檢測原始記錄質(zhì)量提升的探究

文/宋 強 海順軍

檢測原始記錄屬于實驗室技術記錄范疇，通常是以規(guī)范化的表格形式對檢測過程中的樣品狀態(tài)、設施條件、檢測數(shù)據(jù)等信息的記載。檢測原始記錄的內(nèi)容是否真實、準確、規(guī)范和完整，直接影響檢驗工作的可追溯性和質(zhì)量體系運行的有效性。作為檢測機構技術人員，最應弄明白的就是原始記錄。平時盡管記錄常在手邊，但在內(nèi)審和外審過程中依然發(fā)現(xiàn)諸多問題，因此，如何提升檢測原始記錄質(zhì)量值得探究。

1 存在問題

1.1 信息不完整

1.1.1 內(nèi)容覆蓋不充分

檢測原始記錄表格設計過于簡單，在實際記錄信息量上，不能真正體現(xiàn)充分性，未能涵蓋與項目檢測相關的人、機、料、法、環(huán)、測等必要信息。例如：在紡織品耐摩擦色牢度原始記錄中，使用儀器設備沒有天平的使用原始信息；有些原始記錄中對可能影響檢測結果的試驗環(huán)境條件(包括溫濕度要求)沒有給予記錄；紡織品異味檢測原始記錄中僅設有一位檢測人員簽名位置等。

1.1.2 信息填入不齊全

有時檢測原始記錄設計完整規(guī)范、內(nèi)容覆蓋也很充分，但檢驗人員在填寫過程中存在信息填入不齊全或者無必要計算公式或者未粘貼必要樣品的問題。例如：起毛起球試驗原始記錄中，僅保留少量貼樣，局部樣品無法展示織物起毛起球效果；耐摩擦色牢度原始記錄中，使用儀器設備沒有天平的使用信息；個別原始記錄中試驗日期僅填寫為月日或年月，無具體試驗日期。

1.2 更改不規(guī)范

在檢驗檢測工作開展過程中，原始記錄的更改如今已沒有涂抹成黑團狀的情況了，但記錄更改方式依舊五花八門，有刀片刮的，有涂改液涂的，有紙片貼的，也有用其他顏色筆修改的。記錄更改執(zhí)行杠改加標識的原則，即在改動數(shù)據(jù)上畫單橫杠或雙橫杠，然后在橫杠上方填寫更改數(shù)據(jù)，并加本人簽名或者等效標識。（具體可依據(jù)檢測機構指定的體系文件中所規(guī)定的執(zhí)行）

1.3 用語不標準

檢驗檢測原始記錄在填寫時應使用規(guī)范的專業(yè)術語，計量單位應采用國際標準計量單位，有效數(shù)字的取舍應符合試驗要求；日期書寫格式應標準規(guī)范，否則不僅難看還易發(fā)生混淆；常用的外文縮寫（包括試驗試劑的外文縮寫）應符合規(guī)范，首次出現(xiàn)時必須用中文加以注釋，屬外文譯文的應注明其外文全名稱。在試驗過程中，容易發(fā)生的術語不規(guī)范情況如表1所示。

表1 術語不規(guī)范情況

2 原因剖析

2.1 人員能力不足

檢測原始記錄存在問題暴露了部分表格設計人員及部分檢驗檢測人員在能力上的不足，未能理解和掌握法律法規(guī)、準則、標準及體系文件相關要求，在工作中不善于學習、無風險防范意識、粗心馬虎不細致、缺乏責任心。表格設計人員設計的原始記錄表格未能包含足夠信息，無法識別影響測量結果以及測量不確定度的因素，無法根據(jù)所記載的信息追溯到檢驗檢測現(xiàn)場狀態(tài)，不能確保在盡可能接近原條件的情況下重復實驗室活動。檢驗檢測人員在填寫記錄時不及時，存在事后補記、追記或謄抄的現(xiàn)象；專用術語、試驗日期、標準號及法定單位等未按標準規(guī)范填錄，試驗過程信息描述不完整，數(shù)值修約不符合標準要求，留白及不簽名現(xiàn)象依然存在。

2.2 監(jiān)（控）督力度不夠

檢測原始記錄作為檢測機構產(chǎn)品追根溯源的重要證據(jù)，如果存在問題只能說明在產(chǎn)品生產(chǎn)環(huán)節(jié)上監(jiān)（控）督力度還遠遠不夠。實驗室的質(zhì)量監(jiān)控包括對人員能力、設備狀態(tài)、環(huán)境條件、試劑材料、方法標準等的審核驗證，但大多數(shù)檢驗檢測機構都做得不能令人滿意、浮于表面、流于形式，不僅監(jiān)督類型不夠豐富、手段單一，而且監(jiān)督力度不夠到位，未起到應有效果。尤其是對于人員監(jiān)督（控），還存在監(jiān)督對象定位不準確、監(jiān)督范圍不夠全面、監(jiān)督時機把握不準確、監(jiān)督方式不合理的現(xiàn)象，導致技術人員在某些項目上的檢測初始能力和持續(xù)檢測能力是否滿足要求無法得到有效保證。

3 改進建議

3.1 不斷提升人員素質(zhì)

人員素質(zhì)提升主要是指業(yè)務能力水平和工作責任心。業(yè)務能力水平的提升手段可以通過學習培訓來實現(xiàn)，依據(jù)外部培訓、內(nèi)部培訓、自我學習不斷豐富、深化與實驗室相關的各類理論和實操技能，讓檢驗檢測人員都能成為復合型“大拿”，輕松應對經(jīng)手的每一份記錄?！霸诒疚?，盡本分”，要想把工作做好，提高責任心至關重要。責任心是通過各種各樣的細節(jié)來體現(xiàn)出來的，想要培養(yǎng)自己的責任心，工作時一定要認真細致地去完成，嚴格按照計劃和標準去完成。技術人員綜合素質(zhì)提高了，原始記錄的質(zhì)量必然有了保障，打造高質(zhì)量檢驗檢測實驗室也必然可期。

3.2 強化監(jiān)督（控）力度

質(zhì)量監(jiān)督事關實驗室的生存和發(fā)展，除了實驗室領導層高度重視之外，監(jiān)督員的質(zhì)量監(jiān)督工作一定要制度化、常態(tài)化。在實驗室活動實施過程中不斷地豐富監(jiān)督（控）手段、加大監(jiān)督（控）力度、提高監(jiān)督（控）效能，采用靜態(tài)監(jiān)督與動態(tài)監(jiān)督相結合的方式，強化人員的監(jiān)督（控）尤為關鍵。通過抓好監(jiān)督來強化責任，檢驗人員、校核人員、批準人員層層落實工作職責，針對檢測原始記錄，發(fā)現(xiàn)問題后應及時整改。只有通過不斷地修正和完善，才能切實提高檢測原始記錄質(zhì)量，真正夯實實驗室工作質(zhì)量和檢驗水平。