基于財(cái)務(wù)共享中心的“智慧會(huì)計(jì)工廠”構(gòu)建

葛艷

【摘要】財(cái)務(wù)共享中心具有對(duì)內(nèi)對(duì)外服務(wù)能力，向集團(tuán)內(nèi)提供高效標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)服務(wù)，向外輸出財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)與咨詢服務(wù)?；谪?cái)務(wù)共享中心構(gòu)建“智慧會(huì)計(jì)工廠”，可進(jìn)一步從根本上解決了將日益增長的業(yè)務(wù)量引發(fā)的矛盾，為企業(yè)貫徹執(zhí)行財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)提供了保障。文章從財(cái)務(wù)共享中心的“智慧會(huì)計(jì)工廠”路徑設(shè)計(jì)等方面展開探討，以期為企業(yè)實(shí)際應(yīng)用提供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】智慧會(huì)計(jì)工廠；預(yù)制憑證；財(cái)務(wù)報(bào)表

【中圖分類號(hào)】F234.4

一、從財(cái)務(wù)共享服務(wù)到“智慧會(huì)計(jì)工廠”

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具有降低企業(yè)運(yùn)作成本、提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率與水平等方面的優(yōu)勢。但財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享仍有一定的局限性：只能通過數(shù)據(jù)處理工具來解決數(shù)據(jù)的深度分析問題，相應(yīng)的系統(tǒng)并不完善；會(huì)計(jì)人員需對(duì)合同履行信息的填列是否準(zhǔn)確、是否符合規(guī)定進(jìn)行考量與判斷，重點(diǎn)審核發(fā)票效力，關(guān)注合同履行結(jié)算金額與發(fā)票金額是否一致，耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)操作；財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心多適用于跨國公司和國內(nèi)大型集團(tuán)公司，財(cái)會(huì)人員需要對(duì)不同的企業(yè)進(jìn)行區(qū)別核算，人為差錯(cuò)對(duì)核算準(zhǔn)確性的影響不容忽視；會(huì)計(jì)人員兼職檔案工作，容易出現(xiàn)會(huì)計(jì)歸檔混亂等問題，檔案資源也無法被有效利用；企業(yè)在會(huì)計(jì)信息收集、掃描、傳送、歸檔、整理等方面設(shè)置多種崗位角色，帶來新的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

“智慧會(huì)計(jì)工廠”屬于綜合性、全面型的智能財(cái)務(wù)咨詢體系，以財(cái)務(wù)核算流程信息化和標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，在已有財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)上打造橫向價(jià)值鏈，通過數(shù)個(gè)自然語言描述的信息歸集單元來拆分標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)核算內(nèi)容，各行業(yè)在橫向上相聯(lián)系，加深企業(yè)行業(yè)內(nèi)的縱向聯(lián)系?！爸腔蹠?huì)計(jì)工廠”以制度規(guī)范為保障，以財(cái)務(wù)核算流程優(yōu)化為切入點(diǎn)，將一般自然語言通過信息轉(zhuǎn)換機(jī)制轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)語言，即用無數(shù)個(gè)清晰化、標(biāo)準(zhǔn)化的細(xì)小動(dòng)作進(jìn)行某項(xiàng)會(huì)計(jì)核算服務(wù)的拆解，形成“工廠化”的流水線作業(yè)模式，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算集成化與智能化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)上線后，集團(tuán)公司境內(nèi)外分子公司的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)集中至共享中心核算，核算業(yè)務(wù)量明顯增多，需采用更高效的財(cái)務(wù)核算辦法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化記賬。“智慧會(huì)計(jì)工廠”的提出以財(cái)務(wù)共享為前提，屬于財(cái)務(wù)共享的主要表現(xiàn)形式，打破當(dāng)前單人處理一筆會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，運(yùn)用流水化、工廠化、智能化作業(yè)形式進(jìn)行賬務(wù)處理，避免了信息孤島現(xiàn)象的存在。

二、基于財(cái)務(wù)共享中心的“智慧會(huì)計(jì)工廠”構(gòu)建

（一）專業(yè)化分工核算類型設(shè)計(jì)

1.核算部門專業(yè)化

從整體流程而言，由檔案運(yùn)營部門接受單據(jù)并提交頁面管理系統(tǒng)通過光學(xué)字符識(shí)別（OCR）軟件進(jìn)行本地化掃描，部門核算人員按照共享中心接收到的掃描件進(jìn)行賬務(wù)核算與處理。檔案管理部門基于企業(yè)單位、成本中心或者利潤中心等內(nèi)部分工方式差異進(jìn)行派工核算，所以提高財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性需從派工核算專業(yè)化方面著手。賬務(wù)處理時(shí)，組建專業(yè)小組負(fù)責(zé)憑證的登記、核算以及最終復(fù)核等工作，發(fā)揮財(cái)會(huì)人員專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)定期輪崗換崗制度，組內(nèi)各成員都有機(jī)會(huì)進(jìn)行審核，避免人員長時(shí)間在某一崗位形成思維固化或者涉及主觀謀利等問題。

