人工智能時代財務(wù)共享中心優(yōu)化策略研究

黃 葉

一、前言

財務(wù)管理是一個企業(yè)管理的核心板塊，也是國家對各大小企業(yè)監(jiān)控的重要方向。從企業(yè)層面來看，企業(yè)良好的財務(wù)管理，能夠優(yōu)化企業(yè)財務(wù)使用和監(jiān)管流程、幫助企業(yè)領(lǐng)導人做好戰(zhàn)略規(guī)劃、提高企業(yè)經(jīng)營效率和質(zhì)量。從國家層面來看，國家需要對企業(yè)財務(wù)管理的規(guī)范化進行監(jiān)管，并對企業(yè)納稅情況進行監(jiān)控。企業(yè)良好的財務(wù)管理，能夠減少國家在企業(yè)財務(wù)監(jiān)管上人力和物力的投入，提高國家對企業(yè)管理的便捷性和高效性。隨著科學技術(shù)的高速發(fā)展，財務(wù)管理也受到了人工智能的影響，極大優(yōu)化企業(yè)財務(wù)的質(zhì)量管理、效率管理、風控管理以及流程管理等。因此，本文主要研究的是人工智能時代下財務(wù)共享中心優(yōu)化策略，希望能夠多維度的幫助企業(yè)提升財務(wù)管理水平和質(zhì)量。

二、財務(wù)共享中心建設(shè)的現(xiàn)狀

在科技高速發(fā)展的時代背景下，現(xiàn)代企業(yè)逐漸依靠人工智能技術(shù)的程序和算法，搭建財務(wù)共享中心系統(tǒng)來進行財務(wù)管理。財務(wù)共享中心在財務(wù)管理上存在很多優(yōu)點，如提高財務(wù)信息的精準度、提升財務(wù)信息的效率以及提高風險預警能力。從提高財務(wù)信息的精準度來分析，人工智能技術(shù)在企業(yè)的財務(wù)管理中應(yīng)用，都是借助算法和程序進行財務(wù)信息管理和核算，減少了人為干預的部分，精準測算出具體的數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理者提供精準的財務(wù)數(shù)據(jù)參考。從提升財務(wù)信息的效率來分析，傳統(tǒng)的財務(wù)管理，主要采用的是人工記賬的一種方式。人工記賬必須要求記賬人員要嚴謹且細心，并需要安排專人進行賬單的核查。人工記賬的方式不僅僅是耗時特別長，而且財務(wù)處理流程也比較復雜。采用人工智能技術(shù)，能夠簡化財務(wù)審批流程、財務(wù)調(diào)控流程以及財務(wù)管理流程，提高工作效率。從提高風險預警能力來分析，采用人工智能技術(shù)來進行財務(wù)管理，能夠更為直觀的看到公司財務(wù)經(jīng)營脈絡(luò)、財務(wù)中成本與收益的對比、財務(wù)的漏洞問題等，能夠有效的提高財務(wù)的風險預警能力。

但是當前企業(yè)運用財務(wù)共享中心進行財務(wù)管理也存在一些不足，主要體現(xiàn)在技術(shù)障礙、監(jiān)管難、數(shù)據(jù)雜等等方面。首先，從技術(shù)障礙來分析，財務(wù)共享中心需要依托于OCR 技術(shù)的運用，但是現(xiàn)在的OCR 技術(shù)在智能識別的精度還沒有那么高，有些特別的數(shù)字或者文字容易被系統(tǒng)識別錯誤，從而影響財務(wù)共享中心系統(tǒng)的有效運行。其次，從監(jiān)管難來分析，財務(wù)共享中心系統(tǒng)由于所有的財務(wù)資料和信息都在平臺上進行操作，導致報銷人在報銷時可能會出現(xiàn)謊報的行為，雖然可以借助OCR 技術(shù)和掃描上傳原始憑證，但是實際操作過程中，常常出現(xiàn)高仿原始憑證，存在監(jiān)管的漏洞，容易給企業(yè)帶來資金無故外流的風險。第三，從數(shù)據(jù)繁雜來分析，財務(wù)共享中心系統(tǒng)是將所有的數(shù)據(jù)都匯聚在平臺中，雖然能夠依托于人工智能技術(shù)來對數(shù)據(jù)進行整理和分析，但是整個企業(yè)的運營資金流、報銷資金流以及財務(wù)核算管理都在系統(tǒng)進行，導致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)很繁雜，很多企業(yè)在面對財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)庫中龐大的數(shù)據(jù)，很難理出合理的思緒去進行數(shù)據(jù)管理。財務(wù)共享中心雖然有很多不足的地方，但是在大數(shù)據(jù)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，企業(yè)運用財務(wù)管理中心進行財務(wù)管理是必然的潮流趨勢，因此，企業(yè)要不斷的更新和優(yōu)化財務(wù)共享中心，以便于更好的為企業(yè)管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、人工智能下的財務(wù)共享中心優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化OCR 技術(shù)

