略目標(biāo)。