2.核算職能專業(yè)化

在部門和人員專業(yè)化基礎(chǔ)上，具備專業(yè)技能的財(cái)會(huì)人員掃描憑證并將其上傳至FSS系統(tǒng)，按照資產(chǎn)、成本、損益、所有者權(quán)益、負(fù)債等核算科目進(jìn)行規(guī)范化制單，通過專業(yè)化制單保障核算內(nèi)容準(zhǔn)確性。同時(shí)，以組間或者組內(nèi)成員之間相互監(jiān)督的形式進(jìn)行制單監(jiān)督，必要時(shí)采取獎(jiǎng)懲制度，確保制單核算的完整性[1]。另外，將制單、復(fù)核、監(jiān)督三個(gè)業(yè)務(wù)流程固化處理，建立系列鏈接新手段，在有效條件下實(shí)現(xiàn)高效的業(yè)務(wù)處理，提升系統(tǒng)自動(dòng)化程度。

3.核算對(duì)象專業(yè)化

按照員工工作熟悉度分工，將核算內(nèi)容相近的企業(yè)交由業(yè)務(wù)不熟練的員工進(jìn)行核算，同一企業(yè)不同核算業(yè)務(wù)制單則由業(yè)務(wù)熟練的員工負(fù)責(zé)；按照核算量分工，將核算業(yè)務(wù)量較少的企業(yè)視為整體進(jìn)行小組核算，整合業(yè)務(wù)量較大的企業(yè)，各小組分工進(jìn)行分公司或不同子公司同一業(yè)務(wù)的核算，提高財(cái)務(wù)共享中心的規(guī)律性與計(jì)劃性，防范分配不均導(dǎo)致的工作量不平衡；按照員工工作專業(yè)化能力分工，憑證的審核、復(fù)核與監(jiān)督由業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的人員負(fù)責(zé)，并按照“智慧會(huì)計(jì)工廠”預(yù)設(shè)模板進(jìn)行數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化錄入，影像掃描、業(yè)務(wù)分類派工由其他人員進(jìn)行，提升共享中心的整體財(cái)務(wù)核算效率。

（二）流水化作業(yè)流程設(shè)計(jì)

1.企業(yè)業(yè)務(wù)端核算業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠開展量化計(jì)算與比較，對(duì)所有子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，使得成本的降低效果更顯著。但是，財(cái)務(wù)共享中心跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)，也增加了自身的壓力，需要采取流水化作業(yè)模式來實(shí)現(xiàn)核算目標(biāo)。

不同企業(yè)的核算內(nèi)容也存在差異性，需要從業(yè)務(wù)端發(fā)起財(cái)務(wù)核算，尊重各企業(yè)核算系統(tǒng)的自主權(quán)。如圖1所示，“智慧會(huì)計(jì)工廠”流水核算模式規(guī)律性的分類與分工簡化了流程，電子發(fā)票的運(yùn)用提高了核算效率，核算的規(guī)范性與準(zhǔn)確率大大提高。

2.原始單據(jù)的掃描與憑證錄入

基于財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的“智慧會(huì)計(jì)工廠”中，主要由檔案部門通過電子影像系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)核算材料予以分類和整理，OCR自動(dòng)掃描上傳至FSS系統(tǒng)。同時(shí)，基于現(xiàn)有憑證信息的錄入，核算部門對(duì)分配和接收的材料進(jìn)行復(fù)核，結(jié)合專業(yè)化分工分步驟、分職能實(shí)施流水化作業(yè)。另外，會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過制單、審核監(jiān)督、復(fù)核等流程操作并錄入系統(tǒng)后，還需要以合理、精確的人員分工為前提依據(jù)要素分別填寫錄入憑證，提高核算業(yè)務(wù)處理效率。

（三）規(guī)范化處理設(shè)計(jì)

1.核算標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化

從管理理念上進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)新企業(yè)管理機(jī)制，強(qiáng)化管理措施，完善管理制度體系，以業(yè)務(wù)管理制度為核心細(xì)化各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)；就“智慧會(huì)計(jì)工廠”業(yè)務(wù)范圍予以明確，實(shí)施“工作表清單”，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；厘清財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)流程，制定并推行健全的業(yè)務(wù)規(guī)范，確?！爸腔蹠?huì)計(jì)工廠”能夠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的執(zhí)行每一步操作；開發(fā)制度管理信息平臺(tái)，統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)檢查等工作，實(shí)現(xiàn)問題的線上處理與表單化處理。

2.核算業(yè)務(wù)規(guī)范化

采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)的集團(tuán)型企業(yè)分子公司數(shù)量眾多，共享中心財(cái)務(wù)核算的通暢性需以業(yè)務(wù)規(guī)范化及核算單據(jù)規(guī)范化為前提條件，進(jìn)而為“智慧會(huì)計(jì)工廠”流水化、智能化制單奠定基礎(chǔ)[2]。同時(shí)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)預(yù)制標(biāo)準(zhǔn)化模板，支撐“智慧會(huì)計(jì)工廠”系統(tǒng)智能集成的實(shí)現(xiàn)。另外，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕缑嬲w校驗(yàn)規(guī)則，對(duì)業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端進(jìn)行約束和規(guī)范，財(cái)務(wù)人員投入更多精力來審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合規(guī)性，模板自動(dòng)生成記賬憑證，降低差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)，為全面貫徹執(zhí)行財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)提供保障。