OCR 技術(shù)是人工智能技術(shù)運用到財務(wù)管理的重要體現(xiàn)之一，主要是通過人工智能文字識別技術(shù)來提高財務(wù)共享中心系統(tǒng)對財務(wù)信息收集和整理的精準度。目前，OCR 技術(shù)已經(jīng)在財務(wù)共享中心中廣泛應(yīng)用，但是在實際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)OCR 技術(shù)還存在一定的缺陷，比如文字識別的小數(shù)位識別不準確、部分票據(jù)內(nèi)容識別文字出現(xiàn)偏差。因此，就必須優(yōu)化現(xiàn)有的OCR 技術(shù)，具體可以從技術(shù)升級、標準化流程以及人才儲備三個環(huán)節(jié)來優(yōu)化OCR 技術(shù)。首先，從技術(shù)升級來分析，可以從人工智能算法出發(fā)，提高數(shù)據(jù)識別的精準度。其次，從標準化流程來分析，識別的精準度比較低，可能與系統(tǒng)的操作流程不規(guī)范有關(guān)，可以做一份OCR 技術(shù)的標準化操作流程，提高文字識別的精準度。第三，從人才儲備來分析，企業(yè)可以儲備一批擅長計算機運算和程序開發(fā)的人才，專門用于優(yōu)化OCR 技術(shù)的操作流程，減少中間流程，提高財務(wù)管理的效率和便捷性。

（二）優(yōu)化費用報銷管理系統(tǒng)

費用報銷是企業(yè)財務(wù)管理中相對比較復雜且效率比較低的財務(wù)工作。目前，大多數(shù)企業(yè)的費用報銷流程是紙質(zhì)報銷單填寫、報銷單領(lǐng)導簽核、財務(wù)核算、財務(wù)打款至報銷人賬戶。報銷流程看起來似乎是相對簡單的，但是在實際操作過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，比如紙質(zhì)報銷單填寫問題和財務(wù)核算問題。從紙質(zhì)報銷單填寫問題來分析，紙質(zhì)報銷單填寫內(nèi)容或附件內(nèi)容不規(guī)范，導致報銷單傳遞到財務(wù)核算流程時，被退檔要求重新填寫。除了不規(guī)范問題外，財務(wù)報銷單填寫還會存在虛假報銷或者重復報銷的情況發(fā)生。從財務(wù)核算來分析，財務(wù)核算的是整個公司所有人員的報銷單，但是一般財務(wù)部的核算人員在1-5 個人左右，這導致財務(wù)核算報銷單的速度極為緩慢，費用報銷周期比較長。因此，建立財務(wù)共享中心，優(yōu)化費用報銷系統(tǒng)是現(xiàn)在各大企業(yè)所急需做的事情，能夠極大程度的減少人力成本和時間成本，具體可以從以下幾個方面入手。

首先，在財務(wù)共享中心系統(tǒng)中增設(shè)電子化費用報銷系統(tǒng)，減少紙質(zhì)辦公。電子化費用報銷系統(tǒng)可以在程序上設(shè)置成相對標準規(guī)范的輸入內(nèi)容，讓報銷人必須嚴格按照程序設(shè)定的內(nèi)容進行填寫，并可以通過掃描的方式將發(fā)票或者票據(jù)上傳至電子化費用報銷系統(tǒng)中，降低報銷單被退單的可能性。

其次，財務(wù)共享中心中構(gòu)建費用報銷線上審批流程。領(lǐng)導簽字審核是財務(wù)報銷必經(jīng)歷的過程，是對員工費用報銷事項的具體審核，能夠在一定程度上防止員工謊報，也能夠幫助領(lǐng)導掌握部門費用的使用方向，有助于控制部門預算，節(jié)省部門開支。傳統(tǒng)的財務(wù)報銷審批流程的執(zhí)行是由報銷人填好報銷單后拿給領(lǐng)導簽字審批。這存在兩方面的問題，即領(lǐng)導的時間問題、真實性問題。從領(lǐng)導時間問題來分析，報銷人產(chǎn)生費用報銷時間是隨時可能發(fā)生，而領(lǐng)導的時間卻不能以圍繞報銷簽核事項來運行，導致報銷人想要找領(lǐng)導審批時出現(xiàn)領(lǐng)導出差、領(lǐng)導請假、領(lǐng)導正在談公事等情況，從而延遲簽核時間，導致報銷人需多次找領(lǐng)導簽核，時間成本大且效率低。從真實性問題來分析，由于是紙質(zhì)簽核的，報銷人員如果熟悉領(lǐng)導的簽字筆記，那他可能就會發(fā)生模仿領(lǐng)導筆記進行簽核，影響費用報銷的真實性。并且每次報銷人去找領(lǐng)導簽字時，都必須帶齊報銷單和報銷憑證，任何一項由遺漏或者填寫錯誤，就必須重新再來找領(lǐng)導報銷，報銷時候除了報銷單和報銷憑證，簽字筆也是必備的，所以傳統(tǒng)紙質(zhì)的報銷審批流程不論是對報銷人，還是對簽核人都是極為不便捷的。在財務(wù)共享中心中構(gòu)建費用報銷線上審批流程，能夠減少報銷人和簽核人的時間成本，并且線上審批流程受到算法和程序的嚴格控制，能夠在一定程度對報銷單子內(nèi)容的真實性和準確性進行檢測。各個層級的領(lǐng)導審批不再需要報銷人去一個一個的找人簽字，而是領(lǐng)導直接在財務(wù)共享中心系統(tǒng)中點擊審核，查看電子報銷單的詳細內(nèi)容，如果電子報銷單內(nèi)容沒有問題，只需要一鍵點擊“同意”就審批通過，沒有時間和地域的限制，并提高的財務(wù)報銷審批效率。