（四）智能化操作核算方式

1.核算信息智能化抓取

財(cái)務(wù)共享中心模式下，企業(yè)要分步驟實(shí)現(xiàn)核算信息智能化抓取：按照業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，由共享中心業(yè)務(wù)操作人員對(duì)量大且出現(xiàn)頻率高的核算業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，通過統(tǒng)一、規(guī)范的憑證模板對(duì)各類型業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算分錄進(jìn)行固化處理；基于業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)調(diào)用相應(yīng)模板，在系統(tǒng)中錄入分類后的核算信息；會(huì)計(jì)憑證相關(guān)字段生成階段，通過系統(tǒng)邏輯對(duì)業(yè)務(wù)語言進(jìn)行轉(zhuǎn)換，每個(gè)業(yè)務(wù)邏輯執(zhí)行裝置包括調(diào)度單元和多個(gè)業(yè)務(wù)虛擬機(jī)，確保核算信息抓取的全面性與適用性。

2.會(huì)計(jì)憑證智能化生成

企業(yè)可借鑒流水線批量生產(chǎn)的方式錄入相同或類似業(yè)務(wù)，按照流程設(shè)計(jì)智能化開展借貸處理，將業(yè)務(wù)處理流程固化到系統(tǒng)中，時(shí)間和金額等內(nèi)容也可分配不同人員按照詳細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，提高實(shí)際工作效率?！爸腔蹠?huì)計(jì)工廠”填寫供應(yīng)商以及金額等信息完成憑證制單，還需設(shè)置“保存”與“退回”環(huán)節(jié)，對(duì)生成的預(yù)制憑證進(jìn)行智能化審核，并設(shè)定反饋操作機(jī)制，存在錯(cuò)誤則自動(dòng)退回重新填寫與審核，無誤后保存生成最終憑證。

3.財(cái)務(wù)報(bào)表智能化編制

基于核算信息抓取、會(huì)計(jì)憑證生成等程序智能化實(shí)施后，系統(tǒng)會(huì)向上一級(jí)管理層上傳審核后的核算信息，自動(dòng)生成報(bào)表后進(jìn)一步開展數(shù)據(jù)分析以預(yù)測企業(yè)未來運(yùn)營情況，及時(shí)調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略。運(yùn)營部門人員可基于需求設(shè)定報(bào)表出具時(shí)間，智能化系統(tǒng)會(huì)定期出具報(bào)表，無須進(jìn)行其他任何操作，一鍵操作降低了工作量，為企業(yè)運(yùn)營決策提供及時(shí)的信息參考。

三、基于財(cái)務(wù)共享中心的“智慧會(huì)計(jì)工廠”的 應(yīng)用策略

（一）強(qiáng)化信息系統(tǒng)的支持

信息系統(tǒng)的合理有效搭建是財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)路徑的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。尤其是隨著“智慧會(huì)計(jì)工廠”建設(shè)的推進(jìn)，智能化系統(tǒng)的支撐作用顯得更為緊迫。為提高“智慧會(huì)計(jì)工廠”的服務(wù)水平與運(yùn)行效率，需對(duì)其智能化信息系統(tǒng)予以不斷優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)核算資料收集、上傳、審核、預(yù)制憑證生成以及財(cái)務(wù)報(bào)表編制的完全智能化，定制不同的基礎(chǔ)信息錄入界面，充分發(fā)揮CMIS集成、OCR識(shí)別等技術(shù)優(yōu)勢，規(guī)范信息轉(zhuǎn)換邏輯，實(shí)現(xiàn)憑證自動(dòng)集成。

（二）積極開展流程優(yōu)化與業(yè)務(wù)創(chuàng)新

“智慧會(huì)計(jì)工廠”財(cái)務(wù)處理流程并不是始終不變的，其系統(tǒng)支撐模塊、基礎(chǔ)配置模塊、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)模塊、業(yè)務(wù)處理模塊的設(shè)置會(huì)隨著用戶需求進(jìn)行調(diào)整，流程管理也處于不斷優(yōu)化與改進(jìn)之中。在“智慧會(huì)計(jì)工廠”的應(yīng)用過程中，系統(tǒng)提供方以及用戶都需嚴(yán)格把握流程再造這一核心，從業(yè)務(wù)信息收集、業(yè)務(wù)分類維護(hù)、業(yè)務(wù)校驗(yàn)處理、預(yù)制憑證處理等子模塊入手進(jìn)行創(chuàng)新，完善工廠化運(yùn)行操作，在建設(shè)過程中對(duì)關(guān)鍵處理模塊予以完善，力求達(dá)到簡單高效，保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)：

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