第三，財務(wù)共享中心中加入費用管理窗口。費用管理是費用報銷的核心工作，費用管理主要包含費用預支和報銷費用打款兩項內(nèi)容。從費用預支來分析，費用預支行為是發(fā)生在費用報銷行為的前面，但是費用預支的最終行為也是需要進行費用報銷，它只是為了減輕員工墊錢壓力而允許員工向企業(yè)預支費用來開展工作或者項目。在費用管理中，費用預支必須明確預支人姓名、預支金額以及預支目的，并且費用管理窗口必須與費用報銷系統(tǒng)結(jié)合起來。當報銷人報銷的費用是有存在預支行為的，就必須扣除其預支款來進行報銷，實行多退少補的費用預支管理政策。從報銷費用打款來分析，報銷費用打款是費用報銷流程的最后一步，是經(jīng)過領(lǐng)導審批和財務(wù)審批后，報銷的內(nèi)容都屬于正常報銷的情況下才會進行打款。大多數(shù)企業(yè)的報銷費用打款是通過將報銷款打入對應(yīng)報銷人的銀行卡中，少部分企業(yè)是通過簡單的微信或支付寶來進行支付。但是這兩種報銷打款的方式都經(jīng)過了第三方的輾轉(zhuǎn)，并且如果員工的報銷單比較多的情況下，員工還必須花費時間和精力去核對每一筆報銷單和實際報銷金額之間是否是吻合的。因此，建議在費用管理窗口中直接打款給員工，打款金額直接與報銷單進行連接，報銷的金額員工可以自行提款到賬。這樣員工打開報銷系統(tǒng)就容易看到那些報銷單是已經(jīng)報銷了，哪些還待報銷。清晰的費用管理必須在財務(wù)共享中心中建立窗口，以便于部門領(lǐng)導了解員工的費用使用情況，有利于部門領(lǐng)導制作部門年度預算和月度預算。

（三）創(chuàng)新記賬憑證管理

會計工作之所以崗位綜合條件要求高，是因為會計崗位的技能要求也高，比如記賬憑證的處理。記賬憑證是財務(wù)部門參照企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所產(chǎn)生的各類原始憑證進行編制的，一般會有兩種記賬憑證賬本，即總分類賬本和明細分析賬，其記錄的科目也是多樣化的，有資產(chǎn)類、成本類、負債類、損益類、所有者權(quán)益類等，所有類別下還分應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、原材料等多個系列，內(nèi)容十分的復雜多樣。記賬憑證又是企業(yè)財務(wù)管理的主要依據(jù)，因此，對財務(wù)人員的專業(yè)要求、工作嚴謹態(tài)度要求都十分高，導致財務(wù)部人員需要花費很多精力在記賬憑證的填寫、復查、保管等的工作上。隨著人工智能的發(fā)展，建立財務(wù)共享中心可以將記賬憑證管理也一并納入電子化管理中，減輕財務(wù)人員的工作壓力，也降低對財務(wù)人員的專業(yè)度要求，能夠減少人為粗心錯誤行為的發(fā)生，提高記賬憑證提供數(shù)據(jù)的精準度。此外，在財務(wù)共享中心建立記賬憑證管理平臺，能夠讓領(lǐng)導層可以隨時隨地的查閱公司財務(wù)狀況，能夠幫助領(lǐng)導層做戰(zhàn)略規(guī)劃，同時也能夠監(jiān)控公司的財務(wù)狀況。財務(wù)共享中心中建立和運用記賬憑證管理平臺，具體可以采取下面的幾種行為。

首先，記賬憑證管理平臺的搭建需要計算機專業(yè)人員與財務(wù)專業(yè)人員的共建。記賬憑證是財務(wù)會計管理中一項比較復雜的工作，也是專業(yè)度比較高的工作，這個平臺的搭建不能夠僅僅依賴于計算機專業(yè)人員的程序設(shè)計開發(fā)，而且需要將程序設(shè)計與專業(yè)知識相結(jié)合，因此計算機專業(yè)人員和財務(wù)專業(yè)人員都是記賬憑證管理平臺搭建的必不可少的人員。在財務(wù)共享中心中搭建記賬憑證管理平臺，必須要涵蓋的窗口有原始憑證數(shù)據(jù)庫、電子化記賬憑證明細賬簿和總賬。這三個窗口都必須能夠按照時間、科目、金額的情況進行排列布局，并且能夠直接生成簡約的數(shù)據(jù)報表或者數(shù)據(jù)分析圖，使得數(shù)據(jù)查詢和分析都變得更加的簡便。其次，編制電子化記賬憑證管理平臺使用說明書。記賬憑證雖然轉(zhuǎn)為電子化的形式展現(xiàn)，但是其仍然具有一定的專業(yè)知識融入在其中，編制的電子化記賬憑證管理平臺使用說明書應(yīng)當包含電子化記賬憑證的各個窗口的功能介紹、電子化記賬憑證管理平臺的操作流程、電子化記賬憑證管理平臺的注意事項等三個方面。編制電子化記賬憑證管理平臺說明書，一方面能夠讓現(xiàn)有財務(wù)部門會計人員能夠快速的熟練使用平臺功能，減輕紙質(zhì)化記賬憑證管理的繁雜工作；另一方面能夠讓后面新加入的財務(wù)部新人快速熟悉工作的操作方式，便于財務(wù)部門日常管理工作的開展。

（四）多維度降低平臺風險

財務(wù)共享中心平臺搭建起來后，公司的財務(wù)信息基本上都能夠在上面體現(xiàn)。雖然不同級別看到的財務(wù)信息的詳細情況不同，但是這個也會帶來財務(wù)信息泄密的風險。財務(wù)作為公司的核心板塊，財務(wù)信息的泄露可能會對公司產(chǎn)生極大的風險。此外，財務(wù)共享中心平臺的使用，還可能存在電子信息與原始憑證的信息不吻合的情況，會影響公司的財務(wù)資金流向不明確的風險。想要降低財務(wù)共享中心平臺使用的風險，可以從公司制度規(guī)范、責任明確規(guī)范以及法律規(guī)范等多維度來降低風險。

首先，從公司制度規(guī)范來分析，財務(wù)共享中心平臺的運用是公司財務(wù)管理的主要管理工具，并對公司的生產(chǎn)經(jīng)營造成影響，所以可以建立專門的公司制度來規(guī)范財務(wù)共享中心平臺使用。在公司制度中明確財務(wù)共享中心使用的功能、使用的方式、使用的注意事項以及禁止發(fā)生的使用行為和后果。制度一旦建立起來后立馬要求各個部門組織學習并抽查考核，確保公司全員都清楚制度的內(nèi)容。其次，從責任明確規(guī)范來分析，當因財務(wù)共享中心平臺發(fā)生有損壞公司利益的事件時，要明確主要責任人、次要責任人和連帶責任人，并明確這些責任人所需要承擔的責任。第三，從法律規(guī)范來分析，法律規(guī)范是最具有權(quán)威性和約束力的，向公司全員宣導關(guān)于公司核心商業(yè)機密泄密，泄密人將會受到的懲罰來引導大家的警惕，從而減少財務(wù)信息泄露的風險。

四、結(jié)語

人工智能時代具有科技化、智能化和減少人工干預的特點。現(xiàn)階段，人工智能技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得相對成熟，將人工智能技術(shù)應(yīng)用到財務(wù)管理，能夠提高財務(wù)信息的精準度、提升財務(wù)信息的效率，并能夠提高風險預警能力。在人工智能技術(shù)的影響下，建立財務(wù)共享中心已經(jīng)成為企業(yè)財務(wù)管理的必然趨勢。因此，本文針對財務(wù)共享中心平臺的優(yōu)化，提出了優(yōu)化OCR 技術(shù)、優(yōu)化費用報銷系統(tǒng)、創(chuàng)新記賬憑證管理以及多維度降低平臺風險等等策略，希望能夠提升我國企業(yè)的財務(wù)管理水平。未來，對財務(wù)共享中心平臺的研究將會是財務(wù)管理主要方向，財務(wù)管理工作將會變得越來越智能化和簡潔化，財務(wù)管理的工作也不再需要那么多的財務(wù)管理人員，更多復雜難懂的工作是由人工智能通過程序和算法去完成，降低了人為干預，提高了財務(wù)管理的精準度。